Herramientas prácticas para que un Director de Proyecto se comunique de manera efectiva con los miembros de su equipo y las demás partes interesadas, identificando el estilo de comportamiento preferido de cada persona y utilizando técnicas basadas en la metodología DISC. Conocer estos estilos de comunicación y la manera de satisfacer las necesidades de cada quien puede ayudar a un Director de Proyecto a conseguir sus propósitos y la satisfacción de sus clientes.

1. Comunicación Efectiva
en la Dirección de Proyectos
David Hinojosa
20 de octubre de 2014
1

2. Agenda
• Comunicación efectiva y dirección de proyectos
• La comunicación y el comportamiento
• Los estilos de comportamiento
• Cómo describir los estilos de comportamiento
• Estrategias de comunicación efectiva
basada en estilos de comportamiento
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3. • Comunicación efectiva y dirección de proyectos
• La comunicación y el comportamiento
• Los estilos de comportamiento
• Cómo describir los estilos de comportamiento
• Estrategias de comunicación efectiva
basada en estilos de comportamiento
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4. A qué nos referimos por comunicación “efectiva”
• Al dirigir proyectos, la efectividad se asocia con “lograr que las cosas
correctas se hagan".
• Ser efectivo es producir como resultado observable que beneficia y
satisface las necesidades de todas las partes interesadas.
4
A
C
C
I
O
N
E
S
Resultado
Proveedor Entradas Salidas Cliente (Beneficio)
Ejemplo: Reprender al hermano menor para
que deje de molestar a su hermana mayor
durante un viaje funciona, pero ponerles una
película en el DVD portátil es efectivo.

5. La Guía del PMBOK y la norma ISO 21500
• Estándar reconocido a nivel global que
proporciona pautas y define conceptos
relacionados con la dirección de proyectos.
• Define 47 procesos en 5 grupos de procesos
y 10 áreas de conocimiento.
• Incluye las herramientas y técnicas, y las
habilidades interpersonales y de gestión que
un director de proyectos debe aplicar.
• La norma ISO 21500 sobre dirección de
proyectos está totalmente alineada con
la Guía del PMBOK.
5

6. Comunicación y efectividad en la Guía del PMBOK
• Dirigir un proyecto incluye establecer, mantener y realizar comunicaciones activas,
efectivas (effective), y de naturaleza colaborativa entre los interesados. (§1.3)
• Los directores de proyecto efectivos necesitan tener un equilibrio entre sus
habilidades éticas, interpersonales y conceptuales, que los ayude a analizar
situaciones y a interactuar de manera apropiada. Las habilidades interpersonales se
describen en el Anexo X3 e incluyen, entre otras, la comunicación. (§1.7.2)
• La comunicación ha sido identificada como una de las mayores y únicas razones del
éxito o fracaso de un proyecto. Es esencial que exista una comunicación efectiva
dentro del equipo del proyecto y entre el director del proyecto, los miembros del
equipo y todos los interesados externos. (§X3.4)
• Para comunicarse de manera efectiva, el director del proyecto debe tener presentes
los diferentes estilos de comunicación de las demás partes, los matices y normas
culturales, las relaciones, las personalidades, y el contexto global de la situación. Estar
atento a estos factores conduce a un entendimiento mutuo, y en consecuencia a una
comunicación efectiva. (§X3.4)
6

7. Procesos de Gestión de las
Comunicaciones del Proyecto
7
Tabla 3-1 (pág 61): Correspondencia entre
Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento
de la Dirección de Proyectos.

