Este documento presenta una introducción a la comunicación escrita. Explica que la comunicación depende de factores como la claridad del mensaje, la percepción del receptor y el contexto. Luego discute elementos clave de los correos electrónicos como el remitente, el asunto, los destinatarios, la longitud y el formato. Finalmente, ofrece consejos sobre establecer agendas claras y acciones específicas para mejorar la comunicación.

1. VPU 2011-12 Comunicación Escrita

2. Agenda Comunicando por Escrito Resumen ¿Qué es la comunicación? ¿Cómo difiere por grupo y contexto? Comunicación vía Correo Electrónico Resumen Remitente Asunto Contenido (Largo, Estilo, Claridad, Entrega) Reportes y Capacidad Técnica Trabajando con Agendas Creando y Comunicando Enfoque sobre Acciones 4 Horas

3. ¿Qué es la comunicación? Por supuesto, todxs sabemos lo que es la comunicación Sin embargo, muchas veces asumimos que quien recibe el mensaje tiene la responsabilidad cuando algo no se ha entendido Es un problema de SEÑAL vs. RUIDO –pensamos que hemos comunicado algo, pero hay varios factores que afectan la comunicación Factores Afectando la Comunicación Claridad del Mensaje Entrega del Mensaje Percepción del Remitente Motivo - ¿por qué estoy recibiendo este mensaje? Estructura - ¿se puede entender cada parte? ¿Está organizado? Complejidad - ¿se ha tomado el tiempo para simplificar? Escrita Verbal Visual y No-Verbal Tipos de Comunicación Errores - ¿Se ha verificado hechos y ortografía? Formato - ¿Cualquier diseño ayuda el mensaje? Uso de Lenguaje - ¿Las palabras son concisas y comprensibles? Calidad de Transmisión -¿Se puede leer / escuchar el mensaje? Contexto - ¿Momento o tiempo adecuado?

4. Factores de la Comunicación Podemos usar una diagrama “P” para ver los factores y sus impactos Hemos incluido factores sobre los cuales no tenemos control y otros que sí ¿Qué otros factores pueden tener importancia? Factores Controlables Factores Incontrolables Comunicar de Forma Clara Entendimiento del Mensaje: Acciones Crear y Mandar Mensaje a Recipiente Al final, tenemos mucho más control sobre el mensaje que el recipiente Motivo / Estructura/ Lenguaje / Complejidad Claridad Ruido Adicional / Calidad De Transmisión Interferencia ¿Falta de Preparación? Falta de Interés Errores – Formato – Lenguaje Percepción Calidad de Transmisión / Contexto / Herramienta Entrega ¿Cómo podemos mover factores dentro de nuestro control?

5. Variaciones en las Comunicaciones Muchos elementos pueden afectar nuestro estilo de comunicación, desde el contexto en el cual estamos, hasta el tipo y relación con el recipiente o grupo recipiente Típicamente no tomamos el tiempo necesario para pensar en cómo se debe cambiar y por lo tant,o introducimos ruido adicional – fallamos al comunicar Cuando trabajamos con un equipo es preferible que tengamos un tipo de comunicación fluido, que además nos permita trabajar juntxs en documentos y otros archivos En la medida en que vayamos formalizando las relaciones, también deberíamos formalizar nuestra manera de comunicar Establezcamos maneras de comunicar que permitan el intercambio de mensajes claros y verificación de haber recibido para eliminar dudas y maximizar productividad ¿Por qué cambia el estilo o tipo de comunicación por contexto? No se usa mucho herramientas como Powerpoint o similares Conversaciones y correo electrónico son muy comunes Esencial evitar malentendidos y verificar siempre que el mensaje haya sido recibido Ritmo operativo definido Crítico tener material preparado, practicado, y revisado Normalmente no se trata de un ritmo sino de reuniones puntuales con fines específicos Empieza trabajando la narrativa en cuanto sepas sobre la reunión Como parte de establecer un grupo de trabajo con una organización asociada, una buena práctica es establecer tipos de comunicación Puede formar parte del ritmo operativo Puede incluir el uso de herramientas y / o formatos estándares Mejor al principio que más tarde Interna – con el Equipo Org.s Financieras etc Externa – Org.s Associadas

