Este documento proporciona información sobre conceptos clave de administración como definición de administración, proceso administrativo, planeación, organización, ejecución y control. También cubre temas como organizaciones, cultura organizacional, empresa, clasificación de empresas, proceso de toma de decisiones y habilidades administrativas.

1. AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
2015

2. DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN
Es el proceso mediante el
cual se diseña y mantiene un
ambiente en el que
individuos que trabajan en
grupos cumplen metas
específicas de manera
eficaz.

3. 1.La administración implica planear,
organizar, integrar personal, dirigir y
controlar.
2.Aplica a todo tipo de organizaciones.
3.Aplica a administradores en todos los
niveles organizacionales.
4.Los administradores buscan generar un
superávit.
5.La administración persigue la

4. CUESTIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
Eficacia Lograr los
objetivos de la organización.
Eficiencia Obtener los
mejores resultados a partir
de la menor cantidad de
recursos.

5. EFICIENCIA Y EFICACIA

6. EFICACIA Y EFICIENCIA
NO ES
EFICIENTE
NI EFICAZ

7. ORGANIZACIONES
Son unidades coordinadas que
trabajan para alcanzar un objetivo o
conjunto de objetivos comunes,
asignando funciones, autoridad,
responsabilidades, jerarquías y
estableciendo relaciones que en
dichas unidades deben existir para
llevar a cabo las políticas
empresariales, o más precisamente,

8. DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN
Se define organización como un
grupo de personas que trabajan en
conjunto para crear valor
agregado. En organizaciones
lucrativas dicho valor agregado se
traduce en utilidades; en
organizaciones no lucrativas
puede ser la satisfacción de

9. CLASIFICACION DE ORGANIZACIONES
 SEGÚN SU ACTITUD FRENTE AL CAMBIO
- Rígidas
- Flexibles
 SEGÚN LA ACTITUD DEL EJECUTIVO A
CARGO DE LA ORGANIZACIÓN
- Artesanales
- Promotoras
- Administrativas

10. CLASIFICACION DE ORGANIZACIONES
 SEGÚN SU ESTRUCTURA:
- Formales
- Informales
 SEGÚN SU OBJETIVO
- Con fines de lucro
- Sin fines de lucro

11. ELEMENTOS DE LAS ORGANIZACIONES
RECURSOS MATERIALES
Materias Primas o Insumos
Maquinarias y herramientas
Inmuebles, Instalaciones y rodados
Dinero: propio o de terceros
RECURSOS HUMANOS
Dueños o propietarios, accionistas o socios
Personal

12. ELEMENTOS DE LAS ORGANIZACIONES
RECURSOS TECNOLOGICOS
Métodos, técnicas y procedimientos
RECURSOS NATURALES Y ENERGETICOS
Tierra, agua, aire, energía.
IDEAS, CONOCIMIENTO, INFORMACIÓN
Intelecto y formación de los RRHH
Avance tecnológico y científico
MARCA, NOMBRE Y PRESTIGIO

13. CULTURA ORGANIZACIONAL
Definición:
Conjunto de valores, ideas y normas que
comparten quienes la conforman, lo cual
procede de la interacción de diferentes
procesos que se suceden dentro de la misma
como ser: de selección, de dirección, de
gestión, de organización, de eliminación, más
la influencia del contexto exterior.

14. CULTURA ORGANIZACIONAL
Características:
1) Debe ser transmisible a través del estudio,
la observación o la experiencia.
2) Debe ser transgeneracional
3) Debe ser compartida
4) Debe influir en el comportamiento de los
miembros de la sociedad
5) Debe tener capacidad de adaptarse a los
cambios producidos en los seres humanos

15. CULTURA ORGANIZACIONAL
Debe integrarse con otros elementos como por
ejemplo:
 Tecnología
 Hábitos y modos de conducta
 Carácter del entorno
 Redes de comunicación
 Conjunto de valores compartidos
 Roles de cada miembro

16. EMPRESA
Definición
«La empresa es una unidad
económica de base, en que se
desenvuelve el proceso productivo,
donde se combinan los factores de la
producción para conseguir un
producto o servicio que obtenga el
máximo beneficio económico y/o
social.»

