Administracion de bienes

ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS
BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS
ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO
CONFERENCISTA
ARNOL GUZMAN HIGUERA
COMPARTIR EL CONOCIMIENTO ES UNA ACCION DE SERES
INTELIGENTES QUE HAN COMPROBADO QUE EL CONOCIMIENTO ES
UN BIEN QUE CRECE A MEDIDA QUE SE LO COMPARTE
Bogotá, D.C. Julio de 2009

OOBBJJEETTIVIVOOSS
EESSTTRRUUCCTTUURRAA DDEE LLAA PPRREESSEENNTTAACCIIOONN
 Dar a conocer a los participantes, lineamientos, herramientas y procedimientos
de orden administrativo que se aplican para la clasificación, registro y control de
los bienes propiedad, planta y equipo.
 Identificar compromisos de las áreas de almacenes e inventarios y contabilidad.
TTEEMMAASS A A T TRRAATTAARR
 Fundamentos legales, técnicos y conceptuales del manejo de los bienes
propiedad, planta y equipo.
- Movimientos originados por ingresos y egresos de bienes
- Reclasificación de bienes de devolutivos a consumo
- Interrelación de las áreas de almacenes e inventarios con el área de
contabilidad
 Baja de Activos Fijos
 Administración y control de inventarios en depósito y servicio
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS

EN RESPUESTA A LA NECESIDAD EN RESPUESTA A LA NECESIDAD IIMMPPEERRAATTIIVVAA DDEE::
AADDMMIINNIISSTTRRAACCIIOONN DDEE BBIIEENNEESS
ES UN PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN PARA LA GESTION DE
LOS RECURSOS PUBLICOS, QUE PERMITE MANTENER UN
ADECUADO MANEJO, USO, REGISTRO, CONTROL Y
CONSERVACION DE
LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES
 CUMPLIR MANDATOS CONSTITUCIONALES Y LEGALES
 DESARROLLAR MECANISMOS CLAROS, PRECISOS Y
METODICOS DE
GESTION DE LOS RECURSOS PUBLICOS
 CONOCER QUE SE TIENE
 LOGRAR QUE EL MANEJO DE LOS BIENES MUEBLES E
INMUEBLES SE
ENMARQUE DENTRO DE LOS PRINCIPIOS DE
TRANSPARENCIA,
EFICIENCIA, ECONOMIA, EFICACIA Y EQUIDAD,
CONSAGRADOS EN
LA CONSTITUCION Y LA LEY.
 APOYAR LA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS
 TRAZAR Y CUMPLIR METAS Y OBJETIVOS

AREA
ADMINISTRATIVA DEPENDENCIAS
FINANCIERA
CONTABLE CONTRATACION
GESTION ADMINISTRATIVA Y LOGISTICA
SOLICITA
BIENES Y/O
SERVICIOS (B/S)
PLANIFICA
ADQUISICION
DE B/S
-Recolecta información
-Proyecta
-Valoriza
-Genera plan de compras
-Aprueba plan de compras
-Oficializa plan compras
RECURSOS
INFORMATICOS
HARDWARE Y
SOFTWARE
CONTRATA
B/S
Ley 872, Numeral 4.2.2
c) una descripción de la interacción
entre los procesos del sistema de
gestión de la calidad.
ALMACENA
SUMINISTRA
B/S
-Programa y gestiona compra
-Elabora Términos de referencia
-Supervisa
-Actualiza
-Reporta
-Ingresa
-Inventario
-Bajas
-Reporta
-Egreso
-Inventario
CONTRATA
B/S
-Programa
-Gestiona
-Coordina
ASIGNA
RECURSOS
-Conceptúa
-Viabilidad
Presupuestal
CONTABILIZA
-Registro
Las Entidades deben generar una cultura y un sistema de comunicación eficaz entre las dependencias de la administración, como
responsables de los procesos contables y administrativos de uso o custodia de los bienes, lo cual redundará en un mayor control sobre
la clasificación contable, el manejo administrativo y de gestión.

CORRESPONDENCIA ENTRE EL MANEJO DE BIENES PROPIEDAD,
PLANTA Y EQUIPO Y OTROS SISTEMAS
NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PUBLICA NTCGP 1000:2004
Está dirigida a todas las entidades, y tiene como propósito mejorar su desempeño y su
capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y
expectativas de sus clientes.
Promueve la adopción de un enfoque basado en los procesos, gestionar de manera eficaz,
numerosas actividades relacionadas entre sí. Una ventaja de este enfoque es el control
continuo los vínculos entre los procesos individuales así como sobre su combinación e
interacción.
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI
1000:2005
Este Modelo se ha formulado con el propósito de que las entidades del Estado obligadas
puedan mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los
procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, Unidades de
Auditoría Interna o quien haga sus veces.
PLAN GENERAL DE LA CONTABILIDAD PUBLICA ULTIMA VERSIÓN 2007
SICE - SISTEMA DE INFORMACION PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACION ESTATAL
El SICE es un sistema de información que integra todos los datos relevantes del proceso de
contratación estatal en Colombia, permitiendo su autorregulación, control institucional y
publicidad de las operaciones
Se aplica a los organismos que conforman la administración pública, a los particulares o
entidades que manejan recursos públicos, y a sus proveedores de bienes y servicios de uso
común o de uso en contratos de obra, de conformidad con la Ley 598 de 2000
SIIF - SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION FINANCIERA

SIIF II NACION
SIIF Nación II pretende extenderse más allá del dominio
financiero y cubrir aspectos relacionados con la gestión
administrativa y comercial de las entidades ejecutoras, tales
como: transacciones y flujos de trabajo derivados de comprar
o contratar bienes o servicios, de la gestión comercial de
oferta, venta y facturación de bienes o servicios y de
administrar su inventario, almacenamiento y registro de
entradas y salidas de bienes operativos o de consumo y
administrar su inventario, almacenamiento y registro de
entradas y salidas de equipos o bienes de producción y de
administrar su inventario, almacenamiento, registro de
entradas, traslados y daciones de baja de activos fijos.

Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la
Rama Ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios.
Decreto 4110 de 2004: Por el cual se reglamenta la Ley 872 y se adopta la
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PUBLICA NTCGP
1000:2004
Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar
el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la
prestación de los servicios a cargo de las entidades. Esta enmarcado en los
planes estratégicos y de desarrollo
Esta norma está dirigida a todas la entidades, y tiene como propósito mejorar su
desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que
respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes.
Se aplica a:
Organismos y entidades del sector central y descentralizado, por servicios de la rama
ejecutiva del poder público del orden nacional, y en la gestión administrativa necesaria
para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del poder público en el
orden nacional. Así mismo, en las Corporaciones autónomas regionales , las entidades que
conforman el sistema de seguridad social integral de acuerdo con los definido en la Ley
100 de 1993, y de modo general en las entidades prestadoras de servicios públicos
domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pública o las privadas concesionarias del
Estado.
Las Asambleas y Concejos podrán disponer las obligatoriedad del sistema de gestión de
calidad en las entidades de la administración central y descentralizadas de los
departamentos y municipios.

SISTEMA DE
GESTION
DE CALIDAD
ES REPONSABILIDAD DE LA
MAXIMA AUTORIDAD DE
LOS JEFES DE CADA
DEPENDENCIA DE LA
ENTIDAD U ORGANISMO
DEBERÁ DISEÑAR UN
SISTEMA DE SEGUIMIENTO
QUE INCLUYA INDICADORES
DE EFICACIA, EFICIENCIA Y
EFECTIVIDAD
La orientación de esta norma promueve la adopción de un enfoque basado en los
procesos, el cual consiste en identificar y gestionar, de manera eficaz, numerosas
actividades relacionadas entre sí.
Una ventaja de este enfoque es el control continuo que proporciona sobre los vínculos
entre los procesos individuales que hacen parte de un sistema conformado por
procesos, así como su combinación e interacción
Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello
que esta bajo consideración. Al considerar un producto / servicio, la trazabilidad puede estar
relacionada con:
El origen de los productos, materiales y las partes
La historia del procesamiento
La distribución y localización del producto después de su entrega

NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PUBLICA NTCGP 1000:2004
La Entidad debe establecer, documentar implementar y mantener un sistema de
gestión de calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad
de acuerdo con los requisitos de esta norma
4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL
4.2.1 Generalidades:
La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir:
a) Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad,
b) Un manual de la calidad,
c) Los procedimientos documentados requeridos en esta Norma,
d) Los documentos requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus objetivos
institucionales y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control
de sus procesos, y
e) los registros requeridos por esta Norma (véase el numeral 4.2.4).
NOTA 1 Cuando aparezca el término "procedimiento documentado" dentro de esta Norma,
significa que hay que establecer, documentar, implementar y mantener el procedimiento.
NOTA 2 La documentación puede estar en cualquier formato o tipo de medio.
NOTA 3 El conjunto de los documentos relacionados en los literales c) y d) conforman el:
“Manual de procesos y procedimientos”.

