Obtenga ventajas competitivas y optimice resultados con una oficina sin papeles y altamente efectiva.

1. cero papel en la gestión
de la empresa
Buenas prácticas en SharePoint para reducir el consumo mediante
procesos automatizados

2. Que es “cero papel”
 El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la
reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los
documentos en físico por soportes y medios electrónicos.
 Es un aporte de la administración electrónica que se refleja en la creación,
gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes
electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.
 La oficina Cero Papel no propone la eliminación total de los documentos en
papel.
 La experiencia de países que han adelantado iniciativas parecidas ha
demostrado que los documentos en papel tienden a convivir con los
documentos electrónicos ya que las empresas no pueden negar a sus
clientes/empleados, organizaciones y empresas la utilización de medio
físicos o en papel.

3. Como abordamos una estrategia “cero
papel”
Componentes principales:
 Los procesos y procedimientos
 La cultura organizacional
 El componente normativo y de gestión documental
 El componente de tecnología

4. Posible estrategias hacia cero papel
Uso Exclusivo de Papel
Toda la
Administración
es Manual
Etapa Piloto
Se inicia con la
incorporación de
Tecnologia:
Etapa Combinada
Se combina
almacenamiento
digital con
procesos
automatizados
“cero papel”
La organización
es totalmente
digital

5. Etapa Piloto
SharePoint
Almacenamiento
Bibliotecas
Scan de
Documentos
Procesos
Solicitudes Autorizaciones Auditoria

6. Principales usos de SharePoint
 Herramientas de colaboración tales como espacios virtuales
 Aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo y gestión de
contenido
 Uso de formularios electrónicos y procesos de seguimiento electrónico

7. Que podemos Hacer?

8. Que ofrece SharePoint

9. Formularios Digitales

10. Auditoria

11. Podemos
reducir el
uso de
papel?