8. • Comunicación efectiva y dirección de proyectos
• La comunicación y el comportamiento
• Los estilos de comportamiento
• Cómo describir los estilos de comportamiento
• Estrategias de comunicación efectiva
basada en estilos de comportamiento
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9. ¡Sorpresa! No todo el mundo es igual a nosotros…
• Desde jóvenes empezamos a conocer diferentes personas, y nos identificamos más
con unas que con otras.
• Elegimos compañeros de estudio, amigos e incluso pareja por su comportamiento, y
por lo fácil que es comunicamos con ellos.
• No siempre buscamos a quien se comporta igual a nosotros… A veces los polos
opuestos se atraen o se complementan.
• Con algunas personas sentimos que es fácil comunicarnos, y con otras que es difícil
incluso llegar a entendernos.
9

10. Nuestro comportamiento nos define como individuos
 Lo que hacemos (nuestras acciones)
 Lo que decimos (comunicación verbal)
 Cómo lo decimos (comunicación no verbal)
10
… y nuestra comunicación es parte de nuestro comportamiento
Esto define cómo
nos comunicamos

11. Entonces crecemos, y nos vamos a trabajar…
• … y ¡oh sorpresa!… en la oficina
ocurre lo mismo:
Con algunas personas nos
entendemos muy rápidamente;
con otras, como que tenemos
que hacer un esfuerzo extra.
• Debe ser cuestión de cada
quien, pensamos…
• Pero lo cierto es que el resultado
de nuestra comunicación influye
en nuestra efectividad.
11
“A cada uno de ustedes se le ha dado una
simple pero poderosa herramienta…”

12. La oficina resulta no ser tan diferente al patio del recreo
• A veces, cuando interactuamos con alguien con quien no es tan fácil
comunicarnos, ocurre algo casi sin darnos cuenta:
– Entra en juego la influencia asociada al rol o la autoridad.
– De manera consciente o inconsciente, la persona de mayor poder o
influencia, la usa para imponer su punto de vista.
Ojo: No necesariamente implica agresividad, puede ser de la manera más cortés.
12
• Esta imposición puede funcionar en ese
momento, pero en realidad no es efectiva.
• Incluso puede ser frustrante para la otra
persona, y llegar a lastimarla o desmotivarla.

13. 13

14. 14

15. La pregunta del millón es:
¿Podemos hacer algo para que
nuestra comunicación con los
demás sea siempre efectiva?
(Incluso en situaciones en las que entra en juego la
influencia de nuestro interlocutor y la nuestra)
15

16. 16

17. De la situación al comportamiento

Situación ? Comportamiento
17
Comparémoslo con otro proceso…

Estímulo Reflejo
Entonces,
no es tan
simple…

18. De la situación al comportamiento, toma 2
Faltan dos cosas muy importantes en este proceso
– Primero lo primero, o sea el final…
18
Situación Significado Emociones
Comporta-miento
Resultados
– Y luego lo que pasa en el medio y que no vemos…
Este es el proceso
que necesitamos
conocer y liderar.

19. Influir de forma efectiva en el comportamiento
• Lo que separa nuestros pensamientos de nuestra conducta son
nuestros sentimientos (emociones)
• Nuestros sentimientos provienen de:
– Nuestro marco de referencia
– Nuestros rasgos de personalidad
– Nuestra percepción
• Preguntas que debemos hacernos antes de comunicarnos:
– ¿Qué deseo que esta persona haga?
– ¿Cómo debe sentirse al hacer lo que deseo que haga?
– ¿Qué debe saber o conocer para sentirse y comportarse así?
19

20. • Comunicación efectiva y dirección de proyectos
• La comunicación y el comportamiento
• Los estilos de comportamiento
• Cómo describir los estilos de comportamiento
• Estrategias de comunicación efectiva
basada en estilos de comportamiento
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21. Los estilos de comportamiento y las capacidades
• Cuando decimos “estilos de comportamiento”, no estamos hablando de
las capacidades de una persona.
• Los estilos de comportamiento simplemente describen
cómo las diferentes personas prefieren interactuar con otros.
21
Ej: En 1905 Albert Einstein, solo y desde su casa, realizó la mayor proeza
intelectual de la historia. Tenía 26 años.
• ¿A quién le importa su estilo de comportamiento?

22. Pero cuando somos parte de un equipo…
Nuestro estilo de comportamiento, y el de los demás,
juegan un papel importante en cómo nos relacionamos, y
los resultados que logramos obtener juntos como equipo.
22

23. Entonces, ¿Qué es el estilo de comportamiento?
• El estilo de comportamiento es la manera en que cada persona prefiere
comportarse cuando no está pensando en cómo debe comportarse.
• El estilo de comportamiento no es forzoso o inevitable. Siempre
podemos decidir cómo queremos comportarnos.
23
Ejemplo…
• Nuestro estilo de comportamiento define cómo
usualmente preferimos comportarnos, pero siempre
podemos comportarnos de otra manera si lo deseamos.

