conceptos basico excel

1. Copias de seguridad en Excel
Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivo original. Para ello:
Seleccionar el Botón Office y elegir la opción Guardar como...
Después hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón Herramientas.
Elegir la opción Opciones generales...
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones generales.
Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad. Permite crear una contraseña de apertura y una contraseña de escritura.
Hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de opciones, vuelve a hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar ahora
el cuadro de diálogo Guardar como.
Nuevo libro de trabajo
Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo,
la operación se denomina Nuevo
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:
Selecciona el Botón Office y elige la opción Nuevo.
O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U.
En el cuadro que aparecerá seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Aceptar
Más opciones al crear libros de trabajo
Vamos a conocer y manejar con más precisión las opciones disponibles en Excel a la hora de empezar un libro de trabajo, como puede
ser el uso de plantillas como modelos que usaremos para la creación de libros de trabajo
Usar plantillas
Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de cálculo. Puede incluir tanto datos como formatos. Para
crear un libro de trabajo utilizando plantillas:
Seleccionar el Botón Office .
Elegir la opción Nuevo...
Hacer clic sobre la categoría Plantillas instaladas en el cuadro de diálogo Nuevo Libro.
Aparecerán las plantillas instaladas, si no lo estuviesen habría que volver a instalar Excel2007 con las opciones de plantillas activadas.
Seleccionar el tipo de plantilla deseada, como Factura o Informe de Gastos.
Hacer clic sobre el botón Crear.
Rellenar la plantilla.
Al guardar nuestro modelo, nos aparecerá el cuadro Guardar como para tener siempre la plantilla original.
Crear plantillas.
Para crear una plantilla, seguir los siguientes pasos:
Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán comunes a todos los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla.
Seleccionar el Botón Office.
Elegir la opción Guardar como...
Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo.
En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable y elegir la opción Plantilla de Excel.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Excel cambia automáticamente a la carpeta de plantillas, para que la nueva plantilla esté siempre
disponible al seleccionar la opción Nuevo del Botón Office.
Copiar Información
Existen varias formas de copiar información dentro de un libro de Excel o entre libros de Excel:
Copiar Información dentro de un mismo libro u hoja
Seleccionar la celda o el rango que se desee copiar
En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, hacer clic en el botón de comando Copiar
Ubicarse en la nueva celda
De nuevo en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, hacer clic en el botón de comando Pegar.
Otra forma de copiar información dentro de un mismo libro u hoja de Excel es:
Seleccionar la celda o rango que se desee copiar
Con la combinación Ctrl + C, Excel copia esta información dentro del portapapeles
Ubicarse en la nueva celda
Con la combinación Ctrl + V, Excel pega la información anterior
Igualmente, de la siguiente forma se puede copiar información en Excel:
Selecciona la celda o rango que se desee copiar
Con el botón derecho del mouse, dar clic en copiar
Ubicarse en la nueva celda
Con el botón derecho del mouse, dar clic en pegar
Copiar una Hoja
Existen varias formas para copiar una hoja dentro del mismo libro, en un libro nuevo o en un libro ya existente así:
Copiar una hoja dentro del mismo libro
Ubicarse en la hoja que se desea copiar
Seleccionar toda la hoja desde la intersección que hacen las filas con las columnas
En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, hacer clic en el botón de comando Copiar
Ubicarse en la nueva hoja
De nuevo en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, hacer clic en el botón de comando Pegar.
O con las combinaciones de las teclas Ctrl + C y Ctrl + V
De la misma forma con el menú contextual (menú con el botón derecho del mouse)
Así mismo:
Ubicarse en la hoja que se desar copiar
Con la combinación de las techas Ctrl+Clic sostenido (cuando en la etiqueta de la hoja se muestre el dibujo de una hoja con signo
+) arrastrar el mouse donde se desea copiar la hoja
Esta opción copiara una hoja con las mismas características y formatos de la de origen
Creara una hoja con el mismo nombre, pero, con un numero (2) entre parentesis
Copiar una hoja a un libro nuevo o ya existente
Dar clic con el botón derecho del mouse sobre la etiqueta de la hoja que se desea copiar
Seleccionar la opción Mover o copiar…
En la opción Al libro: Seleccionar el libro nuevo o existente donde se desea copìar la hoja
En la opción Antes de hoja:, seleccionar la posición que deberá tener la nueva hoja copiada
Activar la casilla Crear una copia
Dar clic en Aceptar
Pegado Especial y Copiar Formato
Utilice el cuadro de diálogo Pegado especial para copiar elementos complejos de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel y
pegarlos en la misma hoja de cálculo o en otra utilizando sólo los atributos específicos de los datos copiados o las operaciones
matemáticas que desea aplicar a los datos copiados
Pegar
Todo = Pega todo el contenido de las celdas y el formato de los datos copiados.
