Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:
1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?
2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?
3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?
4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo.
¿Cómo debe ser archivado esos documentos?
5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?
6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?
7. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?
8. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la
Empresa?
Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:
1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?
2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?
3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?
4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo.
¿Cómo debe ser archivado esos documentos?
5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?
6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?
7. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?
8. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la
Empresa?
Categoriía de Documentos: su organización y usosMaricely Vega
La información es esencial para que las organizaciones puedan funcionar. La misma está contenida en diferentes tipos de documentos.
Pueden clasificarse por su forma en: correspondencia, fichas de registro y formularios comerciales.
Estos se organizan y se conservan en gavetas que requieren guías para facilitar su archivo y localización, de forma semejante.
Categoriía de Documentos: su organización y usosMaricely Vega
La información es esencial para que las organizaciones puedan funcionar. La misma está contenida en diferentes tipos de documentos.
Pueden clasificarse por su forma en: correspondencia, fichas de registro y formularios comerciales.
Estos se organizan y se conservan en gavetas que requieren guías para facilitar su archivo y localización, de forma semejante.
El sistema numerico consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números de códigos, que pueden ser asignados por el empleado de archivo o puede formar parte del documento.
1. CAPITULO 4 – TARJETAS Y FORMULARIOS:
RECURSOS PARA EL MANEJO DE DATOS
1. Decir cuál es la importancia de los tarjeteros para el buen funcionamiento de las
instituciones.
2. Mencionar la variedad de usos que tienen los tarjeteros en las oficinas.
3. Señalar el uso de los tarjeteros: índice, de asiento y cronológicos.
4. Explicar cómo se organiza un tarjetero alfabético y cómo se preparan las
tarjetas.
5. Especificar los propósitos de los formularios comerciales y cómo contribuyen a la
eficacia de las operaciones de las instituciones.
6. Definir los términos: fichas de registro, formulario, rótulo, rótuloo sencillo, rótulo
doble, tarjetero índice, tarjetero de asiento, tarjetero cronológico, información
estática e información variable.
Los registros hechos en tarjetas, los formularios y la correspondencia son sumamente
importantes para realizar las operaciones diarias de las instituciones y para el buen
funcionamiento de éstas. Las tarjetas y los formularios se utilizan en el manejo y
comunicación de datos. La correspondencia se emplea para el manejo y comunicación
de información narrativa. Cualquier información escrita que no esté contenida en una
tarjeta o en un formulario se conoce como correspondencia. Las tarjetas, los
formularios y la correspondencia se organizan de manera similar.
Las tarjetas o fichas de registro son piezas pequeñas de cartulina en las que se anota,
de manera breve y lógica, cierta información. La forma más sencilla de mantener
información es usando tarjetas, ya que facilitan la clasificación, conservación y manejo
de los datos. La forma como se organiza la información en las tarjetas hace más facil
la comprensión y localización de datos. Los registros en tarjetas se conservan en
tarjeteros, conocidos como ficheros.
2. Utilidad de los tarjeteros
Las bases de datos conservadas en tarjeteros o en sistemas computadorizados son de
mucha utilidad en las instituciones y el hogar. Los tarjeteros los utiliza el personal
gerencial y el de apoyo administrativo, los representantes de venta, los bibliotecarios,
entre otros.
Entre las diferentes bases de datos que se mantienen en tarjeteros están las que
contienen información básica acerca de:
Empleados
Solicitudes de empleo
Visitantes frecuentes
Clientes y suplidores de bienes o servicios
Miembros de organizaciones cívicas
Inventario de mercancía, equipo o documentos
Cuentas de clientes
Mantenimiento y reparación de equipo
Títulos de libros y nombres de autores
Recetas de cocina
Propósito de los tarjeteros
1. Para proveer información de referencia.
2. Como registros acumulativos de anotaciones o asientos.
3. Como recordatorios de asuntos pendientes.
Ventajas de los tarjeteros
Ocupan poco espacio y se pueden mantener en el escritorio
Facilitan:
o Anotar, procesar y localizar los datos
o Descartar o añadir nuevas tarjetas
o Organizar y reorganizar las tarjetas en orden alfabético, numérico, por
zonas geográficas o por asunto
3. o Un equipo de varios empleados puede trabajar simultaneamente con el
mismo archivo.
Tarjetero índice
El tarjetero índice es un archivo de tarjetas que se utiliza para proveer:
1. Ciertos datos, como el nombre, la dirección, el número de correo
electrónico, el número de teléfono y de cuenta y otra información básica
de los corresponsales.
2. Información de referencia relativa a dónde localizar los expedientes o
dónde bucar cierta información