6. Tipos de Comunicación por Grupo Esta tabla representa opciones para comunicar con diferentes grupos y ejemplos de los tipos de comunicación que se puede encontrar Por supuesto hay muchos más pero ¿cómo podemos utilizarlos para mejorar nuestro estilo de comunicación? Escrita Verbal Visual y No-Verbal 1 Persona Historia, Articulo, Carta, Diario, Guiones, Email (Correo Electrónico) Entrevista, Reporte, Llamada Telefónica, Conversación Página, Diseño, Infografía Grupo Pequeño Cuestionario, Slam, Panfleto, Libreta, Blog, Facebook, Twitter, Google+, Email Grupo de Discusión, Debate, Seminario, Clase Cartoon, Fotografías, Ensayo de Fotos, Maqueta, Juego Grupo Grande Cuestionario, Publicidad, Mailings (Comunicaciones Masivas) Publicidad, Lectura, Debate, Clase, Jornada, Conversatorio Afiche, Página Web, Mapa, Maqueta, Evento Tipo de Comunicación Audiencia

7. Comunicación vía Correo Electrónico Mucha de nuestra comunicación en equipos –en particular a distancia– se hace por correo electrónico Muchas veces no tomamos el tiempo necesario para considerar todos los elementos Si incluimos demasiadas personas, recibimos respuestas innecesarias que nos quitan tiempo para leer Si no somos concisxs y clarxs, podemos confundir o funcionar en nuestra contra Con cada respuesta la fuerza de nuestro mensaje inicial disminuye Cada vez que tenemos que explicar algo de nuevo o incluir más personas, perdemos algo Debemos actuar siempre entendiendo que el medio ES el mensaje 1 2 3 4

8. Elementos de un Correo Remitente: ¿qué nos dice? Asunto : ¿Se puede entender de que se trata el correo? Recipientes : ¿Son los adecuados? ¿Se ha mandado a todo el mundo? Contenido : ¿Organizado? ¿Claro? ¿Bien escrito y revisado? Formato – Estilo: ¿Muy personalizado? ¿Formalidad adecuada? 2 4 3 5 1

9. Correo : ¿Qué funciona? Reflexión ¿Qué les ha funcionado bien en términos de correo electrónico? ¿Qué no? ¿Alguien tiene algún ejemplo? 5 min

10. Remitente Remitente Si usas una dirección que te ha dado tu organización, es probable que no la vas a poder cambiar Si tienes la posibilidad de seleccionar tu nombre, busca algo que está Asociado con tu nombre –por ejemplo, nombre y apellidos Es fácil de recordar –no contiene, por ejemplo, números largos o caracteres raros Está asociado con tu nombre y el nombre de tu organización –por ejemplo, (VPerú) Ten cuidado al establecer o utilizar un cliente de mail nuevo –como Zoho– puede que tengas que poner el nombre asociado de nuevo

11. Agregando Cuentas (Zoho) Asegúrate de tener el nombre que quieres que aparezca aquí

12. Asunto Asunto Sugerimos una estructura común para hacer que tus correos sean fáciles de encontrar, entender y organizar Se establece un árbol de significados: Grupo general. En este caso, uso VPU. Lo mejor es que sea un grupo entendido por las dos partes Sub-grupo. En este caso, logística. Aquí estoy comunicando todavía algo general . Si tengo varias conversaciones o temas activos, eso permite organizarlo. Acción o tema específico. Si el correo requiere una acción urgente o que se lea de inmediato, se añade URGENTE al principio.

13. Asuntos : Ejercicios Asuntos Para los textos adjuntados, sugiere por correo electronico el asunto para cada correo 15 min

14. Destinatarios Destinatarios Si hay acciones en el mail, solo las personas que deben tomar una acción deben de recibir el correo Si no hay acciones, ¿se tiene que mandar el correo? Las personas que van en Copia son las personas que deben saber que se ha tomado una acción: en el RACI, son lxs C y I Usa Copia Oculta solo en casos muy particulares… muchas veces, es mejor Reenviar el correo. Eso evita que la persona contesta sin haber leído bien! No caigas en la trampa de incluir a todo el mundo ni seguir copiándolas en todas las respuestas