Formulas =Pega sólo las fórmulas de los datos copiados tal y como se escribieron en la barra de fórmulas.
Valores =Pega sólo los valores de los datos copiados tal y como se muestran en las celdas, sin formulas.
Formatos =Pega sólo el formato de las celdas de los datos copiados.
Comentarios =Pega sólo los comentarios adjuntos a las celdas copiadas.
Validación =Pega las reglas de validación de los datos de las celdas copiadas en el área de pegado.
Todo utilizando el tema de origen =Pega todo el contenido de la celda en el formato del tema del documento que se aplica a los
datos copiados
Todo excepto bordes =Pega el contenido y el formato de todas las celdas en las celdas copiadas excepto los bordes.
Ancho de columna =Pega el ancho de una columna o rango de columnas copiadas en otra columna o rango de columnas.
Formatos de números y fórmulas =Pega sólo los valores y todas las opciones de formato de números de las celdas copiadas.
Formatos de números y valores =Pega sólo las fórmulas y todas las opciones de formato de números de las celdas copiadas.
Operación
Especifique qué operación matemática, si hay alguna, que desee aplicar a los datos copiados.
Ninguna =Especifica que no se aplique ninguna operación matemática a los datos copiados.
Sumar =Especifica que los datos copiados se suman a los datos de la celda o rango de celdas de destino.
Restar =Especifica que los datos copiados se restan de los datos de la celda o rango de celdas de destino.
Multiplicar =Especifica que los datos copiados se multiplican por los datos de la celda o rango de celdas de destino.
Dividir =Especifica que los datos copiados se dividen entre los datos de la celda o rango de celdas de destino.
Saltar blancos =Cuando se activa esta casilla de verificación, se impide que se reemplacen los valores en el área de pegado si ha
hay celdas en blanco en el área de copiado
Transponer =Cambia las columnas de los datos copiados a filas y viceversa.
Borrar Información
De una celda o rango de celdas
Seleccionar la celda o rango a borrar
Abrir el menú contextual (Clic en el botón derecho del mouse) y seleccionar la opción borrar contenido
Otra opción es seleccionar la celda o rango donde se encuentra la información a eliminar, a continuación se pulsa la techa DELETE,SUPR o SUPRIMIR
Igualmente es posible escribir sobre la misma celda ya escrita y así reemplazarla con la nueva información
Eliminación de Filas y Columnas
De una fila o columna completa:
Seleccionar la fila completa, ubicando la flecha del mouse sobre el número de la fila o sobre la letra de la columna a eliminar
Abrir el menú contextual y seleccionar la opción eliminar
Con el teclado
Ubicarse sobre cualquier celda que corresponda a la fila o columna
Para seleccionar la columna completa pulsar Ctrl+Barra Espaciadora
Para seleccionar la fila completa pulsar Shift+Barra Espaciadora
Para eliminar la fila o columna seleccionada pulsar Ctrl+- (teclado numérico)
Formatos de Celdas
Excel permite formatear celdas o rangos para obtener informes finales de alta calidad. Utilizando el cuadro de diálogo Formato de
celdas se puede aplicar formato al contenido de las celdas seleccionadas. Desde la ficha Inicio, en los grupos Portapapeles,
Fuente, Parrafo, Estilos, Celdas y Modificar se encuentra todos los botones de comando dispuestos para realizar el respectivo
formato a la celda o al rango seleccionado
Igualmente obtenemos el cuadro de dialogo Formato de celdas, en el menú contextual (clic en el botón derecho del mouse),
seleccionar la opción formato de celdas, aparecerá un cuadro de 6 (seis) fichas: Numero, Alienacion, Fuente, Bordes, Relleno y Proteger.