17. EMPRESA
FUNCIONES PRINCIPALES:
1) FUNCIÓN FISICA:
- Producción de bienes o prestación de
servicios
2) FUNCIÓN SOCIAL
- Satisfacción de la demanda de la
población
3) FUNCIÓN ECONÓMICA
Generar riqueza

18. EMPRESA
OTRAS FUNCIONES:
1) Ser creadoras de puestos de trabajo
2) Mejorar el nivel de vida de sus
trabajadores
3) Generar impuestos
4) Ser creador y distribuidor de riqueza

19. OBJETIVO PRINCIPAL DE UNA
EMPRESA
Obtener Utilidades
(ser productivo)
Cuidar la ecología Ofrecer precios
competitivos
Proporcionar impuestos
al estado Ofrecer productos de
calidad
Servir a la sociedad Dar trabajo a las personas

20. EMPRESA
CLASIFICACIÓN
SEGÚN LA PROCEDENCIA U ORIGEN DEL
CAPITAL:
- Nacionales
- Extranjeras
- Multinacionales

21. EMPRESA
CLASIFICACIÓN
SEGÚN EL PROPIETARIO DEL CAPITAL:
- Privadas
- Estatales
- Nacionalizadas
- Privatizadas

22. EMPRESA
CLASIFICACIÓN
SEGÚN EL TAMAÑO:
- Unipersonales
- Societarias

23. EMPRESA
CLASIFICACIÓN
SEGÚN EL SECTOR ECONÓMICO AL CUAL
SIRVEN:
- De transformación:
Agrícolo-ganaderas
Industriales o Manufactureras
Extractivas
- Comerciales
- De servicios

24. EMPRESAS FAMILIARES
Se considera que una empresa es
familiar cuando la propiedad de los
medios de producción y/o la dirección
se hallan en manos de un grupo
humano entre los cuales existe una
relación familiar.

25. EMPRESAS FAMILIARES
VENTAJAS DESVENTAJAS
1)Tienen una visión a
largo plazo
2)Su horizonte no es el
próximo balance
3)Proyecta una empresa
encaminada a sus
futuros herederos
1)Los asuntos personales
suelen mezclarse con
los negocios
2)Los problemas
personales pueden
dañar a la empresa
3)Los cargos directivos
se ocupan en función
de parentesco y no en
la capacidad

26. EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Es un conjunto de fases o etapas sucesivas o
interrelacionadas, a través de las cuales se
efectúa la administración.
Se divide en 4 fases:
Planeación
Organización
Integración del personal
Ejecución
Control

27. EL PROCESO ADMINISTRATIVO
 Planeamiento: Selección de misiones y
objetivos
 Organización: Establecimiento de una
estructura intencionada de los papeles de los
individuos.
 Integración de personal: Mantenimiento de las
posiciones de la estructura operacional.
 Dirección: Influir en los individuos para que
contribuyan a cumplir las metas
organizacionales.
 Control: Medición y corrección del desempeño

28. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN
«El proceso de planificar,
organizar, dirigir y controlar las
actividades de los miembros de
una organización y el empleo de
todos los demás recursos
organizacionales, con el propósito
de alcanzar las metas establecidas
para dicha organización»

29. PLANEACIÓN
Fase destinada a determinar los
objetivos y los cursos de acción
que van a seguirse.
Se deben establecer estrategias,
políticas, programas y
procedimientos para establecer
QUÉ se va a hacer y CÓMO.

30. PLANEACIÓN
ACTIVIDADES:
- Determinar, aclarar y ampliar
objetivos
- Establecer las condiciones para las
actividades o tareas
- Seleccionar las tareas para los
objetivos
- Establecer políticas, procedimientos

31. PLANEACIÓN
1 La planificación del inventario.
2 La planificación de la
distribución.
3 La planificación de la
producción.
4 La planificación del
abastecimiento.

