El documento describe un expediente electrónico como un conjunto de documentos digitales que reemplaza al tradicional expediente físico de papel. Un expediente electrónico ofrece ventajas como rapidez, acceso remoto, seguridad y reducción de costos al eliminar el traslado físico de documentos. Se requiere una alta inversión inicial, capacitación y sistemas informáticos seguros para implementarlo de manera efectiva.

1. Alexandra Doumenz
EXPEDIENTE
ELECTRÓNICO

2. CONCEPTO Un expediente es un documento completo que reúne la suma de todos aquellos
documentos que requiere la gestión solicitada por una persona física o legal. Es un
conjunto de datos registrados en un soporte durante el seguimiento y hasta la
finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un
contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o
una evidencia de esa actividad.
Un expediente electrónico es un caso particular de un Trámite Electrónico, al que
se agregan características específicas necesarias para cumplir con la normativa
legal vigente

3. El mecanismo tradicionalmente más empleado para
ejecutar procedimientos administrativos en la órbita
de los organismos públicos y algunos privados, es el
Expediente. Históricamente, cada expediente
consiste en un conjunto de documentos en papel,
muchas veces voluminoso, que requiere un traslado
lento de los mismos entre los funcionarios para que
lo lean y actúen sobre él.
El trasiego de los documentos en papel que forman
el expediente, entre las personas, entre oficinas y
entre diferentes organismos, resulta de una
ejecución ineficiente, con una gran cantidad de
riesgos asociados. Entre los principales destacan el
extravío, la pérdida de confidencialidad, la
sustracción de fojas, el deterioro de los papeles, el
acceso no autorizado a los documentos.
Adicionalmente, existen costos relevantes asociados
al manejo de estos documentos en papel, tanto en
la impresión, como en el traslado y el
almacenamiento y preservación de los mismos.
Por estos motivos, hace algunos años que muchas
organizaciones han comenzado a implantar el
expediente electrónico, de modo que manteniendo
el espíritu y objeto de estos tipos de documentos,
los mismos sean tramitados de forma electrónica en
lugar de en papel.
¿PARA QUÉ SE NECESITA UN EXPEDIENTE ELECTRÓNICO?

4. Rapidez.
Facilita el pasaje de los expedientes entre quienes deben trabajar
sobre ellos.
Descentralización.
El soporte electrónico permite que los expedientes sean
iniciados desde distintas ubicaciones geográficas.
Del papel al digital.
El expediente electrónico puede ser localizado rápidamente en
bases de datos indexadas.
Heterogeneidad documental.
Los usuarios y funcionarios pueden incorporar al expediente
diferentes tipos de documentos, tales como documentos de
procesadores de texto, planillas de cálculo, presentaciones,
correos electrónicos, PDFs, fotos e imágenes, faxes, etc. Copias
fieles. Los documentos pueden ser reproducidos tantas veces
como sea necesario, y obtener cada vez copias fieles del original.
Seguro.
CARACTERÍSTICAS

5. VENTAJAS DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
Anula la posibilidad del extravío o hurto
del expediente papel y el posterior
engorroso trámite de reconstitución.-
Permite la consulta online (las 24 horas)
del expediente judicial, desde cualquier
sitio.
Permite la generación e incorporación
de escritos judiciales.
Se elimina la posibilidad de que el
expediente electrónico sea víctima de
agentes externos, como el agua
(filtraciones, inundaciones) y el fuego
(incendio).
Se registra una importante merma en la
concurrencia de profesionales abogados
y partes a las ventanillas de los
tribunales.
La celeridad en la administración de
justicia se ve beneficiada con la
implementación válida de la
NOTIFICACIÓN ELECTRONICA a las
partes.
El expediente judicial electrónico brinda
a las partes la posibilidad de realizar un
seguimiento online permanente de sus
presentaciones y resoluciones.

6. 1. UNA ALTA INVERSIÓN FINANCIERA POR PARTE DEL ESTADO, LA
MISMA SERÁ TOTALMENTE JUSTIFICADA AL PERMITIR AL
CIUDADANO GOZAR DE MÁS CONFIANZA EN EL SISTEMA JUDICIAL,
Y CON ELLO, LA TAN ANHELADA “SEGURIDAD JURIDICA”.
2. IMPLICA UN TIEMPO PRUDENCIAL DE CAPACITACIÓN E
IMPLEMENTACIÓN GRADUAL DE USO DEL SISTEMA ELECTRÓNICO.
3. LOS SERVIDORES INFORMÁTICOS QUE GRABAN Y MANTIENEN
DISPONIBLE LAS ACTUACIONES JUDICIALES EN LAS CAUSAS.
4. OPERADORES INFORMÁTICOS CAPACES Y HONESTOS.
5. LAS FACULTADES DE DERECHO DEBERÁN FORMAR A SUS
ESTUDIANTES DE GRADO Y POSGRADO EN LA UTILIZACIÓN DEL
EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO, CREANDO LA MATERIA
RESPECTIVA.
REQUISITOS