Apuntes excel 2010 jun2012

Microsoft Excel 2010

Nivel Avanzado
http://kybele.es/BBVA/excel/

David Granada
david.granada@urjc.es

Agenda
 Empezar a trabajar con EXCEL  Funciones (…)
 Personalización del Entorno de Trabajo  Funciones de Información
 Edición de Celdas  Funciones de Búsqueda y Referencia
 Fórmulas y Funciones (introducción)  Funciones de Fecha y Hora
 Selección de Celdas
 Funciones Estadísticas
 Trabajar en Modo Grupo
 Funciones Matriciales
 Referencias a Celdas
 Funciones Financieras
 Nombrar Celdas
 Herramientas para Análisis
 Opciones Avanzadas de Formato y
Presentación  Trabajar con Datos
 Alineación de Texto  Datos Consolidados
 Formatos Condicionales  Filtros
 Precisión de Pantalla  Filtros Avanzados
 Uso de Estilos  Macros
 Paneles  Validación de Datos
 Definición de Esquemas
 Subtotales
 Impresión y Presentación
 Función Buscar Objetivo
 Vistas Personalizadas
 Escenarios
 Protección de Celdas y Hojas
 Tablas Dinámicas
 Funciones
 Trabajar con Gráficos
 Funciones de Texto
 Funciones Matemáticas  Extracción de Datos y Libros Compartidos
 Funciones Lógicas

2

Personalización del Entorno de Trabajo
Barra de herramientas Barra de título
de acceso rápido

Grupos
Fichas

Barra de fórmulas

Grupo de
Ayuda de Excel
formato

Barra de desplazamiento
Barra de etiquetas

3

Mostrar y personalizar las barras de
Herramientas

 Una importante
utilidad en Excel
(como en el resto de
aplicaciones
integradas en la
suite de Office), es
la personalización de
barras de
herramientas y la
cinta de opciones.
 Permite tener a
mano las
Botón Derecho sobre cualquier barra o sobre la cinta:
 Personalizar barra de herramientas de acceso rápido herramientas de uso
 Personalizar cinta de opciones
 Archivo  Opciones más comunes.

4

Menú Herramientas

 Para modificar las barras o la cinta, es
necesario activar la opción de personalización
 Ficha Archivo  Opciones  Personalizar barra de
herramientas de acceso rápido
 Ficha Archivo  Opciones  Personalizar cinta de
opciones
 Botón Derecho sobre cualquier lugar de la cinta 
Personalizar…
 A partir de ahí, podemos:
 Añadir/Eliminar botones para comandos
 Cambiar el aspecto de los botones
 Crear/Eliminar/Reorganizar barras/fichas
EJEMPLO
barra
5

Mostrar y personalizar las barras y cintas

Ejercicio:
 Crear un nuevo libro de EXCEL
 En la hoja por defecto (Hoja1), crear una nueva ficha,
llamada “miFicha”
 Dicha ficha deberá tener los siguientes elementos:
 De la ficha “Archivo”, la opción: Nuevo
 De la ficha “Inicio”, grupo Celdas, la opción Insertar
 De la ficha “Datos”, grupo Esquema, las opciones Autoesquema
y Borrar esquema
 De la ficha “Vista”, grupo Ventana, la opción Inmovilizar

6

Edición de Celdas
 Hay varias formas de editar una celda
 Si hacemos clic sobre ella y empezamos a escribir estaremos
modificando el contenido de la celda usando la barra de fórmulas
 Podemos seleccionar la celda y pulsar F2
 Podemos seleccionar la celda y hacer clic sobre la barra de
fórmulas
 Cambiar comportamiento predeterminado:
 Ficha Archivo  Opciones  Avanzadas
 Marcar la opción Permitir editar directamente en las celdas
 Al pulsar F2, iremos directamente a la barra de fórmulas

Importante: cuando estamos en modo
“Edición” hay muchas opciones que
aparecen deshabilitadas.
… y muchas veces no nos damos
cuenta de que estamos en modo
7 “Edición 

Edición de Celdas
 Seleccionar rangos de celdas para editar
 Cuando EXCEL llega al final de la columna, comienza por la primera
fila de la siguiente columna
 Introducir los mismos datos en varias celdas:
 Seleccionar el rango de celdas
 Introducir el valor
 Pulsar CTRL + ENTER
 Introducir puntos decimales automáticamente
 Ficha Archivo  Opciones  Avanzadas
 Insertar automáticamente un punto decimal

8

Edición de Celdas
 AUTORELLENO
 Si arrastramos con el botón derecho en lugar del
izquierdo se mostrará un pequeño menú de opciones de
relleno. Ejemplos: Lunes, 1, Enero, 01/01/2012, etc.
 AUTOCOMPLETAR
 Podemos acceder a los anteriores valores de la columna
con la opción Elegir de la lista desplegable del menú
contextual para la celda
 Sólo reconoce valores adyacentes verticalmente: una
celda en blanco rompe la serie

9

Edición de Celdas
 Para introducir saltos de línea en una celda… ()
 Usar ALT + ENTER

 Podemos usar las opciones de auto corrección para
simplificar la entrada de datos
 Ficha Archivo  Opciones  Revisión  Opciones de
Autocorrección
 Podemos añadir abreviaturas para el texto que
introduzcamos con frecuencia
 Las entradas que añadamos estarán disponibles para
cualquiera de las aplicaciones de Office

10

Edición de Celdas
 Inserción de fracciones
 Podemos mostrar el valor como una fracción usando las
opciones de formato
 Al seleccionar la celda, la barra de fórmulas muestra el
valor computado

 En general, la barra de fórmulas siempre muestra el
valor real almacenado
 Las opciones de formato SÓLO se utilizan para
11
presentar el valor en la celda

Edición de Celdas
 Inserción de porcentajes
 Para evitar problemas, es recomendable utilizar el
símbolo ‘%’ a la hora de introducir un porcentaje en una
celda
 EXCEL lo reconocerá automáticamente
 Insertar, Eliminar y Mover hojas
 Cambiar nombre de las hojas
 Doble clic sobre la etiqueta
 Cambiar el color de las etiquetas
 Clic derecho sobre la etiqueta escogida

12

Manejo de Excel

Ejercicio:
 Abrir el libro Prácticas.
 Insertar una nueva hoja en blanco
 Renombrar la hoja como Ejercicio 1
 Introducir un conjunto de números con formato de
moneda
 Calcular la suma de los números
 Guardar el trabajo en disco

13

Fórmulas y funciones
 Las fórmulas constituyen el núcleo de cualquier hoja
de cálculo. De hecho, mediante fórmulas, se llevan a
cabo todos los cálculos que se necesitan.
 Las funciones permiten hacer más fácil el uso de
EXCEL e incrementar la velocidad de cálculo. Si se
las compara con las fórmulas, son más rápidas,
ocupan menos espacio en la barra de fórmulas y
reducen los errores (ya que no es necesario conocer
la sintaxis de la fórmula).
 Las funciones actúan sobre los datos contenidos en
una celda o conjunto de celdas igual que las fórmulas
lo hacen sobre los números.

14

Fórmulas
 Operaciones matemáticas que constan de
operadores, expresiones, etc.
 Ver “Precedencia de Operadores”
 Como ya hemos visto, se usará “:” para definir rangos
de celdas

15

Fórmulas

 Introducción de fórmulas
 Se puede hacer tanto desde la Barra de Fórmulas como
en la propia celda activa.
 Comenzar tecleando el signo igual (=). Así se indica al
programa que lo que se va a introducir en la celda
activa es una fórmula.
 Teclear valores numéricos, referencias a celdas,
funciones o nombres, todos ellos separados por los
correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /).
 Terminar la introducción de la fórmula pulsando
ENTER

16

Fórmulas: operadores

SÍMBOLO OPERADOR PRECEDENCIA
^ Exponenciación 1
* Multiplicación 2
/ División 2
+ Suma 3
- Resta 3
& Concatenación 4
= Igual a 5
< Menor que 5
> Mayor que 5
En cualquier momento podemos romper el orden de
precedencia de operadores utilizando paréntesis

17

Uso de Operadores: ejemplos
FÓRMULA TIPO RESULTADO
=”Part-”&”23A” TEXTO “Part-23A”

=A1&A2 Concatena el valor de ambas celdas

=6^3 NÚMERO 6 al cubo  216

=216^(1/3) NÚMERO Raíz Cúbica de 216  6

=A1<A2 LÓGICO VERDADERO / FALSO
=A1<=A2 LÓGICO …
=A1<>A2 LÓGICO …

Si tienes problemas para modificar una fórmula, conviértela a texto
(eliminando el signo ‘=‘ al principio), realiza las modificaciones y
18 vuelve a convertir el texto en fórmula

Auditoría de Fórmulas

 EXCEL proporciona un auditor de fórmulas capaz
de localizar errores en las mismas
 Ficha Fórmulas  Grupo Auditoría de fórmulas
 Rastrear celdas precedentes
 Rastrear descendientes
 Señalar datos incorrectos

EJEMPLO
Auditoría de Fórmulas
19

Errores trabajando con fórmulas
 #DIV/0!  intento de dividir por 0
 La celda que contiene el dividendo está en blanco
 Reparar:
 = SI(C2=0;””;(C2-B2)/C2)
 = SI(ESERROR((C2-B2)/C2);””;(C2-B2)/C2)

 #N/A  cuando alguna función de búsqueda no es
capaz de encontrar un resultado
 #NOMBRE?  la fórmula contiene …
 … un rango de celdas o un nombre no definido
 … un texto que es interpretado como nombre no
definido (p.e.: un nombre de función incorrecto)
 … una función incluida en un complemento no instalado

20

 #NULO!  la fórmula trata de usar la intersección
de 2 rangos que no interseccionan
 =SUMA(B5:B14 A16:F16)  #NULO!
 =SUMA(B5:B14 A9:F9)  B9
 #NUM! 
 Pasar un argumento no numérico por error
 Pasar un argumento incorrecto (=RAIZ(-1))
 Una función que funciona realizando iteraciones no es
capaz de converger (TASA …)
 El resultado es demasiado grande (o pequeño)

21

 #REF!  uso de una referencia inválida
 Se borra una celda referenciada por la fórmula
 Se copia la fórmula a una celda que invalida la
referencia relativa (p.e.: copio “=A1-1” de A2 a A1)
 Corto y pego una fórmula en una celda que es
referenciada en la propia fórmula
 #VALOR! 
 Tipo incorrecto de un argumento (p.e.: sumar un número
y una cadena de texto)
 Se pasa como argumento un rango cuando debería ser
un valor único
 Olvidar insertar una fórmula en formato matricial

22

Funciones

 Las funciones aceptan datos de entrada o
argumentos, y devuelven un resultado después de
operar con esos datos
 Pueden verse como fórmulas predefinidas
 En la mayoría de los casos, el resultado es un valor
numérico
 Pero también pueden devolver resultados de tipo texto,
referencias, valores lógicos, matrices o información
sobre la hoja de cálculo.

23

Funciones: argumentos
 Los argumentos son la información entre paréntesis que
pasamos a la función para que realice su tarea
 Cada dato es un argumento
 Se usará “;” para distinguir los distintos parámetros que
se pasan a una función ARGUMENTOS

Ejemplo: SUMA (B5; A3; D3:E6)
 Podemos usar nombres de celdas a la hora de escribir
fórmulas (ver Nombrar Celdas…)
 Mientras estamos editando la fórmula
 Ficha Fórmula  Utilizar en la fórmula
 F3 mientras se edita la fórmula

24

Botón AUTOSUMA

 El botón AUTOSUMA proporciona un acceso rápido
a las funciones más comunes
 Los argumentos de la función son deducidos a partir
de la posición de la celda

25

Funciones

 Asistente de Funciones
 El Asistente de Funciones sirve de guía a
través de todo el proceso de introducción de
una función y proporciona una breve
explicación, tanto de la función, como de cada
uno de sus argumentos.
 Ficha Fórmula  Botón Insertar función
 Botón Insertar Función de la barra de fórmulas
 Botón AUTOSUMA  Más Funciones

26

Funciones

Argumentos de Función
Obligatorios/Opcionales

Búsqueda de Función
Descripción
Por Categorías

Ayuda contextual

27
27

Funciones

 Es recomendable usar la ayuda en línea para conocer
cómo utilizar cada función

Introducir el nombre de la función en MIN y
si EXCEL la reconoce, automáticamente la
pasará a MAY

28

Selección de Celdas
 CTRL + ESPACIO  toda la columna
 MAY + ESPACIO  toda la fila
 CTRL + E  todas las celdas de la hoja
 CTRL + *  todas las celdas adyacentes que
contengan valores
 CTRL + MAY + ↓  todas las celdas adyacentes en
esta columna
 La columna entera si no hay celdas adyacentes
 CTRL + MAY +   todas las celdas adyacentes en
esta fila
 F4  Repite la última acción que se ha realizado en
Excel

29

Modo Grupo

 Podemos verlo como una forma sencilla de trabajar
con datos consolidados
 Seleccionar un conjunto de hojas
 Clic sobre la primera y, manteniendo apretada la tecle CRTL,
clic sobre el resto
 Liberamos la tecla CTRL y …
 … al realizar modificaciones sobre cualquiera de ellas,
los cambios se replican en el resto
 Ejemplos: repetir encabezados en varias hojas,
redimensionar filas y/o columnas en varias hojas, etc.

