1. Caso de éxito
SharePoint como Intranet de colaboración y
repositorio documental centralizado.
Resumen
Zona: Torrejón (España)
Industria: Sanidad
Perfil del cliente
El Hospital Público de Torrejón, integrado en
la red asistencial de la consejería de sanidad
de Madrid cuenta con más de 600
"La Intranet basada en SharePoint 2010 nos aporta un
sistema de gestión documental y herramientas de
colaboración que supone una mejora directa en la
eficiencia y productividad de todo el personal"
Enrique Cacicedo. Director de Sistemas de los Hospitales de Torrejón, Vinalopó y Torrevieja.
empleados y una cartera de servicios capaz
de resolver el 95% de las necesidades
asistenciales de los pacientes gracias a una
dotación tecnológica de última generación
para el diagnóstico.
Situación de negocio
En la preapertura, un gran número de
empleados procedían de otros hospitales de
los cuales se heredó documentación de todo
tipo en un sistema de archivos distribuido. El
Hospital, que carecía de Intranet, necesitaba:

una solución tecnológica donde
compartir la documentación de
forma centralizada y ordenada
según la estructura departamental,

diferentes sitios de colaboración

interdepartamental
la infraestructura necesaria para la
gestión de procesos de cualquier
departamento.
Solución
Creación de un portal interno de colaboración
y comunicación basado en SharePoint 2010
adaptado a la imagen corporativa del
Hospital, donde centralizar el acceso a la
documentación y la información de los
diferentes departamentos y aprovechable
como plataforma para la gestión de procesos
internos.
El Hospital de Torrejón necesitaba para su puesta en marcha, un
portal interno perfectamente adaptado a su imagen corporativa y
donde centralizar la información, proporcionando herramientas y
mecanismos para maximizar la comunicación interna y la
colaboración entre los diferentes departamentos y empleados.
Para lo cual se apostó por SharePoint 2010 por su capacidad para
crear intranets ideadas precisamente para potenciar la
comunicación interna y la colaboración de las organizaciones.
Además se incluyó en la solución, el producto AveDoc de AvePoint
que permite sincronizar la intranet con el sistema de archivos
distribuido para centralizar, ordenar y hacer accesible toda la
documentación desde un único punto de entrada.

2. Situación inicial
El Hospital de Torrejón disponía de un
repositorio documental en un sistema de
archivos distribuido (DFS) accesible
desde recursos compartidos a través de
la red. Por otra parte y debido a la fase
de preapertura en la que se encontraba,
el hospital carecía de Intranet y portales
relacionados con la colaboración y la
comunicación interna.
La forma de trabajar mediante recursos
de red y carpetas compartidas
directamente contra el sistema de
archivos distribuido hacía necesaria la
implantación de un portal común con
una adecuada gestión documental
donde todo el personal del hospital
pudiera manejar la información de forma
ordenada y beneficiarse de las
capacidades que un gestor de
contenidos ofrece frente al entorno de
trabajo que se manejaba hasta la fecha.
Además, esta plataforma de gestión
debía extraer la información
directamente del sistema de archivos
distribuido y proporcionar herramientas
para la colaboración (como la coautoría
de datos y una perfecta integración con
la suite ofimática Microsoft Office).
Sumado a ello, la complicada
organización departamental, así como de
comités y comisiones de trabajo del
hospital, hacía necesaria la realización de
una exhaustiva tarea de arquitectura de
la información para estructurar
correctamente los contenidos y servicios
en la nueva intranet..
En paralelo, se trabajó en diseño de la
intranet adaptando SharePoint para
alinearlo perfectamente con la imagen
corporativa del hospital.
Además, la solución debía, por un lado,
proporcionar herramientas y
mecanismos para la automatización y
gestión de los procesos internos que el
departamento de sistemas ofrecería al
personal de la organización y, por otro,
ser perfectamente escalable para hacer
posible que en un futuro próximo se
implementasen nuevos procesos de
diferente naturaleza que contribuyeran a
seguir mejorando los tiempos de
respuesta y el tiempo de vida de los
mismos, maximizando así la eficiencia y
la productividad del personal.
Finalmente, la solución debía
proporcionar un sitio personal a cada
usuario que centralizase las diferentes
tareas y procesos que realiza en su día a
día así como proporcionar acceso a las
aplicaciones alojadas en su equipo local
para poder ejecutarlas directamente
desde el portal, haciendo así, de la
intranet, un escritorio de trabajo global
para el personal.
Solución
Se decide apostar por la plataforma
SharePoint 2010 para la
implementación de la intranet con la
colaboración de ENCAMINA como
consultora tecnológica especialista en
dicha plataforma.
Además de dicha tecnología, era
necesario encontrar una solución para
replicar y sincronizar el sistema de
archivos distribuido con el que contaban
con la plataforma SharePoint 2010, de
forma que, toda la documentación
disponible en el DFS estuviera a su vez
disponible en la Intranet, beneficiándose
así, de todas las características de
gestión documental que ofrece
SharePoint 2010 y la perfecta
integración con la suite ofimática

