trabajo

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INTERPRETACIÓN DE LAS NORMAS TÉCNICAS 185 Y 1486
BRENDA SANCHEZ LÓPEZ
SENA
CENTRO AGROINDUSTRIAL DEL META NARANJOS
SEDE URBANA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
GRANDA-META
2018

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INTERPRETACIÓN DE LAS NORMAS TÉCNICAS 185 Y 1486
BRENDA SANCHEZ LÓPEZ
Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas
Luis Guillermo Agudelo quintero
Instructor gestión de la información de archivo
SENA
CENTRO AGROINDUSTRIAL DEL META NARANJOS
SEDE URBANA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
GRANDA-META
2018

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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
RESUMEN……………………………………………………………………………….4
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………..5
OBJETIVOS……………………………………………………………………………...6
INTERPRETACIÓN DE LAS GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA 185…………........ 7
INTERPRETACIÓN DE LA NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 1486……………..9
CONCLUSIONES………………………………………………………………………..10
BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………………..11

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RESUMEN
La GTC 185 fue radicada por el concejo directivo el 30 de septiembre del 2009 con
el propósito de brindar herramientas que feliciten la gestión documental brinda
recomendaciones para la elaboración de diferentes tipos de documentos teniendo
en cuenta que esta tiene como base las ntc 3393, ntc 3234 ntc 3397, ntc 3394, ntc
3588, ntc 3369, ntc 3235 y la ntc 4167.
Simplifica y organiza la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas
y electrónicas dando en si un apoyo para la parte física y escrita de los
documentos, permite además una buena adaptación a las necesidades de una
organización es de suma importancia acatarlas para tener el control y el
funcionamiento adecuado de los documentos para brindar a los usuarios calidad,
seguridad y claridad a la hora de acceder a ellos.
Esta norma técnica colombiana 1486 con su última actualización 23 de julio del
2008 incorporando la optimización del papel con su impresión por ambos lados se
estipula el mejor funcionamiento de los documentos, que si se desea la impresión
por ambos lados sus márgenes debe ser simétricas a 3 cm teniendo cuenta que a
la hora de digitar cada capítulo debe empezar en una hoja independiente a 3 cm
del borde superior que el texto debe llegar hasta la margen inferior establecida
también que se debe evitar títulos y subtítulos solos al final de la página o en
renglones sueltos. Es importante tener en cuenta que es de gran utilidad ya que
brinda recomendaciones precisas como es la elaboración de estos muestra
claramente los pasos a seguir esta norma está estipulada para la presentación de
trabajos de escritos, trabajos de grado como las tesis, ensayos, informes científico
y técnico, monografías y otros.

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INTRODUCCIÓN
El instituto técnico de normas técnicas es una entidad nacional de normalización,
de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya misión es fundamental para brindar
soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor.
Las normas que tienen este comprendido tienen como finalidad establecer pautas
para la presentación uniformes de trabajos escritos o digitalizados. Contempla las
partes constitutivas de este tipo de documento y el orden que debe dársele.
Enfatiza la presentación de la bibliografía como elemento esencial para la
recuperación y transferencia de la información aportando también con el sector
gubernamental y apoya el sector privado, para lograr ventajas competitivas en los
mercados internos y externos.

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OBJETIVOS
En la guía técnica colombiana 185 su objetivo es presentar recomendaciones para
la elaboración de los diferentes tipos de documentos generados en las
organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.
Y en la norma técnica colombiana 1486 es establecer las etapas y procedimientos
que se deben seguir y la forma de presentación de cualquier trabajo ya sea de
investigación o cualquiera sea su grado de profundidad.
Mejorar la forma de presentar trabajos escritos, enfatizar en la estética de los
trabajos, recordando la importancia de la ortografía la redacción y el lenguaje
moderado que se debe aplicar a la hora de realizarlos o dirigirse a los demás.

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INTERPRETACIÓN DE LA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA 185
Esta norma es compuesta por distintos criterios que ayudan al buen uso o al buen
manejo de los documentos y se basa en que sean muy útiles ya que una buena
elaboración de los mismos permiten brindar herramientas que faciliten la gestión
documental en las organizaciones, el documento se plantea como una guía, lo cual
permite la adaptación a dichas necesidades y características internas de las
organizaciones.
Con el fin de simplificar y organizar la presentación de la misma ya sea en el manejo
de las comunicaciones impresas o electrónicas busca contribuir con la disminución
del tiempo y los costos pero sin embargo brindando una buena calidad. Está
constituida por unas referencias normativas la cual son indispensables para la
aplicación de este documento normativo pueden ser variada ya sea para una
referencia fechada, se aplica únicamente la edición citada y para referencia no
fechada se aplica la última edición del documento normativo referenciado, seguida
de unos términos y definiciones que como se ha mencionado anteriormente son
indispensables para la gestión documental teniendo en cuenta los aspectos
generales para las comunicaciones donde se menciona la importancia del adecuado
uso del papel para la conservación y el medio ambiente donde claramente está
fundamentada NTC 4436 en el artículo 9 del acuerdo 060 del archivo general de la
nación. En las cuales va ligada a las zonas que debe llevar el documento (zona 1,
zona 2, zona 3) sus márgenes correspondientes (superior entre 3 y 4 cm, inferior
entre 2 y 3 cm, izquierdo entre 3 y 4 cm, derecho entre 2 y 3 cm) sus diferente estilos
ya sea (bloque extremo, bloque, semibloque) la fuente pre terminada, dichos
elementos esenciales de la documentación organizacional seguido de sus
componentes tale cómo: Identificación de las paginas, código, lugar y fecha de
elaboración, datos del destinatario, denominación o título académico, nombre del
destinatario, cargo, asunto, cuerpo o texto, datos del remitente, líneas especiales,
anexos, copia, identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la
elaboración de las comunicaciones, número de copias, soporte, recomendaciones.
La expedición de cartas sus características, la utilización, las clases que existen y
las partes de la misma y su correspondiente espacios que deben ubicar cada uno.
Los memorandos sus características de redacción y presentación, utilización del
memorando y sus partes correspondientes. Es importante resaltar que no solo se
utiliza para llamados de atención como común se cree, este es de carácter interno
es el mecanismo que tienen las entidades para comunicarse al interior es decir de
una sección a otra sección estos sirven para comunicarse para tramites, felicitar
Hacer alguna corrección la GTC invita a reformular el concepto que tenemos así el
memorando.

