CONTENIDO PROGRAMÁTICO GESTION DOCUMENTAL I(1).docx

1. EDUTEC DE LOS ANDES
ENTIDAD DEL GRUPO EDUCATIVO SURCOLOMBIANO
Nit. 900.259.680-6
ASISTENTE EN ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL
Contenido Programático Gestión Documental I
Técnico Laboral en Asistencia Administrativa
Pagina 1
CONTENIDO PROGRAMÁTICO
PROGRAMA DE FORMACION: Técnico Laboral en Asistencia Administrativa
ASIGNATURA: Gestión Documental I
HORAS DE TRABAJO: 15
HORAS DE TRABAJO AUTODIDACTICA: 6
PERIODO ACADEMICO: 2023-1
DIRIGIDO: Estudiantes –Primer semestre
JORNADA: Diurna, Sabatina y Dominical
INTRODUCCIÓN
El desarrollo de la empresa moderna requiere cada vez más de eficientes sistemas de
archivos, que permitan la eficacia y la optimización de la gestión administrativa, requisito
fundamental para lograr los niveles de exigencia empresarial que le posibiliten mantener los
altos niveles de competitividad que exige el mundo de hoy.
Por ello una empresa o institución que no posea un sistema de archivo adecuado, no sólo
tendrá problemas en su gestión administrativa, sino también verá comprometidos los procesos
conducentes a mantener el buen manejo de la información y unos excelentes niveles de
competitividad, a lo que se suma también la elevación de los costos de operación.
JUSTIFICACIÒN
Es una asignatura básica para el estudiante de TÉCNICO LABORAL POR COMPETENCIAS
EN ASISTENTE EN ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL por cuanto con su enseñanza se
aprende a establecer las normas que reglamentan la administración de la correspondencia en
la entidad, describiendo en forma clara y precisa los procesos y procedimientos para el manejo
y archivo de la documentación.
El TÉCNICO LABORAL POR COMPETENCIAS EN ASISTENTE EN ADMINISTRACIÓN
EMPRESARIAL requiere de la practica laboral por cuanto para su vida del trabajo es importante
ya sea por su aplicación directa o bien aplicando el control dentro de la empresa, logrando que
la implementación del sistema documental, cumpla con todos los requisitos técnicos,
administrativos y de acuerdo con la ley.

2. EDUTEC DE LOS ANDES
ENTIDAD DEL GRUPO EDUCATIVO SURCOLOMBIANO
Nit. 900.259.680-6
ASISTENTE EN ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL
Contenido Programático Gestión Documental I
Técnico Laboral en Asistencia Administrativa
Pagina 2
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
 Reconocer la importancia de la organización de una empresa, guardar, clasificar documentos,
permitiendo de esta forma agilidad en las transacciones.
 Desarrollar habilidades y destrezas para el adecuado manejo de los sistemas de archivo e
identificar conceptos relacionados o los diferentes sistemas de archivo.
 Reconocer la funcionalidad del archivo en el cual debe establecer un orden y seguridad de
tal forma que este se convierta en un órgano ágil de consulta en la empresa.
 Identificar la importancia que esté presente para las entidades prestadoras del servicio de
salud y médicos, para la conservación de las condiciones de salud, calidad de vida y
realización integral de las personas.
 Aplicar y reconocer que el archivo es un sistema de información en la empresa, a la vez
poner en práctica conceptos de organización de archivos, teniendo en cuenta la
planeación, la actividad, el desarrollo y desempeño de cada empresa, la cual conduce y
apoya en diversas fuentes de información el desarrollo y desempeño de esta.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
 Conceptualizar respecto al manejo de las técnicas de archivo.
 Relacionar aspectos de la oficina con la adecuada organización de los documentos.
 identificar los diferentes sistemas de archivo y la aplicabilidad en las empresas dependiendo
de las actividades de la empresa.
 Conocer los conceptos básicos sobre archivos
 Manejar la legislación vigente en materia archivística
 Manejar unidades de correspondencia
 Identificar y controlar las principales causas de deterioro del papel
COMPETENCIA LABORAL A REALIZAR
1. ORIGEN Y EVOLUCION DEL ARCHIVO:
1.1. DEFINICIÓN ARCHIVO
Conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora
en el marco de sus actividades y funciones. Es el proceso de ordenación de los documentos,
de acuerdo a la necesidad metodológica de la organización y la adecuada conservación y
consulta de los mismos. Es el lugar donde se custodian documentos importantes para una
organización.
1.2. ORIGEN DEL ARCHIVO
El archivo como tal nace como una necesidad de la vida pública y privada de las sociedades
porque a través de él se tendrá la memoria y la garantía de derechos, obligaciones y, en
definitiva, de las relaciones sociales.