2.1 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL: Conjunto de Elementos de Control que garantizan el
control a la ejecución de la función, planes y programas de la Entidad Pública, haciendo efectivas las
acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus
resultados, metas y objetivos.
2.1.1 Políticas de Operación: Elemento de Control, que establece las guías de acción para la
implementación de las estrategias de ejecución de la Entidad Pública; define los límites y parámetros
necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los
programas, proyectos y políticas de administración del riesgo previamente definidos por la Entidad.
2.1.2 Procedimientos: Elemento de Control, conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y
ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las
acciones que requiere la operación de la Entidad Pública. Establece los métodos para realizar las tareas, la
asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades.
2.1.3 Controles. Elemento de Control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para
prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos,
requeridos para el logro de los objetivos de la Entidad Pública.
2.1.4 Indicadores: Elemento de Control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la
evaluación de las gestión de toda Entidad Pública.
2.1.5 Manual de Procedimientos: Elemento de Control, materializado en una normativa de autorregulación
interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la Entidad Pública,
convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se
ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común
a todos los Servidores Públicos.
5.4 Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.
Los Servidores Públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, son responsables por la
operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la
eficacia de los controles integrados. Así mismo, por desarrollar la autoevaluación permanente a los
resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad
administrativa a la cual pertenecen.
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005

SICE
SISTEMA DE INFORMACION
PARA LA VIGILANCIA DE LA
CONTRATACION ESTATAL

www.sice-cgr.gov.co
DECRETO NÚMERO 3512 DE 2003: Reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de
Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la ley 598 de 2000
ELEMENTOS DEL SISTEMA. El SICE está conformado por cuatro elementos:
11.. EEll CCaattaallooggoo ÚÚnniiccoo ddee BBiieenneess yy SSeerrvviicciiooss CCUUBBSS
22..EEll RReeggiissttrroo ÚÚnniiccoo ddee PPrreecciiooss ddee RReeffeerreenncciiaa RRUUPPRR
33..LLaa cceennttrraall ddee PPrreecciiooss
44..LLaa cceennttrraall ddee iinnffoorrmmaacciióónn ppaarraa llaa CCoonnttrraattaacciióónn
EEssttaattaall CCIICCEE
Elementos

SUBSISTEMAS. El SICE está conformado por cuatro subsistemas:
S. PRIVADO
(CENTRAL DE INFORMACIÓN DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL. CICE)
COTEJA -INTERPRETA
(BÁSICO)

FFUUNNCCIIOONNEESS CCUUBBSS
La información relativa a cada uno de
ellos, que se surta en el proceso
contractual con el Estado.
Articular la información de los diferentes
sistemas del SICE.
PPrroovveeeeddoorree
ss
FFuunncciioonnaarriioo
ss ppúúbblliiccooss
CCiiuuddaaddaannííaa
eenn ggeenneerraall
TTIIPPOO
CCLLAASSEE
SSUUBBCCLLAASS
EGEGRRUUPPOO
DDeell BBiieenn
oo
SSeerrvviicciioo
PPeerrmmiittiirr
aa ::

TTTTIIIIPPPPOOOO CCCCLLLLAAAASSSSEEEE SSSSUUUUBBBBCCCCLLLLAAAASSSSEEEE GGGGRRRRUUUUPPPPOOOO IIIITTTTEEEEMMMM
1111
55552222 1111 55559999
PPrroodduuccttoo
11
5522
11
5599
1100
11110000
SSuummiinniissttrrooss yy aacccceessoorriiooss ddee ooffiicciinnaa
SSuummiinniissttrrooss ddee ooffiicciinnaa
PPaappeell
PPaappeell bboonndd,, bbllaannccoo,, ppaarraa iimmpprreessoorraa,, 7755 ggrrss..

ADMINISTRACION YY MMAANNEEJJOO
BBIIEENNEESS PPRROOPPIIEEDDAADD,, PPLLAANNTTAA YY EEQQUUIIPPOO

CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA
Artículos 209 y 269 de la Constitución Política, señalan los principios orientadores de
la función pública, es decir, establece la base teórica dentro de la cual las autoridades
administrativas deben coordinar sus actuaciones para el cumplimiento de los fines
del estado y además ordena la implementación de un control interno que se ejercerá
de acuerdo con la ley. Establece que las entidades públicas están obligadas a diseñar
y aplicar métodos y procedimientos de control interno de conformidad con la ley
Artículo 209: La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se
desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia,
economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la
delegación y la desconcentración de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado
cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus
órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.
Artículo 269: En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están
obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y
procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual
podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con
empresas privadas colombianas
Articulo 354:
Creó la figura del Contador General de la Nación, otorgándole entre otras, las
funciones de: “(…) uniformar, centralizar y consolidar la Contabilidad Pública,
elaborar el Balance General y determinar las normas contables que deben regir en el
país, conforme a la Ley.

En concordancia con lo anterior, la Ley 87 de 1993, sobre el ejercicio de la función del
control interno estableció que a los organismos oficiales corresponde:
-Garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones.
-Simplificar y actualizar las normas y procedimientos
-Proteger los recursos de la organización y buscar su adecuada administración ante
los posibles riegos.
En desarrollo y cumplimiento de los anteriores postulados, las entidades deben
implementar los Procedimientos y adoptar el Manual para la Administración y control
de bienes, entrando así a suplir el vacío normativo y procedimental surgido con la
pérdida de vigencias de las normas sobre el manejo y control de bienes y la
eliminación del control previo y perceptivo que ejercía la Contraloría General de la
República
“La Constitución Política, estipula que el control ejercido por la Contraloría es
posterior y selectivo y por lo tanto es obligación y responsabilidad de cada entidad
pública diseñar métodos y procedimientos de control interno. Por lo anterior, es
necesario diseñar un catálogo de clasificación de bienes que unifique los criterios de
codificación entre las áreas administrativa y contable, con base en lo establecido en
el Plan General de Contabilidad Pública y conforme a la misión, funciones y objetivos
definidos para la entidad.”
La Ley 734 de 2002, dentro de los deberes de los servidores públicos se encuentra la
de “Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes
confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”.
(numeral 22, artículo 34).

“La Constitución Política, estipula que el control ejercido por la Contraloría es posterior y selectivo y por lo tanto es
obligación y responsabilidad de cada entidad pública diseñar métodos y procedimientos de control interno. Por lo
anterior, es necesario diseñar un catálogo de clasificación de bienes que unifique los criterios de codificación entre las
áreas administrativa y contable, con base en lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública y conforme a la
misión, funciones y objetivos definidos para la entidad.”
La Constitución de 1991
consagró la figura del Contador
General de la Nación
Contaduría
Organizar las cuentas del orden Nacional y
Territorial y elaborar el Balance Consolidado del
Sector Público, así como dictar las normas
contables para los sector Público.
En 1995 creada la Contaduría
General se presentó el primer
Plan General de Contabilidad
Pública
Sistema que debe entrar en funcionamiento con
la adecuada coordinación de las Entidades y el
Control Pieza Clave del Sistema sobre los Bienes Públicos
Nacional de Control
Lo anterior creó un cambio de paradigma:
SE DEROGÓ LA RESOLUCIÓN ORGANICA 004/1960 DE LA CGR
IMPLICITAMENTE DESAPARECEN LAS EXPRESIONES ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS
APARECEN EXPRESIONES PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO - ACTIVOS FIJOS
OTROS ACTIVOS - SUMINISTROS, SOFTWARE, CARGOS DIFERIDOS

Egresos de
Bienes
CONTABILIDAD
Control Contable Efectivo
Control de
Activos Fijos
Ingresos de
Bienes
Baja de Bienes

CLASIFICACION CONTABLE Y
ADMINISTRATIVA DE LOS BIENES
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

LLOOSS BBIIEENNEESS PPUUBBLLIICCOOSS
CLASIFICACION
PROPIOS DE TERCEROS
INMUEBLES MUEBLES
EDIFICACIO
NES Y
CON. EN
CURSO
B. USO
PUBLICO
ELEMENTO
S DE
CONSUMO
ELEMENTOS
DEVOLUTIVO
S
R.N. Y
MEDIO
AMBIENTE
TERRENOS
NO
DEPRECIA.
RENOVABLE
S
NO
RENOVABLE
S
USADO NUEVOS
S
OBSOLET
OS
RECUPERABLE
S
SERVIBLE INSERVIBLES
S
CUSTODI
A
COMODAT
O

INGRESOS DE BIENES
ORIGEN DE LOS
INGRESOS
CUSTODIA
COMODAT
O
PRODUCCION
RECONSTRUCCION
COMPRAS
DONACION
SOBRANTE
S
REITEGRO
TRANSLAD
O
NACIMIENTO

EGRESOS DE BIENES
ORIGEN DE LOS
EGRESOS
CUSTODIA
COMODAT
O
PRODUCCION
MUERTE
SUMINISTRO
DONACION
TRASPASO ENT.
PUB.
SU BASTA
TRASLADO
BAJA
CONSUMO
DEVOLUTIV
O
ALMACENES
DEPENDENCIA
S
MUERTE DONACION
MERMA O ROT
INSERVIBLES
PERDIDA

PUNTOS CRITICOS QUE SE DDEEBBEENN AANNAALLIIZZAARR DDEELL
PPRROOCCEESSOO AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOO EENN EELL MMAANNEEJJOO DDEE LLOOSS
PPRROOPPIIEEDDAADD,, PPLLAANNTTAA YY EEQQUUIIPPOO
BBIIEENNEESS
 Ausencia de una cultura de gestión
 Procedimientos que no están claramente establecidos
 Inexistencia de normas adecuadas
 Limitaciones en los actuales sistemas de información
 Ausencia de inventarios consolidados y conciliación con
los balances de las entidades
 Acumulación y tenencia de activos ociosos
 Subutilización de los activos
 Gastos operativos y administrativos innecesarios

IDENTIFICACION DE LOS REGISTROS Y CUENTAS
ASOCIADAS AL MANEJO DE LOS BIENES PROPIEDAD,
PLANTA Y EQUIPO
De conformidad con las características, uso y destino de los bienes
muebles e inmuebles que posee la entidad, se clasifican teniendo en
cuenta dos criterios:
Administrativo: Obtener agregados por ubicación física o por
responsable de uso o custodia. Control de los bienes que ingresan
a la entidad
Contable: Buscar que la clasificación, movimiento y registros
contables se realicen conforme a sus características y atendiendo
las cuentas establecidas en el Plan General de Contabilidad
Pública

IDENTIFICACION DE LOS REGISTROS Y CUENTAS
ASOCIADAS AL MANEJO DE LOS BIENES PROPIEDAD,
PLANTA Y EQUIPO
Administrativo Contable
Identificación Individual
Descripción
Ubicación Física
Responsable uso o custodia
Plan General de la Contabilidad
Buscar que la clasificación,
movimiento y registros contables
se realicen conforme a sus
características y atendiendo las
cuentas establecidas en el Plan
General de Contabilidad
Pública
Bienes de Consumo
Bienes Devolutivos
Bienes de Control Administrativo
Cargos Diferidos
Activos Fijos

