Este documento presenta información sobre la gestión de proyectos. Explica cómo crear un plan de proyecto a partir de una Estructura de Descomposición de Trabajo (EDT), identificando hitos, tareas, recursos y dependencias. También introduce la herramienta Zoho, que permite gestionar proyectos de forma colaborativa en línea, incluyendo la creación de eventos, listas de tareas, calendarios compartidos y correo electrónico. Además, cubre el método de organización personal "Getting Things Done" y la importancia de

1. VPU 2011-12Gestión de ProyectosControl de Cambios

2. Agenda2Gestión de Proyectos5HorasEDT / Carta de Proyecto al Plan de Proyecto

3. Recursos y Dependencias

4. Herramientas – Introducción a Zoho

5. Manejo de Tiempo – Método GTD

6. Ritmos Operativos3Revisiones Plan y MétricasActualizaciones EquipoDiseño de ProcesosComunicaciónAcciones EstratégicasAcciones Concretas¿Qué es la Gestión de Proyectos?Un Sistema SENCILLO para OrganizarnosEs fundamental establecer métodos de trabajo compartidos, estándares y fiables

7. Como líderes es importante siempre buscar el método más sencillo de organizar nuestro tiempo y el proyecto

8. Puede ser aceptable trabajar con correos o listas de acciones

9. Cuando llegas a un punto de complejidad, lo esencial es tener y gestionar un plan formal de proyecto¿Qué estamos intentando hacer?¿Cómo vamos a hacerlo?¿Cómo sabemos que ha funcionado?123Error Común: Confundir deseo de avanzar con compromiso o entendimiento

10. Herramientas: Estructura de Descomposición de Trabajo, Diagrama P, RACI

11. VPU representa el futuro de VPerú –el efecto multiplicador

12. Estamos comprometidas a formar una base para encender el activismo en Perú

13. VPU representa el futuro de VPerú – el efecto multiplicador

14. Estamos comprometidas a formar un base para encender el activismo de PeruCreando un Plan de ProyectoMucho de lo que ya hemos aprendido nos ayudará a hacer un plan de proyecto –y lo que es más importante aún, a forjar cambio!4El Plan de Proyecto se forma basado en los elementos previos del proyecto, incluyendo responsabilidades, roles, la meta del proyecto Solo cuando hemos terminado con nuestro plan vamos a empezar implementando cambios y tomando acciones¿Cómo aseguramos que los errores no van a volver a surgir? Que los problemas siguen solucionados?Complejidad depende sobre contexto de trabajo (social / grupo / equipo pequeño)CartaRACIPLANImplementarMedirControlarEDTSolo sabemos si el cambio ha sido efectivo si podemos medir su impacto. Más tarde aprenderemos herramientas para establecer e interpretar estadísticas básicasMatriz de Responsabilidades (RACI) esuna técnica que usamos para identificar actividades o decisiones … los grupos e individuos … y nos permite asociar los roles con entregables del proyectoEl proceso de descomponer un problema, proceso o proyecto en sus partes… nos permite entender dónde debemos trabajar para mejorar o implementar cambios

15. De la EDT al Plan de Proyecto5La EDT (Estructura de Descomposición de Trabajo) nos ayudó a entender la estructura de nuestro proyecto

16. La podemos utilizar tanto para entender los entregables en un proyecto como para entender los pasos de un proceso

17. El problema que tenemos ahora –y es lo mismo si hemos utilizado el RACI u otro sistema– es armar un plan

18. ¿Cuáles son los puntos en tiempo donde tengo que llegar?

19. Establecemos una serie de eventos o actividades que forman la estructura base del proyecto

20. Ejemplos:

21. Obtener licencia de la ciudad para un evento con fecha X

22. Adquirir 80% de financiación para un evento u organizaciónIdentificar Hitos / AcontecimientosPara cada hito empieza preguntándote, ¿qué tiene que estar en marcha para poder llegar a esta fecha?

23. Identifica grupos de tareas o sub tareas y busca maneras de organizarlas

24. No hay una manera especifica de agrupar tus tareas… enfócate en tener todos los detalles posibles al principioIdentificar Tareas, Grupos de Tareas y Sub TareasTenemos que buscar recursos humanos tanto logísticos para asegurarnos que el proyecto se puede llevar al cabo

25. Dependiendo sobre el contexto, puedes tener más o menos detalle a este nivelAsociar Recursos

26. TareaseInterdependencia612Identificar Tareas (General)Detallar Sub TareasPuede que hayas identificado ya algunas tareas en el ejercicio de GTD

27. Si tienes una EDT, los pasos importantes pueden estar detallados ahí mismo

28. El punto es establecer de un solo tiro todo lo que hay que hacer para que salga tu evento, proyecto, cambio de proceso, etc

29. Cada tarea a este nivel general es la base para una lista de tareas detallada

30. Una vez que ya sabemos todo lo que tenemos que hacer pasamos al nivel detallado

31. Buscaremos fechas que permiten un flujo de acción

32. ¿Hay acciones que tiene que terminar antes de empezar otras?

33. ¿Hay acciones que son más amplias?Recursos y Utilización73Validar Recursos, Interdependencia y Utilización de Recursos4Analizar Utilización¿Quién esta haciendo todo el trabajo? ¿Tienen tiempo para hacerlo? A lo mejor hay recursos que tienen tiempo libre mientras otros están trabajando demasiado… esta etapa es importante para asegurar que el trabajo asignado no supera el compromiso del recurso

34. Ej: Creando un Plan de Acción845 min+15 minCrear un Plan de AcciónEn el primer módulo usamos la EDT y Diagrama P para entender un proceso o proyecto

35. Ahora vamos a tomar el próximo paso –todavía en papel o usando la herramienta con lo cual te sientes más cómoda

36. Para cada etapa del proyecto – proceso de cambio

37. Identificar Hitos – Acontecimientos

38. Identificar Tareas, Grupos de Tareas y Subtareas

39. Identificar y Asociar RecursosAgenda9Gestión de ProyectosEDT / Carta de Proyecto al Plan de Proyecto

40. Recursos y Dependencias

41. Herramientas – Introducción a Zoho