El documento describe los recursos básicos para archivar documentos, incluyendo ficheros, clasificadores, carpetas, bolsas, legajos, rótulos, índices y guías. Las carpetas pueden albergar hasta 100 documentos y se rotulan en la pestaña. Los legajos utilizan dos tapas de cartulina con gancho para asegurar los documentos de manera ordenada. Los índices identifican el contenido de cada gaveta del archivo.

1. RECURSOS BÁSICOS DEL ARCHIVO
TÉCNICAS DE OFICINA
RICARDO A BECERRA A

2. MATERIALES Y ELEMENTOS PARA EL ARCHIVO
1. FICHEROS Y TARJETEROS
Las fichas o tarjetas se colocan
horizontal o verticalmente,
se
desplazan, las unas en relación con las
otras, por un espacio constante que
asegura la visibilidad de las referencias y
la señalización.

3. 2. CLASIFICADORES
Los clasificadores se fabrican en distinto
tamaño, modelos y materiales.
Sus usos son diversos, por ejemplo para
organizar tarjetas, fichas, correspondencia,
cheques, facturas, talonarios, puede
realizarse por cualquier sistema de
ordenamiento que utilice la empresa.
Para esto hay clasificadores con rótulos en
blanco que se utilizan de acuerdo con las
necesidades de cada organización.
Clasificador de
Acordeón

4. 3. CARPETAS
Son dos hojas de cartulina o manila, cartón prensado o fibra, con pliegues adicionales
o dobleces marcados que permiten ampliar su capacidad. La proyección de la tapa
posterior se llama pestaña y viene de diferentes tamaños. La rotulación o
marcación de la carpeta se hace sobre la pestaña y es el nombre que adquiere la
carpeta. Una carpeta tiene capacidad máximo para 100 documentos conservando
su forma original.

5. USO DE CARPETAS DE ACUERDO A SU CAPACIDAD DE
ALBERGUE:
Abertura normal. Se
amplia a medida que
se introducen los
documentos.
El papel se ondea si
la
abertura
se
rompe
prematuramente

6. Si la abertura se
abre de manera
natural, alberga
hasta 100 hojas
Si la abertura no se abre de
manera natural, las hojas se
trepan como lo muestra la
figura

7. Carpetas con su
máxima capacidad o
sea 100 hojas
Carpetas con más
de 100 hojas.

8. 4. BOLSAS
 Llamadas también sobre o fundas. Un ejemplo claro son las historias clínicas, los
registros médicos y de personal. Las que más se usan tienen separadores o
compartimentos dentro de ellas. Se elaboran en plástico, cartón, tela y hule.

9. 5. LEGAJOS
Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los
documentos. En cuanto a los documentos que se legajan, pueden quedar
ordenados, dejando el primero o el más actualizado al principio o al final. En el
caso de las hojas de vida, se prefiere que al final se queden las recibidas de
último.
El legajo se identifica con los siguientes datos:
•-Identificación de la empresa
•-Nombre de la dependencia a la cual pertenece
•-Título para el archivo
•-Año al cual pertenecen los documentos

10. 5. RÓTULOS O MARBETES
•
Son las tiras de cartulina o las cintas de papel engomado que se adhieren a
las pestañas, para titular las carpetas. Se consiguen en tiras perforadas, y
gran variedad de colores. Eje:

11. 6. INDICE
 Es
una tarjeta de
cartulina que identifica el
contenido de la gaveta.
Se coloca en el portaíndice
que tiene cada gaveta y
se
acostumbra
protegerlo
con
un
pedazo de acetato.

12. 7. GUÍAS
 Son cartulinas o cartones
para
separar
distintos
grupos de documentos
dentro de una carpeta.
Pueden ser simples o
complejos.