15. Largo y Estructura El uso de correo electrónico nos hace perder mucho tiempo y productividad Trabajamos para mantener nuestros correos cortos, concisos y enfocados Buscamos tener solo un asunto para cada correo Si hace falta tocar varias puntos, buscamos utilizar otras formas de comunicar Presentaciones, actualizaciones del plan de proyecto o una reunión cara a cara Usamos estructuras sencillas para reducir tiempo perdido leyendo ensayos largos Hay que evitar correos que son bloques de texto interminables Un lector normal perderá interés después de 3 párrafos Se empieza a revisar rápido el texto, buscando acciones concretas 1 pantalla 3 párrafos Romper el flujo del texto Usamos puntos, numeración y –de vez en cuando– líneas horizontales para romper el flujo Agrupamos puntos por tema y usamos texto en negritas para indicar acciones y / o puntos importantes Reuniones y Uso del Teléfono Si no puedes expresarte en un correo conciso y con pocas palabras, quizás hace falta reunirte con lxs recipientes para aclarar el tema 5 min al teléfono puede reemplazar horas de escribir y leer correos Ritmo Operativo No se debe utilizar correo para dar actualizaciones, al menos que se haya establecido así en el ritmo operativo Usa tu plan de proyecto, Zoho (o similar) y/o reuniones programadas para presentar detalles en una presentación Estructuras y Estrategias

16. Editando (Cortando) Textos Edición Seleccione 2 textos de los 4 del ejercicio anterior Manda, por correo electronico, una version de cada texto acortado, reorganizado, y limpiado 30 min

17. Formatos y Estilo Cuando comunicamos por escrito, estamos utilizando herramientas que tienen correctores Pasar el corrector ortográfico es mostrar respeto por el recipiente Un correo con errores sugiere que no has tomado el tiempo adecuado que el mensaje no tiene importancia Ortografía El uso de fuentes inhabituales, colores, fotos, falta de uso de párrafos o fondos ‘interesantes’ causan ruido y evitan que el mensaje llegue Mientras tu sabes por qué has hecho los cambios y anotaciones, generalmente tus recipientes no tienen esta ventaja Igualmente que con los formatos, el uso de firmas personalizadas presenta un problema Mientras tú piensas que dice algo de ti, muchas veces funciona para oscurecer el intento de tu mensaje Si no puedo entender tu punto, una cita de Gandhi no me va a ayudar Formatos Firmas etc. Verificar Ortografía Blanco y Negro Firma Sencilla e Informativa Formato Profesional Pasa el corrector ortográfico Si no tienes corrector en tu programa de correo, puedes utilizar Word (copiando y pegando tu texto) Existen herramientas en internet para verificar ortografía también Mantén tus correos profesionales sencillos En tus correos personales o informales puedes utilizar cualquier formato Trabaja un nivel de seriedad en tus correos profesionales No tienes que ser secx, pero sí serix Si no puedes controlar tu deseo de un formato diferente, busca un formato profesional Con cada alteración y adición, pregúntate: ¿Cómo ayuda esto a que mi mensaje llegue más claro, más perspicaz, más efectivo? Usa el mismo formato de firma que tu equipo Si no tienes un equipo o si la firma de tu equipo no parece cuadrar con esta guía, busca siempre simplicidad e información Tu nombre, posición y un numero de teléfono es todo lo que hace falta

18. Claridad Ya que hemos revisado varios elementos del correo, deberíamos revisar todos los elementos de nuevo La claridad de un correo puede ser la parte más importante y precisa atención REVISAR REVISAR ACCIONES LIMPIAR DOC.S ¿HACE FALTA MANDAR? N N N Se entiende? Y Acciones? Y Cada Acción Tiene Fecha y Responsable Y Documentos: Nombre y Referencia Y Largo, Formato SIMPLIFICAR N Si una persona que no sabe del tema no lo puede entender, revísalo No tiene sentido mandar acciones que no tienen responsables / fechas Cada documento incluido debe tener un nombre claro, y estar explicado Si no tiene acciones, ¿por qué comunicarlo? Cada correo que mandas debe representar lo mejor que puedes hacer sobre un tema. Si no lo es, ¿por qué mandarlo? N Y