Formato de Presentaciones
Al estudiar los formatos de celdas, podemos pasar al tema de Formatos en las presentaciones de Excel. Recordemos que Excel nos
permite presentar informes finales de alta calidad, entendibles no solo para el usuario del ordenador, sino también, para las
diferentes personas que lo desean observar y revisar. Por esta razón estudiaremos algunas formas (entre muchas otras),
que de acuerdo a la experiencia adquirida en el manejo de Excel se han determinado como “obligatorias”
Títulos Llamativos
Esto quiere decir que el informe contiene varios títulos y subtítulos: El nombre de la empresa u organización, el nombre del infor
me, el nombre de las columnas, el nombre de las filas, etc., estos deberán ser llamativos, ojala en el formato negrita, o en un
tamaño de fuente mas grande que el trabajado en el resto del informe.
Primera Celda
Muchas veces creemos que por el hecho de ver centrado el informe en la pantalla o en la hoja de Excel, suponemos que así mismo
el resultado será al imprimir o presentar. Pero, lo que ocasiona estos campos vacios es quitar campo de impresión. Por esta razón
es necesario comenzar a digitar el informe desde la primera columna, primera fila, disponible para tal fin.
Ajustar los títulos de las columnas a su contenido
También se comete el error de perder espacio de impresión, cuando el tamaño del titulo de la columna supera el contenido de la
misma, haciendo que esos espacios en blanco nos quiten espacio de impresión. Ejemplo: Ocurre muy seguido en los títulos
Cantidad, Valor Unitario, Subtotal incluido IVA, entre otros. Para evitar esto, es importante la utilización de abreviaturas, o si no
es posible, se utiliza una celda de doble línea. Escribimos la primera palabra o palabras máximas en la primera línea, a
continuación la combinación de las teclas Alt+Enter y la celda creara una segunda línea para seguir escribiendo el resto del titulo.
Igualmente, escribimos todo el titulo y por el menú contextual, formato de celdas…, ficha alineación, activamos la casilla de la
opción Ajustar Texto
Alineaciones
Por defecto Excel alinea, todo texto a la izquierda y los números a la derecha. Por esta razón, es importante asegurarnos de la
alineación de algunos datos. Ejemplo:
Los nombres de productos, nombres de personas, descripciones de productos y los códigos de las cuentas PUC y códigos de
productos (aunque siendo números), deben estar alineadas a la izquierda.
Separadores de mil
Excel determina que al ingresar un numero con separador de miles digitados por el usuario, es una entrada alfanumérica, con la
cual no se puede realizar ninguna operación matemática, hay que digitar el numero sin ningún separador, excepto los decimales
que este posea. Pero al tratar de leer este número, es muy difícil y demorado, por esto es obligatorio dar formato a la celda
y activar la casilla de utilizar separador de miles (,) del formato numero o moneda
Ortografía
Cuando se acerca una fecha límite para la entrega o presentación de un informe, no suele haber tiempo suficiente para revisar la
ortografía y la gramática de un documento. Excel, no nos muestra las líneas onduladas rojas, azules y verdes que nos mostraba
Microsoft Office Word, pero esto no quiere decir que dicho informe se presente con errores de ortografía y gramaticales.
Excel ofrece herramientas que ayudan a corregir los errores más rápidamente.
Haga clic dentro de una hoja de cálculo que esté editando para revisar la hoja activa completa, incluidos los valores de las celdas,
comentarios de las celdas, gráficos incrustados, cuadros de texto, botones, encabezados de página y pies de página. Excel no
revisa las hojas de cálculo protegidas, las fórmulas ni el texto resultante de una fórmula. Además, si la barra de fórmulas está
activa al revisar la ortografía, Excel sólo revisará el contenido de la barra de fórmulas.
Opcionalmente, para revisar sólo una parte específica del texto, seleccione dicha parte. Igualmente los nombres propios y al
iniciar una celda con texto el primer carácter deberá estar en Mayúscula