Este documento proporciona 42 consejos para mejorar las presentaciones en PowerPoint. Algunos consejos clave incluyen ensayar con antelación, pedir que otros revisen las diapositivas para corregir errores, limitar cada diapositiva a 30-60 segundos, hablar mirando al público en lugar de las diapositivas, y simplificar y recortar el contenido para enfocarse en lo más importante. El objetivo general es entregar la presentación de manera clara, entretenida y enfocada para mantener la atención del público.

1. …a la hora de preparar
una presentación en Power Point
Bilbao, 2014
Mi correo: emilio.rodriguezbilbao@osakidetza.net
Mi página: www.historiasdemedicina.com

2. 1- -¡Atención al tiempo! Ensaya con reloj:
Lo que queremos que recuerden lo debemos decir al final. Quedarse a
medias tampoco es bueno en las presentaciones médicas.
2- Que alguien te corrija las diapos:
Siempre queda alguan errrata q ue se noss a pasaddo.
3- Una diapositiva cada 30-60”, como norma general:
Si vamos a más velocidad estarán más pendientes de ver que de oir.
Y peor aún si las transiciones son animadas.
4- Visita la sala y comprueba los equipos. Que todo funcione
perfectamente: Conocer la sala es conocer el terreno de juego,
puedes decidir desde dónde hablas, desde dónde no te ven, la luz,
por dónde puedes moverte. Debemos familiarizarnos con los equipos,
estar seguros de que van a funcionar, saber manejarlos.
5- Ten siempre un plan B:
Lleva tu presentación en otro pendrive o en un cd. ¡Las trasparencias
han evitado alguna catástrofe!
6- Mejor de pie y sin atril delante:
Te permite los desplazamientos y una mejor expresión corporal. Por
supuesto que si lo necesitas el atril es un buen sitio para apoyar las
manos y que no se note que tiemblan, para dejar los apuntes por si
nos olvidamos de algo. Evita hablar sentado detrás de una mesa,
hace un efecto horrible y conduce a una especie de tono profesoral y
aburrido, no permite ni siquiera mover los brazos y se acaba leyendo
los papeles que tenemos delante.

3. 7- Una presentación es una actuación:
Como dice Paul Arden, ver en Google, “cuánto recuerdas de las
conferencias que has oido”. En sentido amplio, hasta la presentación
más seria debe tener algo de espectáculo, al fin y al cabo es una
persona actuando delante de un grupo, contando una historia.
Presentación y re-presentación sólo varían en dos letras.
8- Bien vestido, que nuestra madre lo aprobase:
La presencia debe ser de perfil bajo, que nada destaque en la ropa.
Tonos chillones, demasiado moderno, camiseta corta, desaliñado,
exagerado/a. No es momento de ser rompedor, mejor
convencionales.
9- Llegar pronto, antes que el público:
Son ellos los que llegan a tu territorio ya que al llegar el primero has
tomado posesión. Te permite hablar con los asistentes de uno en uno
o en grupo pequeño, presentarte sin nervios en distancia corta. De lo
dicho, nada si se trata de un salón de actos o un congreso en el que
se sale por turno.
Saludar a los conocidos, relaja y da complicidad
10- Bien ensayada la fórmula inicial:
A algunos les cuesta empezar a hablar. Para evitar ese silencio
ominoso lo mejor es llevar aprendida de memoria una fórmula inicial
tipo “nombre, rango y regimiento, encantado de estar aquí y voy a
hablar de tal cosa”.
11-Ajustarse al tiempo:
Como ya habíamos ensayado con reloj lo más probable es que nos
sobre tiempo y eso siempre se agradece. Además, pensad en el
efecto horrible de quedarse sin terminar la presentación.

4. 12- Hablar mirando al público:
Cuando sea posible, claro. Por eso es mejor mantener la sala
iluminada. En una sala grande podremos controlar las primeras filas.
Al hablar mirando resulta más fácil el apoyo no verbal con gestos de
manos, de cabeza y de cara.
Igualmente nos permite captar gestos amistosos, asertivos,
interesados, que refuerzan nuestra confianza.
13-Contacto visual, busca caras amistosas:
Del punto anterior deducimos que es conveniente saltar de cara
amiga a cara amiga.; da naturalidad al recorrido de nuestra vista. No
te detengas en los que tienen aspecto aburrido, te descentrarán. Si
tienes ganas de pelea, busca las caras que te están contradiciendo.
14- Tener muy claro el manejo del equipo:
Eso de “no sé cómo se enciende esto, creo que lo tengo aquí en esta
carpeta, alguien sabe cómo se apaga este chisme…” no suele causar
buena impresión.
15- No leer las diapositivas, la gente también sabe leer:
Eso querrá decir además que no has compactado lo suficiente el
contenido de tus diapos.
16- El Powerpoint no es un guión, ni un teleprompter:
Salvo aquellas diapos que preparo como guión para el público, el
resto son para reforzar mi presentación verbal.
17- No cruzarse en la proyección:
¡Esa sombra cruzando la pantalla que impide ver lo que se proyecta!.
Y cada vez que lo hacemos solemos quedar deslumbrados.

