Procesos estrategicos

1. JORNADA DE ACOMPAÑAMIENTO
MANEJO DEL APLICATIVO
DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2018

2. Desarrollo de la Jornada de Acompañamiento:
De 02:00 pm a 02:15 pm - Inscripción y Registro Asistencia
De 02:15 pm a 03:30 pm:
1. Presentación Oficina de Servicio al Ciudadano
2. Explicación del Proceso de Gestión Documental
3. Verificación Usuario y Contraseñas para Pruebas Piloto
4. Proceso de Radicación de Entradas, Internos y Salidas
5. Proceso de Traslado y Subreparto.
De 03:30 pm a 03:45 pm:
Receso
De 03:45 pm a 04:30 pm:
1. Finalización Tramite
2. Finalización con Respuesta (Salida o Interno)
3. Digitalización Manual o Automática
4. Notificación o Mensajes SIGA.
5. Planillas de Reparto Interno y Salidas
6. Consulta Documentos y reportes.
7. Búsqueda de Documentos.
8. Manuales y Ayuda.
9. Evaluación y Seguimiento Nivel de satisfacción del acompañamiento

3. Dependencia
Dependencia
Correspondencia
Ventanillas Nivel
Central,
Direcciones Locales
y Supercades
Radicación
Auxiliar de
Outsourcing
Encargado de
Correspondencia
Funcionario
Responsable
OSC-PD-005 Gestión de Correspondencia de Entrada

5. Gestión de peticiones Quejas y Reclamos
• No esta en el reparto
• No es competencia
• No esta escaneado
• No esta completo
• Varios competencia
Reparto
• No es competencia
• No hay Gestión
• No hay respuesta
• Calidad de la respuesta
Gestión
Calidad (Firma)
• Escaneado
• Firmado
Finalización
(Radicación Salida)
Traslados
Ampliación de
Términos

6. GESTION DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA OSC-PD-006
Funcionario
Responsable
Subreparto
Traslado
Interno
Salida
Finalizar Tramite
Respuesta

9.  Cuando excepcionalmente no se pudiese contestar la petición dentro de los tiempos
determinados, la autoridad debe informar esta circunstancia antes de vencer los términos
señalados en la ley.
 Las peticiones podrán presentarse verbalmente y deberá quedar constancia de la misma por
escrito
 Los documentos recibidos deben tener un número de radicado, hora, fecha, folios y anexos que
se adjuntaron.
 Ninguna autoridad podrá negarse a la recepción de solicitudes y peticiones respetuosas.
 El mal servicio al recibir peticiones se considera falta disciplinaria.
DERECHO DE PETICIÓN
IMPORTANTE

10. TIPOS DE DERECHO DE PETICIÓN
QUEJA
DERECHO DE PETICIÓN EN
INTERÉS GENERAL
DERECHO DE PETICIÓN EN
INTERÉS PARTICULAR
SOLICITUD DE COPIA
CONSULTA
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
RECLAMO

12. Modulo de Pruebas SIGA
http://172.16.70.11:7801/WebSigacse/
Evaluación del Acompañamiento
https://forms.office.com/Pages/ResponseP
age.aspx?id=tXkRN6DIvkOAg5W6smvGUC6
0t6TI5g5Nr3JAHR1gufRUMTMyTEhISVo0RT
hFSU1GRDA0QjJMVFlHTC4u

13. APLICATIVO
SIGA

14. SIGA
http://intrased.sedbogota.edu.co/Paginas/Inicio.aspx

15. NUMERO DE CEDULA
CLAVE ASIGNADA POR
EL ADMINISTRADOR

17. Entrada

18. Salida

19. Interno

20. Digitalización

21. Digitalización

22. Digitalización

23. Digitalización

24. ¡GRACIAS!
SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL
OFICINA DE SERVICIO AL CIUDADANO