PARAMETROS DE CLASIFICACION SEGÚN PGCP
BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
“(..) COMPRENDE LOS BIENES TANGIBLES ADQUIRIDOS, CONSTRUIDOS O QUE SE
ENCUENTRAN EN TRANSITO, CONSTRUCCION, EN MANTENIMIENTO, O EN MONTAJE Y
Y QUE SE UTILIZAN PARA ATENDER NECESIDADES SOCIALES, MEDIANTE LA
PRODUCCIÓN DE BIENES, LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS, O PARA LA UTILIZACION EN
LA ADMINISTRACIÓN O USUFRUCTO DEL ENTE PÚBLICO, Y POR TANTO, NO ESTAN
DESTINADOS PARA LA VENTA EN DESARROLLO DE ACTIVIDADES COMERCIALES,
SIEMPRE QUE SU VIDA UTIL PROBLABLE, EN CONDICIONES NORMALES, EXCEDA DE
UN AÑO, ENTENDIENDOSE ESTA COMO, EL TIEMPO O LOS FACTORES NECESARIOS
PARA ESTIMAR LA OPERATIVIDAD DEL BIEN”
CARGOS DIFERIDOS
“(..) SON AQUELLOS BIENES FUNGIBLES QUE SE EXTINGUEN O FENECEN CON EL
PRIMER USO QUE SE HACE DE ELLOS, O CUANDO AL AGREGARLOS, O APLICARLOS A
OTROS DESAPARECEN COMO UNIDAD INDEPENDIENTE O COMO MATERIA AUTONOMA,
Y ENTRAN A CONSTITUIR O INTEGRAR OTROS BIENES”.
OTROS ACTIVOS
BIENES DE ARTE Y CULTURA (BIENES ARTE Y BIBLIOTECAS)
INTAGIBLES – SOFTWARE EN DEPOSITO Y EN SERVICIO
BIENES EN PODER DE TERCEROS (COMODATOS)
BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS (COMODATOS RECIBIDOS)
RESPONSABILIDADES EN PROCESO

BIENES MUEBLES EN ALMACEN O BODEGA:
1620: MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE: Registra bienes que requieren
de una instalación previa para ponerlos en condición de utilización
1625: MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN TRANSITO: Registra los bienes que se
encuentran en trámite de transporte, legalización, importación o entrega por parte de los
proveedores
1630: EQUIPOS Y MATERIALES EN DEPOSITO: Registra los bienes que requieren ser
depositados hasta cuando sean instalados para desarrollar proyectos específicos
1635: BIENES MUEBLES EN BODEGA: Registra los valores de los bienes muebles,
adquiridos a cualquier título, que tiene la característica de permanentes y cuya finalidad
es ser utilizados en el futuro, en actividades de producción o administración, por parte del
ente público, en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.
1636: PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO: Registra los bienes
que requieren mantenimiento preventivo y correctivo
1637: PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS: Registra los bienes
muebles e inmuebles no han sido objeto de uso o explotación.
LOS BIENES REGISTRADOS EN LA CUENTA 1635, HAN DE CORRESPONDER A
ELEMENTOS NUEVOS, NO UTILIZADOS POR EL ENTE PUBLICO

Doctrina 00546 de febrero de 1999
Los elementos que se encuentren totalmente
depreciados deben registrarse en cuentas de
orden específicamente en la cuenta 8315 activos
totalmente depreciados.
Una vez se encuentren fuera de servicio, de lo
contrario se siguen registrando en las cuentas
de activo

BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO: (SE ENCUENTRAN EN USO EN LAS
DEPENDENCIAS, FUNCIONARIOS O TERCEROS PARA EL DESARROLLO DE LA
FUNCION ADMINISTRATIVA O COMETIDO ESTATAL)
1605: TERRENOS
1610: SEMOVIENTES
1612: PLANTACIONES AGRICOLAS PERENNES
1615: CONSTRUCCIONES EN CURSO
1640: EDIFICACIONES
1643: VIAS DE COMUNICACIÓN Y ACCESO INTERNAS
1645: PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES
1650: REDES, LINEAS Y CABLES
1655: MAQUINARIA Y EQUIPO
1660: EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO
1665: MUEBLES ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA
1670: EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION
1675: EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION
1680: EQUIPO DE COMEDOR, DESPENSA Y HOTELERIA

CARGOS DIFERIDOS:
19: OTROS ACTIVOS
1910: CARGOS DIFERIDOS
191001: MATERIALES Y SUMINISTROS
19100101: ELEMENTOS Y MATERIAS PRIMAS PARA CONSTRUCCION
19100102: UTILES DE ESCRITORIO OFICINA Y PAPELERIA
19100103: REPUESTOS PARA MAQUINARIA Y EQUIPO
19100104: OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS
191004: DOTACION A TRABAJADORES
191021: ELEMENTOS DE ASEO, LAVANDERIA Y CAFETERIA
19102101: SUMINISTROS PARA CAFETERIA
19102102: UTENSILIOS DE USO DOMESTICO O PERSONAL
1920: BIENES EN PODER DE TERCEROS
192005: BIENES ENTREGADOS EN COMODATO
1950: RESPONSABILIDADES EN PROCESO
1960: BIENES DE ARTE Y CULTURA
196001: BIENES DE ARTE
196002: BIBLIOTECAS
1970: INTAGIBLES
197008: SOFTWARE
19700801: SOFTWARE EN BODEGA
19700802: SOFTWARE EN SERVICIO

8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
83: DEUDORAS DE CONTROL
8315: ACTIVOS TOTALMENTE DEPRECIADOS, AGOTADOS O AMORTIZADOS
8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
83: DEUDORAS DE CONTROL
8330: BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR
9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS
93: ACREEDORAS DE CONTROL
9346: BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS

BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO
BIENES DESTINADOS PARA EL BENEFICIO Y USO PUBLICO DE TODOS LOS
HABITANTES DEL TERRITORIO NACIONAL, QUE SON DOMINIO Y
ADMINISTRACION DEL ENTE PUBLICO, HISTORICOS O CULTURALES.
SON ACTIVOS QUE NO SE ESPERA OBTENER UNA UTILIDAD FINANCIERA.
RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE
COMPRENDE EL COSTO DE ADQUISICION, PRESERVACION, MEJORAS Y
ADMINISTRACION DE LOS BIENES TANGIBLES E INTANGIBLES QUE POR
SUS PROPIEDDADES, ESPECIE, GENERO O CLASE SE ENCUENTRAN EN
LA NATURALEZA Y EL AMBIENTE
OTROS ACTIVOS
COMPRENDE LOS BIENES Y DERECHOS TANGIBLES E INTANGIBLES QUE POR
SUS CARACTERISTICAS Y NATURALEZA NO SE ENCUENTRAN CLASIFICADOS EN
LAS DEMAS CUENTAS DEL ACTIVO TALES COMO BIENES ENTREGADOS A
TERCEROS, RESPONSABILIDADES EN PROCESO E INTANGIBLES

LA ENTIDAD TENDRÁ UN AREA O FUNCIONARIO, ENCARGADO DE MANTENER ACTUALIZADAS
LAS NOVEDADES, MOVIMIENTOS Y SALDOS DE BIENES EN BODEGA, SERVICIO, EN PODER DE
TERCEROS O RECIBIDOS DE TERCEROS, DEBIDAMENTE CLASIFICADOS POR CUENTA,
DEPENDENCIAS Y RESPONSABLES
EL AREA SERÁ RESPONSABLE POR LA RECEPCIÓN, ORGANIZACIÓN, CUSTODIA, MANEJO,
CONSERVACIÓN, ADMINSTRACIÓN Y SUMINISTROS DE LOS BIENES
Area de Almacén e Inventarios
DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ADMINISTRACION, REGISTRO Y
CONTROL DE LOS RECURSOS FISICOS EN LAS ENTIDADES PUBLICAS
CCCCOOOONNNNTTTTAAAABBBBIIIILLLLIIIIDDDDAAAADDDD
IIIINNNNGGGGRRRREEEESSSSOOOO DDDDEEEE BBBBIIIIEEEENNNNEEEESSSS
EEEEGGGGRRRREEEESSSSOOOOSSSS DDDDEEEE BBBBIIIIEEEENNNNEEEESSSS
BBBBAAAAJJJJAAAA BBBBIIIIEEEENNNNEEEESSSS
CCOONNTTRROOLL AACCTTIIVVOOSS
FFIIJJOOSS
INTERRELACION
DIRECTA

COMPRAS
REINTEGROS DEL SERVICIO
DONACIONES
TRASPASOS
RECUPERACIONES
SOBRANTES DE INVENTARIOS
PRESTAMO O PRODUCCION
RREECCEEPPCCIIOONN
YY
AALLMMAACCEENNAA--
MMIIEENNTTOO
CCLLAASSIIFFIICCAA--
CCIIOONN
CCOODDIIFFIICCAACCII
OONN
RREEGGIISSTTRROO
SSOOPPOORRTTEESS
CCOONNTTRROOLL
INGRESOS DE BIENES AL ALMACEN
ENTRADA FISICA DE LOS BIENES AL ALMACEN ORIGINADA POR

ACTIVIDADES DE RECEPCION Y ALMACENAMIENTO
RECEPCION DE LOS BIENES DE LOS PROVEEDORES, EN LA CUAL SE DEBE
CONSTATAR CALIDAD, CANTIDAD, PRESENTACION Y PRECIOS CONTRA LOS
ELEMENTOS SOPORTES QUE ORIGINAN EL INGRESO
ELABORACION DE NOTAS DE DEVOLUCIÓN
APLICACIÓN DE TECNICAS DE ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE QUE
ASEGURE EL BUEN ESTADO DE LOS BIENES
REGISTRAR EN TARJETAS DE ESTANCIA LAS CANTIDADES EN EXISTENCIA
CONTROL FISICO DE LA MERCANCIA CON EL FIN DE VERIFICAR QUE LAS
CANTIDADES EN EXISTENCIAS COINCIDAN CON LOS REGISTROS DE LOS
LIBROS
APLICACIÓN DE LAS NORMAS DE ORGANIZACIÓN, CONTROL Y SEGURIDAD
CONFORMACIÓN DE LOTES Y UBICACIÓN EN EL AREA DE DESPACHO
ORIENTAR TODAS LAS ACTIVIDADES HACIA LA EFICIENTE CUSTODIA Y
MANEJO DE LOS BIENES EN DEPOSITO

ACTIVIDADES DE CLASIFICACION
ELEMENTOS DE CONSUMO – CARGOS DIFERIDOS
CONSUMEN POR EL PRIMER USO QUE SE HACE DE ELLOS
LOS QUE AL PONERLOS, AGREGARLOS O APLICARLOS A
OTROS SE EXTINGUEN O DESAPARECEN Y ENTRAN A
FORMAR PARTE CONSTITUTIVA DE OTROS
FORMAN PARTE DE UN PROCESO DE ADMINISTRACION
ELEMENTOS DE CONSUMO QUE REQUIEREN CONTROL
ASDOMN ILNOISS TBRIEANTEISV OQUE INGRESAN AL ALMACEN QUE POR SU VALOR DE
ADQUISICION CONTABLEMENTE SALEN AL GASTO PERO QUE
ADMINISTRATIVAMENTE DEBEN TENER UN CONTROL POR PARTE
DEL AREA DE ALMACEN E INVENTARIOS
NO REQUIEREN DE UNA FICHA INDIVIDUAL DE ACTIVO
EJEMPLO: BIENES CUYO COSTO DE ADQUISICION SEA INFERIOR A
MEDIO SALARIO MINIMO MENSUAL VIGENTE. HOY ($248.450.oo).