5. 18- No dar la espalda el público:
Salvo en los momentos imprescindibles.
19- No señalar con el ratón:
A algunos les gusta señalar con el ratón en el ordenador y que eso se
proyecte en la pantalla. El efecto aumentado suele ser una flecha
temblorosa que se desplaza imprecisa a través de la proyección.
20- No temer preguntas, eres el que más sabe:
Sobre esto no cabe ninguna duda, quien ha preparado un tema lo
domina, conoce lo último, lo tiene fresco: ¡es el/la que más sabe!
21- Si no sabes algo, admítelo:
Puede ocurrir, siempre hay algún sabihondo que te la puede jugar. En
ese caso, reconoce abiertamente que no lo sabes, di que la cuestión
es muy interesante y ofrécete a contestar en cuanto te sea posible
por email.
22- Especialmente educado con los detractores:
No des la sensación de que te estás enfadando. Ten claro que en caso
de conflicto, la mayoría de los asistentes se pondrán de parte del
discrepante que es “uno de los suyos” mientras que tú eres “el que
está ahí enfrente”.
23- El exceso es ruido:
Más palabras, más signos de puntuación, más subrayados, más
mayúsculas, más dibujos, más fotos, más efectos, más fondos, más
de cualquier cosa… es ruido que no permite “oir” lo esencial del
mensaje.

6. 24- Divide el contenido en varias diapos:
Si una diapo tiene un exceso de líneas divide en las que te parezca
necesario de modo que no sobrepases lo recomendable de 6 o 7
líneas máximo. Eso sí, relacionalas con título y número.
25- No decores las diapos:
No pongas nada para que esté más bonita.
26- La simetría es aburrida, la naturaleza es asimétrica:
En general, la asimetría da sensación de dinamismo. Lo demasiado
simétrico, si se repite termina pareciendo monótono.
27- Más con menos. Recorta y simplifica después de creer que has
acabado:
Una vez que has cerrado el trabajo, descansa un rato y luego vuelve
a coger la tijera. Verás que puedes suprimir algún dibujo, algún
artículo o preposición, alguna animación, algún colorín.
28- No usar varios colores cuando bastaría uno:
Una vez que asignas un significado a un color, úsalo de modo
coherente. No uses demasiados colores pues el que mira tendrá
dificultades para recordar el significado que le has dado a cada uno.
29- Elegir una paleta de colores y repetirla:
Se deduce de lo anterior, lo mejor es que escojas una paleta, le
asignes los significados y la repitas. Y todavía mejor si lo haces en
todas tus presentaciones. Eso se llama estilo propio. No sólo es
elegante, ayuda a decodificar, entender, más rápidamente.

7. 30- Dialéctica negro-blanco, lleno-vacío:
Prueba de vez en cuando. Sólo blanco-negro-grises. Es una vuelta a
los orígenes de la imprenta y sigue teniendo un prestigio indudable,
por lo menos entre la gente de la generación Gutenberg.
31- Imágenes de calidad, busca en Internet:
Existen bancos de imágenes muy buenos, médicos, flickr. Atención al
copyright pero para uso habitual no hay problemas. Un truco, si
buscas imágenes con palabra clave en inglés o francés o lo que sea,
te saldrán búsquedas diferentes.
32- ¡No uses los clip-art del Office! Los usan todos:
Sobre todo los odiosos beans, esos monigotes negros que pretenden
ser graciosos.
33- El vacío es amplificador, es el marco del cuadro:
No conviertas el recuadro de luz en un bazar. Que corra el aire entre
las letras y las imágenes. Que no parezca una habitación llena de
muebles.
34- Diseño unitario. Repetir esquemas de diseño ayuda a la
comprensión:
Ya sabes, el estilo. Que las cosas quieran decir siempre lo mismo, por
lo menos mientras dure la película. Lo entenderán mejor y evitas el
riesgo de que algunos se enfaden, recuerda que sentirse engañado o
defraudado enfada lo mismo que obligar a la gente a hacer
demasiado esfuerzo para entender. Sobre todo si no somos una
eminencia a la que se le perdona todo. Y casi ninguno lo somos.
Repetición y limpieza trasmiten armonía y claridad.

8. 35- El sentido de lectura es de izquierda a derecha:
Salvo en China y en Arabia, los demás leemos, decodificamos, de
izquierda a derecha. Al llegar al final de la línea, deberíamos tener
toda la información necesaria para entenderla. Y da igual que lo que
leamos sean letras o imágenes. Las imágenes también hay que
leerlas para entenderlas.
36- Trabaja con dos tipos de letra que no se parezcan demasiado.
Mejor una con serif y otra de palo seco: arial o calibri / times, georgia
/ verdana son buenas parejas.
37- No te compliques la vida eligiendo letras antiguas ,tipo gótica, de
diseño artístico o imitando letras manuales. Manejando Helvética, o
su sucedáneo del ordenador Arial, Calibri, Times, Georgia y Verdana y
la Comic-sans, con muchísima moderación y en momentos puntuales,
como letra más relajada y simpática, tienes de sobra.
38- Siempre que puedas, no hagas las líneas ni demasiado largas ni
demasiado cortas. Tampoco dejes partículas y preposiciones al final
de una línea.
39- Atención al uso de mayúsculas. No olvides que los oftalmólogos
nos hacen leer mayúsculas para que nos equivoquemos. Se parecen
mucho unas a otras. Además hay reglas de ortografía para ellas.
40- A lo más que puedes aspirar es a que se recuerde una sola idea
de todo lo que has expuesto. Y a ésto puedes añadir que la atención
del público dura alrededor de 15 minutos, con suerte y si eres
entretenido. Consuélate pensando que cuando dices eso de “y para
terminar quiero decirles”, la atención vuelve a subir. En algún sitio he
leído que casi el 80% de los asistentes se dedican a otra cosa durante
una presentación. Podría ser peor: que se levanten y se marchen.

9. 41- Se realizan alrededor de 30 millones de presentaciones PPT cada
día. Y por lo menos en 20 millones de ocasiones, las diapos ganan por
goleada al presentador: por colorines, por difíciles de leer, por
bonitas, por recargadas, por animadas, por largas, por aburridas, por
demasiadas… El americano General McMaster decía a propósito del
exceso de uso del PowerPoint: “es peligroso por que puede generar la
ilusión de comprender y la ilusión de controlar”.
42- … continuará