3. Microsoft Office. Por ello, se decide
adoptar la tecnología DocAve de
AvePoint que precisamente brinda la
posibilidad de sincronizar el DFS con
SharePoint 2010.
localizadas en su escritorio local
mediante el desarrollo a medida de un
webpart sobre SharePoint 2010 para
resolver dicha necesidad.
Beneficios
Gracias al exhaustivo análisis de la
arquitectura de la información se
consigue estructurar claramente la
arquitectura de sitios y de documentos
de la intranet. Se reestructura el sistema
de archivos distribuido para acoplarlo a
la arquitectura diseñada para la intranet.
El usuario se beneficia de una estructura
documental clara y ordenada y con todas
las ventajas que ofrece SharePoint como
plataforma de gestión documental.
Por otra parte, la solución basada en
SharePoint 2010 hacía posible una
personalización de la interfaz de
usuario para adaptarlo a la imagen
corporativa del Hospital de Torrejón,
proporcionando así un look-and-feel
ajustado totalmente a las necesidades
del cliente.
La solución basada en SharePoint
además proporciona capacidad para
gestionar procesos contando con un
completo sistema de flujos de trabajo
personalizables mediante herramientas
de desarrollo propias de la plataforma,
gracias a ello se implementan los
procesos requeridos por parte del
departamento de sistemas para mejorar
la comunicación e interacción con el
personal. Dicha interacción del usuario
con los procesos internos se realiza
desde un sitio personal de cada
usuario desde donde puede gestionar
sus diferentes solicitudes así como
consultar su correo electrónico,
acceder a documentación personal
almacenada en el DFS, beneficiándose
así de la integración proporcionada por
AvePoint, y acceder a aplicaciones
Con la plataforma desplegada sobre
SharePoint 2010 y con el apoyo de
herramienta AveDoc, el Hospital de
Torrejón dispone de una intranet donde
gestionar de forma ordenada y
eficiente toda su documentación e
información, aprovechando al máximo
las capacidades de gestión documental y
colaboración que ofrece la plataforma y,
por otra parte, de un sitio
personalizado donde los usuarios se
benefician de una centralización de
procesos, información y
documentación personal. Todo ello, en
una plataforma totalmente extensible,
escalable y adaptable a las nuevas
necesidades que puedan ir surgiendo a
lo largo de su ciclo de vida.

4. Para más información
Microsoft SharePoint Server
2010 Enterprise.
Microsoft SharePoint Server 2010 es la
plataforma de colaboración de negocio
para la empresa e Internet.
Sobre Hospital de Torrejón:
C/ Mateo Inurria s/n.
TORREJÓN DE ARDOZ (Madrid)
www.torrejonsalud.com
Para más información sobre Microsoft
SharePoint Server 2010, ir a:
www.microsoft.com/sharepoint
Sobre los productos y servicios de
ENCAMINA, puede llamar al teléfono
+34 902 196 893 o visitar nuestro sitio
web en: www.encamina.com
Soluciones ECM
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Sobre los productos y servicios de
Microsoft consulte la Web
www.microsoft.es
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ECM y EPM (SharePoint y Project)
SharePoint 2010 y MOSS 2007
Nintex Workflow
Soluciones CMS, Web y e-commerce
Soluciones CRM
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Arquitectura software y
tecnología
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AZURE
Arquitecturas SOA y ESB
Tecnología .NET framework
Ingeniería de sistemas y virtualización
System Center – Intune – Network
Infraestructure
MS Dynamics CRM
Consultoría específica
E-mail Marketing (Impacto)
Encuestas on-line
Movilidad
Marketing on-line y 2.0
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Usabilidad y Arquitectura de la
Información
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Campañas de marketing on-line
Soluciones software alternativas
Provisión de licencias
Formación y mentoring