30

Modo Grupo

 Podemos utilizar esta opción para definir fórmulas
que computan las mismas celdas de varias hojas
(hojas resumen o acumuladores)
 Comenzar a introducir la fórmula en la hoja resumen
 Seleccionar la celda que contiene el valor que se quiere
computar en la primera hoja
 Manteniendo MAY pulsado hacer clic sobre la última
hoja del intervalo
 Pulsar INTRO

 La fórmula computa el valor de la misma celda
(relativa) en el rango de hojas
31

Ejercicio

 Cree un nuevo libro de EXCEL
 Inserte 13 hojas y nombre las 12 primeras como los
12 meses del año
 Utilice la edición en modo grupo para:
 Que todas ellas presenten el siguiente aspecto

 Que la hoja 13 calcule los totales de ventas a partir de
las 12 restantes
32

Seleccionar celdas especiales
 Podemos buscar celdas que contengan fórmulas o
aquellas que dependan de la actual o …
 Ficha Inicio Buscar y seleccionar  Ir a Especial
 Ctrl + I  Especial…
 Si la lanzamos teniendo seleccionado un rango, la
búsqueda se restringe a las celdas del rango
 En caso contrario, se realiza sobre todas las celdas de
la hoja

33

Referencias a celdas
 Las referencias a celdas identifican una celda o grupo de
celdas de un libro
 Se usan para vincular el resultado de una fórmula a las
celdas referenciadas
 La referencia de la celda activa se muestra en el cuadro
situado a la izquierda de la Barra de referencias

 Los rangos de celdas se introducen por medio del
operador dos puntos (:), que separa la referencia a la
primera celda del rango, de la de la última celda
 Ejemplo: (B2:D3) Ver estilos de referencias F1C1
Archivo – Opciones - Fórmulas
34

EJEMPLO
Prácticas!Referencias

 Referencias Relativas: se refieren a las celdas por
sus posiciones en relación con la celda que contiene la
fórmula  A1
 Referencias Absolutas: sirven para evitar que las
referencias a celdas cambien cuando se copia la
fórmula a una nueva posición  $A$1
 Referencia mixta: referencia donde tan sólo una de
las dos dimensiones, fila o columna, permanece
constante A$1, $A1
 Las referencias relativas se convierten en absolutas
introduciendo el carácter dólar ($) antes de la letra
de la columna o el número de fila, que se quieren
mantener invariables.
Uso de F4 para convertir
entre tipos de referencias

35


 Las referencias múltiples consisten en referencias
sencillas separadas por el carácter punto y coma (;).
Ejemplo: (B2:D3;C5:D6)
 Se pueden introducir también referencias a celdas o
rangos que sean la intersección de dos o más rangos
 Especificar cada rango separándolos por un espacio
 Ejemplo: (B5:D8 B4:C8).

36

Referencias Tridimensionales

 Hacen referencia a una celda o un rango de celdas de
otra hoja dentro del mismo libro. La sintaxis es:
 NOMBRE_HOJA!CELDA (una celda)
 NOMBRE_HOJA!CELDA1:CELDA2 (un rango)
 Ejemplo: (Hoja1!B5:C6).

 Si referencia una celda o un rango de otro libro. La
sintaxis es:
‘RUTA[LIBRO.xls]HOJA’!RANGO
 RUTA: acceso al fichero en la estructura de directorios
del sistema.
 LIBRO: nombre del fichero.
 HOJA: nombre de la hoja.

37

Operadores para Referencias (Resumen)

OPERADOR FUNCIONALIDAD
: (dos puntos) Especificar un rango
; (coma) Construye un rango uniendo otros dos
(espacio) Intersección entre dos rangos de celdas:
devuelve el rango de celdas comunes a los dos
rangos proporcionados
! (exclamación) Especificar una hoja distinta de la actual

[] (corchetes) Especificar un libro distinto del actual

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Referencias a Celdas

Ejercicio:
Prácticas, insertar una nueva hoja Trabajar
 En el libro
con Referencias
 En esta hoja, generar una tabla de multiplicar con una
sola fórmula que se copiará a toda la tabla (10 x 10).
 Darle el siguiente formato a las celdas a las filas y
columnas que contengan los números multiplicados:
 Tipo de letra: Arial 12 Negrita
 Formato de texto: Centrar

39

Referencias a celdas: nombrar celdas
 Se pueden dar nombres a celdas y de conjuntos de
celdas.
 Podemos utilizar nombres de celdas para evitar tener
que trabajar con referencias absolutas
 Para crear nombres, conviene tener en cuenta
ciertas reglas:
 Deben empezar por una letra o por el carácter
subrayado (_)
 Tras este primer carácter, se puede usar cualquier
conjunto de letras, números y caracteres especiales.
 No se pueden utilizar espacios en blanco. Como
alternativa, se puede emplear un carácter de subrayado
o un punto.

40

Nombrar Celdas
 Para definir nombres se usa la ficha Fórmulas  Asignar
nombre  Definir nombre…
 Seleccionar un nombre.
 Seleccionar el ámbito (libro u hoja).
 Seleccionar la celda, rango o rango múltiple al que desee asignar el
nombre.
 Hacer clic en Aceptar.
 Este mismo grupo permite modificar o eliminar nombres
ya definidos
 Otra opción es seleccionar la celda o rangos de celdas a
las que se desea dar un nombre, y luego hacer clic sobre
el cuadro de nombres de la Barra de Referencias. La
referencia a la celda activa se sustituye por el nombre
tecleado. CTRL + F3 
cuadro Administrador de Nombres
41

EJEMPLO
Prácticas!Listado_de_Libros

Nombrar Celdas
 Todos los nombres de celdas son accesibles desde la
Barra de Referencias
 Por defecto todos los nombres definidos en una hoja
están disponibles para todas las demás (son nombres a
nivel de libro)
 Si queremos nombres a nivel de hoja, anteponer el
nombre de la hoja o definirlo en el ámbito
Hoja1!PruebaNombre
 Si disminuimos el zoom (CTRL + Rueda Ratón) y tenemos
nombres definidos para rangos de varias celdas, EXCEL
mostrará el nombre de los rangos para proporcionar una
visión global de la hoja
 Otra forma de ver los nombres definidos es usar la
opción Ficha Fórmulas  Utilizar en la fórmula  Pegar
Nombres  Pegar lista
42

Nombrar Celdas
 Podemos dar nombre a las celdas de forma automática,
usando rótulos de fila, de columna o ambos
 Seleccionar el rango de celdas, incluyendo los encabezados de fila
y/o columna
 Seleccionamos Ficha Fórmula  Crear desde la selección
 Seleccionar si queremos utilizar el encabezado de la fila o la
columna para dar nombre al resto de celdas
 Se pueden definir nombres para constantes y/o fórmulas
 No aparecerán en el cuadro de nombres porque no tienen una
ubicación “tangible”
 Ejemplo: Diametro = 2 * Pi * radio
 Podemos utilizar los nombres definidos a la hora de crear
nuevas fórmulas

43

Usar nombres en fórmulas

 Si definimos nombres sobre celdas utilizadas
en fórmulas, podemos actualizar las fórmulas
para sustituir las referencias por los nuevos
nombres
 Seleccionar el rango sobre el que se desea
aplicar los nombres
 Ficha Fórmulas Insertar  Asignar nombre 
Aplicar nombres…

44

Nombrar Celdas

Ejercicio :
 A partir del ejercicio de la tabla de multiplicar,
asignar los siguientes nombres a los rangos
correspondientes:
 “Tabla_del _7” en filas
 “Tabla_del_9” en columnas
 “Tabla_multiplicar”, todos los elementos de la tabla
 Con base a estos nombres, realizar las siguientes
operaciones:
 Suma de toda la tabla del 9
 Promedio de los elementos de la tabla del 7 y los elementos
de la tabla del 9
 Contar los elementos que hay en toda la tabla de multiplicar

45

Creación semiautomática de nombres

Ejercicio :
 A partir del libro Prácticas, ir a la hoja Ejercicio Formato
 Seleccione los datos de la tabla y cree nombres para las
celdas usando la fila superior y la columna izquierda de la
tabla
 Usando dichos nombres, obtenga la suma total por meses en
la columna G
 Puede usar F3 mientras edita la fórmula para acceder a todos los
nombres de rangos de celdas definidos
 Defina una constante Impuesto con valor 0,16 (recuerde
aplicar formato porcentual)
 Utilice la fórmula anterior para hacer una copia de
la tabla, pero ésta incluyendo precios con IVA

46

Agenda
 Nombrar Celdas
 Subtotales
 Escenarios
 Funciones

47

Alineación de Texto

 A esta opción se accede a través del cuadro de
diálogo Formato de Celdas ó Ficha Inicio  Formato
 Formato de celdas
 Esta ficha incluye varias opciones
 Horizontal
 Vertical
 Orientación
 Control de Texto
 Dirección del Texto

48

TEXTO INCLINADO (Encabezamiento de Tablas)
1. Seleccione las celdas que desee formatear y elija el comando Celdas
del menú Formato
2. En la ficha Bordes, aplique bordes verticales a la izquierda, derecha y
centro del rango de celdas
3. En la ficha Alineación, use los controles Orientación para seleccionar
el ángulo deseado (60º)
4. En la lista desplegable Horizontal de la sección alineación de texto,
seleccione la opción centrar. Excel gira los bordes izquierdo y
derecho con el texto
5. Arrastre el borde inferior de la cabecera de la fila 1 hacia abajo para
dejar espacio suficiente para encajar los rótulos sin recurrir al ajuste
6. Seleccione todas las columnas. Seleccione Formato, Columna,
Autoajustar a la selección para reducir todas las columnas al menor
ancho posible
Aunque los rótulos inclinados parezcan
borrosos, este efecto desaparece cuando
imprimimos la hoja de cálculo

49

BORDES INCLINADOS (Encabezamiento de Tablas)
1. Seleccione la celda que desea formatear e introduzca unos diez
espacios en blanco. Podrá corregirlo posteriormente.
2. Introduzca el rotulo que desea y que corresponderá a la columna
3. Mantenga pulsada la tecla ALT mientras pulsa ENTER dos veces para
crear dos saltos de línea en la celda
4. Introduzca el segundo rótulo, que corresponderá a las filas y pulse
INTRO
5. Seleccione la celda, elija Formato, Celdas y haga clic en la ficha Bordes
6. Seleccione un estilo de línea y haga clic en el botón de borde inclinado
de arriba izquierda abajo derecha.
7. Haga clic en la fecha Alineación, active la opción Ajustar Texto y haga
clic en Aceptar

50


Ejercicio :
 A partir del libro Prácticas ir a la hoja Ejercicio
Formato
 Dar formato de Texto Inclinado a la fila de
Títulos (Ahorros, Corriente …)
 Escribir en la celda A5, los títulos Mes y
Productos
 Usar la opción de
bordes inclinados
para separar los dos
títulos de la celda A5

51

Formatos Condicionales
 Son formatos “dormidos” que aparecen cuando una celda o un
grupo de celdas alcanzan un estado determinado.
 Podemos tener dos tipos de formato
 Por valor de celda
 Por fórmula: podemos utilizar cualquier
fórmula cuyo resultado sea verdadero o falso
 Usamos referencias relativas que apuntan a la
primera celda del rango (celda superior-
izquierda)
 Ejemplo: =A2>$C$1

 Seleccionar el conjunto de celdas
 Ficha Inicio  Formato Condicional
 Si varias condiciones son ciertas para una
celda, sólo se aplica el formato asociado con
la primera condición
52

 Para eliminar TODAS las opciones de formato de una
celda
 Ficha Inicio  Grupo Modificar  Borrar  Borrar todo

 Es posible
utilizar
conjuntos de
iconos
condicionales,
barras de
datos o
escalas de
color
53


Ejercicio:
 Insertar una copia de la hoja Ejercicio Formato en
el libro Prácticas
 Definir los siguientes formatos condicionales:
 En fondo rojo las ventas inferiores a 1000€.
 En fondo rosa todas las celdas que caen por debajo
de la media de todos los valores de la tabla.
 Finalmente, aplicar fondo gris a las celdas alternas
con los nombres de meses.
 Es decir, la primera gris, la segunda blanca, y así
sucesivamente (usar las funciones RESIDUO y FILA)
 Utilice al ayuda de estas funciones si necesita saber cómo
funcionan …
54

Precisión de Pantalla

 Opción para decirle a Excel que queremos que nos
trate los datos tal y como los vemos en pantalla (así
como el redondeo)
 Ficha Archivo  Opciones  Avanzadas 
Establecer precisión de pantalla
 Dos detalles muy
importantes:
 El cambio es
irreversible
 Es aplicado a todo
el libro

55

Precisión de Pantalla

Ejercicio:
 Crear un libro nuevo.
 Insertar los números: 81, 27, 9, 3 en diferentes celdas
 En una celda distinta realizar la división de 27 entre 81
 En otra celda la división de 9 entre 27
 En otra celda la división de 3 entre 9
 Realizar la suma de estas divisiones
 Posteriormente formatear las celdas de la división para
que solo se vea 1 cifra decimal
 Activar la opción de Precisión de Pantalla
 Volver a realizar la suma
 Comparar los resultados

56

EJEMPLO
Estilos

Uso de Estilos
 Permiten asignar nombres a combinaciones de atributos de
formato.
 Cada libro posee diferentes estilos predefinidos

NOMBRE EJEMPLO

NORMAL 1234

PORCENTUAL 12%

MILLARES 5.121,234

MILLARES [0] 5.121

MONEDA 1215,56 €

MONEDA[0] 1216 €

57

Uso de Estilos
Una buena recomendación es agregar la
lista de estilos a la barra de herramientas

 Se pueden crear nuevos estilos o modificar los existentes
 Opciones de estilos: Ficha Inicio  Grupo Estilos
 Podemos
 Definir un nuevo estilo utilizando celdas formateadas
previamente
 Ficha Inicio  Grupo Estilos  Nuevo estilo de celda 
Especificar nuevo nombre  Aceptar
 Definir un nuevo estilo desde cero
 Aplicar Formato
 Aplicar un estilo
 Modificar un estilo 
los cambios se reflejan en
todas las celdas sobre las que
se aplicó dicho estilo !!!
 Eliminar un estilo  Clic dx sobre el estilo
58  Eliminar

Uso de Estilos
 Podemos reutilizar los estilos que definimos en otro
libro
 Abrir los dos libros: el actual y aquel en que definimos
el conjunto de estilos
 Ficha Inicio  Grupo Estilos  Combinar estilos…
 Una buena práctica es manejar un libro donde se van
definiendo todos los estilos, de manera que siempre
sabemos cual debemos utilizar para combinar

59

Uso de Estilos

Ejercicio:
 Abrir el libro Prácticas e ir a la hoja Precio Petróleo
Diario
 Crear un nuevo estilo con el nombre “Mi Estilo”, con las
siguientes opciones:
 Tipo de fuente: Comic Sans
 Trama: Azul
 Tamaño: 12
 Aplicar este estilo al grupo de títulos de la hoja

60

Paneles

 Los paneles permiten ver de manera simultanea
varias partes de la hoja de cálculo
 Panel horizontal o vertical: mover los rectángulos que
están junto a las barras de scroll (Dividir Ventana)
 Ambos paneles: situarse en la fila o columna posterior
a las que se desean inmovilizar y seleccionar la ficha
Vista  Inmovilizar

61

Paneles
 Panel horizontal

 Panel vertical

62

Paneles

Ejercicio:
 En el libro Prácticas ir a la hoja Precio Petroleo
Diario
 Crear un panel que permita visualizar siempre los
meses, de forma horizontal, y los días en forma
vertical

63

EJEMPLO
Esquemas

Definición de Esquemas

 El uso de esquemas permite añadir o contraer la
apariencia de una hoja de cálculo, de forma que la
información se pueda ver con más o menos detalle.
 EXCEL puede crear un esquema de modo
automático. Para ello busca celdas con fórmulas que
sean un resumen de las filas (por encima de ellas) o
bien de las columnas (a su izquierda).
 Para construir esquema/s utilizar:
 Ficha Datos  Agrupar  Autoesquema.