19. Entrega ¿Qué pasa si no lean tus correos? De vez en cuando verás que una persona no lee tus correos o que nunca contestan Puede que no llegan tus correos – confirma que no tienen bloqueado tu dirección o que se ve como Spam Hay que recordarnos que el correo electrónico solo es una manera de comunicar, y no siempre la mejor Hay gente que no le gusta utilizar el correo electronico – que prefiere reuniones cara a cara, o el telefono Busca la manera adecuada – eso depende sobre el recipiente! La gente no trabaja todo el día – y cuando trabaja, suele abrir su correo según el orden recibido Si quieres que alguien lee un correo a primera hora, muchas veces es mejor mandarlo a esa hora Considerando el ruido entorno de un mensaje, si llega a cualquiera hora de la noche se puede perder Además de eso, deberíamos de considerar que dice algo si nuestros correos siempre llegan a medianoche Si trabajamos en la noche es cosa nuestra, pero no significa que trabajamos más (o menos) Horario y Expectativas Parece no Funcionar Si El Mensaje No Se Entrega, Es Inútil

20. Reportes y Capacidad Técnica ¿Quién lee tus correos? ¿Cómo sabes cuándo los han abierto? ¿Quién tome acción? Dependiendo sobre el tipo de comunicación (masiva o individual) hay varias tipos de herramienta Utilizando herramientas como CreateSend y similares, podemos contactarnos con grupos grandes con visibilidad a su comportimiento En Warmikunaq, usamos Campaign Monitor y su herramienta CreateSend para mandar correos a grupos ilimitados de nuestros contactos Muy rápidamente nos hemos dado cuenta de que la mayoría de personas ni siquiera abren los correos que mandamos Miraremos las estadísticas más tarde – pero por ahora, lo importante a notar es que se espera que ~ 40% de las personas como mucho abren correos a grupos CreateSend (Campañas grandes) Existe una nueva serie de herramientas que se puede usar con Outlook, Gmail y algunas telefonos moviles – y que te dan estadisticas sobre tus contactos Quien te contesta más rapido, a quien mandas más correo, y todos sus actualizaciones de Facebook y LinkedIn Muy útil a nivel detallada, se puede usar juntos con una herramienta como CreateSend para poder entender más tus maneras de comunicar con tu red de contactos Xobni

21. En que vas a trabajar? Reflexión Contestando via el Skype chat, decide en que vas a trabajar durante el mes de comunicación ¿Cómo vas a mejorar tu estilo de comunicación? ¿Qué cultura de comunicación quieres establecer? Vamos a tomar nota y buscar o pedir ejemplos durante el mes 10 min

22. Agendas : Resumen Conversación Generalmente, lo más formal que sea un reunión, lo más estructura necesaria Conversaciones informales serían a un lado del con un debate moderado al otro de un espectro Siempre buscamos utilizar un agenda para poner la estructura necesaria La mayor parte de lo que hemos aprendido sobre ritmos operativos, reuniones, y comunicaciones se aplica a agendas Podemos tratar cada reunión como una serie de problemas para resolver, y el agenda un declaración de problema Debate moderado 1 2 3 4

23. Agendas : Acciones Si no podemos formular las metas del reunión, pues la pregunta es si tenemos que reunirnos Se trata de identificar todos los elementos que estan abiertos asociados con un tema – y que quieres seguir avanzando Podemos utilizar un proceso similar de lo que usamos en GTD Estableciendo Metas Hemos utilizado varias maneras de identificar y trabajar listas de acciones Que sea en correos electrónicos, moderando reuniones o simplemente hablando, sabemos como identificar acciones El punto no es de ejercitar poder y forzar que la gente trabaja, sin embargo es esencial avanzar Cómo encontrar acciones?

24. Crear Agenda Reflexión Seleccionando el mail 1 o el mail 2 del archivo mandado posteriormente, diseña una agenda y decide quién tiene que estar presente El ejercicio no es de la vida real, pero intenta hacer los suposiciones necesarios para que funcione Usa las notas de la clase sobre moderación tanto como las sobre GTD (Organízate con Eficacia) para sacar una agenda solida Respuestas antes del jueves, por favor 35 min