24. La diferencia entre poder y querer…
24
No solo quiero que
laves los platos…
Quiero que quieras
lavar los platos!

25. Podemos tener varios estilos de comportamiento
• A veces una misma persona puede tener varios estilos de
comportamiento en diferentes entornos o situaciones. Ej:
– Un estilo en su trabajo
– Otro estilo en su casa
– Otro estilo en su iglesia
25

26. Nuestra conducta depende de otros factores
• Como vimos anteriormente, nuestra conducta depende de varios
factores, y el estilo de comportamiento es sólo uno de ellos.
• En particular son los valores de cada persona los que definen en
gran parte la conducta y las acciones que toma.
• Los estilos de comportamiento sólo se refieren a la manera en que
esa conducta se manifiesta y los demás la observan.
26

27. • Comunicación efectiva y dirección de proyectos
• La comunicación y el comportamiento
• Los estilos de comportamiento
• Cómo describir los estilos de comportamiento
• Estrategias de comunicación efectiva
basada en estilos de comportamiento
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28. Controlar… Todos queremos hacerlo
28

29. La necesidad innata de controlar
• Se puede tener mucha o poca necesidad innata de controlar
– Algunas personas tienen una alta necesidad innata de controlar
– Otras personas tienen una baja necesidad innata de controlar
• La necesidad de controlar puede ser a otros, o a sí mismo
– Algunas personas tienen la necesidad innata de controlar a otros
– Otras personas la necesidad innata de controlarse a sí mismos
– Otras las dos… otras ninguna de las dos…
29

30. La necesidad innata de controlar a otros
30
Controlar
- a otros +
Escucha
Pregunta
Pide
Controla
Dice
Exige

31. La necesidad innata de controlarse a sí mismo
31
Controlado
Introvertido
+
Controlarse
a sí mismo
-
Emotivo
Expresivo

32. Los estilos son la combinación de estas dos necesidades…
32
+
a sí
mismo
Estilo Analítico
Logra el éxito tomando acciones
decisivas hacia sus metas
Trabaja con reglas y procedimientos
para asegurar el éxito
- a otros +
-
Estilo Emprendedor
Estilo Afable Estilo Expresivo
Logra el éxito persuadiendo a otros a
trabajar con él hacia la meta
Trabaja con otros como parte de un
equipo para alcanzar el éxito