64

Definición de Esquemas

Ejercicio:
 A partir del libro Prácticas ir a la hoja de
cálculo Esquema
 Crear subtotales por Trimestre y también un
total Semestral, para cada vendedor.
 Crear un esquema para esta hoja
 Hallar el promedio de grupo para cada mes
 Hallar el promedio total (ambos grupos) de
forma mensual
 Volver a crear
un esquema
con estos
datos

65

Configurar Página

 Muestra la ficha Página en el cuadro de diálogo
Configurar página.
 Estas opciones se manejan a través de la ficha
Diseño de página  Grupo Configurar página

66

Configuración de Hoja

 Permite personalizar la forma en la que se va a
visualizar una hoja de cálculo cuando se imprime.

67

Configuración de Márgenes

 De esta forma podemos ajustarnos a requisitos de
impresión ó introducir el máximo de información
posible en una página.

68

Encabezados y Pies de Página

 En estas secciones se puede incluir información
esencial del documento.

69

Encabezados y Pies de Página

 Excel cuenta con varios códigos para representar
información valiosa sobre el archivo tratado que
pueden ser incluidos tanto en el pie como en el
encabezado

70

Opciones de Hoja

 La ficha Hoja del cuadro Configurar página, controla
parámetros específicos de la hoja activa.
 Es posible especificar opciones de hoja distintas
para cada hoja de un libro de cálculo
 Algunas de estas
opciones son:
 Área de
impresión
 Impresión de
títulos
 Orden de las
páginas

71

Opciones de Hoja
 Algunas utilidades que pueden ayudar a comprobar la
configuración de página son: la Vista Preliminar y la Vista de
Salto de Página

72

Impresión

 La ventana de impresión maneja la impresora que
ejecutará la opción de impresión de acuerdo a los
parámetros de Configuración de Página del libro

73

Una buena recomendación es agregar la

Vistas Personalizadas
lista de vistas personalizadas
a la barra de herramientas

 Podemos almacenar las opciones de presentación de
la hoja para recuperarlas en cualquier momento
 Ficha Vista  Grupo Vista de diseño  Vistas
Personalizadas

 Antes de comenzar, defina la vista por defecto con
un nombre (p.e: Vista Normal)
 Realice las modificaciones de presentación
necesarias y asócielas con una nueva vista y un nuevo
74
nombre

Opciones de Impresión

Ejercicio:
 En el libro de trabajo de Prácticas, configurar la hoja denominada Matriculación
Turismos para que ofrezca el siguiente aspecto (en la vista preliminar)

En cada página se repite como encabezado de fila la lista de
fabricantes y los nombres de provincia.
Deberá configurar también los saltos de página
· Página 1: Álava – LLeida (AUDI – HONDA)
· Página 2: Álava – Lleida (HYUNDAI – OPEL)
· Página 3: Álava – Lleida (PEUGEOT – OTROS)
· Página 4: La Rioja – Final (AUDI – HONDA)
· Página 5: …

75

Protección de celdas y hojas de cálculo

 Utilidad para restringir la visibilidad de ciertas
partes de una página u hoja de cálculo
 Una primera forma de proteger un documento es
declararlo como de Sólo lectura, para que pueda
leerse pero no modificarse.
 Si se ejecuta el comando Guardar, el ordenador
pedirá un nombre diferente para almacenar el
archivo, pues el original no podrá ser modificado.

76


 EXCEL dispone de dos niveles de protección
 La hoja de cálculo y el libro de trabajo
 La celda
 Para que la protección surta efecto, ambos niveles de
protección tienen que estar activados.
 Por defecto, EXCEL bloquea (protege) todas las celdas y
gráficos

77


 Por defecto, todas las
celdas están protegidas,
pero no las hojas de
cálculo o el libro de
trabajo.
 La protección está
desactivada hasta que
seleccione Ficha Archivo
 Información 
Proteger libro
 En este cuadro de diálogo,
es posible proteger el
documento con una
palabra clave, definida por
el usuario
78

 Todas las celdas son bloqueadas de forma
predeterminada
 Desactivar la protección de las celdas en el cuadro de
diálogo Protección, que se abre con el menú Formato
de Celdas
 Las celdas de una hoja de cálculo pueden tener dos
tipos de protección:
 La que no permite modificar el
contenido de la celda pero
muestra la fórmula que contiene
 La sólo muestra el valor
final de la fórmula
79

Protección de Datos
Ejercicio:
 Cambiar las propiedades del Archivo Prácticas, a Solo
lectura
 Abrir el libro en Excel e intentar guardar el archivo.
 Si no es posible, guardar el archivo como Práctica No
protegida
 Abrir éste último y comprobar que permite modificar
el valor de las celdas (porque NO es el archivo de sólo
lectura, al crear la copia estamos creando un nuevo
libro desprotegido)
 Activar la protección usando la ficha Archivo 
Información  Proteger libro  Proteger hoja actual
 Cerrar y abrir de nuevo el libro y comprobar si
se permite modificar las celdas
80

Agenda
 Nombrar Celdas
 Subtotales
 Escenarios
 Funciones

81

Funciones Comunes

 Funciones Matemáticas
 Funciones de Información
 Funciones de Búsqueda y Referencia
 Funciones de Fecha y Hora

82

Categorías de funciones

 Funciones de manipulación de
texto:
Opciones para modificar el texto
contenido en las celdas.

83

EJEMPLOS

Funciones de Texto
 CODIGO(texto)  Devuelve el código ASCII del primer carácter del
texto
 MONEDA(num; num_decimales)  cadena de texto
 MONEDA(45,899;2)  45,90 €
 LARGO(valor)  número de caracteres del valor resultante
 ESPACIOS  elimina espacios al principio, al final de la celda y entre
medias, dejando sólo un espacio entre palabras
 LIMPIAR  elimina caracteres de control
 IGUAL(cadena1;cadena2)  compara las dos cadenas y devuelve
verdadero o falso. Reconoce MAY/MIN pero ignora formatos
 MAYUSC, MINUSC, NOMPROPIO
 NOMPROPIO(“juan josé”)  Juan José

 T(valor)  Devuelve el texto al que se refiere el argumento valor
 VALOR(texto)  Convierte una cadena de texto que representa un
84 número en un número 84

EJEMPLOS

Funciones de Texto
 HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
 No distingue entre MAY y MIN
 Admite caracteres comodín (*, ?, etc)
 ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
 Distingue MAY/MIN y no admite comodines
 DERECHA(texto;núm_de_caracteres)  los num caracteres empezando por la
derecha
 IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)  los num caracteres empezando por
la izquierda
Si se omite, sustituye todas
 EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres) las ocurrencias

 SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo; núm_de_ocurrencia)
 REEMPLAZAR(texto_original;núm_inicial;núm_caracteres;texto_nuevo)
 CONCATENAR (texto1;texto2; ...) ⇆ Uso de ‘&’

85 85

Funciones de Texto
Ejercicio
 A partir de los datos de la hoja Funciones de Texto,
del libro Prácticas
 Extraer la primera palabra del texto de las celdas de
A2-A5 con una única fórmula
 A modo de ejemplo más elaborado, puedes ver la
fórmula para extraer la última palabra en la columna C
 Reemplazar y Sustituir:
 Utilizar la función Reemplazar para cambiar “Francisco” por
“José Manuel”
 Utilizar la función Sustituir para cambiar “Francisco” por
“Ana”

86

Funciones Comunes


87


 Funciones matemáticas y
trigonométricas:
Se emplean para ejecutar todo
tipo de cálculos, tanto simples
como complejos. Para ello, Excel
implementa una gran cantidad
de funciones: SUMA,
PRODUCTO, ALEATORIO,
REDONDEAR, TRUNCAR, FACT
(factorial), LOG (logaritmo) y
RESIDUO.

88

EJEMPLOS

Funciones Matemáticas
 SUMA
 PRODUCTO y SUMAPRODUCTO
= SUMAPRODUCTO (A1:A4;B1:B4) ≡ = SUMA (A1:A4*B1:B4)
 RESIDUO(dividendo; divisor)  resto
 COMBINAT (numElemtos; tamGrupos)
 ALEATORIO y ALEATORIO.ENTRE(min;max)
 MULTIPLO.[SUPERIOR|INFERIOR] (num; objetivo)
 =MULTIPLO.SUPERIOR(4,42;0,05)  redondea a .5 superior

 POTENCIA(número;potencia)
 RAIZ(número)
 FACT(número)
 ABS(número)
 NUMERO.ROMANO(numero)  devuelve el número en formato
89 romano

 REDONDEO: Excel ofrece varias funciones para esta tarea
 REDONDEAR(num;num_decimales)  Redondea un número a
un número específico de decimales (el más cercano).
 num_decimales < 0  Redondear a la izda. de la coma
 REDONDEAR.MAS: Siempre redondea hacia arriba
 REDONDEAR.MENOS: Siempre redondea hacia abajo
 REDONDEA.PAR: Redondea al par más próximo por arriba
 REDONDEA.IMPAR: Redondea al impar más próximo por arriba
 REDOND.MULT(num, mult): Redondea (hacia abajo) un número
hasta el múltiplo del número especificado
 ENTERO(num)  entero inferior más próximo
 TRUNCAR (num; num_decimales)  elimina num_decimales
decimales

90

Ejercicio
 A partir del libro Prácticas, ir a la hoja Ejercicio de Formato
 En la columna H, haremos un redondeo par de las cifras de
Ahorro
 En la columna I, haremos un redondeo siempre hacia arriba de los
valores de corriente
 En la columna J haremos un redondeo a -2 cifras decimales de
los valores de Tarjeta de Crédito
 En la columna K, haremos un redondeo a múltiplos de 100 de las
cifras de Hipoteca

91

EJEMPLOS

Funciones Matemáticas y Trigonométricas

 CONTAR.SI: Esta función permite contar cuantas
celdas cumplen con un criterio determinado, dentro
de un rango específico. Únicamente tiene en cuenta
las celdas que no están en blanco

CONTAR.SI(RANGO; CRITERIO)
CRITERIO  32, "32", ">32", "manzanas“, B4, etc.

 SUMAR.SI: Es similar a la función CONTAR.SI pero
primero evalúa las celdas del rango que cumplen con
el criterio dado y luego suma los valores del
parámetro rango_suma
SUMAR.SI(RANGO; CRITERIO;rango_suma)

92

CONTAR.SI y SUMAR.SI

Ejercicio
 A partir del libro Prácticas, ir a la hoja Base de Datos.
 Hallar el número de clientes que viven en Córdoba,
Santander, Granada, Mérida
 Use las funciones de texto MAYUCS, MINUC, NOMPROPIO
para evitar problemas con la distinción entre minúsculas y
mayúsculas 
 En el mismo libro, hallar el número de Unidades
vendidas por localidad

93


 COMBINAT: Determina el número de posibles
combinaciones o grupos que puedan realizarse a
partir de un conjunto de elementos.

 ALEATORIO.ENTRE: devuelve un numero aleatorio
escogido en el rango especificado

94


Ejercicio
 En una nueva hoja en el libro Prácticas:
 Determinar cuantos equipos de 12 jugadores de fútbol
se pueden crear con 17 jugadores.
 Determinar la probabilidad de ganar la lotería
teniendo en cuenta que cada opción tiene 6 números
entre un total de 49

95

Funciones Comunes


96

 Funciones lógicas:
Se emplean para verificar una
o varias condiciones. Una vez
evaluadas, se devuelve un
valor si el resultado es
verdadero u otro en el caso
de que sea falso. Las más
empleadas son SI, Y y O.
Pueden usarse combinadas
entre sí y anidadas tantas
veces como sea necesario.

97

Funciones Lógicas

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
SI(prueba_logica;
Devuelve un valor u otro, según se cumpla o
valor_si_verdadero;
no la condición o prueba lógica
valor_si_falso)
FALSO() Devuelve el valor lógico Falso
VERDADERO() Devuelve el valor lógico Verdadero
NO(valor_lógico) Invierte el valor lógico proporcionado
Devuelve VERDADERO si todos los valores
Y(valor_logico1;valor_logico2;...)
son verdaderos
Devuelve VERDADERO si alguno de los
O(valor_logico1;valor_logico2;...)
valores es verdadero

98

Funciones Lógicas
Ejercicio
 A partir de la hoja de cálculo Funciones Lógicas del libro
Practicas, se pide calcular automáticamente el precio
total que debe pagar el cliente, teniendo en cuenta los
siguientes condicionantes:
 Hay tres clases de habitaciones: A, B y C, con sus
correspondientes precios y suplementos extras.
 Si el cliente que abandona la habitación es menor de 10 años y
ha estado alojado más de 5 días se le aplica un descuento de 15
€ por día y si es mayor de 65 años y ha estado alojado más de 3
días le corresponde un descuento de 25 € diarios.
 En cualquier otro caso, no se aplica ningún descuento.
 La fórmula para calcular el precio total es:
PT = (Precio de la habitación * número de días)
+ suplemento – descuento

99

Funciones Lógicas

Ejercicio:
 Continuando con la Hoja del ejercicio anterior
realice el siguiente ejercicio:
 Hay tres posibles tipos de enfermedades: ciática,
lumbalgia y dorsalgia.
 Si el paciente padece lumbalgia o dorsalgia, el plazo de revisión
será de tres meses y la duración del tratamiento de seis meses,
independientemente de su edad.
 Si por el contrario, el paciente padece ciática …
 y es mayor de 55 años, tendrá que volver a revisión en un mes y la
duración del tratamiento será de un año.
 en otro caso la revisión será a los dos meses, y la duración del
tratamiento será de un año.