Menor cuantía
CARTA CIRCULAR No.067
(23 de enero de 2006)
De acuerdo con procedimiento contable contenido en el numeral 2.2.4.3.10 del Plan
General de Contabilidad Pública-PGCP relacionado con el registro de los activos
adquiridos por un valor inferior o igual medio (0.5) salario mínimo mensual legal
vigente, para el año 2006 se podrán registrar en la contabilidad afectando
directamente el gasto los bienes que sean adquiridos por un valor inferior o igual a
la suma de doscientos cuatro mil pesos ($248.450.oo).
Así mismo, de acuerdo con el numeral 2.2.4.3.9 del Plan General de Contabilidad
Pública-PGCP, durante el año 2006 se podrá registrar en la contabilidad del mismo
año el valor de la depreciación de los activos adquiridos por un valor inferior o igual
a un millón un mil pesos ($1.001.000.oo) sin considerar la vida útil, de conformidad
con lo previsto en el Decreto 4715 de 2005.

ELEMENTOS DEVOLUTIVOS – ACTIVOS FIJOS
LO INTEGRAN LOS BIENES TANGIBLES ADQUIRIDOS, CONSTRUIDOS O EN
TRANSITO DE IMPORTACION, CONSTRUCCION Y MONTAJE, CON LA
INTENCION DE EMPLEARLOS EN FORMA PERMANENTE PARA LA
PRODUCCION O SUMINISTRO DE OTROS BIENES Y SERVICIOS O
UTILIZARLOS EN LA ADMINISTRACION DEL ENTE PUBLICO Y QUE NO ESTEN
DESTINADOS PARA LA VENTA SIEMPRE QUE SU VIDA UTIL PROBABLE
EXCEDA DE UN AÑO.
DEBEN IDENTIFICARSEN Y CLASIFICARSEN DE ACUERDO CON SU
NATURALEZA EN BIENES DEPRECIABLES Y NO DEPRECIABLES,
REGISTRARSEN POR EL COSTO HISTORICO O DE ADQUISICION Y
REEXPRESARSE APLICANDO AJUSTES POR INFLACIÓN.
LOS BIENES RECIBIDOS EN CAMBIO, DACION O PAGO, PERMUTA, DONACION
O TRASPASO SE DEBEN INGRESAR CON EL COSTO DADO POR UN AVALUO
TECNICO
EL COSTO DE ADICIONES, MEJORAS Y REPARACIONES QUE AUMENTEN SU
VIDA UTIL, AMPLIEN LA CAPACIDAD, MEJOREN LA CALIDAD CONSTITUYE UN
MAYOR VALOR AL ACTIVO

TODO PROCESO DE INGRESOS DE BIENES AL ALMACEN DEBEN
REGISTRARSE EN UN COMPROBANTE DE ENTRADA
EL COMPROBANTE DEBE IDENTIFICARSE POR EL TIPO DE
TRANSACCION QUE LO ORIGINA, QUE DEBE SER SOPORTE A
CONTABILIDAD EN LA CLASIFICACION CONTABLE
CLASIFICACION
COMPROBANTES
DEPENDE DEL
TIPO DE
INGRESO QUE LO
ORIGINA
INGRESOS POR COMPRA
INGRESOS POR DEVOLUCION DE BIENES EN
USO O REINTEGRADOS
INGRESOS POR DONACION
INGRESOS POR TRASPASO DE OTRAS
ENTIDADES
INGRESOS POR SOBRANTES DE INVENTARIO
INGRESOS POR REPOSICION
INGRESOS POR PRESTAMO O COMODATOS
INGRESOS POR PRODUCCION
LOS MOVIMIENTOS ORIGINADOS POR INGRESOS DE BIENES
AL ALMACEN DEBEN SER INCLUIDOS EN LAS POLIZAS DE
SEGUROS CONTRATADAS POR LA ENTIDAD

ELEMENTOS DEVOLUTIVOS – ACTIVOS FIJOS
LOS BIENES CLASIFICADOS EN ESTA CATEGORIA REQUIEREN UN
CONTROL INDIVIDUAL EN UNA FICHA DE ACTIVO
INFORMACION
FICHA ACTIVO
NOMBRE ELEMENTO
DESCRIPCION
PLACA DE INVENTARIO O IDENTIFICACION
TIPO DE ACTIVO
VALOR DE ADQUISICION
FECHA DE COMPRA Y SERVICIO
CENTRO DE COSTO
RESPONSABLE Y UBICACIÓN DEL ACTIVO
CEDULA O NIT DEL RESPONSABLE
DEPENDENCIA
MEJORAS
DEPRECIACION ACUMULADA
AJUSTES POR INFLACION
VALOR BIEN AJUSTADO Y DEPRECIADO

CUENTAS ACTIVOS EN DEPOSITO 1 ACTIVOS
16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA
163501 MAQUINARIA Y EQUIPO
208 Equipos y máquinas para construcción, instalación,
campo, industria, taller y labores 16350102 EQUIPO DE CONSTRUCCION Y MANTENIMIENTO
209 Equipos y máquinas para deporte, gimnasia y juegos
y sus accesorios 16350103 DEPORTE Y RECREACION
214 Herramientas y sus accesorios 16350105 HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS
211 Equipos y máquinas para medicina, odontología,
veterinaria, rayos x 163502 EQUIPO MEDICO Y CIENTIFIC O
210 Equipos y máquinas para laboratorios, profesiones
científicas y enseñanza y sus accesorios 16350201 EQUIPO DE LABORATORIO
163503 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA
218 Mobiliario y Enseres 16350301 MUEBLES Y ENSERES
212 Equipos y máquinas para oficina, contabilidad, dibujo
y sus accesorios 16350302 EQUIPO DE OFICINA
16350303 ADICION AL CONJUNTO DE OFICINA ABIERTA
163504 EQUIPO DE COMUNICACION Y COMPUTACION
207 Equipos y máquinas para comunicaciones,
detección, radio, t.v, señales, sonido, radar,
fotografía, proyección y sus accesorios. 16350401 EQUIPO DE COMUNICACION
224 Equipos y máquinas para procesamiento de datos,
sus accesorios y suministros 16350402 EQUIPO DE PROCESAMIENTO DE DATOS
213 Equipos y máquinas para transporte y sus
accesorios 163505 EQUIPO DE TRANSPORTE
16350501 EQUIPO DE TRANSPORTE TRACCION Y ELEVACION
16350502 LLANTAS Y NEUMATICOS
16350503 HERRAMIENTA Y ACCESORIOS
16350504 MOTOCICLETAS
163507 REDES LINEAS Y CABLES
16350701 FIBRA OPTICA Y ACCESORIOS
214 Herramientas y sus accesorios 163510 HERRAMIENTAS REPUESTOS Y ACCESORIOS
16351001 HERRAMIENTAS REPUESTOS Y ACCESORIOS
206 Equipos y máquinas para comedor, cocina y
despensa 163511 EQUIPO COMEDOR COCINA Y DESPENSA
16351101 EQUIPO COMEDOR COCINA Y CAFETERIA
163590 OTROS BIENES MUEBLES EN BODEGA
216 Libros de biblioteca, estudio, documentos,
mapotecas, planotecas y revistas 16359001 LIBROS PARA BIBLIOTECA
16359002 OTROS BIENES MUEBLES EN BODEGA

CUENTAS CONSUMO 19 OTROS ACTIVOS
1910 CARGOS DIFERIDOS
191001 MATERIALES Y SUMINISTROS
104 Elementos para construcción, instalación, campo y
labores 19100101 ELEMENTOS Y MATERIAS PRIMAS PARA CONSTRUCCION
110 Utiles de escritorio, oficina, dibujo y papelería 19100102 UTILES DE ESCRITORIO Y PAPELERIA
111 Víveres, rancho y licores 19100103 SUMINISTROS PARA CAFETERIA
112 Repuestos para máquina y equipo 19100104 REPUESTOS PARA MAQUINARIA Y EQUIPO
113 Utensilios de uso domestico o personal 19100105 UTENSILIOS DE USO PERSONAL Y ASEO
114 Otros elementos de consumo 19100107 OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS
115 Dotación 191004 DOTACIONA A TRABAJADORES

INGRESOS POR
DEVOLUCION DE BIENES
EN USO O REINTEGRADOS
INGRESOS POR
DONACION
INGRESOS POR
COMPRA
INGRESOS POR
TRASPASO DE
OTRAS
ENTIDADES
INGRESOS AL ALMACEN
INGRESOS POR
SOBRANTES DE
INVENTARIO
INGRESOS POR
REPOSICION
INGRESOS POR
BIENES
RECIBIDOS EN
COMODATO
INGRESOS POR
COMPENSACION

EGRESOS DE BIENES DEL ALMACEN
CESANDO DE ESTA MANERA LA RESPONSABILIDAD
DIRECTA POR LA CUSTODIA, PROTECCION Y
CONSERVACION POR PARTE DEL ALMACENISTA
QUEDANDO BAJO LA RESPONSABILIDAD DEL
FUNCIONARIO QUIEN RECIBE
SALIDA FISICA DE LOS BIENES DEL ALMACEN
ORIGINADA POR SUMINISTRO O ENTREGA DE
ELEMENTOS; BAJAS INSERVIBLES E INNECESARIOS;
BIENES DADOS EN PRESTAMO; TRASPASO A OTRAS
ENTIDADES PUBLICAS
ACTIVIDADES DDEE DDEESSPPAACCHHOO
RREEGGIISSTTRROO YY SSOOPPOORRTTEESS
CCOONNTTRROOLL

BAJA DE BIENES

BAJA DE BIENES
Es el proceso mediante el cual la administración decide retirar definitivamente un bien, tanto
física, como de los registros contables e inventarios que forman parte del patrimonio de la
entidad, por no estar en condiciones de prestar servicio alguno, por el estado de deterioro o
desgaste natural en que se encuentra, por no ser necesario su uso o por circunstancias,
necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan, tales como haber sido
entregado a otra entidad en calidad de traspaso, vendido o permutado, entre otros.
Las clases de procesos para dar de baja son:
BAJA DE BIENES SERVIBLES NO UTILIZABLES
Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en condiciones de seguir
prestando un servicio por uno o más periodos, pero que la entidad no los requiere para el
normal desarrollo de sus actividades.
En la categoría de bienes servibles no utilizables se agrupan aquellos bienes que ya han
cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad
para la entidad, siendo susceptibles únicamente de traspaso o traslado a otra entidad,
aprovechamiento por desmantelamiento, venta, permuta o dación en pago.

