Este documento presenta información sobre la gestión de proyectos. Explica cómo crear un plan de proyecto a partir de una Estructura de Descomposición de Trabajo (EDT), identificando hitos, tareas, recursos y dependencias. También introduce la herramienta Zoho, que permite gestionar proyectos de forma colaborativa en línea, incluyendo la creación de eventos, listas de tareas, calendarios compartidos y correo electrónico. Además, cubre el método de organización personal "Getting Things Done" y la importancia de

1. VPU 2011-12 Gestión de Proyectos Control de Cambios

3. Recursos y Dependencias

4. Herramientas – Introducción a Zoho

5. Manejo de Tiempo – Método GTD

7. Como líderes es importante siempre buscar el método más sencillo de organizar nuestro tiempo y el proyecto

8. Puede ser aceptable trabajar con correos o listas de acciones

10. Herramientas: Estructura de Descomposición de Trabajo, Diagrama P, RACI

11. VPU representa el futuro de VPerú –el efecto multiplicador

12. Estamos comprometidas a formar una base para encender el activismo en Perú

13. VPU representa el futuro de VPerú – el efecto multiplicador

16. La podemos utilizar tanto para entender los entregables en un proyecto como para entender los pasos de un proceso

17. El problema que tenemos ahora –y es lo mismo si hemos utilizado el RACI u otro sistema– es armar un plan

18. ¿Cuáles son los puntos en tiempo donde tengo que llegar?

19. Establecemos una serie de eventos o actividades que forman la estructura base del proyecto

20. Ejemplos:

21. Obtener licencia de la ciudad para un evento con fecha X

23. Identifica grupos de tareas o sub tareas y busca maneras de organizarlas

25. Dependiendo sobre el contexto, puedes tener más o menos detalle a este nivelAsociar Recursos

27. Si tienes una EDT, los pasos importantes pueden estar detallados ahí mismo

28. El punto es establecer de un solo tiro todo lo que hay que hacer para que salga tu evento, proyecto, cambio de proceso, etc

29. Cada tarea a este nivel general es la base para una lista de tareas detallada

30. Una vez que ya sabemos todo lo que tenemos que hacer pasamos al nivel detallado

31. Buscaremos fechas que permiten un flujo de acción

32. ¿Hay acciones que tiene que terminar antes de empezar otras?

35. Ahora vamos a tomar el próximo paso –todavía en papel o usando la herramienta con lo cual te sientes más cómoda

36. Para cada etapa del proyecto – proceso de cambio

37. Identificar Hitos – Acontecimientos

38. Identificar Tareas, Grupos de Tareas y Subtareas

40. Recursos y Dependencias

41. Herramientas – Introducción a Zoho

42. Manejo de Tiempo – Método GTD

44. Usando una lista sencilla en Excel se puede proporcionar toda la funcionalidad necesaria para tu proyecto

47. Colaborando a distancia permite una productividad muy alta y nos deja tiempo a enfocarnos en el contenidoHerramientas Web

49. Vamos a pasar por las pantallas de Zoho para enseñarlas:

50. Entrando en Zoho

51. Cambiando Idioma

52. ¿Qué es Zoho?

53. Proyectos

54. Acontecimientos

55. Listas de Tareas

56. Tareas

57. Dependencias

58. Zoho Mail

59. Trabajando con Calendarios

63. ‘A distancia’ puede significar también sin una oficina o espacio de trabajo compartido

64. Zoho funciona para todo tipo de empresas, desde organizaciones pequeñas como Warmikunaq hasta mucho más grandes

65. Esas herramientas ayudan establecer procesos bases

66. Hemos visto cómo establecer herramientas compartidas permite entender y acelerar implementación de cambios

69. Lo importante al estructurar un plan es estimar lo mejor que puedes

70. ¿Va a durar una semana? ¿Menos que una semana?¿ Un mes?

72. Además, podemos añadir notas (3), comunicarlas al equipo (4) y asociar documentos (5, 6)4

75. Se puede incorporar tu correo personal y también utilizar Zoho como un sistema cerrado –manteniendo todo tu trabajo en un solo lugar

76. Todas las opciones y parámetros del Zoho Mail se pueden acceder a la vez

77. Se puede ver las demás aplicaciones con el menu de Zoho Apps

81. Integración del Calendario – Paso 1 24 Mi Página Principal / Mi Calendario de Trabajo Nota quecada persona del equipotienesupropriocalendario Botónderecho del ratón & copia el enlace del iCal (enlace de arriba)

82. 25 Integración del Calendario – Paso 2 Copiar y Pegarel calendario en formato iCal … puedes ‘suscribirte’ a múltiples calendarios 2 También se puede añadir los Proyectos de Zoho a tu calendario, que incluye todas las tareas y te permite ver acciones por día 1

84. Con una serie de filtros se puede llegar a entender rápidamente lo que queda por hacer y cuál es su estatus¿Quiéntieneresponsabilidad? Se puedevertareascerradas o completadas Se puedefiltrarporprioridad Hoy, Atrasadas, Hoy+Caducado, Mañana, Próximos 7 días

86. Recursos y Dependencias

87. Herramientas – Introducción a Zoho

88. Manejo de Tiempo – Método GTD

90. Sin embargo, muchas veces es importante tener nuestro propio tiempo organizado

91. Algunxs usan listas, algunxs van poniendo prioridades… Pero ¿podemos decir que tenemos un sistema que funciona para todxs?