100

Funciones Comunes


101

 Funciones para obtener
información:
Proporcionan información sobre el
tipo de dato almacenado en la
celda. La respuesta de Excel puede
hacer referencia tanto a los
formatos como a la ubicación y/o
el contenido de la celda en
cuestión. Es recomendable
consultar la ayuda sobre cada una
de las funciones para interpretar
correctamente la información que
devuelve el programa.

102

EJEMPLOS

Funciones Comunes
 ESBLANCO(celda)  devuelve VERDADERO si la celda
referenciada está en blanco
 ESERR(celda)  devuelve VERDADERO si el valor es cualquier
valor de error excepto #N/A
 ESERROR(celda)  devolverá VERDADERO si la celda a la que
estamos haciendo referencia es un error y FALSO en caso que
no lo sea
 ESLOGICO(celda)  Devuelve VERDADERO si el valor es un
valor lógico
 ESNOD(celda)  Devuelve VERDADERO si el valor es el valor
de error #N/A (valor no disponible)
 ESNOTEXTO  Devuelve el valor VERDADERO si el valor no es
de tipo texto
 ES.PAR | ES.IMPAR (celda)  Devuelve el valor VERDADERO si
el número es par|impar
103

Funciones Comunes
 TIPO(valor)  Devuelve un número que indica el Número 1

tipo de datos de un valor Texto

Valor Lógico
2

4
 CELDA(Tipo de información; Celda)  Devuelve Valor de Error 16
información acerca del formato, la ubicación o Matriz 64
el contenido de una celda
 "Direccion”
 referencia de la celda en formato texto, $A$1.
 "Columna“
 columna en la que se encuentra la celda.
 Valor numérico, no el nombre de la columna.
 "Color”
 1 cuando la celda tiene color para los valores negativos
 0 en caso contrario.
 "Contenido”
 devuelve el valor de la celda a la que hacemos referencia.
 "Prefijo”
 ' si la celda contiene texto alineado a la izquierda
 " si la celda está alineada a la derecha
 ^ si el contenido de la celda está centrada
 si la celda tiene texto con alineación de relleno
 por último nos devolverá texto vacío si tiene otro valor.

104

Funciones Comunes
 CELDA(Tipo de información; Celda)  Devuelve
información acerca del formato, la ubicación o
el contenido de una celda
 "Proteger”
 si la celda está protegida devolverá un 1
 si no lo está un 0.
 "Fila”
 indica la fila en la que se encuentra la celda.
 "Tipo”
 b si la celda está en blanco
 r si contiene texto
 v si contiene otro valor como por ejemplo un valor numérico.
 "Ancho”
 ancho de la columna en la que se encuentra la celda.
 El valor se redondeará al entero más próximo.
 "Formato”
 formato de la celda representado por unos valores de tipo texto.

105

Funciones Comunes


106

 Funciones de búsqueda y
referencia:
Se emplean para localizar valores
en la hoja de cálculo. Son
especialmente útiles las de
BUSCAR, BUSCARH y BUSCARV.

Mención especial merece la función
HIPERVINCULO, que permite
acceder a cualquier documento, ya
sea almacenado en la propia
máquina o en la red

107

Funciones de Búsqueda y Referencia

 BUSCARV y BUSCARH: Buscan información
almacenada en tablas, dando la posibilidad de
referenciar otra fila o columna

 BUSCARV: Opera sobre columnas
 BUSCARH: Opera sobre filas

108

EJEMPLOS
Buscar


 BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;
indicador_filas; ordenado)
 Busca el valor en la primera fila del rango especificado
y devuelve el valor que hay en esa misma columna en la
fila especificada (relativa)

 ORDENADO
 VERDADERO u omitido  se realiza una búsqueda
aproximada: si no se encuentra el valor, se devuelve el
máximo valor menor que el buscado (la primera fila debe
estar ordenada)
 FALSO  coincidencia exacta: si no se encuentra, devuelve
#N/A

=BUSCARH("Ejes";A1:C4;2;VERDADERO)
Busca “Ejes” en la fila 1 y devuelve el valor de la fila 2 que está
109 en la misma columna (4)

EJEMPLOS
Buscar


 BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;
indicador_columnas; ordenado)
 Busca el valor en la primera columna del rango
especificado y devuelve el valor que hay esa misma fila
en la columna especificada

 ORDENADO
 VERDADERO u omitido  se realiza una búsqueda
aproximada: si no se encuentra el valor, se devuelve el
máximo valor menor que el buscado
 FALSO  coincidencia exacta: si no se encuentra, devuelve
#N/A

=BUSCARV(“Romero";A1:C2456;2;VERDADERO)
Busca “Romero” en la columna 1 y devuelve el valor de la columna
2 que está en la misma fila
110


Ejercicio
Prácticas y, a partir de los datos de la hoja
 Ir al libro
NotaAlumnos, escribir la nota final de los alumnos de
acuerdo a:
 La tabla de equivalencias para el Sistema Educativo Español
 La tabla de equivalencias para el Sistema Educativo
Colombiano

111


Ejercicio
 Realice una copia de la hoja Funciones Lógicas
 Modifique la solución al ejercicio que resolvió sobre
dicha hoja para simplificar la fórmula que calcula los
suplementos
 Utilice para ello la función BUSCARH()

112

EJEMPLOS
Buscar


 BUSCAR(valor_buscado;matriz_buscar_en;
matriz_resultado)
 Busca el valor especificado en el primer rango y
devuelve el valor que está en la misma posición
en el segundo rango
 matriz_buscar_en: rango donde se debe buscar el
valor especificado. Debe ser sólo una columna o fila y
debe estar ordenado
 matriz_resultado: rango de donde recuperar el
resultado a devolver, debe ser igual en tamaño al
anterior

113

Ejercicio
 En la hoja Base de Datos del libro Practicas defina
una nueva fórmula que permita saber cuántas
unidades se han vendido a un cliente concreto
 Utilice la función BUSCAR

114


 COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;
tipo_coincidencia)
 Devuelve la posición relativa de la celda que contiene el
valor buscado en el rango especificado
 Tipo_coincidencia: [-1, 0, 1]
 1 (valor por defecto)  busca el máximo de entre los valores
menores o iguales que el que se busca
 0  coincidencia exacta
 -1  el mínimo de entre los mayores o iguales al buscado

115

 INDICE(rango; fila, col)
 Devuelve el valor de la celda que se encuentre en la
intersección de “fila” y “col” en el rango especificado
 Si el rango contiene sólo una fila o una columna, el
argumento fila o col puede ser omitido
 Ejemplo
 =INDICE(A3:B7;2;1)  devuelve el valor de la celda
que se encuentra en la segunda fila de la matriz y en la
primera columna, es decir A4.

116

Ejercicio
 En la hoja Base de Datos del libro Practicas defina
una nueva fórmula que permita saber cuántas
unidades se han vendido a un cliente concreto
 En esta ocasión utilice las funciones COINCIDIR e
INDICE

117


 FILA | COLUMNA(ref)  nº de fila/col de la celda
 Si se omite la referencia, fila/col de la celda que contiene la fórmula
 FILAS | COLUMNAS(rango)  nº de filas/cols del rango
seleccionado
 AREAS(ref)  nº de áreas en el rango
AREAS((B2:D4;E5;F6:I9))  3
 TRANSPONER(matriz)
 Debe introducirse como fórmula matricial. Seleccionar rango
comenzando por la celda de la fórmula. Presione F2 y, a
continuación, CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
 Si la fórmula no se introduce como fórmula matricial, el
resultado único es 1.
 INDIRECTO(ref; a1)  descubrir el contenido de una
celda a partir de su referencia
 a1 = VERDADERO  Referencia tipo A1
 a1 = FALSO  Referencia tipo L1C1

118

 DESREF(ref;nfilas;ncolumnas;alto;ancho)
 Devuelve una celda situada a partir de una referencia
(ref)
 unas filas más abajo (nfilas positivo) o más arriba
(nfilas negativo) y
 unas columnas más a la derecha (ncolumnas positivo) o
más a la izquierda (ncolumnas negativo).
 Los parámetros alto y ancho indican el número de
celdas que se tienen que recuperar a partir de ahí.
 Ejemplo:
 =DESREF(A1;2;3)  devuelve el valor situado 2 filas
más abajo y 3 columnas a la derecha de la celda A1, es
decir en la celda D3.

119

 DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)
 Crea una referencia de celda en forma de texto una vez
especificada la fila y la columna
 abs = especifica el tipo de referencia que devuelve.
 1 u omitido devuelve una referencia absoluta
 2 devuelve una referencia fila absoluta, columna relativa
 3 devuelve una referencia fila relativa, columna absoluta
 4 devuelve una referencia relativa
 a1 = valor lógico que especifica el estilo de la referencia
 Hoja = texto que especifica el nombre de la hoja de cálculo o que
se utilizará como referencia externa.
 Ejemplos
 =DIRECCION(1;2) devuelve una referencia absoluta a ($B$1)
 =DIRECCION(1;2;4) devuelve una referencia relativa a (B1)
 =DIRECCION(1;2;4;falso) devuelve una referencia relativa a
(F(1)C(2))
120

Ejercicio
 Vaya a la hoja Búsqueda y Referencia del libro
Practicas y observe las distintas formas de usar las
diferentes funciones que acabamos de ver para
obtener un mismo resultado

121

Funciones Comunes


122

 Funciones de fecha y hora:
Evalúan, si es necesario, y devuelven
los valores de fecha y hora.
Las fechas son tratadas por Excel
como números de serie, por lo que
el programa les asigna una
equivalencia que no se corresponde
con el cómputo humano.
Ejemplo: AÑO(2006) da como
resultado 1905.
2:09:03 pm 23/10/2002 = 37552,5896180556
• 37552 días desde 1/1/1900
• 0,5896180556 intervalo entre medianoche y las
2:09:03 pm

123

Funciones de Fecha y Hora
EJEMPLO
Fechas

 HOY()  fecha actual (dd/mm/aaaa)
 AHORA()  hora actual
 FECHA(año,mes,día)  construye un valor de tipo fecha
 DIASEM(fecha; tipo) p.e: DIASEM(FECHA(18;06;2008))
 AÑO | MES | DIA (fecha)
 HORA | MINUTO (hora)
 FECHA.MES(fecha; meses)  fecha exacta de hoy en X meses
 FIN.MES(fecha; meses) fecha exacta del final de mes en X meses
 DIA.LAB(fecha_inicial; dias_lab)  fecha de hoy en X días
laborables
 DIAS.LAB(fecha_ini;fecha_fin; festivos)  días laborables entre
dos fechas, sin contar los festivos especificados
 SIFECHA(fecha_ini; fecha_fin; tipo)  La diferencia que hay entre
dos fechas.
Es recomendable utilizar la función
 El tipo puede ser: Y, M, D, YM, MD FECHA() cuando queramos introducir
una fecha como una constante

124

Funciones de Fecha

Ejercicio:
 Crear una nueva hoja con el nombre “Funciones de
Fecha”
 Calcular los años, meses y días totales que ha vivido
una persona. Además, dar la edad exacta
especificando años, meses y días vividos.
 Calcular el número de días laborables del año 2010,
especificando un grupo de festivos del año
 Calcular número de días laborables que restan hasta
las vacaciones del verano
 Calcular la fecha que será dentro de 100 días
laborables

125

Funciones Comunes


126

 Funciones estadísticas:
Sirven para llevar a cabo
análisis estadísticos sobre el
rango seleccionado. Algunas de
las más interesantes son:
CONTAR, MAX, MIN,
PROMEDIO, PERCENTIL,
FRECUENCIA, JERARQUIA,
TENDENCIA y VAR.