32. ORGANIZACIÓN
Fase destinada a distribuir las
actividades entre los
miembros que conformación,
como así también establecer y
conocer las relaciones entre
dichos miembros.

33. ORGANIZACIÓN
 ACTIVIDADES:
- Subdividir el trabajo en unidades
operativas
- Aclarar los requisitos del puesto
- Seleccionar al personal para su
colocación en el puesto adecuado
- Establecer la autoridad y la
responsabilidad que le compete a
cada miembro.

34. EJECUCIÓN
Fase destinada a llevar a cabo
el desarrollo de la capacidad de
actuar, creando un clima dentro
de la organización donde la
gente se sienta motivada para
actuar correctamente.

35. EJECUCIÓN
ACTIVIDADES:
- Motivar a todo el personal
- Lograr una comunicación
efectiva
- Otorgar la capacitación y el
entrenamiento necesario al
personal

36. CONTROL
Fase destinada a medir y
evaluar los resultados a fin de
observar el desempeño
organizacional dentro de los
límites permitidos y de acuerdo
a las expectativas propuestas.

37. CONTROL
 ACTIVIDADES:
- Comparar los resultados obtenidos con
los planes confeccionados con
anticipación
- Establecer medios de evaluación
- Determinar estándares de desempeño
del personal
- Sugerir acciones correctivas
- Transferir al resto de las fases los
resultados obtenidos de las
evaluaciones.

38. LA LABOR ADMINISTRATIVA
Consiste no solo en llevar a cabo
las funciones básicas para
alcanzar las metas propuestas,
sino también en asegurar la
capacidad de la organización para
seguir actuando en el futuro.
Esto implica la adaptación a
cambios que pueden presentarse.

39. PRINCIPIOS BÁSICOS EN LA TOMA DE
DECISIONES
1) Dividir la carga de trabajo
2) Combinar las tareas
3) Especificar quien depende de
quien en cada sector
4) Establecer mecanismos
5) Vigilar la eficacia de la
integración

40. HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
SEGÚN NIVELES ORGANIZACIONALES
ALTA
DIRECCIÓN
MANDOS
DIRECCIÓN
MANDOS
DIRECCIÓN
SUPER-
VISORES
SUPER-
VISORES
MANDOS
DIRECCIÓN
SUPER-
VISORES
SUPER-
VISORES
SUPER-
VISORES
SUPER-
VISORES
Habilidades
técnicas
Habilidades
humanas
Habilida-
des de
Conceptua-
lización y
diseño

41. ORGANIGRAMA
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Organización
Formal

42. ORGANIGRAMA
 Organización formal
 Organización informal

43. ORGANIGRAMA DE «LOS GROBOS»

44. TIEMPO DEDICADO A LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
Admi-
nistradores
Administradores
de nivel
Intermedio
Supervisores de primera
línea

45. CURSOGRAMAS
Representación gráfica de una sucesión de
pasos o acciones que forman un
procedimiento o rutina.
Sirven para:
 mostrar el recorrido de las rutinas
 confeccionar las normas relacionadas con
los procedimientos
 facilitar la revisión periódica de los
procedimientos
 modificar procedimientos cuando sea

46. CIRCUITO ADMINISTRATIVO
CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE COMPRAS
- Es la encargada de identificar al mejor
proveedor y gestionar la compra.
- Toma en consideración la capacidad para
suministrar el artículo requerido, la
calidad del producto/servicio, la oferta
que genere el menor costo posible y el
menor tiempo de demora en la entrega,
mejores condiciones de pago y un
adecuado servicio post venta.

47. CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE COMPRAS
Partes del circuito:
- 1) Solicitud de compra (Almacenes)
- 2) Selección de proveedores (Compras)
- 3) Adjudicación de la compra (Compras)
- 4) Recepción de la mercadería (Recepción)
- 5) Almacenamiento de la mercadería
(Almacenes)
- 6) Registro contable (Contaduría)
- 7) Recepción de la factura (Cuentas a pagar)

48. CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE COMPRAS
Tipos:
- Normales
- Extraordinarias
- Menores

50. CADENA DE SUMINISTRO
 Almacenaje: realización de todas las
operaciones de recepción, almacenaje,
preparación y expedición, minimizando
los movimientos y reduciendo al máximo
la pérdida de mercancías.
 Distribución: disposición de una flota
suficientemente flexible para adaptarse a
la demanda de entregas diarias. Control
de tiempo de entrega y el nivel de
servicio.

51. CADENA DE SUMINISTRO
 Compras: control de la relación con los
proveedores y del grado de fiabilidad de
las entregas.
 Abastecimiento: seguimiento de los
pedidos y control del ciclo del pedido.
 Planificación: definición de los
parámetros de cálculo de las necesidades
y control sobre la previsión de venta.
 Producción: control de tiempos de
producción y los costes y tiempos de
recambio de máquinas.

52. CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE VENTAS
La venta implica el proceso de transferencia
de la propiedad de un bien a cambio de otro,
con el acuerdo de ambas partes.
El bien que es objeto de la venta pose un
precio de venta, que es la medida de cambio
contra la cual el propietario realiza la entrega y
el receptor, a su vez, esta dispuesto a pagar.
Este procedimiento se encuentra reflejado en
facturas, remitos y otros documentos que
permiten realizar diversos controles para
detectar errores o fraudes.

53. CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE VENTAS
Partes del circuito:
1) Concretar la venta (Ventas)
2) Recepción del dinero (Caja)
3) Entrega de la mercadería
(Empaque)
4) Registro de la venta (Contaduría)

54. CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE VENTAS
Formas de ventas:
- Normales
- Por corredores
- Por correspondencia, teléfono o internet
- En salón de exposición
- Exportación
- Extraordinarias

55. CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE PAGOS
- El pago es la operación a través de la cual
se otorga en forma definitiva la propiedad
de lo comprado.
- El proceso se vera consumado en la
factura o documento afín.

56. CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE PAGOS
Partes del circuito:
1) Emitir orden de pago (Contaduría)
2) Confección del cheque (Tesorería)
3) Autorización del pago (Gerencia
administrativa)
4) Control del recibo
5) Registro del pago (Contaduría)

57. CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE PAGOS
Formas de pago:
1) Por correspondencia
2) Cobrador del proveedor
3) En la oficina del proveedor
4) Instrumentos de pagos
5) Efectivo para pagos menores

58. CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE COBRANZA
El proceso de cobranza implica la
incorporación de fondos en relación con el
precio establecido en una venta.
El cobro es la culminación del proceso de
venta.

59. CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE COBROS
Partes del circuito:
1) Detección de la necesidad de
cobro
2) Cobro y entrega del recibo
(cobrador)
3) Recepción del dinero o valores
4) Registro del cobro (contaduría)

60. CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE COBROS
Formas de cobrar:
1) Efectivo
2) Por correspondencia
3) A través de un cobrador
4) Medios bancarios
5) Descuento de documentos

61. CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE PRODUCCIÓN
Gestiona el ingreso de la
mercadería, su control y
almacenamiento y
transformación hasta obtener
el producto terminado.

62. CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE PRODUCCIÓN
Partes del circuito:
1) Fabricación (Producción)
2) Pedido de materiales
(Almacenes)
3) Control de la producción
(Control de calidad)

63. CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE PRODUCCIÓN
Partes del circuito:
4) Salida de la producción
(Almacenes)
5) Registro contable (costos)

64. CIRCUITO ADMINISTRATIVO DE PRODUCCIÓN
Formas de producción:
 Montaje
 Continua
 Por ordenes (pedido del cliente)
 Por stock
 Por lote (a partir de Orden de
prod.)
 Por serie