92. En VPU vamos a introducir un sistema que se llama ‘Organízate con Eficacia’

93. En ingles, se llama ‘Getting Things Done’ – que podemos traducir como Haciendo que las cosas / tareas / acciones sucedan

94. Ya sea trabajo de campo o en oficina, al final trabajamos en equipo

95. Comunicación es una clave muy importante de un equipo dinámico, agradable y equitativo

96. Un Plan Formal ayuda a que el tiempo de otrxs no se desgasta

97. Respeto Mutuo desde el principio ayuda a avanzar, igual durante las fases de un equipo (Tuckman, 1965):

98. Forming (Formar)

99. Storming (Tormentas)

100. Norming (EstablecerNormas)

101. Performing (Ejecutando)

103. Agrupar y Priorizar Tareas

105. Sencillo

107. Enfoque rígido en la lista vs. Tomando acción

109. En una burocracia, esto es motivado por dos factores:

110. 'Un oficial quiere multiplicar a sus subordinados, no rivales'

111. 'Los oficiales se crean trabajo unos a otros.‘

112. CyrilNorthcote Parkinson (1909-1993), escritor británico SIN URGENCIA URGENTE Niño Llorando Fuego en casa Algunas llamadas Deporte Ocio Planificación IMPORTANTE 2 4 Tareas Inútiles Perdida de Tiempo Interrupciones Distracciones Otras Llamadas SIN IMPORTANCIA 3 1

119. Por ejemplo, si te hace falta Reunión con Equipo, puede que el primer acción es ‘Establecer Fecha Reunión’

120. Cada elemento sin cerrar o que necesita más que 1 acción para cerrarse, se considera ‘bucle abierto’

122. Revisa con frecuencia para ver el impacto de posibles cambios o necesidad de recordatorios

123. Elementos que te gustaría hacer pero son poco probables

126. Ej. olvidaste mandar una carta a tu amigo para su cumpleaños hace 4 meses? Olvidalo.

129. Por ejemplo, si hay un grupo de tareas que se puede hacer en tu oficina, agrúpalas

132. Nota que se puede utilizar el plan de proyecto como un ‘cubo’ o base de tareas

133. Poco a poco vas a ir identificando y cerrando los próximos pasosProyectos 32

135. Qué constituye una tarea

136. Fuentes de listas (Zoho etc)

137. Otras herramientas que usamos

138. Divídanse en equipos de 2 y trabaja las fases en grupos de 2

144. Mantener un contacto fluido entres todos los elementos del equipo, sobre todo con un ojo a los riesgos y acciones asociadas5 a 20 minutos Acciones

147. Full Gantt Chart & Scope Reviews

148. Managed Through M&A Integration Team / Rhythm

149. Tight Relationship w/ TSA Integration Leaders & Buyers

150. Weekly Deep Dive into Top 10 Risk Areas Across Deals

151. Single Point of Contact

152. Feeding into Flanagan / Ricaurte Weekly QMI Review

153. Ensure Constant Visibility to All Cross-Deal Concerns / Actions

154. 90 Minutes 3X Week … Full Team Priority & Action Update

155. Clear Ownership & Responsibility

156. Key Element of IT Priorities Process

157. Top 250 Actions Tracked Across All Deals … Force Ranked

158. En este ejemplo, también se puede ver como se establece el ritmo operativo desde el inicio

160. Si te hemos pedido, lo tienes que llenar cada semana sin fallo

161. Descarga el formato o empieza con tu última actualización

162. Guarda el archivo con tus iniciales y el número de la semana (ej. OL_28)

163. Una vez terminado lo vas a subir a Google Docs en el archivo correcto

165. Es importante entender que establecer un ritmo requiere también construir los procesos y plantillas con lo cual se va a funcionar

166. El 4-blocker tiene 4 cuadrantes:

167. Actualización Números: Se diseña un formato diferente por proyecto

168. Logros de la semana: ¿Quéaccionespodemosconsiderarcerradas?

169. Riesgos: ¿Cuáles son los elementosquepuedenimpedir el plan actual? ¿Cómo podemos evitarlos?

171. Las acciones se registran en Zoho y se cerraran sólorevisando el 4-blocker

172. Se revisará cada semana con VO y cada 2 semanas con el equipo general4 El procesooperativodepende de tusactualizaciones Cada semana vamos avanzando hasta que la violencia termine ¡Trabajando con más visibilidad ayudará al equipo entero!

174. Xxx

175. Xxx

176. Xxx

177. Xxx

178. Xxx

179. Xxx

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182. Xxx

183. Xxx

184. El uso de plantillas estándares puede parece burocracia, pero más que nada empieza a formar un lenguaje y base compartido

185. En VPerú, usamos el 4-blocker para hacer un resumen de los detalles de proyectos en Zoho, que nos ahorre tiempo

186. Toma en cuanta que trabajamos a distancia … cuando un equipo trabaja de cerca, puede que no haga falta tanta rigor

187. Comentarios

189. Xxx

190. Xxx

191. Xxx

192. Xxx

193. Xxx

194. Xxx

195. Xxx

196. Xxx

197. Xxx

198. Xxx

199. Xxx

200. Xxx

201. Xxx

202. Xxx

203. Xxx

204. Xxx

205. Xxx

206. Xxx

207. Xxx

208. Xxx

210. No se entregará / firmará cheques en blanco: si falta MZ / CdS, OL comunicará (miércoles)

211. Todos los sustentos se entregarán a Jose Zavalaga cada jueves