127

Funciones Estadísticas

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
Media armónica de un conjunto de
MEDIA.ARMO(número1;número2;...) números positivos

MAX(número1;número2;...) Valor máximo de la lista de valores

MEDIANA(número1;número2;...) Mediana de la lista de valores

PROMEDIO(número1;número2;...) Media aritmética de la lista de valores

VAR(número1;número2;...) Varianza de una lista de valores

MODA(rango) Valor que más se repite

K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) Valor k-ésimo mayor de matriz

128

 CONTAR:
 Determina la cantidad de celdas que contienen un número y,
opcionalmente, cuales de ellas contienen los números
proporcionados en la lista de argumentos.
 CONTAR.BLANCO
 Determina la cantidad de celdas en blanco que hay en el rango
especificado
 CONTARA
 Obtener la cantidad de celdas que contienen información sin
importar el tipo.
 Con esta función puede obtener el número de entradas en un
rango o de una matriz de números que incluyen valores lógicos,
texto o de error (…)
FUNCIONES “A”
NO ignoran las celdas que contengan
valores de tipo texto

129


Ejercicio: en el libro Prácticas, insertar al final una
copia de la hoja Ejercicios de Formato
 Escribir el texto “Vacío” en las celdas vacías que
tenga la tabla
 Calcular en la fila 19 el promedio de los productos
usando la función Promedio
 Calcular en la fila 21 el promedio de los productos
usando la función PromedioA
 Comparar los resultados

130

EJEMPLO

 FRECUENCIA: determina la frecuencia de ocurrencia de un
rango de datos en una gran selección, es decir, toma los
valores de un grupo y los busca dentro de una base de
información.
 FRECUENCIA (rango; datos)
 RANGO  conjunto de valores entre los que se quiere contar
ocurrencias de datos
 datos  matriz de intervalos
 Se introduce como una fórmula matricial en las celdas en las que
se desea que aparezca el resultado
 Seleccionar rango donde se quiere introducir la fórmula matricial
 Escribir la fórmula y en vez de introducirla con ENTER, utilizar la
combinación CTRL + MAY + ENTER

131


 Ejercicio
 Utilice la función ALEATORIO.ENTRE para introducir
valores de edades (0 a 100) en una misma columna
 Introduzca unos cuantos números en la columna
adyacente que harán las veces de intervalos
(18,30,65)
 Utilice la función FRECUENCIA para saber cuantas
edades caen en cada uno de los intervalos que acaba
de definir

132

Funciones Comunes


133 133

Fórmulas Matriciales
 Matriz (ARRAY)
 Colección de objetos con los que puede operarse de
forma individual o colectiva
 Una o dos dimensiones (filas y columnas)
 Al trabajar con matrices, lo importante es ingresar
las fórmulas en formato matricial
 Este formato se establece con la siguiente
combinación de teclas
 Ctrl+May+Enter (normalmente introduciríamos la
fórmula con Enter)
 EXCEL no permite modificar una celda cuyo valor
viene determinado por una fórmula matricial
134

Funciones con Matrices
 Se reconocen porque van encerradas entre llaves
 Son fórmulas que permiten trabajar a la vez sobre los valores
de un rango (o matriz)
 El resultado de una fórmula matricial puede ser una nueva
matriz o un valor único
 ={A1:A6*B1:B6}  matriz de 6 celdas
 ={SUMA (A1:A6*B1:B6)}  valor único

 Definición de Matrices constantes
 Seleccionar rango de celdas adecuado
 =SUMA({valor1, valor2, valor3, …})
 =SUMA({1, 4, 2} * {5, 2, 9}) ↔ =SUMA(1*5, 4*2, 2*9)
 =SUMA((A1:D1*{1,2,3,4})) ↔ =SUMA(A1*1,B1*2,C1*3,D1*4)

135

 Matrices de una dimensión (debemos seleccionar el
rango adecuado de celdas antes de introducirlas)
 Horizontales  ={1;2;3;4;5} + (CTRL + MAY + ENTER)
 Verticales  ={102030405060} + (CTRL + MAY +
ENTER)
 Matrices de dos dimensiones (cada dimensión debe
tener el mismo número de elementos)
 ={1;2;31;2;3}

136

Trabajar con Matrices …
 Constantes matriciales con nombre

 Podemos usar la constante en fórmulas matriciales
 Seleccionar rango de celdas adecuado
 =DiasSemana + (CTRL + MAY + ENTER)
 INDICE(DiasSemana, 4)  “Jueves”

137

 Seleccionar una matriz
 Seleccionar el rango manualmente
 Estando sobre una de las celdas del rango
 Ficha Inicia  Buscar y seleccionar  Ir a e special  Matriz
Actual
 Para editar fórmulas, es preciso seleccionar el rango
completo y pulsar F2
 No podemos modificar celdas de un rango que define
una matriz
 Si que podemos usar opciones de formato
individualizadas para las celdas de la matriz

138

EJEMPLO
MATRICES

 Crear fórmulas a partir de un rango
 =A1:A3 + (CTRL + MAY + ENTER)
 Las matrices quedan vinculadas, cualquier cambio en una
celda de la original se refleja en la nueva
 Si queremos desvincularlas: editar la fórmula, convertir
las referencias a valores (F9) y volver a forma matricial
 Fórmulas que devuelven un valor
 =SUMA(LARGO(DiasSemana))+(CTRL + MAY + ENTER)
 Las fórmulas matriciales también sirven para eliminar
cálculos intermedios
F9
Convertir celdas a valores
Usado con frecuencia cuando trabajamos con
una hoja ajena

139

Fórmulas Matriciales: ejemplos…
 Vaya recorriendo las hojas del libro Matrices donde
se muestran varios ejemplos del uso de fórmulas
matriciales y trate de entender su funcionamiento
 Realice modificaciones en las fórmulas y observe su
efecto sobre los resultados

EJEMPLO
MATRICES
140

Funciones Matriciales
 SUMAPRODUCTO(RANGO1*RANGO2)
 Multiplica el valor de cada celda de un rango por la
celda correspondiente en el otro rango y suma el total
de todos los productos
 SUMAPRODUCTO(A1:A6*B1:B6)
 TRANSPONER(MATRIZ)
 Cambia la orientación horizontal o vertical de una
matriz

141

Funciones Matriciales

Ejercicio

Prácticas, realizar al final una copia de la
 En el libro
hoja de Esquema
 Transponer la tabla de Esquemas

142
22/05/2012


 Otras funciones con Matrices:
 MDETERM: Halla el determinante de una matriz

 MINVERSA: Invierte una matriz. Aplica solo para
matrices cuadradas cuyo determinante no sea cero

 MMULT: Multiplica dos matrices. Las matrices deben
ser compatibles para ser multiplicadas

143

Ejercicio
 Invertir las siguientes matrices
 Multiplicar estas matrices

1 4 7 2 4 7

2 5 8 2 5 8

3 6 9 3 6 9

144

Funciones Comunes


145 145

Funciones financieras
 Ofrecen las operaciones contables más usuales, como
el pago de intereses de un préstamo o una inversión,
tasas, valores futuros, depreciaciones, etc.
 Las más empleadas son las
que tienen que ver con
pagos de intereses en
sus distintas variantes:
PAGO, PAGOINT y
PAGOPRIN.

146

Valor del dinero en el tiempo
 Supongamos que alguien decide darte una cantidad
de dinero y te ofrece las siguientes opciones
 Recibir 800€ hoy
 Recibir 2500€ en un año
 Recibir 12000€ en 5 años
 Recibir 150€ por mes en los próximos 5 años
 Para saber qué es lo que más te conviene, necesitas
tener en cuenta el valor del dinero, no ahora, sino en
el futuro

147

Funciones Financieras
 Los argumentos más comunes de las funciones financieras incluyen:
 Valor actual (va): la cantidad principal. Es el valor de una inversión o préstamo,
el desembolso inicial … (>0 ó <0)
 Valor futuro (vf):
 Valor de la inversión o préstamos una vez realizados todos los pagos.
 es el valor actual más los intereses.
 Valor futuro que desea lograr una vez realizados todos los pagos, i.e. al final de la operación (0 por
defecto)
 Si invierto 5.000 durante 5 años al 6% anual, al final obtengo 6.312 (va)
 Si compro un coche por 15.000, a pagar en 3 años al 7% anual, pagaré finalmente 16.673
(va)
 Pago: el importe pagado periódicamente en una inversión o préstamo, cuando este
importe es constante (cantidad negativa)
 Pago 1, Pago 2, … Pago n: pagos periódicos cuando difieren en la cantidad
 Número de períodos (nper): el número total de pagos o períodos de una
inversión.
 Tipo: cuando se hace al pago (0 = al final del período, 1 = al principio)
 Tasa: tasa de descuento o interés por periodo (convertir a meses)
El valor actual de un préstamo es el importe del
préstamo, mientras que el valor futuro es 0 (es lo que
nos quedará al finalizar)
148

 FUNCIÓN PAGO: cuota periódica (intereses más amortización) que
se necesita para amortizar un préstamo en un número dado de
períodos.

 PAGO
 Tasa  interés;
 Nper  número de períodos o pagos;
 Va  valor actual del préstamo
 Vf  es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr tras
el último pago (si es una operación de ahorro, sería lo que esperamos
tener al final de los periodos de pago).
 Si vf se omite, se asume que vale 0, es decir, tras el último pago no queda
ningún saldo pendiente, lo que ocurre cuando se trata de un préstamo.
 Tipo  indica el vencimiento de pagos
 anticipado – al principio del periodo(1)
 vencido – al final del periodo(0)

149

Pago de un Préstamo

Ejercicio
 Crear un libro nuevo que llamaremos Funciones
Financieras y resolver el siguiente ejercicio:
 Se desea calcular el valor de la cuota mensual para un
préstamo de 180.000€ con un Euríbor del 4,75%, a un
plazo de 20 años
Usar las mismas unidades para todos los valores:
Convertir las tasas anuales a tasas mensuales
Expresar num_periodos en meses

150


Ejercicio:
 A partir del ejercicio anterior, realizar una tabla para
observar cual sería la cuota a pagar:
 Importes: 100.000, 176.00 a 189.000€
 Periodos: de 10 a 25 años
 Definir un formato condicional para que resalten las
cuotas que estén entre 1200 y 1250 euros mensuales

151

Ahorrando

Ejercicio
 Se desea ahorrar 350.000€ en 18 años, ahorrando una
cantidad constante cada mes.
 ¿Qué cantidad se debe ahorrar, si se asume que se
puede devengar un 2,5% de interés anual en la cuenta
de ahorros?

152


 PAGOINT
 Calcula cuanto pagamos de interés en un período
específico siempre que trabajamos con cuotas
periódicas constantes.
PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)

 PAGOPRIN
 Calcula la parte correspondiente a la amortización de
capital de un pago perteneciente a un préstamo con
cuotas periódicas constantes y a interés constante
PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)

153


 Ejercicio
 Calcular la cantidad que corresponde al pago
de intereses y a la amortización de capital
para un préstamo de cuota fija a 35 años
sobre 250.000€, con un interés del 4,9%
 A partir del apartado anterior, realizar la
tabla de pago donde se detalle, período a
período, cuanto se deberá pagar por intereses
y cuanto por amortización de capital

154


 PAGO.INT.ENTRE : Similar al PAGO.INT, pero
permite especificar un intervalo de tiempo
(especificando dos periodos) en lugar de uno solo de
los periodos

 PAGO.PRINC.ENTRE: Similar al PAGO.PRINC, pero
permite establecer dicho monto entre dos períodos
determinados

155


 Ejercicio
 Con base al ejercicio anterior, calcular cuanto se
pagará de intereses y de principal o amortización
durante el 10 año de pago de la deuda.

 (Nota: datos de tipo obligatorio)

156

Suele utilizarse para evaluar la rentabilidad de una

Funciones Financieras inversión: si el valor actual es superior al coste de la
inversión, es una buena inversión

 FUNCIÓN VA (Valor Actual)
 devuelve el valor actual de una inversión
 valor a día de hoy de la suma de una serie de
pagos que se efectúan en el futuro
 Por ejemplo, cuando pide dinero prestado, la
cantidad del préstamo es el valor actual para el
prestamista EJEMPLO
VA

VA(tasa;num_per;pago;val_futuro;tipo)
Si además de los pagos periódicos hay un pago/aportación
final usaremos el argumento valor_futuro

157


 Ejercicios
 Calcular el valor actual de un préstamo con una cuota
de 750€ mensuales al 4% de interés anual y con un
plazo de 10 años
 Se desea comprar una póliza de seguros que pague
500€ al final de cada mes durante los próximos 20
años. Para recibir dicha cantidad ha de invertir
60.000€ y el dinero pagado devengará un interés del
8% anual. Determinar si la
compra de la póliza es una buena inversión.

158


 FUNCION VF (Valor Futuro):
 Determina el valor en una fecha futura de una
inversión basándose en pagos periódicos
constantes y en una tasa de interés constante.
 Podemos verla como el contrario de VA

VF(tasa;nper;pago;va;tipo)

159


 Ejercicio
 Se contrata un plan de pensiones depositando
2000€ al principio de cada año. La tasa media
de los intereses será el 9%. Si ahora tenemos
30 años, ¿Cuánto dinero habremos acumulado
a los 65?
 Ahora suponga que, además, comenzó el plan
aportando 7500€ de los que disponía y repita
el cálculo

160


 FUNCION TASA:
 la tasa de retorno de una inversión que genera una
serie de pagos periódicos o un único pago total
 Determinar el interés de una inversión o préstamo

TASA(num_per; pago; valor_actual; valor_futuro; tipo; estimación)
 Usaremos pago si queremos calcular la tasa en una serie de pagos
periódicos iguales
 Usaremos valor futuro si queremos calcular la tasa para un pago
único
 La estimación le sirve a EXCEL como indicio para el cálculo de la
tasa

161


 Ejercicios:
 Cuál es la tasa de un préstamo de 8.000€ a
cuatro años con pagos mensuales de 200€
 Suponga que está considerando una inversión
que producirá 1000 € anuales en los próximos
5 años. La inversión es de 3000 €. ¿Cuál es la
tasa de retorno?

162


 FUNCION NPER:
 Nº periodos necesarios para amortizar un préstamo,
fijada una cuota periódica y un interés constante

NPER(tasa;pago;valor_futuro;tipo)

 Si el argumento pago es demasiado pequeño para
amortizar la cantidad, la función devuelve un valor de
error. Por tanto, el pago mensual debe ser al menos igual
al interés del periodo multiplicado por el capital. En caso
contrario nunca se amortizará el préstamo

163


Ejercicio:
¿Cuantos años deberé pagar mi hipoteca si
tengo estimado solicitar 100.000€, la tasa de
interés es constante en 4,75% y tengo
estimado pagar 1000€ mensuales?