33. Características del estilo Emprendedor
• Orientado a resultados
• Cómodo en un rol de liderazgo
• Solucionador de problemas
• Capaz de tomar decisiones duras
• No teme confrontar problemas
• Ve el cambio como un reto
• Siempre enfocado en la misión
• Exigente
• Decidido
• Resuelto, auto motivado
• Independiente
• Práctico
• Seguro de sí mismo
• Le irrita la pérdida de tiempo
• Desea información resumida
• En ocasiones otros estilos podrían
percibirlo como :
– Intimidante
– Insensible
– Brusco
– Impaciente
– Intolerante
– Inaccesible
– Temperamental
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34. Características del estilo Expresivo
• Siempre disponible
• Inspirador y motivador
• Contagia actitud positiva
• Halaga a los demás
• Amistoso y compasivo
• Activo y entusiasta
• Dramático y extrovertido
• Comunicativo
• Cálido, muestra interés
• Agradable
• Optimista
• Buen sentido del humor
• En ocasiones otros estilos podrían
percibirlo como :
– Inconstante
– Desorganizado
– Egocéntrico
– Exagerado
– Improductivo
– Desconcentrado
– Impulsivo e indisciplinado
– Poco práctico
– Impaciente
– Que habla demasiado
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35. Características del estilo Afable
• Buen jugador de equipo
• Empático con las necesidades de los
demás. Buen escucha.
• Metódico y ordenado
• Fácil de llevarse bien
• Aprecia y elogia a los demás
• Cumplidor y responsable
• Complaciente y cooperador
• Respetuoso, diplomático
• Calmado, apacible, tranquilo
• Precavido
• Callado, introvertido
• Ordenado
• En ocasiones otros estilos podrían
percibirlo como :
– Resistente al cambio
– Indeciso
– Indirecto
– Pesimista
– Inseguro
– Conformista
– Complicado
– Desmotivado
– Preocupado, temeroso
– A la defensiva
– Dilatador
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36. Características del estilo Analítico
• Cuidadoso
• Sigue estándares con precisión
• Consciente
• Diplomático
• Preciso, exacto
• Justo (porque sigue las reglas)
• Persistente
• Serio, formal, leal
• Ordenado
• Trabajador, auto disciplinado
• Auto sacrificado
• Talentoso
• Convencido
• En ocasiones otros estilos podrían
percibirlo como :
– Demasiado perfeccionista
– Apartado, distante
– Demora en tomar decisiones
– Necesita más datos
– Exigente con asuntos menores
– Crítico (insatisfecho)
– Muy sensible, resentido
– Temperamental
– Asocial
– Negativo
– Pesimista
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37. • Comunicación efectiva y dirección de proyectos
• La comunicación y el comportamiento
• Los estilos de comportamiento
• Cómo describir los estilos de comportamiento
• Estrategias de comunicación efectiva
basada en estilos de comportamiento
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38. Cómo modificar ligeramente mi estilo
para comunicarme de manera efectiva
38
+
Controlarse
a sí mismo
Emprendedor
Analítico
- a otros +
-
Controlar
Afable Expresivo
Director
de Proyecto
Patrocinador

39. Cómo comunicarse mejor con
alguien de estilo Emprendedor
• Ritmo rápido. No tema interrumpirlo de vez en cuando.
• Mantenga exposiciones cortas y dinámicas.
• Transmita los datos/hechos sin entrar en detalles.
• Indique los resultados de lo que está comunicando.
• En lugar de hacerle una demostración, invítelo a que lo pruebe, que
encuentre la manera o tome la decisión sólo.
• En general tratará de controlar la conversación. No trate de imponerse,
sino de lograr cierto balance.
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40. Cómo comunicarse mejor con
alguien de estilo Expresivo
• Ritmo rápido, espontáneo.
• Mantenga su interés con exposiciones o presentaciones dinámicas.
• Hable sobre sentimientos y dele reconocimiento.
• Dese tiempo para “romper el hielo”.
• No de mucho detalle.
• Provea referencias o testimonios de terceros.
• Obtenga un compromiso rápidamente.
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41. Cómo comunicarse mejor con
alguien de estilo Afable
• Ritmo lento, pausado.
• Prevea una exposición o presentación larga y amistosa.
• Reserve tiempo para preguntas.
• Brinde seguridad constante y provea garantías.
• Provea detalles y reportes completos para su archivo.
• Provea referencias o testimonios de terceros.
• En lo posible, documente.
• No presione mucho por una decisión, tenga paciencia.
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42. Cómo comunicarse mejor con
alguien de estilo Analítico
• Ritmo lento, estable, detalloso.
• Prevea una larga exposición o presentación, que cubra todos los
detalles.
• Concéntrese en los hechos, las cifras y la documentación.
• Mantenga una presentación no llamativa.
• Prepárese para ser interrogado.
• Trate de obtener un compromiso rápidamente, luego de responder
todas las preguntas.
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43. Conclusiones
• La comunicación es fundamental en la dirección de proyectos.
• Para que la comunicación sea efectiva, es necesario considerar las
preferencias y estilos de comportamiento de las partes interesadas.
• Una herramienta que facilita adquirir esta habilidad son los estilos
de comportamiento basados en la necesidad de control sobre uno
mismo y sobre los demás.
• Utilizando esta herramienta se puede mejorar la comunicación
mediante estrategias sencillas y generalizadas.
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44. Muchas gracias
David Hinojosa
david@hinojosa.cc
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