3. EDUTEC DE LOS ANDES
ENTIDAD DEL GRUPO EDUCATIVO SURCOLOMBIANO
Nit. 900.259.680-6
ASISTENTE EN ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL
Contenido Programático Gestión Documental I
Técnico Laboral en Asistencia Administrativa
Pagina 3
1.3. VOCABULARIO ARCHIVISTICO
Promover la investigación de conceptos propios de archivo y que serán útiles en este estudio
para la retroalimentación del estudiante en su proceso cognitivo mediante el manejo del
vocabulario archivístico
• Archivista
• Índice
• Expurgo
• Foliar
• Folio recto
• Folio vuelto
• Legajo
• Guía
• Copia
• Copia autenticada
• Copia de seguridad
• Código
• Conservación
• Correspondencia
• Documento
• Depuración
• Eliminación
• Expediente
• Facsímil
• Archivística
• Archivo
• Abreviatura
• Acervo documental
• Acta
• Archivador
• Archivar
• Asunto
• Carpeta
• Catálogo
• Ceja o pestaña de carpeta
• Ciclo vital del documento
• Gaveta
• Manuscrito
• Marbete
• Rótulo
• Serie documental
• Subseries documentales
• Tabla de Retención Documental
• Tabla de Valoración Documental
• Tomo

4. EDUTEC DE LOS ANDES
ENTIDAD DEL GRUPO EDUCATIVO SURCOLOMBIANO
Nit. 900.259.680-6
ASISTENTE EN ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL
Contenido Programático Gestión Documental I
Técnico Laboral en Asistencia Administrativa
Pagina 4
2. OBJETIVOS, CARACTERÍSTICAS E IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
2.1. Objetivos del archivo
2.2. Características del archivo
2.3. Importancia del archivo
3. PRIMEROS SISTEMAS DE ARCHIVO – VENTAJAS Y DESVENTAJAS
3.1. SISTEMA AGUJA
3.2. SISTEMA SPIGON O GANCHO
3.3. SISTEMA NIDO DE PALOMAS O PIGEON HOLE
3.4. SISTEMA SHANON BOARD
3.5. SISTEMA BELLOWS FILE - ACORDEON
3.6. SISTEMA CAJAS X100 X200 X300
4. VALORACIÓN DOCUMENTAL
4.1. Valores primarios administrativos, contables, judiciales, legales
4.2. Valores secundarios históricos, culturales y científicos
5. SERVICIOS DE LOS ARCHIVOS
5.1. Servicio de consulta
5.2. Servicio de referencia
5.3. Servicio de vencimiento
5.4. Servicio reprográfico
5.5. Servicio de información sobre memoria institucional y técnica
6. CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
6.1. Según la organización
6.1.1. Archivo Centralizado
6.1.2. Archivo Descentralizado
6.1.3. Archivo descentralizado con control descentralizado
6.1.4. Archivo descentralizado con control centralizado
6.2. Según su uso
6.2.1. Archivo Activo
6.2.2. Archivo Semiactivo
6.2.3. Archivo Inactivo
6.3. Según su ciclo vital
6.3.1. Archivo de Gestión
6.3.2. Archivo Central
63.3. Archivo Histórico

5. EDUTEC DE LOS ANDES
ENTIDAD DEL GRUPO EDUCATIVO SURCOLOMBIANO
Nit. 900.259.680-6
ASISTENTE EN ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL
Contenido Programático Gestión Documental I
Técnico Laboral en Asistencia Administrativa
Pagina 5
6.4. Según su naturaleza
6.4.1. Archivo Público
6.4.2. Archivo Privado de Interés Público
6.4.3. Archivo Privado
7. EL DOCUMENTO
7.1. Concepto
7.2. Documento de Archivo Documento electrónico
7.3. Características de los Documentos de Archivo
7.3.1. Internas
7.3.2. Externas
7.4. Importancia de los documentos
7.5. Clasificación de los documentos de archivo
7.6. Tipología documental
8. ARCHIVOS ESPECIALES
8.1. Hemeroteca
8.2. Biblioteca
8.3. Clisoteca
8.4. Mapoteca
8.5. Fototeca
8.6. Discoteca
9. PRINCIPIOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
9.1. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
9.2. PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
9.3. DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO
9.4. SEGÚN LA BASE DETERMINAD
9.5. SEGÚN SU SECUENCIA LÓGICA
9.5.1. Forma Alfabética
9.5.2. Forma Numérica
9.5.3. Forma Cronológica
9.5.4. Forma Alfanumérica
10. PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS
10.1. Cuadro comparativo
10.2. Reglas de orden natural para las personas naturales
10.3.1. REGLA 1: Nombres y Apellidos
10.3.2. REGLA 2: Separación por unidades
10.3.3. REGLA 3: Apellidos con Prefijos
10.3.4. REGLA 4: Los Homónimos
10.3.5. REGLA 5: Títulos y Calificativos
10.3.6. Apellidos Compuestos

