Aplicaciones Ofimáticas Microsoft Excel Parte 11

Instituto Universitario de Seguros
Unidad Programática Computación 0-301 – Docente Carlos González Quintero – Mayo 2021
Se autoriza su uso público
Aplicaciones Ofimáticas: ¿Qué son, para qué sirven y qué tipos hay?
¿Cómo crear una tabla dinámica?
Partiendo de una hoja de cálculo que contiene las estadísticas de ventas para una empresa ficticia, supongamos que
queremos responder a la pregunta: ¿cuánto es el total de ventas por cada vendedor?
Esto puede llevar mucho tiempo porque cada uno de ellos aparece en varias filas al igual que su venta mensual. Aunque
podríamos utilizar la función Subtotal todavía tendríamos un montón de datos por analizar.

Por suerte, una tabla dinámica puede hacer todas las operaciones matemáticas al instante y resumir los datos de una
manera que no sólo es fácil de leer, sino también de manipular.
Para crear una tabla dinámica que responda a la pregunta, sigue estos pasos:
Paso 1:
Selecciona la tabla o celdas, incluyendo los encabezados de columna, que contienen los datos que vas a utilizar.
Paso 2:
En la ficha Insertar, haz clic en el comando Tabla dinámica.

Paso 3:
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Asegúrate de que la configuración sea correcta y haz clic
en Aceptar.
Paso 4:
Una tabla dinámica en blanco aparecerá al lado izquierdo y la lista de campos, al derecho.

Agregar campos a una tabla dinámica
Tendrás que decidir qué campos vas a añadir a la tabla dinámica una vez la has creado. Cada campo es simplemente una
cabecera de columna de los datos de origen.
Pasos para agregar campos a la tabla dinámica:
Paso 1:
En la lista de campos, coloca una marca de verificación al lado de cada campo que desees agregar.

Paso 2:
Los campos seleccionados se agregarán a una de las cuatro áreas por debajo de la Lista de campos. Si un campo no está
en la zona deseada, puedes arrastrarlo a uno diferente.
Paso 3:
La tabla dinámica ahora muestra la cantidad vendida por cada vendedor.

Al igual que con los datos de hojas de cálculo normales, puedes ordenar los datos en una tabla dinámica utilizando el
comando Ordenar y filtrar en la pestaña Inicio.
También puedes aplicar cualquier tipo de formato que quieras. Por ejemplo, es posible que quieras cambiar el formato de
número de moneda. Sin embargo, ten en cuenta que algunos tipos de formato pueden desaparecer cuando se modifica la
tabla dinámica.
Datos cambiantes en las tablas dinámicas
Una de las mejores cosas acerca de las tablas dinámicas es que te permiten cambiar los datos para responder a múltiples
preguntas e incluso experimentar con los datos.
En nuestro ejemplo, hemos utilizado la tabla dinámica para responder a la pregunta: ¿cuál es el total vendido por cada
vendedor? Sin embargo, ahora nos gustaría responder a una nueva pregunta, por ejemplo, ¿cuál es el total vendido en
cada mes? Podemos hacer esto con sólo cambiar las etiquetas de fila. Para hacerlo, sigue estos pasos:
Paso 1:
Arrastra los campos existentes fuera del área Etiquetas de fila, y desaparecerán.

Paso 2:
Arrastra un campo nuevo de la Lista de campos al área Etiquetas de fila. En este ejemplo, estamos usando el
campo Mes.
Paso 3:
La tabla dinámica se ajusta para mostrar los nuevos datos. En este ejemplo, ahora nos muestra la venta total en cada mes.

Añadir etiquetas de columna a una tabla
Añadir etiquetas de columna:
Paso 1:
Arrastra un campo desde la Lista de campos al área Etiquetas de columna. En este ejemplo, estamos usando el
campo Región.
Paso 2:
La tabla dinámica ahora tendrá varias columnas. En este ejemplo, existe una columna para cada región.

Agregar un filtro al informe:
¿Es posible concentrarse sólo en una parte de los datos y filtrar todo lo demás?

Puedes concentrarte sólo en una parte de los datos y filtrar todo lo demás. A continuación, te mostraré cómo
concentrarse solo en ciertos vendedores para ver el impacto en las ventas totales.
Paso 1:
Arrastra un campo desde la lista de campos al área de Filtro de informe. En este ejemplo, estamos usando el
campo Vendedor.

