El documento describe las ventajas y características de los expedientes electrónicos. Entre las ventajas se incluyen la rapidez, descentralización, validez legal, transparencia, interoperabilidad e intercambio de expedientes sin necesidad de traslado de papeles. Los expedientes electrónicos permiten incorporar diferentes tipos de documentos y firmas electrónicas de manera segura y eficiente. Herramientas como INTEGRADOC pueden modelar el flujo de trabajo de los expedientes y medir la eficiencia de los procesos.

1. ACTUALIZACIONES
JURIDICAS - EXPEDIENTES
EXPEDIENTES ELECTRONICOS
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- CYNTIA CACERES MAMANI

2. EXPEDIENTE ELECTRONICO
CONCEPTO:
• Un expediente electrónico es un caso particular de un Trámite Electrónico, al
que se agregan características específicas necesarias para cumplir con la
normativa legal vigente. En este contexto, el atento lector podrá identificar
una gran cantidad de similitudes entre ambos.

3. 1.- UTILIDADES
• El trasiego de los documentos en papel que forman el expediente, entre las personas, entre
oficinas y entre diferentes organismos, resulta de una ejecución ineficiente, con una gran
cantidad de riesgos asociados. Entre los principales destacan el extravío, la pérdida de
confidencialidad, la sustracción de fojas, el deterioro de los papeles, el acceso no autorizado
a los documentos.
Adicionalmente, existen costos relevantes asociados al manejo de estos documentos en papel,
tanto en la impresión, como en el traslado y el almacenamiento y preservación de los mismos.
Por estos motivos, hace algunos años que muchas organizaciones han comenzado a implantar
el expediente electrónico, de modo que manteniendo el espíritu y objeto de estos tipos de
documentos, los mismos sean tramitados de forma electrónica en lugar de en papel

4. CARACTERISTEICAS
• A) Rapidez. Facilita el pasaje de los expedientes entre quienes deben
trabajar sobre ellos
• B) Descentralización. El soporte electrónico permite que los expedientes
sean iniciados desde distintas ubicaciones geográficas, sin estar limitados por
restricciones horarias.
• C) Validez legal. El expediente electrónico se regula por un marco legal que
legitima y legaliza los procesos documentales electrónicos.

5. D) Transparencia. El expediente electrónico puede ser seguido por el
interesado paso a paso, conociendo su estado, en qué etapa se encuentra y
cuáles son las siguientes.
• E) Interoperabilidad e intercambio de expedientes. Los expedientes 100%
electrónicos pueden ser inter operados entre diversos organismos o empresas sin
necesidad de trasiego de papeles ni demoras por traslados.
• F) Del papel al digital. El expediente electrónico funciona con documentos
electrónicos capaces de circular entre personas, pudiendo ser modificados según
protocolos de autorización previamente estipulados y firmados electrónicamente.
• G) Rápida localización y fácil almacenamiento. El expediente electrónico
puede ser localizado rápidamente en bases de datos indexadas.

6. H) Heterogeneidad documental. Los usuarios y funcionarios pueden incorporar al
expediente diferentes tipos de documentos, tales como documentos de procesadores
de texto, planillas de cálculo, presentaciones, correos electrónicos, PDFs, fotos e
imágenes, faxes, etc.
• I) Copias fieles. Los documentos pueden ser reproducidos tantas veces como sea
necesario, y obtener cada vez copias fieles del original.
• J) Seguro. El expediente electrónico es mucho más seguro que el que emplea soporte
papel. No es posible que se extravíen páginas o se las elimine sin que haya registro sobre
quién y cuándo sucedió.
• K) Firma electrónicas. En los expedientes electrónicos se suele emplear la firma
electrónica en procura de que: >> Quien firma una actuación en alguna etapa del
expediente, sea quien dice ser (concepto de “no repudio”) >> Todo aquello que sea
firmado sea cifrado hasta que llega a su destinatario, no pudiendo accederse a su
contenido por personas no autorizadas.

7. BENEFICIOS
• Eficiencia y Productividad al buscar expedientes. Se estima que los profesionales
gastan 50% de su tiempo buscando información, y les toma 18 minutos encontrar cada
documento en promedio. Esto se traduce directamente
• en pérdida de eficiencia y productividad, o sea en un costo para la organización.
• Reducción de costos de impresión Impresoras, papel, insumos, son gastos
perfectamente cuantificables. Y evitables.
• Reducción de costos y riesgos de perder documentos. Se estima que entre un 10 y un
15% de los papeles se pierden alguna vez, lo que conlleva a que se pase hasta un 30% del
tiempo laboral buscándolos. Nuevamente estamos frente a ineficiencias cuantificables.

8. BENEFICIOS
• Traslado de expedientes y manejo de versiones. Encontrar la última
versión de un documento en un sistema de archivos o en los correos
electrónicos puede ser una tarea desgastante y costosa. Si a eso le sumamos el
trasiego de expedientes en papel y el tiempo perdido en hacerlo, estamos
frente a una de las mayores ineficiencias de las organizaciones

9. CONCLUCIONES:
• PRIMERA: Al procurar mejorar la forma que se manejan, distribuyen y comparten
expedientes, las herramientas destinadas a reemplazar el soporte en papel por un soporte
100% electrónico cobran vital importancia.
• SEGUNDA: Una herramienta de primer nivel como INTEGRADOC, permitirá modelar
las etapas por las que pasa cada expediente, ya sea que siga una ruta ad-hoc o fija, así como
las personas que deben trabajar en ellas. Permitirá actuar sobre esos expedientes de forma
electrónica, integrando diferentes tipos de documentos, herramientas de búsqueda,
mecanismos de seguridad y firma electrónica. Indicadores de rendimiento permitirán
analizar objetivamente cómo se están procesando los expedientes, detectar cuellos de botella
y oportunidades de mejora, medir tiempos y volúmenes procesados, en orden de decidir
mejoras para aumentar la eficiencia y efectividad de la organización.