6. EDUTEC DE LOS ANDES
ENTIDAD DEL GRUPO EDUCATIVO SURCOLOMBIANO
Nit. 900.259.680-6
ASISTENTE EN ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL
Contenido Programático Gestión Documental I
Técnico Laboral en Asistencia Administrativa
Pagina 6
10.3.7. Cuando no se conoce cuál es el nombre y cuáles los apellidos
10.3.8. Damas Casadas americano y latino
10.3. Talleres de afianzamiento
10.4. Reglas de orden natural para las personas jurídicas
10.4.1. REGLA 1: La Razón Social
10.4.2. REGLA 2: La Razón Social con sigla
10.4.3. REGLA 3: La Razón Social con números (excepciones)
10.4.4. REGLA 4: La Razón Social con nombre de persona
10.4.5. REGLA 5: Nombre Genérico o Repetitivo
10.5. Talleres de afianzamiento
METODOLOGÍA ESTRATEGIAS METODOLÓGICAS
 CLASES MAGISTRALES: El docente
realizará la explicación de conceptos
básicos, con la ayuda de tableros y ayuda
de videobeam, y se presentaran
presentaciones en power point, videos y
canvas.
 CLASES PRÁCTICAS: En conjunto con los
estudiantes se realizarán ejercicios
prácticos, donde a través de un archivo
físico didáctico utilizando carpetas
colgantes y no colgantes cada estudiante
podrá ejercitar y dar a conocer la
organización del archivo.
 EVALUACIÓN: Se utilizará para recolectar
evidencia y evaluar los conocimientos
adquiridos y obtener una calificación.
 TRABAJOS INDIVIDUALES: el estudiante
deberá hacer entrega de los trabajos
propuestos, con el fin de recolectar
evidencia del conocimiento adquirido y
obtener una calificación.
 TRABAJOS GRUPALES: El estudiante
deberá aprender a trabajar en equipo, ser
receptivo y analítico frente a cada opinión
realizando entregas de conocimiento en
general, con el fin de recolectar evidencia
del conocimiento adquirido y obtener una
calificación.

 Se desarrollará bajo la orientación del
docente, mediante ayudas audiovisuales,
ejercicios en clase, explicación y
aplicación de conceptos básicos
 Cada estudiante deberá elaborar un
archivo físico con sus respectivas
carpetas colgantes no colgantes y cuatro
aletas donde se aplicarán las diferentes
reglas para la organización de archivos de
gestión y la correcta rotulación de los
marbetes.
 Se aplicará una evaluación de
conocimientos, el cual consta de 20
preguntas relacionadas con la historia,
objetivos, características, el documento y
su organización; cada pregunta tiene un
valor de 0,25 c/u para un total de 5,0.
 El estudiante realizará entrega de todas
las guías y trabajos elaborados, como
evidencia del desarrollo de la práctica y el
aprendizaje.
INSTRUMENTOS DE EVALUACION
TÉCNICA: Formulación de casos
INSTRUMENTO: Taller

7. EDUTEC DE LOS ANDES
ENTIDAD DEL GRUPO EDUCATIVO SURCOLOMBIANO
Nit. 900.259.680-6
ASISTENTE EN ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL
Contenido Programático Gestión Documental I
Técnico Laboral en Asistencia Administrativa
Pagina 7
TÉCNICA: Observación Directa
INSTRUMENTO: Lista de chequeo de desempeño
TÉCNICA: Observación directa
INSTRUMENTO: Ejercicios prácticos, organización
TECNICA: Observación Directa
INSTRUMENTO: Organización del archivo de gestión aplicando reglas de organización.
COMPETENCIAS A DESARROLLAR:
 Los alumnos deben conocer por medio de visitas las entidades gubernamentales y
privadas relacionadas con la actividad archivística empresarial.
 Se elaboran pequeños archivos con sus respectivas partes para desarrollar la parte
práctica en cuanto al manejo de los sistemas de archivo compartiendo preguntas y
experiencias.
 Sesiones de discusión donde se debaten problemas e inquietudes surgidas durante
el estudio individual, como también de fallos las diferentes formas como se pueden
organizar los sistemas archivísticos.
BIBLIOGRAFIA
1. ALVAREZ RODRIGUEZ, Mariela. Ordenación y descripción de archivos. Armenia:
Universidad del Quindío, 1002. VI.210p;H
2. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Ley 594/2000
3. HEREDIAHERRERA, Antonia: “Archivística General. Teoría y Práctica”, Diputación
Provincial de Sevilla,1995, Sevilla (España).
4. Como organizar el archivo de la empresa (versión actualizada)- Seminarios
Andinos.
5. Correspondencia comercial – Grupo editorial Norma Educativa
6. Administración de Documentos -Manual de Archivo y Correspondencia
FIRMA DEL CATEDRÁTICO