Paso 2:
El filtro del informe aparece encima de la tabla dinámica. Haz clic en la flecha hacia abajo en el lado derecho del filtro para
ver la lista de elementos.
Paso 3:
Selecciona el elemento que quieres ver. Si deseas seleccionar más de un elemento, coloca una marca de verificación al
lado de seleccionar varios elementos.
En el siguiente ejemplo, estamos seleccionando dos vendedores.
Paso 4:
Haz clic en Aceptar. La tabla dinámica se ajustará para reflejar los cambios.

¿Qué es la segmentación de datos?
Excel 2010 tiene una herramienta llamada Segmentación de datos para hacer el filtrado más fácil e interactivo. Con ella
puedes seleccionar los elementos y ver inmediatamente los resultados. Si colocas muchos filtros a las tablas dinámicas, es
posible que prefieras utilizar la segmentación de datos.
Pasos para insertar segmentación de datos:
Paso 1:
Selecciona cualquier celda de la tabla. La pestaña Opciones aparecerá en la Cinta de opciones.
Paso 2:
En la pestaña Opciones, haz clic en el comando Insertar segmentación de datos. Un cuadro de diálogo aparecerá.
Paso 3:
Selecciona el campo deseado. En este ejemplo, seleccionaremos Vendedor. A continuación, haz clic en Aceptar.

Paso 4:
La cortadora aparecerá al lado de la tabla dinámica. Cada elemento seleccionado se resaltará en azul. En el siguiente
ejemplo, la máquina de cortar contiene una lista de todos los vendedores diferentes y cuatro de ellos son seleccionados
actualmente.
¿Cómo usar la segmentación de datos?
Al igual que con los filtros de informe, sólo los elementos seleccionados se utilizan en la tabla dinámica. Al seleccionar o
deseleccionar elementos, la tabla dinámica al instante reflejará los cambios realizados.
Puedes practicar la segmentación de datos siguiendo estos pasos:

 Para seleccionar un solo elemento, basta con hacer clic en él.
 Para seleccionar varios elementos, mantén presionada la tecla Control (Ctrl) en tu teclado y haz clic en cada elemento que
quieras.
 También puedes seleccionar varios elementos haciendo clic y arrastrando el ratón. Esto es útil si los artículos deseados son
adyacentes entre sí o si deseas seleccionar todos los elementos.
 Para anular la selección de un elemento, mantén presionada la tecla Control (Ctrl) en tu teclado y haz clic en el elemento.
¿Qué son y cómo crear gráficos dinámicos?
Los gráficos dinámicos son como los gráficos normales, solo que muestran los datos de una tabla dinámica. Al igual que
un gráfico normal, podrás seleccionar un tipo de gráfico, diseño y estilo para representar mejor los datos.

Pasos para crear gráficos dinámicos:
En este ejemplo, vamos a utilizar un gráfico dinámico para que podamos visualizar las tendencias en cada región de
ventas. Para ello, sigue estos pasos:
Paso 1:
Selecciona cualquier celda de la tabla. La pestaña Opciones aparecerá en la Cinta de opciones. Allí, haz clic en el el
comando Gráfico dinámico.
Paso 2:
En el cuadro de diálogo, selecciona el tipo de gráfico deseado y haz clic en Aceptar.

Paso 3:
El gráfico dinámico aparecerá en la hoja de cálculo. Si quieres, puede moverlo haciendo clic y arrastrándolo.

¿Para qué sirve el análisis de hipótesis?
El análisis de hipótesis es útil cuando necesitas cambiar los valores de las celdas para ver cómo afectan éstos al resultado
de las fórmulas en tu hoja de cálculo. En Excel 2010 hay tres herramientas de análisis de hipótesis. Sin embargo, aquí nos
concentraremos en una llamada Búsqueda de objetivo.
Búsqueda de objetivo
La búsqueda de objetivo toma un resultado y determina los valores de entrada posibles que producen ese resultado. Por
ejemplo, supongamos que necesitas un préstamo de $20’0000.000 para comprar un coche nuevo. Sabes que lo pagarás
en un plazo de 60 meses y que puedes aportar máximo $400.000 mensuales. Sin embargo, no estás seguro de cuál va a
ser la tasa de interés.
En la imagen que verás a continuación, puedes ver que la tasa de interés se deja en blanco y el pago es $333,33. Eso es
porque el pago se calcula mediante una función especializada llamada PAGO. $333,33 sería el pago mensual, si no
existiera el interés ($20.000 dividido en 60 mensualidades).