BAJA DE BIENES INSERVIBLES
En esta categoría se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o
mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico o que esa inversión
resultaría ineficiente y antieconómica para la entidad.
Igualmente en este grupo, quedarían reclasificados aquellos bienes que habiendo sido
clasificados inicialmente como servibles no útiles u obsoletos para la entidad con opción de
traspaso, venta o permuta, deban ser declarados inservibles a partir de un nuevo análisis y
concepto técnico; donde se demuestra que después de agotados los procedimientos de
traspaso o enajenación, las entidades o posibles interesados en obtener el bien decidieron
retirar la oferta.
Inservibles por daño total o parcial: En este grupo se consideran aquellos
elementos que ante su daño o destrucción parcial o total, su reparación o reconstrucción
resulta en extremo onerosa para la entidad
Inservibles por deterioro histórico: Son aquellos bienes que ya han cumplido su ciclo de
vida útil, y debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico originado por su uso, no le
sirven a la entidad.
Inservibles por salubridad: Son aquellos bienes que deben destruirse por motivos de
vencimiento o riesgo de contaminación, caso los medicamentos o los alimentos. El mal
estado en que se encuentran no los hace aptos para el uso o consumo y atentan contra la
salud de personas o animales y contra la conservación del medio ambiente.

BAJA DE BIENES
Concepto 002602 – Contraloría General de la República
De conformidad con las normas y principios de la función administrativa y de control interno a que se refiere los artículos 209
y 269 de la Constitución Política, y las Leyes 87 de 1993 y 489 de 1998.
Cada Entidad es Autónoma en el manejo de sus bienes y debe establecer un sistema integrado que le permita proteger los
recursos de la organización y buscar su adecuada administración ante los posibles riesgos que lo afectan.
Dentro de este contexto, cada entidad está facultada por la Constitución y la Ley para desarrollar sus propios procedimientos
que le permitan asumir con responsabilidad el manejo de sus operaciones y el cumplimiento de sus objetivos.
Mecanismos para dar de Baja los Bienes
• Baja de Bienes por Venta Martillo
• Baja de Bienes por Venta Directa
Es de aclarar, que de acuerdo con lo establecido por la Ley 734/02 – Código
Disciplinario Único Artículo 48, Son faltas gravísimas:
Numeral 51…”Adquirir directamente o por interpuesta persona bienes que deban ser enajenados en
razón de las funciones de su cargo, o hacer gestiones para que otros los adquieran”.
• Baja de bienes inservibles - Destrucción
• Baja de Bienes por Traspaso a otras entidades públicas.
• Baja de Bienes por Traslado de recursos informáticos al programa “Computadores para Educar”
• Baja por Permuta
• Sacrificio o Muerte de Semovientes
• Desmantelamiento para aprovechamiento de partes

Procedimiento Administrativo
Acta y Resolución de Baja
El acta de baja es el documento soporte necesario que será suscrito por el comité de
inventarios para que el Representante Legal o su delegado autoricen mediante la resolución
de baja el destino final que debe dársele a los bienes tipificados como inservibles, el acta
de baja estará motivada y basada en los argumentos recogidos y presentados por el
responsable del Almacén y Bodega; en ella quedará sugerido el posible destino final de los
bienes.
La resolución de baja es el acto administrativo a través del cual se autoriza dar salida
definitiva a los bienes inservibles dados de baja del Almacén o Bodega, y donde se define
el destino final que debe dárseles.
Basado en la resolución que define el destino final, acta y demás documentos soportes que
reglamentan el proceso, el responsable del Almacén y Bodega procede a ejecutar el destino
final autorizado. Una vez desarrollado el proceso – venta, permuta, dación en pago,
traspaso o traslado a otra entidad, aprovechamiento o destrucción -, con el acta de entrega
o recibo, de destrucción o aprovechamiento, se elaborarán los registros correspondientes a
la salida definitiva en el Almacén y en contabilidad.

BAJA DE BIENES INSERVIBLES, OBSOLETOS YY--OO IINNNNEECCEESSAARRIIOOSS
PPOORR CCOOMMEERRCCIIAALLIIZZAACCIIOONN
PROCESO DE VENTA
Se realiza el procedimiento de comercialización con los detalles indicados en el Decreto 855
de 1994 y Artículo 24 de la Ley 80, principio de transparencia del Estatuto General de
Contratación..
-Martillo: Para llevarlo a cabo se contratará a una empresa especializada y autorizada
legalmente para realizar tales operaciones.
-Venta Directa: Cuando la Entidad hace por su propia cuenta todo el proceso de
comercialización.
-Por remate: Cuando se invita públicamente a oferentes, según el valor base de avalúo
determinado.
-Al detal: Venta que hace la Entidad y se hace por bienes individuales según avalúo o
precio base.
En caso de venta directa, por remate o al detal, para el estudio económico de las ofertas,
participará un funcionario de presupuesto designado por el Jefe o quien corresponda y la
adjudicación se hará por el comité designado por el Ordenador del Gasto, lo cual constará
en un acta firmada por los participantes.

BAJA DE BIENES INSERVIBLES, OBSOLETOS YY--OO IINNNNEECCEESSAARRIIOOSS
PPOORR CCOOMMEERRCCIIAALLIIZZAACCIIOONN
PROCESO DE VENTA DIRECTA
Cuando el valor del avalúo de los bienes dados de baja, no supere el monto establecido para
la celebración de contratos de menor cuantía y corresponda a los que no requieren
formalidades plenas, de conformidad con el artículo 24, numeral 1, literal a) y el parágrafo del
artículo 39 de la Ley 80 de 1993, se efectuará la venta en forma directa, con sujeción al
siguiente procedimiento
Se fija aviso durante dos días hábiles, en lugar visible al público, en la Administrativa,
indicando la descripción de los bienes, cantidad, fecha y hora para inspección, valor, plazo
para el recibo de propuestas y cualquier otra información que sea necesaria para recibir
ofertas en igualdad de condiciones.
Cuando el valor de los elementos objeto de la venta de menor cuantía supere los doscientos
cincuenta salarios mínimos legales mensuales, la invitación se publicara en un medio de
comunicación de amplia circulación.
Para el avalúo de los bienes a comercializar siempre se tendrá en cuenta el valor comercial de
los mismos; para lo cual la Entidad podrá recurrir a peritos evaluadores.

Corresponde a los Representantes Legales, vale decir, gobernadores alcaldes, directores de
departamentos administrativos, gerentes o rectores, responsables de las entidades, autorizar la
baja cuando el bien no se encuentre en condiciones de prestar el servicio para el cual hubo de
ser adquirido, debidamente motivado e indicando el destino del mismo ya sea para su destrucción
total, para reparación de partes o traslado a otra entidad bajo su responsabilidad.
Es importante resaltar que toda baja definitiva de bienes requiere autorización previa y expresa
del representante legal de la entidad, quien mediante un acto administrativo, indica las razones de
la baja y el destino que se le debe dar al bien.
Elaboración del Acta de Baja
El acta de baja constituye el documento soporte principal para dar salida definitivamente a los
bienes del almacén, por motivos de destrucción, entrega, donación, desmantelamiento, permuta,
venta, hurto, etc.
El acta será suscrita por el representante legal, el almacenista, el funcionario a cuyo cargo
estaban los elementos, el jefe de la oficina de Control interno y el funcionario que los recibe
cuando el retiro del bien corresponde a un traslado a otra entidad en forma definitiva.
Salida definitiva de la Entidad
Con base en el acta y demás documentos soporte, el almacenista elabora el documento de salida
definitiva de la entidad.
En este evento, contablemente se registra el traslado del activo a las Cuentas de Orden
Deudoras de Control, en la subcuenta 8315 activos totalmente depreciados, agotado o
amortizados.
Baja de bienes Inservibles
Los bienes inservibles son aquellos que por desgaste, deterioro u obsolescencia no sirven para el
servicio al cual fueron asignados y que tampoco son susceptibles de readaptación, reparación o
reconfiguración para su uso.

Procedimientos para dar de baja elementos de Almacén
a) La dependencia solicita al Representante Legal una inspección para determinar el estado de los
elementos que sugiere dar de baja.
b) El Representante Legal designa un funcionario idóneo para que realice la función de verificar si los
bienes son inservibles, obsoletos y que no pueden seguir en servicio. Si determina este hecho, lo
informa por escrito al Representante Legal, detallando claramente los bienes objeto de la baja y las
razones para la misma. Asi mismo, debe informar en caso de encontrar razones infundadas, para dar
de baja los elementos.
c) El Representante Legal de la entidad con base en el informe elabora el acto administrativo que ordena
la baja de los bienes y determina el destino que debe dársele a los mismos.
d) La dependencia del almacén procederá a realizar la relación pormenorizada de los bienes, indicando el
nombre y cargo del funcionario responsable de los mismos.
e) El encargo del almacén al recibirlos, produce el Comprobante respectivo y procede a descargarlos de
los inventarios en servicio de la dependencia Informando de esa novedad a Contabilidad
f) La baja definitiva se elaborará con base en el acta que realice el encargo de la bodega.
Cuando el elemento se da de baja y es posible venderlo, se descarga de las cuentas de orden y se
contabiliza un ingreso extraordinario por dicho concpeto.