164


 TIR - Tasa Interna de Retorno:
 Devuelve la tasa de interés para la que el valor actual
de los pagos es exactamente igual al coste de la
inversión
 Equivale a la tasa de interés producida por un proyecto
de inversión con pagos (valores negativos) e ingresos
(valores positivos) que ocurren en períodos regulares.
 Si es mayor que la tasa de mercado es una buena
inversión
 TIR(RANGO de VALORES)  debe haber un valor negativo, que
es el que identifica el importe de la inversión, el resto son las
cuotas o beneficios que se esperan obtener

165


Ejercicio:
 Ha decidido abrir un restaurante con un costo inicial
estimado de 120.000€. A lo largo de los próximos
cinco años espera recibir una renta neta de 25.000€,
27.000€, 35.000€, 38.000€ y 40.000€
respectivamente.
 Crear una hoja de cálculo con los datos de la inversión
y el porcentaje de beneficios de este negocio

166


 Parámetros para el cálculo de Depreciaciones
 Coste: coste inicial del bien
 Vida: periodo de tiempo a lo largo del cual se deprecia
el bien (número de periodos)
 Período: periodo individual sobre el que se desea
realizar los cálculos
 Valor Residual: valor que aún posee el bien después de
la depreciación

167


 Cálculo de Depreciaciones
 SLN: Calcula la depreciación de un bien por el método
directo (uniforme) durante un único periodo de tiempo

SLN(costo;valor_residual;vida)

Ejemplo:
Calcular la depreciación anual, por el método directo,
de un coche que costó 8000€ nuevo y que tiene una
vida útil de 10 años, al cabo de los cuales vale 500€

168

 Cálculo de Depreciaciones
 DDB: Calcula la depreciación de un bien por doble (n)
disminución de saldo, siendo mayor los primeros
períodos que los últimos
DDB(coste;valor_residual;vida;período;factor)  factor = 2 por defecto

Ejemplo:
Ha comprado un portátil de última generación por
valor de 5000€, cuya vida útil es de 5 años y con valor
residual de 100€. Calcular la depreciación del equipo
para el primer mes (doble) y para el primer año de
vida (triple)

169

Préstamo Balón
EJEMPLO
Calculadora-PagoBalon

 Un préstamo en el que se realiza un gran pago antes de que
acabe el periodo
 Si se trata de un préstamo a 3 años, el pago o cuota mensual se
calcula como si fuera un préstamo normal a 3 años.
 La idea es realizar un pago balón antes de que finalice el período
del préstamo, de cara a reducir la cantidad que se paga en
concepto de intereses, mientras que se mantienen pequeños los
pagos iniciales.
 Este tipo de préstamo implica cierto auto-control y planificación
para asegurar que se dispondrá de la cantidad para afrontar el
pago balón en su momento
 Ejemplo de uso
 No dispongo ahora del dinero, pero sé que dispondré de él más
adelante
 Solicito un préstamo balón y voy pagando sólo los intereses

170

Préstamo Balón
EJEMPLO
Calculadora-PagoBalon

 PAGO BALÓN SIN REDONDEO
 Obtenemos el Valor Actual del dinero que representan los pagos
que quedan por hacer
VA(D7/12;(D8-D9);-D14)
 Más los intereses
(1+D7/12)*VA(D7/12;(D8-D9);-D14)
 TABLA DE AMORTIZACIÓN
 PAGO
 Si es el pago balón (C24=$D$9+1)  importe restante + intereses del
mes
 Si no  pago regular

 INTERESES
 Se calculan cada mes sobre el importe que queda por pagar

171

Herramientas para Análisis
 Existe un conjunto de herramientas y funciones complementarias
diseñadas para el análisis de datos, que no están disponibles en Excel
 Si la utilidad está instalada, observará una opción denominada Análisis
de Datos en la Ficha Datos.
 En caso contrario, ir a Ficha Archivo  Opciones  Complementos 
Administrar complementos de Excel  Ir
 Seleccionar de la lista el ítem Herramientas para análisis para que se
proceda a su instalación y activación

* (puede necesitarse
el CD de instalación
de Office 2010)

172

Herramientas de Análisis Estadístico

 Tras instalarlas, se dispone, entre otras, de las
siguientes opciones:
 Estadística Descriptiva: Produce una tabla de
medidas estadísticas a partir de un rango
 Histogramas: Representa de forma gráfica las
frecuencias de un rango
 Jerarquía y Percentiles: Clasifica un rango de datos
y los ordena

173


 Estadística Descriptiva
 Produce una tabla que describe los datos usando
algunos valores estadísticos clásicos
 Para cada variable en el rango de entrada se devuelve una
lista de estadísticas
 Cada una se podría obtener combinando fórmulas
 Las opciones K-ésimo mayor y menor proporcionan
información adicional
 Por defecto ya se muestran el mayor y el menor
 Las salidas son valores constantes, no son fórmulas,
por lo tanto, si los datos cambian, deberán
regenerarse las estadísticas

174


 Jerarquía y Percentil
 Crea una tabla que muestra un ranking de ordinales y
percentiles para cada valor del rango de datos

175


 Histograma
 Gráfico que representa el número de medidas o
frecuencia para cada intervalo (o clase)
 Podemos especificar el rango de intervalos para los
que obtener el histograma
 Debemos definir las clases en orden ascendente
 No tienen por qué ser uniformes
 Podemos dejar que EXCEL lo haga por nosotros
 =(MAX(rango_datos) – MIN(rango_datos)) / 10
 El resultado se puede ordenar de acuerdo a la
frecuencia de cada intervalo
 De nuevo, la salida son constantes, así que es preciso
regenerar si cambian los datos de origen

176


Ejercicio
 En el libroPrácticas, realizar una copia de la hoja
Ejercicios de Formato
 Crear los datos resumen que proporciona la herramienta
Estadística Descriptiva para cada uno de los productos
 Crear una Jerarquía de Ventas teniendo en cuenta el Total de
ventas mensual
 Crear un Histograma con los datos de Ventas Anuales en los
siguientes rangos:
 0 -500€
 500 – 1000€
 1000 – 1500 €
 …..
 7500 – 8000€

177

Agenda
 Nombrar Celdas
 Subtotales
 Escenarios
 Funciones

178

Consolidar Datos
 Es la utilidad para combinar valores de un conjunto de hojas de
cálculo de un mismo libro o de libros distintos
 Operaciones que implican varias hojas y/o libros de trabajo
 Se puede combinar información de hasta 255 hojas
 Podemos consolidar datos utilizando fórmulas que usen referencias
externas
 =SUMA(Hoja2:Hoja10!A1)
 =[Region1.xls]Hoja1!B2+[Region2.xls]Hoja1!B2

 Podemos usar la opción Consolidar de la ficha Datos
 Por posición: Las hojas consolidadas deben tener el mismo formato
 Por categoría: Consolida los datos de acuerdo a rótulos de categorías

179

Consolidar Datos

 Consolidación por Posición
 EXCEL aplica la función de consolidación a las mismas
celdas de cada hoja de apoyo
 Deben tener exactamente la misma estructura
 Utilización
 Seleccionar rango donde se introducirán los datos
consolidados
 Abrir el cuadro de diálogo Ficha Datos  Consolidar
 Seleccionar el rango de datos a consolidar en cada
hoja

En este caso, es preferible introducir los rótulos
nosotros mismos. Cuando dejamos que EXCEL lo
haga pueden producirse resultados no deseados

180

Datos Consolidados
 Consolidación por Categoría
 EXCEL aplica la función de consolidación a un conjunto de celdas
distinto en cada hoja de apoyo
 Utilización
 [Introducir los encabezados de columna (filas)]
 Seleccionar rango donde se introducirán los datos consolidados
(basta con la celda inicial)
 Abrir el cuadro de diálogo Ficha Datos  Consolidar
 Seleccionar el rango de datos a consolidar en cada hoja,
incluyendo los encabezados de fila y columna
 Seleccionar Columna Izquierda en la
opción Usar Rótulos en del cuadro
de diálogo
 Si seleccionamos la opción Crear vínculos con los datos de origen,
EXCEL usa fórmulas para los datos consolidados, que define como
subtotales (datos consolidados son actualizables)
 De otro modo, los datos consolidados no son actualizables
181

Consolidados

Ejercicio:
 A partir de los datos de ventas de productos
lácteos del libro Consolidación
 Insertar una nueva hoja llamada Datos Consolidados
 Consolidar los datos de las Hojas 1 a 4:
 Realizar primero la consolidación por posición
 Realizar luego la consolidación por categoría

182


 Funciones de bases de datos:
 En realidad son como sus homónimas,
salvo que operan sólo sobre celdas que
cumplan ciertos criterios
 Dichos criterios deben expresarse
utilizando celdas
 Resultan muy útiles para el análisis de
información de listas que cumplen criterios
particulares, porque sus homólogas no son capaces de
ignorar celdas aunque los datos se muestren filtrados

EJEMPLO
Bases de Datos - BD
183

Definición de Criterios con caracteres comodín: ejemplos
 =”=January” ↔ ‘=January => contiene exactamente …
 January => empieza por …
 <>C* => lo que sea menos algo que empiece por ‘C’
 >=L => empieza por una letra que vaya de la L a la Z
 *campo* => cualquiera que contenga la palabra campo …
 Sm* => empiezan por SM …
 s*s => empieza por s y hay más Ss después (da igual en qué posiciones)
 s?s => empieza por s y tiene una s como tercer carácter (no sólo palabras de 3 caracteres)
 ="=s*s” => empieza y termina por s
 <>*c => no acaban en c
 =???? => cuatro letras
 <>???? => no contienen 5 letras (más o menos)
 <>*c* => no contienen Cs
 ~? => contienen un único signo de interrogación (la tilde convierte el signo de interrogación en un
carácter normal)
 = => contienen un blanco No distingue MAY de MIN. Por ejemplo, el
criterio se* devolverá celdas que
 <> => cualquier entrada que no esté en blanco contengan Sevilla, sereno y SEAT

 =“=c” => sólo el carácter ‘c’

184

Funciones de Bases de Datos
Ejercicio
 Abrir el libro de trabajo Pedidos
 Insertar algunas filas en la parte superior que usará
para definir criterios
 Utilizando funciones de Bases de Datos, calcule:
 El número de unidades vendidas durante el mes de
Enero y el mes de Febrero.
 De las de Febrero, contabilizar sólo aquellas cuyo precio/unidad
sea mayor que 120

185

Filtros
EJEMPLO
AutoFiltros

 Los filtros son criterios que indican a Excel qué
información ha de mostrar dentro de una lista.
 Cuando se aplica un filtro, Excel sólo muestra los
registros (filas) que cumplen con la condición.
 Los filtros más sencillos son los AUTOFILTROS:
 Ficha Datos  Filtro
 Si sólo queremos filtrar por algunas columnas, seleccionar sus
encabezados y activar el autofiltro
 Podemos refinar o personalizar los criterios proporcionados
por defecto

Salvo en los casos que veremos, las
fórmulas que actúan sobre datos filtrados no
se ajustan para ser computadas sólo sobre
los datos visibles
186

Si queremos extraer datos a otra hoja usando

Filtros Avanzados
un filtro avanzado, tenemos que definir el filtro
desde la hoja DESTINO haciendo referencia a
las celdas de la hoja ORIGEN

 Permite definir filtros que soporten:
 Criterios que impliquen más de dos condiciones
para una misma columna (Enero y Febrero y
Marzo …)
 Criterios calculados
 Extracción de filas para copiar en otra parte
 Mostrar sólo valores únicos (evitar duplicados)

187

Filtros Avanzados
EJEMPLO
Filtros Avanzados

 Los criterios deben definirse utilizando celdas (similar a las
funciones de Base de Datos)
 Una o más filas, donde la primera contiene nombres de campos y
el resto los criterios
 Los criterios definidos en distintas columnas se combinan con
una operación Y
 Los criterios definidos en una misma columna se combinan en un
operación O
 Suelen usarse filas por encima de los datos
 No es preciso definir un criterio para todas las columnas
 No se autoactualizan

Provincia empieza por ‘Ba’ y hay más de 500 AUDI matriculados
O
Provincia empieza por ‘M’ y hay más de 100 AUDI matriculados

188

Criterios Calculados
 Definimos una fórmula que devuelva un valor lógico a
partir de la realización de algún cálculo sobre la lista
de datos
 Los criterios se definen utilizando referencias relativas
a la primera fila de la lista de datos
 No utilizar nombres de los campos de la lista
 Podemos definir tantos como queramos y combinarlos
con criterios simples
EJEMPLO
Filtros Avanzados

189

Filtros

Ejercicio
 A partir de la hoja Precio Petroleo Diario del libro
Practicas definir los siguientes filtros
 Autofiltro para mostrar los 10 mejores precios del mes de
Diciembre de 2004
 Quitar el Autofiltro
 Aplicar un filtro avanzado para el año 2005, donde:
 El valor del mes de Febrero sea mayor de 32
 El valor del mes de Abril sea mayor de 40
 El valor del mes de Septiembre sea mayor de 50
 El valor de la suma de los meses de Julio a Septiembre del
2005 sea mayor a 100

190

Macros
 Permiten automatizar tareas y unirlas en una sola
 Crear una macro
 Ficha Vista  Macros  Grabar macro …

 Realizar las acciones deseadas y pulsar el botón
Detener grabación al concluir

Macros
 Ejecutar una macro
 Ficha Vista  Macros  Ver macros  Ejecutar

 También es posible mediante la ficha Programador

Macros
Programador : Archivo  Opciones
 Activar la ficha
 Personalizar cinta de opciones  Seleccionar
Programador

Macros
 Asociar un botón a la ejecución de una macro
 Ficha Programador  Insertar  Formulario
 Seleccionar la opción del botón
 El puntero del ratón se transforma en una cruz.
 Debemos hacer clic sobre la zona de la hoja donde
queramos insertar el botón
 Aparece el cuadro de diálogo Asignar macro
 Con el botón derecho sobre el botón
podemos:
 Modificar Texto
 Asignar macro …

Macros

Ejercicio
 Crear una nueva hoja de cálculo en el libro Prácticas
 Abrir el submenú Macro del menú Herramientas.
 opción Grabar nueva macro...
 Aparece el cuadro de diálogo Grabar macro.
 Escribir el nombre de la macro, EjemploMacro y pulsa Aceptar.
 Ahora estamos grabando, vamos a realizar las acciones necesarias
para dar formato la hoja de trabajo.
 Presionar sobre el botón Negrita de la barra Formato.
 Presionar sobre el botón Cursiva de la barra Formato.
 Escoger el tipo de fuente Abbess.
 Escoger el tamaño de la fuente en 14 puntos.
 Se ha definido un nuevo formato para una cabecera de datos, por
tanto se finaliza la grabación de la macro.
 Presionar sobre el botón detener de la barra Macro, o acceder al menú
Herramientas - Macro - Detener grabación