Es necesario que entiendas primero cómo trabajan las funciones antes de utilizar análisis de hipótesis. Si no sabes como
en qué consisten usan las funciones, revisa nuestra lección Explora las funciones básicas de Excel 2010.
Cómo insertar la función de pago:
Paso 1:
Selecciona la celda en la que verás el resultado de la función. En este caso, B5.
Paso 2:
Haz clic en la pestaña Fórmulas y selecciona el comando Financieras.
Paso 3:
Un menú desplegable aparecerá mostrando todas la funciones relacionadas con las finanzas. Desplázate hacia abajo y
selecciona la función de PAGO.

Paso 4:
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función. Allí, introduce los valores deseados y/o referencias de celdas en
los diferentes campos. En este ejemplo, sólo estamos utilizando la tasa Nper (el número de pagos) y Va (monto del
préstamo).

Paso 5:
Haz clic en el botón Aceptar y el resultado aparecerá en la celda seleccionada. Ten en cuenta que este no es nuestro
resultado final, ya que aún no se sabe cuál será la tasa de interés del préstamo.

Herramienta de análisis Buscar objetivo
La herramienta de análisis Buscar objetivo te ayudará a encontrar la tasa de interés más alta que deberás pagar por tu
préstamo.
Pasos para encontrar la tasa de interés con la herramienta Buscar Objetivo:
Paso 1:
Selecciona la pestaña Datos y haz clic en el comando Análisis y si. Verás que se muestra una lista desplegable. Allí,
selecciona la opción Buscar objetivo.
Paso 2:
Aparecerá un cuadro de diálogo que contiene 3 campos:
 Definir la celda: Esta es la celda que contendrá el resultado deseado que en este caso, será el pago mensual. En el ejemplo que
estamos trabajando, vamos a utilizar la celda B5. No importa si se trata de una referencia absoluta o relativa.

 Con el valor: Este es el resultado deseado. En este ejemplo, vamos a ponerlo en -400. Ya que estamos haciendo un pago que
restará del prestamo, se tiene que ingresar como número negativo.
 Para cambiar celda: Se trata de la celda donde se ubicará la respuesta de la búsqueda de objetivos. En este caso, la tasa de
interés. En el ejemplo, se usará la celda B4.
Paso 3:
Cuando hayas finalizado, haz clic en el botón Aceptar. El cuadro de diálogo te dirá si Buscar objetivo fue capaz de
encontrar una solución. En este ejemplo la solución es 1.64% y se ha ubicado en la celda B4. Esto nos dice que la tasa de
interés 1.64% nos dará un pago de $400.000 al mes por un préstamo de $20.000.000 que se paga en 60 meses.

Herramienta de análisis Administrador de escenarios
Para proyectos más avanzados, es posible que quieras utilizar los escenarios. Esta opción te permite probar varios valores
y ver cómo cambia el resultado.
Los escenarios permiten sustituir los valores de varias celdas (hasta 32) al mismo tiempo. Es especialmente adecuado para
mostrar el mejor y el peor de los casos. Puedes crear tantos escenarios como quieras y, a continuación, compararlos sin
tener que cambiar manualmente todos los valores.
Pasos para usar el administrador de escenarios:
En el siguiente ejemplo, cada escenario contiene un plazo y una tasa de interés. Al seleccionar cada escenario, se
reemplazarán los valores de la hoja de cálculo con sus propios valores y el resultado será recalculado.
Paso 1:
Ubica la pestaña Datos y haz clic en el comando Análisis y si. Luego, selecciona la opción Administrador de escenarios.

Paso 2:
Aparecerá el cuadro de diálogo Administrador de escenarios. Allí, debes hacer clic en el botón Agregar.
Paso 3:
Verás que aparece el cuadro de diálogo Agregar escenario. Allí, debes escribir un nombre para tu escenario en el espacio
en blanco correspondiente.
Paso 4:
A continuación, haz clic en las celdas cuyos datos vayas a cambiar. Luego, haz clic en el botón Aceptar ubicado en la parte
inferior del cuadro de diálogo.

Paso 5:
Aparecerá el cuadro de diálogo Valores del escenario. Allí, escribe los nuevos valores para las celdas que seleccionaste y
haz clic en el botón Aceptar.

Paso 6:
Una vez has creado el escenario, volverás al cuadro de diálogo Administrador de escenarios. Allí, haz clic
en Mostrar para probar los nuevos valores y ver cómo se modifica el resultado de los valores que tenías anteriormente.

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