BAJA DE BIENES INSERVIBLES O INNECESARIOS PPOORR DDEESSTTRRUUCCCCIIOONN
Parte
Administrativa
1. El almacenista informa a la parte administrativa la relación de los bienes
inservibles para destrucción en depósito detallando descripción, cantidad,
valor unitario, valor en libros. Totalizado por grupos de inventarios
2. Designar funcionario para efectuar Inspección Ocular (no debe ser
funcionarios del área de almacén e inventarios)
Funcionario
Designado
3. Efectuar Inspección ocular de los bienes considerados como inservibles
4. Elaborar Acta de inspección ocular relacionando los bienes e incluyendo
recomendación sobre la forma en que se deben destruir
Representante
Legal
5. Con base el acta de inspección ocular el Ordenador o quién delegue
(comité de inventarios), autoriza la baja definitiva de bienes inservibles
por destrucción
Parte
Administrativa
6. Efectúa la destrucción de los inservibles, elaborando Acta de
destrucción. Los bienes destruidos deben ser retirados de los depósitos
y arrojados a la basura o de acuerdo a las normas de salubridad.
7. Elabora comprobante de baja
8. Descarga el saldo que corresponda a la cuentas contables
9. Informa a la Compañía Aseguradora la relación de los bienes dados de
baja.

Concepto Consejo de Estado, radicación 1495 de julio de 2003
Si es posible la donación de bienes muebles entre entidades públicas, cuando dichos bienes no sean
de aquellos respecto de los cuales se ha producido la desafectación en razón de que la entidad
pública titular del dominio ya no los requiere para su servicio, por cuanto éstos por mandato legal
deben ser enajenados mediante contrato de venta.
BAJA POR TRASPASO DE BIENES A UN OORRGGAANNIISSMMOO PPUUBBLLIICCOO
Entidad
solicitante
1. La Entidad pública interesada dirige una solicitud al Ordenador del Gasto
solicitando traspaso o transferencia a título gratuito los bienes
3. El ordenador estudia la solicitud y de acuerdo a la disponibilidad y al
concepto de la parte administrativa, la aprueba o la rechaza,
respondiendo por escrito a la entidad solicitante.
4. El original de la solicitud de la entidad y copia de la respuesta del
Ordenador del Gasto son enviadas a área de almacén e inventarios
Parte
Administrativa
Representante
Legal
2. Verifica la existencia y el estado en que se encuentran los bienes y genera
relación pormenorizada detallando:
Los bienes por agrupaciones de inventarios, con las indicaciones de
descripción, cantidad, especificaciones y valores con que figuran en los
inventarios
Certificación expedida indicando que los bienes relacionados no son
necesarios y que no hay solicitud de compra de los mismos o justificando
otras circunstancias.

BAJA POR TRASPASO DE BIENES A UN OORRGGAANNIISSMMOO PPUUBBLLIICCOO
7. El almacenista recibe los siguientes documentos:
- El acto Administrativo que autoriza el traspaso, firmado por el
Ordenador del Gasto.
- La solicitud escrita de la Entidad que requiere los bienes
- La relación pormenorizada de los bienes
- Certificación expedida por la parte administrativa, indicando que los
bienes relacionados no son necesarios y que no hay solicitud de
compra de los mismos o justificando otras circunstancias.
8. El almacenista programa y realiza entrega de los bienes a la persona
designada por la Entidad Pública solicitante
9. Elabora Acta de entrega de elementos, haciéndola firmar por la persona
que recibe los bienes
10. Realiza el comprobante de baja y efectúa los registros contables
Entidad
solicitante
5. Confirma la aceptación de traspaso con la programación de verificación y
recepción de los bienes y la persona designada para recibir
Grupo de
Contratación
6. Realiza contrato de transferencia de bienes a título gratuito
Parte
Administrativa

BAJA POR TRASPASO DE BBIIEENNEESS AALL PPRROOGGRRAAMMAA
CCOOMMPPUUTTAADDOORREESS PPAARRAA EEDDUUCCAARR
.Dentro de la "agenda nacional de conectividad: El salto a internet" se enmarca el
programa nacional, computadores para educar aprobado por documento Conpes
3063 del 23 de diciembre de 1999, el cual tiene como objetivo recolectar y
reacondicionar equipos de cómputo dados de baja por entidades públicas y
empresas privadas y, distribuirlos sin costo alguno a las instituciones educativas.
Enmarcado en el decreto 2324 de noviembre del 2000 y
la Directiva Presidencial 02 de 2001

LA BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA ESTÁ ASOCIADA A LOS
PROCESOS DE RESPONSABILIDAD
Concepto 001686 / Julio 2003 Contraloría General de la República
“…el numeral 22 del artículo 34 de la Ley 734/02, prescribe dentro de los
Deberes de los servidores públicos entre otros “Responder por la conservación de
los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir
cuenta oportuna de su utilización”.
Entonces es importante puntualizar sobre la responsabilidad que le asiste al servidor
público, respecto de los bienes asignados para el ejercicio de sus funciones o
confiados a éste para su guarda, custodia y administración.
En caso de pérdida, hurto o extravío de los bienes, le corresponde a la administración
la recuperación de los mismos, y al servidor público la responsabilidad personal
pertinente. Por ende, la administración pública está obligada a recuperar los bienes
perdido o extraviados, en forma ágil y oportuna.

A partir de la Resolución 4536 de 1998 y la circular de 1999 - CGR sobre Procedimientos y acciones a
seguir con ocasión de pérdida de bienes o fondos de la Nación las entidades públicas asumieron las
investigaciones disciplinarias correspondientes a la pérdida o extravío de sus bienes.
De otra parte la Ley 610 de 2000 reglamentó la perdida de bienes cuando
Art. 7 – En los casos de pérdida, daño o deterioro de bienes por causas distintas al desgaste natural
que sufren las cosas de bienes inservibles no dados de baja, unicamente procederá derivación de
responsabilidad fiscal cuando el hecho tenga relación directa con el ejercicio de actos propios de la
gestión fiscal por parte de los presuntos responsables. (Gestor Fiscal es el Representante de la
entidad, el tesorero, el jefe de presupuesto, el jefe de la oficina jurídica, el jefe de planeación, el
almacenista entre otros.Sentencia C840 de 2001-Corte Constitucional).
En los demás eventos de pérdida, daño o deterioro de bienes, el resarcimiento de los perjuicios
causados por el erario procederá como sanción accesoria a la principal que se imponga dentro de los
procesos disciplinarios que se adelanten por tales conductas o como consecuencia civil derivada de la
comisión de hechos punibles, según que los hechos que originaron su ocurrencia correspondan a las
faltas que sobre guarda y custodia de los bienes estatales establece el Código Disciplinario Único a los
delitos tipificados en la legislación penal.

SERVIDORES PUBLICOS QUE SON GESTORES FISCALES
SON LOS QUE MANEJAN O ADMINISTRAN RECURSOS O FONDOS DEL ESTADO
VER CONCEPTO 80112 EE 31877 PAG.9
La Ley 42 de 1993, en el artículo
107, dispone: “Los órganos de
control fiscal verificarán que los
bienes del Estado estén
debidamente amparados por
una póliza de seguros o un
fondo especial creado para tal
fin
LA BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA ESTÁ ASOCIADA A LOS PROCESOS DE
RESPONSABILIDAD
PROCEDIMIENTOS O ACCIONES A SEGUIR CON OCASIÓN DE PÉRDIDA, DAÑO O
EXTRAVIO DE LOS BIENES
Sentencia C840 de 2001-Corte Constitucional). VER CONCEPTO 80112 EE 31877 PAG.9
Representante de la entidad, Tesorero
Jefe de presupuesto Jefe de la oficina jurídica
Jefe de planeación Almacenista entre otros.
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA QUIEN LE CORRESPONDE:
ESTABLECER LA RESPONSABILIDAD QUE SE DERIVE DE LA GESTIÓN FISCAL; IMPONER
SANCIONES PECUNIARIAS; RECAUDAR SU MONTO
EJERCER LA JURISDICCIÓN COACTIVA. VER CONCEPTO 80112 EE 31877 PAG.9
SERVIDORES PUBLICOS QUE NO SON GESTORES FISCALES
VER CONCEPTO 80112 EE 31877 PAG.15
LAS ENTIDADES ASUMEN LA INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA. VER CONCEPTO 80112 EE 31877 PAG.15
EL RESARCIMIENTO DE LOS PERJUICIOS CAUSADOS AL ERARIO POR LA PÉRDIDA, DAÑO O
DETERIORO DE BIENES, POR VÍA DISCIPLINARIA, SOLO PROCEDE MEDIANTE LA DEVOLUCIÓN,
REPARACIÓN O RESTITUCIÓN VOLUNTARIA DEL BIEN —NO A TÍTULO DE SANCIÓN— QUE REALICE
EL SERVIDOR PÚBLICO, LO CUAL PRODUCE EFECTOS EN LA GRADUACIÓN DE LA SANCIÓN

PROCESO ADMINISTRATIVO POR PÉDIDA O DAÑOS DE LOS BIENES
DE PROPIEDAD O AL SERVICIO DEL RAMO DE DEFENSA NACIONAL
El Decreto 791 de 1979, por el cual se aprueba el Reglamento de “Procesos
Administrativos por pérdidas o daños de los bienes destinados al servicio del Ramo de
Defensa Nacional” constituye una normatividad especial para el sector de defensa en
lo relativo a la pérdida de bienes o daños de los bienes, el cual en el numeral 1 del
capítulo I, artículo 1o, señaló dentro de su objeto y alcance:
“Emitir normas para la elaboración de informativos por pérdidas o daños de los bienes
de propiedad fiscal o al servicio del Ministerio de Defensa y fijar los procedimientos
para calificar y fallar estos informativos”.
En el mismo artículo, capítulo IV, numeral 7, sobre individualización de la
responsabilidad, literal a., prevé que todo miembro de las Instituciones a que se refiere
el reglamento responderá por el valor del bien perdido o dañado.
Significa entonces que la finalidad de este procedimiento es lograr el resarcimiento del
perjuicio causado al patrimonio del Estado, en este caso Ministerio de Defensa
Nacional.
El numeral 2 del Capítulo I del mismo Ordenamiento prescribe que el referido
reglamento se aplicará en todos los casos de pérdidas o daños de los bienes
de propiedad del Ramo de Defensa Nacional.

Marco legal: ley 610 de 2000 y Resolución 4536 de 1998
El proceso de Responsabilidad Fiscal es el conjunto de actuaciones administrativas
adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer las responsabilidad
de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal
o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño
al patrimonio del Estado.
Gestión Fiscal: El conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que
realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o
administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición,
planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo
adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como la
recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del
Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad,
imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos
ambientales.