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Los circulares sus características de redacción y representación las clases de
circulares y sus partes que la conforman tales como: el encabezado, código, lugar
y origen y fecha de elaboración, encabezamiento y destinario, asunto, saludo, texto,
despedida, remitente y firmas responsables, líneas especiales y la identificación de
las páginas subsiguientes. Teniendo en cuenta que ahí circulares de carácter
interno e externo, la GTC habla más que todo de que las circulares van para una
población específica.
Las actas son un documento solemne por que requieren una preparación. Las actas
se levantan para evidenciar toma dediciones y quien las toma es el comité asesor
estas dan fe de las toma de decisiones estas tienen valores primarios porque tienen
valores legales, técnicos y administrativos y también valores secundarios porque va
a evidenciar toda la gestión de la entidad es de importancia que sea correcta su
elaboración.
Los informes buscan facilitar el manejo de los documentos. En la GTC nos habla de
los diferentes tipos tales como el resumen ejecutivo que consta de una a tres
páginas, Informe corto que consta de una a diez páginas y ya el informe extenso va
once paginas en adelante también se puede observar que da ciertos tips, presenta
qué tipo de encabezado se debe presentar estos informes.
Certificados y constancias los certificados son documentos que si requieren
solemnidad y las constancias no la GTC enseña la estructura de cómo se debe
elaborar una constancia y como sería un certificado recordando que no es el mismo
procedimiento, se puede concluir que es un documento administrativo donde se
certifica un echo del presente.
Hoja de vida corporativa es la relación de los datos personales, la información
laboral, académica y las experiencias y competencias de una persona que registra
y conserva la organización a la cual esta se encuentra vinculada laboralmente.
Este documento se genera dentro de la organización y se alimenta con las
actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño
laboral del colaborador en la organización. Este está establecido por el decreto once
45 del 2004 por el departamento administrativo de la función pública sus partes son
la identificación del documento, el nombre, lugar de nacimiento, genero, estado civil
número de hijos, domicilio, teléfono etc.
Esta guía técnica colombiana tiene como propósito brindar herramientas que
faciliten la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y
organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones, muestra la manera de
cómo se debe presentar un documento utilizando la norma se lograra una buena
presentación de dicho documento y un mejor funcionamiento a la hora de requerir
dicha información.

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INTERPRETACIÓN DE LA NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 1486
Es una norma la cual establece la normatividad y el orden para presentar los
trabajos escritos, la anterior versión no permitía imprimir por lado y lado, esta
nueva versión, incorpora la impresión por ambos lados, optimizando el papel esta
norma como anteriormente se mencionaba se utiliza en toda presentación de
trabajos escritos ya sea para trabajos de grado como las tesis los ensayos
informes también son utilizados para trabajos de carácter científicos o de carácter
social.
Generalidades esta norma reglamenta el uso del papel el cual debe ser tamaño
carta, color blanco y de buena calidad. Sus márgenes deben ser de 3 cm si se va
a imprimir por ambos lados pero si solo se va a imprimir por un solo lado no es
necesario. Sus márgenes deben ser superior 3 cm inferior 3 cm derecho 2 cm e
inferior 3 cm. Teniendo en cuenta que la redacción de la misma debe ser en
números arábigos y cada capítulo inicia en una hoja independiente que la fuente
predeterminada es arial 12 se utiliza por cuestión de organización y presentación y
además porque es la fuente estándar y también que cuando es punto seguido se
deja un espacio, cuando es aparte se dejan dos.
Preliminares son las partes qué están antes del contenido del trabajo en ella
podemos observar todo el contenido que esta maneja la pasta, guardas, cubierta,
portada, página de aceptación, página de dedicatoria, página de agradecimiento,
contenido, listas especiales, glosario, resumen. En el cuerpo del trabajo escrito
como tal seria la introducción, capítulos, conclusiones, recomendaciones y
complementario seria bibliografías, bibliografía complementaria, índices, anexos,
citas.

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CONCLUSIONES
En conclusión de estas normas técnicas colombianas se puede decir que son
supremamente importantes por que enseñan el buen uso que le debemos de dar a
los documentos teniendo en cuenta los pasos a seguir que ellas misma nos
brindan son muy útiles muy sencillas y además nos aportan conocimientos para
estar actualizados como se ha mencionado son de gran utilidad para la gestión
documental teniéndola en cuenta nuestro trabajo será más veraz, más eficiente y
más seguro y hasta nos proporciona una ayuda a nosotros mismos al momento de
la consultar y darla a conocer.

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BIBLIOGRAFÍAS
GUÍA TÉCNICA COLOMBIA 185
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 1486
https://prezi.com/sn5fakdydkqg/gtc-185/
https://prezi.com/o8bfu2vhmfun/norma-tecnica-colombiana-ntc-1486/
https://es.slideshare.net/yildesalinas/gtc-185
https://definiciona.com/ntc-1486/