195

Macros (II)

Ejercicio
 Escribir en la celda D1 Cabecera, en la celda E1 de y
en la celda F1 prueba.
 Seleccionar las celdas anteriores D1, E1 y F1 y ejecuta
la macro que grabaste
 Observar como las celdas seleccionadas adoptan el
formato automáticamente
 Añadir un botón a la hoja y asóciale la macro grabada
 Comprobar el funcionamiento del botón

196

Macros y Filtros Avanzados

Ejercicio
 Abrir el libro Pedidos e insertar varias filas en la parte superior
 En la primera copiar los nombres de campos
 Seleccionar la primera y segunda filas y darles un nombre (Criterio_Y)
 Ampliar la selección a la siguiente fila y darle un nuevo nombre (Criterio_O)
 Grabar dos nuevas macros que activen un filtro avanzado tomando como
criterios las celdas Criterio_Y y Criterio_O
 Insertar dos autoformas y asígnarles la ejecución de cada una de las
macros anteriores

197

Validación de Datos

 Sirve para asegurarse que las nuevas entradas o las
entradas modificadas de una lista satisfacen ciertos
criterios.
 Se pueden especificar:
 los tipos de datos permitidos
 el rango de valores aceptables
 incluso introducir una lista de valores correctos
 Las reglas de validación pueden ser obligatorias o de
advertencia

Si la celda contienen una fórmula en lugar
de un valor, la regla de validación no tiene
ningún efecto

198


 Seleccionar rango de celdas a controlar (TODO el
rango, aunque aún no tenga valores introducidos)
 Ficha Datos  Validación de datos

 Escoger tipo de Validación
 Un uso interesante de esta funcionalidad es
detectar valores no válidos en una gran lista de
datos
 Seleccionar los datos y definir criterio de validación
 Usar la auditoria de fórmulas para mostrar los datos
no válidos
 Ficha Fórmulas  Grupo Auditoría de Fórmulas
199

Validación de Datos: uso de fórmulas

 Podemos especificar el criterio de validación usando
una fórmula que devuelve un resultado lógico (V ó F)
 Escoger la opción Personalizada en el desplegable
Permitir
 Definimos la fórmula usando referencias relativas a la
primera celda del rango escogido
 Ejemplos
 =ESTEXTO(A1)
 =ESNUMERO(A1)
 = A2 > A1

200

Ejercicio:
 En la hoja Validación del libro Practicas, aplicar a las celdas en azul un criterio de
validación que limite el valor de la celda a valores numéricos. Utilizar el estilo
Límite para el mensaje de error, que impide introducir datos no válidos en la
celda.
 A las celdas en verde aplicar un criterio de validación que limite la longitud de las
entradas de texto a siete caracteres. Utilizar el estilo Advertencia para el
mensaje de error, que permite cancelar la introducción de datos o introducir el
valor no válido en la celda seleccionada.
 A las celdas en amarillo un criterio de validación que restringe a un número
entero que esté entre 1 y 10. Utilizar el estilo Información
 A las celdas en rosa aplicar un criterio de validación que limita los datos válidos a
una lista de valores. Cuando se seleccione una de las celdas del rango, aparece una
lista desplegable. Utiliza el estilo Límite para el mensaje de error, lo que impide
introducir datos no válidos en la celda.
 Usar una fórmula para no permitir valores repetidos en las celdas en naranja
 Usar la función CONTAR.SI()
 Usar una fórmula para permitir sólo valores que empiecen por el carácter “a”
 Usar la función IZQUIERDA()

201

Subtotales
EJEMPLO

 Sirve para aplicar fórmulas de agregación a grupos
de entradas de una lista.
 Ventas de un vendedor, gastos por acreedor, etc.
 La creación de subtotales involucra tres partes:
 Seleccionar el campo sobre el que se pueden
identificar distintos grupos
 Seleccionar la función que se aplicará para el subtotal
 Seleccionar el campo para el que se ejecutará el
subtotal
 Alternativamente, puede utilizar la
opción Subtotal de la ficha Datos
para realizar la misma función de
forma más intuitiva
 Los datos de la lista deben estar
ordenados previamente
202

Tipos de Subtotales

Tipo de Operación Operación
1 PROMEDIO
2 CONTAR
3 CONTARA
4 MAX
5 MIN
6 Multiplicación (PRODUCTO)
7 Desviación estándar (DESVEST)
8 Desviación estándar de la población total (DESVESTP)
9 SUMA
10 Varianza (VAR)
11 Varianza de la población total (VARP)

203

Subtotales

Ejercicio
 Realizar una copia de la hoja Base de Datos
del libro Practicas
 Generar los subtotales para cada localidad de
acuerdo a las unidades vendidas.
 A partir de los datos de la hoja
Datos.CafeCacaoTe de Tabla dinámica,
obtener:
 Subtotales de Suma para los Totales de acuerdo a
la sucursal
 Subtotales de Cuenta para los Totales de acuerdo
al mes en curso
204

Subtotales
EJEMPLO
Libro Pedidos

 Otra aplicación de la función SUBTOTAL es realizar
cálculos sobre listas de datos filtrados
 A la hora de realizar los cálculos ignora aquellas
celdas ocultas como resultado de un filtrado

Si usamos la función SUMA, estamos
incluyendo en el cálculo las celdas
intermedias

205

Función Buscar Objetivo
 Calcular el valor a introducir en una celda para que una
fórmula produzca el resultado deseado
 Sirve para encontrar una solución rápida a un problema
numérico, sin la necesidad de iterar manualmente. Equivale a
resolver el sistema de ecuaciones
 Este es el resultado que deseo obtener con esta
fórmula ¿Cuál es la entrada que me permite obtenerlo?
 Lanzamos la opción Ficha Datos  Análisis Y si  Buscar Objetivo

 En Definir la celda se especifica la celda que contiene la fórmula.
Puede escribirse una referencia de celda o un nombre
 Con el valor contiene el resultado que se desea obtener de dicha
fórmula
 Cambiando la celda determina la celda cuyo valor EXCEL cambia
206 a fin de lograr el resultado deseado.

Celda Objetivo
Es la celda a la cual se le quiere
imponer un valor. Tiene que ser una función o fórmula que sea
dependiente de los datos contenidos en la Celda de dato.

Aquí se ingresa el valor que se le
quiere imponer a la Celda Objetivo.

Celda de dato es la celda que se va a cambiar para hacer
que la Celda Objetivo llegue al valor especificado. El
contenido de esta celda tiene que ser un número (no
fórmula) del cuál dependa la Celda Objetivo.

207


Ejercicio
 Se desea conocer la hipoteca máxima a 30 años que se
puede afrontar con una tasa de interés del 6,5% si
tiene que limitar las cuotas mensuales a 2000€

208

Escenarios
EJEMPLO
Escenarios

 El Administrador de Escenarios permite cambiar el
valor de varias celdas para ver el hipotético resultado
y guardarlo
 Responde a la pregunta: ¿Qué pasaría si…?
 Permite generar un informe resumen sobre los
resultados que producen los diferentes escenarios
 Ficha Datos  Análisis Y si  Administrador de escenarios
 Definir, mostrar, ocultar, resumir escenarios

Para que las variables se muestren como un nombre
y no con la referencia a la celda correspondiente,
debemos nombrar dichas celdas
209

Escenarios
Ejercicio
 A partir del modelo de negocio construido en la hoja Escenarios
del libro Practicas, crear un escenario inicial donde las celdas
cambiantes serán:
 el valor de los ingresos por visita de cliente (C5)
 los costes derivados de dicha visita (C6)
 El segundo escenario va a incrementar los costes por visitas en
un 5%, pero baja los ingresos en el 5%
 Un tercer escenario, donde a partir del escenario anterior, los
costes incrementarán un 3%
 Extraer la Tabla Resumen de los Escenarios
 Repetir el proceso pero antes dar nombre a las celdas para que la
Tabla Resumen mejore su legibilidad

210

Tablas Dinámicas
 Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que combina y
compara rápidamente grandes volúmenes de datos.
 Podemos verlas como informes dinámicos generados a partir de una Base
(o Lista) de Datos
 Es posible girar las filas y las columnas para ver diferentes
resúmenes de los datos de origen, y mostrar los detalles de
determinadas áreas de interés.
 En los informes de tabla dinámica, cada columna o campo de los
datos de origen se convierte en un campo de tabla dinámica que
resume varias filas de información. Un campo de datos, como Suma
de Ventas, proporciona los valores que van a resumirse
 La tabla dinámica puede ser configurada para que muestre
todos o solo una parte de los datos utilizados para su
construcción

211

Tablas Dinámicas (creación)
 Descargar el libro “TablasDinamicas.xls”
1. Poner el cursor en cualquier celda de los datos mostrados en la hoja
DatosPeajes-1, que contiene datos a cerca de la circulación de vehículos
a través de una estación de peaje
2. En la ficha Insertar, seleccionar Tabla dinámica

212

 Rango de Datos
 Seleccionar el rango de la tabla,
incluyendo la fila de titulo

 Ubicación de la Tabla
 Seleccionar si queremos incluir
la tabla en una hoja que ya existe
o deseamos utilizar una hoja nueva
(opción recomendada)

213

 En este punto puede pulsar finalizar y observar el
resultado …
… una tabla vacía que
podemos “rellenar”
arrastrando campos
de la Lista de Campos
a filas y/o columnas
y/o encabezados de
página

.. y campos numéricos
a la zona de datos

Tablas Dinámicas: filtrar
 Cada campo incluye un desplegable que permite
filtrar los valores mostrados
 Ejemplo: mostramos sólo las dos primeras semanas

215

Tablas Dinámicas: rediseñar la tabla
 También podemos modificar la forma de nuestra
tabla dinámica arrastrando los campos en las
diferentes áreas:

216

Tablas Dinámicas: ver detalle
 Haciendo doble clic sobre cualquier celda, EXCEL
produce una hoja aparte de detalle, donde se
enumeran qué valores han contribuido al valor de la
celda en cuestión …

Tablas Dinámicas …
 Utilizando los datos de la hoja DatosPeajes-2 cree
una tabla como la que se muestra en la figura

Tablas Dinámicas: configuración de campos
 Por defecto, el área de datos muestra la suma de
valores para cada cruce de fila y columna …
 … se puede seleccionar otro operador para mostrar
los datos
 Botón derecho sobre cualquier celda  Configuración
de Campo de valor…
En lugar de mostrar la suma de lo recaudado por el pago de camiones a lo largo del mes, se
muestra el promedio (la media por semana)

RECUERDE que si hacemos doble clic sobre la
celda veremos
el detalle (lo recaudado cada semana)

 Siguiendo la misma idea, podemos mostrar la
contribución de ese valor al total general …

Mostramos el porcentaje de la recaudación y
los beneficios que cada mes representa
sobre el total

 Las dos opciones anteriores se pueden obtener
también mediante un clic derecho sobre el campo y…

Tablas Dinámicas: campos calculados
 También podemos añadir nuevos campos a la tabla
que sean el resultado de realizar operaciones con los
campos existentes
 Ficha Opciones  Campos, elementos y conjuntos 
Campo calculado…

 Añadimos un nuevo campo calculado…

Añadimos un nuevo
campo (Costes) que
computa la diferencia
entre lo recaudado y los
beneficios

Tablas Dinámicas: configurar campo
 EXCEL permite aplicar filtros automáticamente del
tipo: “sólo los 2 mejores”, etc …
 Clic Derecho sobre el nombre del campo Filtro 

En esta ocasión mostramos sólo los 2 meses en los cuales el peaje pagado
por los autos ha reportado mayor recaudación

Tablas Dinámicas: agrupar
 Podemos definir distintos niveles de agrupamiento:
 Seleccionar los encabezados de las columnas que
queremos agrupar
 Ficha Opciones  Agrupar selección
 Para cambiar el nombre del nuevo campo bastará con
posicionarnos sobre él y escribir el nuevo nombre

Tablas Dinámicas: 3 dimensiones
 Podemos utilizar el campo de filtro de informe para
definir tablas de 3 dimensiones como la de la imagen

En la parte superior seleccionamos el mes que nos interesa y en la parte inferior
encontramos el detalle para ese mes (las 4 semanas correspondientes)

Tablas Dinámicas
 Observaciones
 Las tablas dinámicas no se
actualizan automáticamente, pero
podemos invocar la actualización
después de haber introducido
información adicional

RECUERDE insertar las nuevas filas de datos entre
las filas existentes para que la tabla dinámica
compute los nuevos datos

227

Tablas Dinámicas
 Ejercicio
 A partir de la hoja Datos.Ventas del libro
TablasDinamicas, cree la siguiente tabla dinámica

Tablas Dinámicas
 Ejercicio (II)
 La tabla anterior mostraba, para cada cliente y semana, la suma del
campo PRECIO y la suma del campo ARTICULO
 El primero sirve para calcular lo recaudado por ventas, pero el segundo
no ofrece información útil ya que el campo ARTICULO contiene códigos
de artículos (estamos sumando códigos)
 Sería más interesante saber el volumen de ventas (cuántas ventas
hemos realizado)
 Para ello, seleccione la opción CUENTA para mostrar el campo
ARTICULO y que la tabla muestre la apariencia siguiente

Tablas Dinámicas
 Ejercicio
 Cree una tabla dinámica a partir de la hoja
Datos.VentasDiarias donde se muestren las ventas
realizadas diariamente
 Realice los agrupamientos necesarios para que la tabla
muestre la apariencia de la figura de la derecha

RECUERDE, para definir niveles de agrupamiento: Botón
Derecho sobre el campo por el que desea agrupar
 Agrupar
(si se le plantean varias opciones, elija por cual desea definir
niveles de agrupamiento)

230

 Ejercicio
 A partir de la hoja Datos.VentasComerciales cree una nueva Tabla
Dinámica
 Utilice las opciones que permiten añadir campos calculados a la
tabla para que su apariencia final sea como la que se muestra en la
figura

Datos

Resultado

231

Tablas Dinámicas

Ejercicio
 Con los datos contenidos en la Hoja Datos.CafeCacaoTe, que
contiene un Informe de Ventas, crear una Tabla Dinámica que
tenga:
 los Productos a nivel de filtro de informe
 la Sucursal como fila
 El Mes como columna