Responsable
del Bien
1. Da aviso a la parte Administrativa de la perdida, hurto o robo
del bien.
2. Presenta denuncia penal ante autoridad competente del hurto
o robo.
Parte
Administrativa
3. Informar a la Aseguradora y solicitar reposición del bien
4. Informar Ordenar o Representante Legal sobre el hecho
5. Designar funcionario para efectuar Inspección Ocular (En los
Casos que amerite)
Funcionario
Designado
6. Efectuar Inspección en el lugar de los hechos y levantar acta
Representante
Legal
7. Evaluar la situación y determinar que tipo de investigación
seguir según el grado de la falta.
8. Autoriza la baja de bienes por perdida y el registro a la cuenta
de responsabilidades en proceso.
9. Proyecta acto administrativo designando funcionario
Investigador

Funcionario
Investigador
10. Evalúa informe de inspección u oficio relatando los hechos
11. Efectuar investigación concluyendo en sanción o cierre de
archivo
Responsable
del Bién
12. En caso de declararse responsabilidad tanto administrativa
por la perdida de un bien el responsable deberá:
- Reintegrar el bien por uno de iguales o mejores
características ó
- Cancelar el valor del bien a precio comercial previo avalúo
13. Si se determina que la falta es grave, la Entidad dará traslado
del proceso a quién corresponda (Disciplinaria o Penal)
Parte
Administrativa
14. En caso de pago, reintegro o exoneración, descarga el saldo
de la cuenta de Responsabilidades en Proceso
15. En caso de que el proceso se envié a la Contraloría, trasladar
a la cuenta de Responsabilidades Fiscales.

MANUAL DE
FUNCIONES
PROCEDIM.
ALMACEN
APLICACIÓN
MANEJO
PROCESOS
SATURACION
BIENES
BODEGA
TRANSICION
AL PGCP
INVENTARIOS
EN
SERVICIO
ENTREGA DE
PEDIDOS

ADMINISTRACION Y
MANEJO DE INVENTARIOS

INVENTARIOS FISICOS DEPOSITO Y SERVICIO
Es la verificación física de los bienes o elementos en los Almacenes o
bodegas, depósitos, farmacias, dependencias, a cargo de usuarios, etc.,
con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos
registrados en la bodega, oficina de control de Inventarios y cuentas
contables. Esta confrontación se realiza mediante la práctica de pruebas
representativas de los bienes por cada cuenta, dependencia o
responsable, efectuado por lo menos una vez al año.
Los inventarios o tomas físicas deben realizarse con el propósito de
verificar, clasificar, analizar y valorizar los bienes propiedad de la entidad,
en cumplimiento de lo establecido por los Organismos de Control, la
Contaduría General de la Nación, que disponen velar por el registro
permanente y valorizado de los bienes muebles, Propiedades, Planta y
Equipo –devolutivos, consumo, servibles o inservibles, en servicio o en
bodega, recibidos y entregados a terceros, que conforman el patrimonio
de las entidades, de acuerdo con las normas vigentes en lo referente a las
operaciones que afectan el manejo del inventario.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA DE LA
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS
REALIZAR COMPARACION, CON REGISTROS DE ALMACEN, CONTABILIDAD
Y ESTADOS FINANCIEROS.
SANEAMIENTO Y SEGUIMIENTO DE LOS BIENES PUBLICOS QUE SE
ENCUENTREN EN PODER O EN RESPONSABILIDAD DE LOS
FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD.
SANEAMIENTO Y SEGUIMIENTO DE LOS BIENES PUBLICOS QUE SE
ENCUENTREN EN PODER DE TERCEROS, EN CUALQUIER CONDICION Y
QUE CONFORMAN PARTE DEL PATRIMONIO PUBLICO O PUEDEN
AFECTAR SUS RESULTADOS, PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y LA
GESTION DE LA ADMINISTRACION.
SANEAMIENTO Y SEGUIMIENTO DE LOS BIENES QUE SE ENCUENTREN
RECIBIDOS DE TERCEROS EN CUALQUIER CONDICION.

Acta o Informe Final de la Toma Física
En el desarrollo del procedimiento se levantará un acta en la cual deben quedar
consignados todos los pormenores de la toma física o comprobación. Dentro de
los datos que debe contener el acta están:
Lugar y fecha; Nombre de la entidad; Dependencia o bodega donde se encuentran
ubicados los bienes; Datos del funcionario o responsable de su uso o custodia;
Datos de la fianza: número, cuantía, compañía aseguradora y vigencia (si a ello
hubiere lugar); Información de los Funcionarios que acompañan el proceso, de
Control Interno o el delegado por la administración, Descripción o Nombre de los
bienes; Codificación o número de placa; Unidad de medida; Saldos según registros
en kárdex o en el sistema de control de bienes;
Adicional al inventario anual obligatorio, la entidad podrá realizar inventarios
rotativos o de verificación de forma periódica que le permitan mantener
actualizadas las cifras que componen su patrimonio y controlar los bienes en
especial los que se encuentran en servicio.

Entre otros informes que se deben presentar, son aquellos que permitan recoger transacciones,
datos y sucesos observados al momento de realizar la toma física.
Traslados realizados entre dependencias y funcionarios;
Listado definitivo de bienes inservibles, servibles no utilizables, obsoletos y de aquellos que
requieren reparación;
Listado definitivo de sobrantes y faltantes para que se inicie la investigación administrativa o el
proceso de responsabilidad a que haya lugar.
Para efectuar la conciliación se debe tener claridad en:
Sobrantes Justificados; Si aparecen elementos sobrantes, originados por omisiones o errores en
los registros, se deben incorporar en forma inmediata, elaborando un comprobante de entrada, el
cual se soporta en el acta de la diligencia, verificando previamente la veracidad del hecho. Si los
bienes se encuentran en servicio, se efectuará adicionalmente la salida correspondiente, para
dejarlos a cargo de la dependencia o funcionario que los esté utilizando
Sobrantes No Justificados; De encontrarse sobrantes cuyo origen no se puede determinar, se
procede a su valorización y elaboración de la entrada, con las respectivas observaciones y se
elaborará el correspondiente registro en el sistema, tarjeta de kárdex o listados de control de
bienes y sistema contable, con cargo a quien los tiene en uso, tomando como soporte el acta y el
inventario físico en que se estableció.
Si la valorización requiere de conocimiento técnico o científico especializado, se realizará mediante
la actuación de un perito que reúna las calidades para tal fin, de no existir personal capacitado
dentro de la entidad para realizarlo, mediante autorización del Representante Legal se hará la
contratación correspondiente.

Faltantes No Justificados: Cuando existan elementos que no sea procedente o viable su
compensación, en el informe final de inventario se dejará constancia del hecho, para que el
Responsable del Almacén traslade oficialmente al comité de inventarios el resultado de las
averiguaciones y la información o descargos iniciales presentados por el usuario o responsable
del bien, documentación ésta, que será tenida en cuenta por el comité para evaluar cuantitativa y
cualitativamente el grado de importancia y así avalar la solicitud del Responsable del Almacén y
Bodega de dar traslado a la oficina de investigaciones disciplinarias o a quien haga sus veces al
interior de la entidad.
Compensaciones; Las compensaciones de faltantes, con sobrantes que se presenten
simultáneamente, se realizarán previa autorización del Representante Legal o del funcionario que
él delegue para tal fin o del comité de inventarios. En tal evento debe existir similitud entre los
elementos en cuanto a características físicas, técnicas, clase, modelo, precio, etc., que hubieran
podido originar confusión en los recibos o salidas de los bienes.
Para registrar la incorporación de sobrantes y la eliminación de faltantes, deberán producirse los
comprobantes de entrada y salida en forma simultánea
Responsabilidades; De conformidad con la ley, es deber de los servidores públicos vigilar y
salvaguardar los bienes y valores encomendados, cuidar que sean utilizados debida y
racionalmente según los fines a que han sido destinados y responder por la conservación de
documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y administración, rendir
oportunamente cuenta de su utilización y poner en conocimiento del superior inmediato los
hechos que puedan perjudicar la administración, en relación con el manejo de bienes.

BIENES SUCEPTIBLES DE INVENTARIO
1. BIENES PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
1. Bienes Inmuebles
2. Bienes muebles en Bodega
3. Muebles y Enseres
4. Equipo de Oficina
5. Equipo de Computo
6. Equipo de Comunicación
7. Vehículos
8. Equipo de Comedor Cocina, Despensa y Hoteleria
9. Bibliotecas
10. Software
2. BIENES DISPONIBLES PARA COMERCIALIZACION O VENTA
3. BIENES EN PODER DE TERCEROS
4. BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS
5. ELEMENTOS DE CONSUMO

Puntos críticos que deben analizarse y tener en
Cuenta en el manejo de bienes
LOS SALDOS QUE FIGURAN EN ALMACÉN – INVENTARIOS SON
DIFERENTES A LOS QUE REPORTA CONTABILIDAD
 Sistemas independientes sin interfase a Contabilidad
 Procedimientos que no están claramente establecidos
 Los movimientos de ingresos, egresos y baja de bienes no se
reportan
 Clasificación
 Codificación
 Registros y soportes contables
 Ausencia de inventarios consolidados y conciliación con el balance
de la entidad
(PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO)

SALDOS DE LA CUENTA DE CONTABILIDAD
CON ALMACEN – INVENTARIOS
 Revisar los saldos reportados por CCoonnttaabbiilliiddaadd eenn BBaallaannccee
ccoonnttrraa llooss ssaallddooss ssooppoorrtteess ddee AAllmmaaccéénn ee IInnvveennttaarriiooss..
IIddeennttiiffiiccaarr llaass iinnccoonnssiisstteenncciiaass,, qquuee aaffeeccttaann llooss ssaallddooss..
RReevveellaarr eell oorriiggeenn yy mmaaggnniittuudd ddee llaa iinnccoonnssiisstteenncciiaa ddee eessttooss
ssaallddooss..
GGeenneerraarr ppllaann ddee aacccciióónn ppaarraa llaa ccoonncciilliiaacciióónn ddee llooss ssaallddooss
RReeaalliizzaarr llooss aajjuusstteess nneecceessaarriiooss ppaarraa rreefflleejjaarr llaa rreeaalliiddaadd
ffiinnaanncciieerraa
DDeeffiinniirr pprroocceeddiimmiieennttooss qquuee ppeerrmmiittaann rreeaalliizzaarr llooss aajjuusstteess
ccoorrrreessppoonnddiieenntteess..

Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, Manejo de Inventarios
Artículo 34, Deberes de los funcionarios públicos, en sus numerales 4, 5,21 y 22:
Numeral 4….“Utilizar bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo
o función, las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que
tenga acceso por razón de sus función, en forma exclusiva para los fines a que
están afectos.”
Numeral 5….“Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo,
cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o
evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.”
Numeral 21…”Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y
cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines
a que han sido destinados.”
Numeral 22…”Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes
confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”

Artículo 48, Son faltas gravísimas, numerales 3, 43, 51, 52 y 63:
Numeral 3…”Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del Estado o a cargo
del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya
administración o custodia se le haya confiado por razón de sus funciones, en cuantía igual o superior a
quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales. Incrementar injustificadamente el patrimonio,
directa o indirectamente, en favor propio o de un tercero, permitir o tolerar que otro lo haga”.
Numeral 43…”Causar daño a los equipos estatales de informática, alterar, falsificar, introducir, borrar, ocultar
o desaparecer información en cualquiera de los sistemas de información oficial contenida en ellos o en
los que se almacene o guarde la misma, o permitir el acceso a ella a personas no autorizadas”.
Numeral 51…”Adquirir directamente o por interpuesta persona bienes que deban ser enajenados en razón
de las funciones de su cargo, o hacer gestiones para que otros los adquieran”.
Numeral 52…”No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de
Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la
Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se
expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz”.
Numeral 63...”No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer llaass aapprrooppiiaacciioonneess pprreessuuppuuééssttaalleess
ppeerrttiinneenntteess””..

Artículo 55, Son faltas gravísimas, numeral 4:
Numeral 4…” Apropiarse, directa o indirectamente, en provecho propio o de un tercero, de
recursos públicos, o permitir que otro lo haga; o utilizarlos indebidamente.”
Otra normatividad asociada a inventarios:
Circular número 25 de 2000, por la cual se fijan Pautas mínimas para la implementación
del Plan General de Contabilidad Pública que regirá a partir del 1º de enero del 2001.

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS EN SERVICIO
EL CONTROL DE ESTOS ELEMENTOS SE EJERCERÁ A
TRAVÉS DEL GRUPO DE INVENTARIOS EL CUAL TENDRÁ EN
CUENTA LOS SIGUIENTES MECANISMOS:
• INVENTARIO SISTEMATIZADO DE BIENES
• CARPETAS POR DEPENDENCIAS
• SISTEMA INTERNO DE IDENTIFICACION DE LOS BIENES
INDIVIDUAL Y POR DEPENDENCIA
• PRUEBAS SELECTIVAS DE DEVOLUTIVOS EN SERVICIO
• PROGRAMAS GENERALES DE INVENTARIOS FISICOS DE
DEVOLUTIVOS EN SERVICIO.

OBTENCION INFORMACION PARA LA PLANEACION
DE LOS INVENTARIOS
1. ANALIZAR ESTADO GENERAL DE LA CONTABILIDAD Y LA
INFORMACION DE ALMACENES, INVENTARIOS Y ARCHIVOS
2. OBTENER LA INFORMACIÓN SOBRE ORDENAMIENTO,
CLASIFICACIÓN, CARACTERÍSTICAS Y REQUISITOS NECESARIOS
PARA MANIPULACIÓN Y RECONOCIMIENTO.
3. UBICAR E IDENTIFICAR GEOGRAFICAMENTE LOS SITIOS Y LAS
DEPENDENCIAS QUE PUEDEN TENER BIENES DE LA ENTIDAD
4. DIFERENCIAS ENTRE REGISTROS DE CONTABILIDAD E
INVENTARIOS
5. EVALUAR GRADO DE COMPLEJIDAD DE TOMA FÍSICA EXISTENTE.
6. PERSONAL REQUERIDO PARA LA TOMA FÍSICA, DURACIÓN Y
PLANEACIÓN.
7. SISTEMAS DE CONTROL INTERNO EXISTENTES, RESPALDO
ADMINISTRATIVO, SEGUIMIENTO, CONTROL, REGISTRO E
INFORMES DE INVENTARIOS
8. SEGUIMIENTO CONTROL Y RESPONSABILIDAD DE LOS
ENCARGADOS
9. INFORME DE RESULTADOS

PLANEACION TOMA FISICA DE INVENTARIOS
LOS INVENTARIOS SE INICIAN CON UN SANEAMIENTO Y
DEPURACION DE SALDOS ANTIGUOS Y DE LOS BIENES QUE
ESTEN REGISTRADOS POR DEBAJO DE MEDIO SALARIO MINIMO
LEGAL VIGENTE.
• OPORTUNIDAD – FECHAS DE INICIACION Y TERMINACION
• RESPONSABLES DE CADA SEDE
• PROYECCION DEL PERSONAL REQUERIDO
• CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DE PERSONAL PARTICIPANTE
• APOYO TOTAL ADMINISTRATIVO
• DETERMINACION DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS A SEGUIR
• RECONOCIMIENTO DE LAS DEPENDENCIAS Y LAS, BODEGAS
• INFORMES A EMITIR Y CONTENIDOS
• EVALUACIONES DE RESULTADOS

ASPECTOS A CONSIDERAR EN UNA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
LA TOMA FÍSICA DEBE SER ORDENADA Y LA INFORMACION
QUE SE LEVANTE DEBE SER COMPLETA Y VERAZ
1. IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE LOS BIENES SERVIBLES EN USO
2. IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE LOS BIENES INSERVIBLES,
OBSOLETOS E INNECESARIOS - TRAMITAR LAS BAJAS
NO HAY CLARIDAD EN EL PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA DAR
DE BAJA
3. IDENTIFICAR LOS BIENES QUE NO APARECEN EN EL FISICO PERO
FIGURAN EN LOS REGISTROS DE LA ENTIDAD
PROCESO ADMINISTRATIVO QUE PERMITA IDENTIFICAR LOS
FALTANTES Y LOS RESPONSABLES DE ESTOS
4. IDENTIFICACION DE BIENES NO REGISTRADOS EN INVENTARIOS
INCORPORAR
COMPENSAR BIENES DE IGUALES CARACTERISTICAS
5. IDENTIFICAR BIENES QUE FIGURAN EN INVENTARIO - ACTIVOS
PERO POR SUS CARACTERISTICAS PUEDEN SER CONSIDERADOS
DE CONSUMO - DEPURAR BIENES
6. IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE LOS BIENES RECIBIDOS
Y ENTREGADOS EN COMODATO
7. CONCILIACION DE LOS SALDOS OBTENIDOS EN LA TOMA FISICA Y
LOS REFLEJADOS CONTABLEMENTE

DOCUMENTACION YY SSOOPPOORRTTEESS
•AAddiicciioonnaall aa qquuee ttooddooss llooss aajjuusstteess yy
rreeccllaassiiffiiccaacciioonneess rreeaalliizzaaddaass ddeebbeenn rreeaalliizzaarr ccoonn
uunn aaccttoo aaddmmiinniissttrraattiivvoo,, eessttooss ddeebbeenn eessttaarr
ddeebbiiddaammeennttee ssooppoorrttaaddooss ppoorr llooss ddooccuummeennttooss
ggeenneerraaddooss oo rreeccuuppeerraaddooss..
•TTooddooss eessttooss aassppeeccttooss ddeebbeenn qquueeddaarr
ppeerrffeeccttaammeennttee ddooccuummeennttaaddooss eenn llaass nnoottaass aa
llooss eessttaaddooss ffiinnaanncciieerrooss

ESTRATEGIAS PAR A LA TOMA DDEE IINNVVEENNTTAARRIIOOSS FFIISSIICCOOSS
• VViissiittaass ddee ddiiaaggnnóóssttiiccoo ppaarraa ddeetteerrmmiinnaarr llaass
ddeeffiicciieenncciiaass ccoonnttaabblleess yy ggeenneerraarr ccoommpprroommiissooss
•AAnnáálliissiiss eessttaaddooss ccoonnttaabblleess ee iinnffoorrmmeess aa llooss
eenntteess ddee ccoonnttrrooll yy ffiissccaalliizzaacciióónn
•PPrrooggrraammaass ddee ccaappaacciittaacciióónn
•IInnssttrruummeennttooss ddee pprroocceeddiimmiieennttooss ppaarraa ccoorrrreeggiirr
ddeeffiicciieenncciiaass

Administraciòn del riesgo
SISTEMA DE CALIFICACION DE RIESGO
APLICACIÓ
N
(EN LA
FASE DE
PLANEACION)
CALIFICACIÓN NIVEL DE
RIESGO
EFECTIVIDAD
(EN LA
FASE DE
EJECUCION)
EFECTIVO
SE APLICA 0 BAJO
MEDIO
ALTO
NO SE
APLICA
1
2
2 ALTO
PROCEDIMIENTO
DE CONTROL
EXISTE
CON
DEFICIENCIAS
NO ES
EFECTIVO
NO EXISTE 3 ALTO

Registro de ingresos:
CARGOS DIFERIDOS
No es obligatorio el registro en Cargos diferidos elementos
de consumo que son suministrados para un consumo
inmediato, cuando su aplicación y beneficio son
simultáneos.
A discreción de lo que determine los procedimientos
internos de cada entidad.
Concepto 08269 de agosto de 1998

Registro de ingresos:
Registro de estudios e investigaciones:
• El almacén no es una instancia de control para la verificación de
ejecución de convenios y proyectos.
• El almacén es centro administrativo para el manejo de los bienes
de la entidad.
• La administración debe establecer procedimientos para el registro
de este tipo de bienes.
• Se puede registrar en la cuentas cargos diferidos y amortizarse,
en función de las salidas de dichos elementos
Concepto 14769 28 De Febrero De 2000

Aspectos varios
Baja de bienes por catástrofe o Siniestro
Es procedente dar de baja desde el punto de vista
contable sin afectar responsabilidad en proceso a
elementos que han sido objeto de este tipo de
insucesos siempre y cuando este sea certificado
por una autoridad competente.
Concepto 02741 de mayo de 1999

Administracion de bienes

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