 Use la ficha Opciones  Opciones  Mostrar páginas de filtro
de informes… para mostrar
la información referente a las ventas de
cada tipo de producto en una página distinta

232

Tablas Dinámicas
Ejercicio:
 A partir de los datos de la hoja Datos.Pedidos cree
una nueva tabla dinámica como la siguiente

233

Tablas Dinámicas
Ejercicio:
 Realice las modificaciones adecuadas para que la tabla
presente el siguiente aspecto (opciones
Agrupar/desagrupar …)
 Seleccione los 3 primeros meses y cree un nuevo grupo
dándole el nombre de 1º Trimestre …
 Seleccione los primeros 70 productos (aprox.) y agrúpelos
dando los nombres Comestibles y No Comestibles a los grupos
resultantes

234

Tablas Dinámicas
Ejercicio:
 Utilizando de nuevo la hoja Datos.Pedidos cree una nueva Tabla
Dinámica, esta deberá presentar el siguiente aspecto:
 Ficha Opciones  Campos, elementos y conjuntos  Campo
calculado…  añadir de nuevo el campo Total
 Clic derecho sobre el campo  Mostar valores como  Porcentaje
del total general
 Ficha Opciones  Campos, elementos y conjuntos  Campo
calculado…  añadir de nuevo el campo Total, pero esta vez
incrementando su valor en un 5 y un 10%

235

Gráficos Dinámicos

 Los gráficos dinámicos son aquellos que se obtienen
a partir de una tabla dinámica.
 Podemos crear la tabla y el gráfico a la vez o crear un
gráfico a partir de una tabla existente
 Al igual que en las tablas, en los gráficos dinámicos
es posible cambiar la posición de las categorías de
datos dentro del gráfico
 Los cambios en uno se reflejan automáticamente en el
otro

236

Gráficos Dinámicas

Ejercicio
 A partir de la última tabla dinámica que creo
para los datos de la hoja Datos.Pedidos, utilice
el Asistente para Gráficos dinámicos que se
incluye en la ficha Opciones de tabla dinámica
 Realice modificaciones en el gráfico y/o la
tabla y compruebe cómo se reflejan
automáticamente en el otro objeto

237

Categorías Multinivel
Ejercicio
 Utilice la Tabla Dinámica construida a partir de los datos del café, té y
cacao para obtener el siguiente gráfico de Cilindros en 3D

238

Categorías Multinivel
Ejercicio
 De nuevo utilice la tabla dinámica con los datos del café té y
cacao para obtener el siguiente gráfico de Áreas en 3D

239

Agenda
 Nombrar Celdas
 Subtotales
 Escenarios
 Funciones

240

Creación de diagramas y gráficos

 Excel puede crear gráficos a partir de los datos de
una hoja de cálculo.
 El usuario puede incrustar un gráfico en una hoja de
cálculo o crear el gráfico en una hoja especial para
gráficos (hoja de gráficos).
 En cualquier caso, el gráfico queda vinculado a los
datos a partir de los cuales fue creado, por lo que si
en algún momento los datos cambian, el gráfico se
actualizará de forma automática.
 Los gráficos de Excel contienen muchos objetos que
pueden ser seleccionados y modificados
individualmente. SUGERENCIA: incluyendo una fila vacía al
final del rango de datos utilizado para crear el
gráfico, aseguramos que futuras
“ampliaciones” serán mostradas en el gráfico
241

Asistente para gráficos

 Para crear un gráfico con el Asistente, deben
seguirse los siguientes pasos:

 Seleccionar los datos a representar en el gráfico.
 Seleccionar la ficha Insertar / Grupo Gráficos
 A continuación aparece el primero de una serie de
cuadros de diálogo del Asistente para Gráficos, cuyas
indicaciones deben seguirse para terminar creando el
gráfico deseado

242

Asistente para Gráficos: tipo de gráfico

1

2

Podemos crear un gráfico con las propiedades que nos
convengan y luego asignar sus propiedades a un tipo de
gráfico personalizado:
Ficha Diseño  Guardar como plantilla

243

Asistente para gráficos: datos de origen, series
y categorías
No necesariamente todos los datos han de ser
contiguos, podemos escoger rangos alternos

3

244

Selección de Objetos Gráficos

 Los gráficos de Excel están compuestos por objetos
tales como marcadores, leyendas, títulos, ejes, texto
y la propia área del gráfico
 El usuario puede configurar los gráficos, añadir
objetos y dar formato a los ya existentes
 Modificar los elementos de un gráfico
 Clic sobre el objeto con el botón derecho y usar el
menú contextual que permite cambiar sus
características de formato

245

Barra de Herramientas gráficas

 En la ficha Formato de las Herramientas de gráficos
se encuentra un desplegable que permite elegir un
elemento del gráfico y modificar el formato
empleado.

Acceso a elementos difíciles de
seleccionar con el ratón

246

Gráficos

Ejercicio:
 A partir de los datos de la hoja Datos para Gráfico, crear un
gráfico de barras con los datos de la matriz de frutas

VENTA DE FRUTAS

120
100 104
93 95
100 87 86
76 75 77
Producción

80 68
59 59
54
60 50 50
41
32 34 34
40 25 25
23 21 23 23 21
20 74 910
2 3 3 3 3 4
0

re
zo

o
o
o

e
lio

o

e
o

ril

e
ni

br
ay

br
er

t
er

br
ub
Ab

os
Ju
ar

Ju

em
En

br

m

em
M

Ag
M

ct
ie
Fe

O

i

ici
ov
pt

D
Se

N
Meses

Plátano Fresas Melocotones

247

Gráficos

Ejercicio:
 A partir de los datos de la hoja Datos para Gráficos, crear un
gráfico de columnas con los datos de Producción de Café

Comparación por Zonas

100

90

80

70

Producción
60 Este
50 Oeste
40 Norte
30

20

10

0

4to trim. 3er trim. 2do trim. 1er trim.
Trim estre

248

Gráficos

Ejercicio
 A partir de los datos de la hoja Datos para Gráficos, crear un
gráfico de líneas en 3D con los datos de Producción de Café

PRODUCCION DE CAFÉ

100
80
60
Producción 40
20
0
1er trim.

Zona

Norte
3er trim.

Oeste
Trimestre s Este
s Este Oeste
Norte

1er trim. 2do trim. 3er trim. 4to trim.
Este 20,4 27,4 90 20,4
Oeste 30,6 38,6 34,6 31,6
Norte 45,9 46,9 45 43,9

249

Gráficos

Precio Promedio Mensual Ejercicio
100,00  A partir de los datos de la
90,00
hoja Precio Petróleo Diario
80,00
crear un gráfico de líneas con
los datos del Precio del
Petróleo
70,00

60,00
Precio

50,00

40,00

30,00

20,00

10,00

0,00
04

e

e

e
Ag i l

Ag i l

Ag i l

ri l
c ie o

c ie to

c ie to
br

br

br
r

r

r
t
Ab

Ab

Ab

Ab
os

os

os
20

m

m

m
e
br

Di

Di

Di
m
c ie
Di

Precio Promedio Mensual

250

Gráficos

Ejercicio
 A partir de los datos de la hoja PNB Países Europeos del libro
Prácticas crear un gráfico de circular con efecto 3D como el
mostrado en la figura

PNB Paises Europeos Año 2002
Para rotar el gráfico
·Clic derecho -> Giro 3D…
9.072
15.176 14.458

9.191

5.000 17.609

17.640
14.508

18.382 13.554

14.674
251

Líneas de Tendencia
 Una línea de tendencia describe la tendencia general
de una serie de datos.
 Puede ser una media móvil, una recta de regresión
lineal o una línea generada con uno de los diversos
ajustes de curvas no lineales
 Para crear una línea de tendencia debemos:
 Crear un gráfico
 Seleccionar una serie y con el menú contextual hacer
clic en la opción Agregar línea de tendencia

252

Líneas de Tendencia

Ejercicio:
 A partir de los datos del libro Precio Petróleo Diario, hacer un
gráfico de Dispersión y representar la línea de tendencia en el
Precio para el Año 2008

Tendencia Petróleo 2008

96,00
94,00 93,34
92,00
90,00
88,00 88,73
Precio

86,00
84,00
82,00
80,00 80,23
79,52
78,00
76,00

Serie1 Linea de Tendencia

254

Gráficos combinados
 Permiten representar dos o más series de datos con
formatos diferentes sobre un mismo gráfico. Esta
característica facilita la comparación entre las
distintas series
 También puede utilizarse en caso de necesitar dos
ejes de abscisas diferentes
 Para introducir un gráfico combinado:
 Se construye un gráfico del mismo tipo para todas las
series
 Se selecciona la serie para la que se quiere otro tipo de
gráfico y se cambia a través de las opciones del menú
contextual
 Clic derecho sobre la serie  Dar formato a serie de datos…

255

Gráficos Combinados

Ejercicio
 A partir del gráfico de la matriz de frutas, crear un gráfico
combinado

VENTA DE FRUTAS

120
100
93 104
100 95
76 86
Producción

75
80 77
59 68
60 50 59
50
87 41
40
21 32 23
25 54
20 34 34
4 10 23 25
3 23 3
21 4
7 9
0 2 3 3

re
o
zo

o

e
o

lio

o

e
o

ril

e
ni

br
ay

br
t
er

er

br
ub
Ab

os
Ju
ar

Ju

em
En

br

m

em
M

Ag
M

ct
ie
Fe

O

i

ici
ov
pt

D
Se

N
Meses

Plátano Melocotones Fresas

256

Otros tipos de gráfico: Gráficos de Burbuja

 Es un diagrama de dispersión en el que cada punto de
datos ofrece tres elementos de información en lugar
de dos.
 En un gráfico de burbujas, la posición de la burbuja
está determinado por los dos primeros valores,
mientras que el tamaño de la burbuja dependerá del
tercer atributo del punto.

257

Otros tipos de gráfico: Gráficos de Burbuja

Ejercicio:
 Tomar los datos de la tabla Comparación de Productos de la hoja
Datos para Gráficos y crear un gráfico de Burbujas como el que
se muestra a continuación
 Eje X: Nº de Competidores
 Eje Y: Ventas
 Tamaño de
Burbujas:
Porcentaje

258

Otros tipos de gráfico: Gráficos Radiales
Ejercicio:
 Tomar los datos de la tabla Matriz de Frutas y crear un gráfico
radial como el que se muestra a continuación

Comparación de Producción de Frutas

Enero
130
Diciembre Febrero
80
Noviembre Marzo
30 Plátano
Octubre -20 Abril Fresas
Melocotones
Septiembre Mayo

Agosto Junio
Julio

259

Otros tipos de gráfico: Gráficos Cónicos
Ejercicio:
 Tomar los datos de la tabla Beneficios de Venta de Vinos y crear
un gráfico cónico como el que se muestra a continuación

Beneficio de Venta Vinos

6

4

2

0
Esperado
-2
Real
-4
1er Real
trim. 2do
Esperado
trim. 3er
trim. 4to
trim.

260

Otros tipos de gráfico: Gráficos Superpuestos

Ejercicio:
 Tomar los datos de la tabla Beneficios de Venta de Vinos y crear
un gráfico de barras con superposición del 60% como el que se
muestra a continuación

Beneficios Ventas Vinos

Esperado Real

8
5,57
6 4,81
4,13
3,38 3,58
4
Valores

2,02
2

0
1er trim. 2do trim. 3er trim. 4to trim.
-2
-2,55
-4 -3,21

261

Otros tipos de gráfico: Relleno de áreas
Ejercicio:
 Tomar los datos de la tabla ¿Has hecho pellas alguna vez? y
crear un gráfico de barras usando imágenes para el relleno tal
como se muestra a continuación

262

Agenda
 Nombrar Celdas
 Subtotales
 Escenarios
 Funciones

263

Información de fuentes externas

 En general, casi siempre la información que
queremos tratar está ya incluida en Excel, sin
embargo es posible traer datos de otras fuentes
como pueden ser otras bases de datos o archivos
separados por comas

 Ficha Datos  Desde…

264

Importar datos externos

Ejercicio

 Importar la tabla Médicos, de la base de datos
Clínica (BD Access) e insertar estos datos en una
nueva hoja de cálculo

265

Importar ficheros de texto

 En esta importación la parte mas importante es
conocer cual es el formato del archivo de entrada:
 Separado por comas,
 Separado por espacios,
 No formateado
 En el último caso no será posible extraer la
información de otras fuentes

266

Importar ficheros de texto

Ejercicio

 Importar a Excel, los datos del archivo
Departamentos.txt, el cual tiene delimitado sus
campos por un ancho fijo

267

Libros Compartidos

 Es necesario que el libro se guarde como compartido
antes de que cualquier otro usuario pueda abrirlo.
 Existen riesgos inherentes a un libro compartido.
Por eso, cuando alguien almacena cambios Excel no
solo lo guarda el libro, también lo actualiza con las
modificaciones hechas por otros usuarios

268

Libros de Trabajo Compartidos

 Excel no está pensado para que varios usuarios trabajen
simultáneamente sobre un mismo libro o fichero, sin embargo
proporciona esta posibilidad limitando algunas funcionalidades
 Ficha Revisar  Compartir libro

Mostrará otros usuarios que
estén trabajando con este mismo libro

269

Algunos complementos importantes

 Asistente para sumas condicionales
 Crea fórmulas utilizando las funciones SUMA y SI
 Podemos utilizarlo como guía para saber cómo
construir nuestras propias fórmulas

270

Algunos complementos importantes

 Ejercicio
 A partir de la hoja Listado de Libros del libro
Prácticas utilice el asistente de suma condicional para
saber cuantos libros de un determinado género y
autor hay en el listado
 Una vez resuelto el problema anterior, mejore la
solución definiendo listados de valores únicos del
género y nacionalidad y utilícelos como criterios para
la fórmula

271

Microsoft Excel 2010

Nivel Avanzado

David Granada
david.granada@urjc.es

272

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