Este documento presenta un proyecto para organizar la biblioteca y el archivo del Comité Cívico Pro Santa Cruz mediante la implementación de sistemas de catalogación computarizada. El proyecto busca optimizar los procesos técnicos de archivo y permitir una búsqueda y recuperación rápida de la información. Se propone un cronograma de actividades que incluye inventario, clasificación, catalogación y digitalización para noviembre a enero.

1. Diplomado.- Gestión de la Información y Automatización de Centros Documentales
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO
TRABAJO FINAL DE INVESTIGACIÓN
NOMBRE DEL PROYECTO: ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL
ARCHIVO, CATALOGACIÓN EN SISTEMAS COMPUTARIZADOS DEL
COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ
1. RESUMEN DEL PROYECTO
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El principal problema encontrado es la falta de organización y de procesos
técnicos del área de archivo, ya que existe mucha demora en la
administración de la biblioteca y recuperación de los archivos y
documentos, como así también en la catalogación en el Comité Cívico Pro
Santa Cruz siendo esta empresa precisa de información rápida y oportuna
al servicio del departamento, para eso se implementara la catalogación en
sistemas computarizados.
1.2 AMBITO O COMPETENCIA
Implementación de paquete informático para la catalogación y recuperación
de información.
1.3 PROPOSITO DEL PROYECTO
Este proyecto tiene como propósito organizar la documentación para su
rápida recuperación, catalogación y brindar al usuario un mejor servicio.
1.4 LOCALIZACION DEL PROYECTO
Comité Cívico Pro Santa Cruz
1.5 UNIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO
Comité Cívico Pro Santa Cruz
1.6 RESPONSABLE DEL PROYECTO
Nombre Cargo Firma
Laura Rojas Ayala Responsable de Biblioteca
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COMPUTARIZADOS DEL COMITÉ CÍVICO PRO SANTA CRUZ
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1.7 JUSTIFICACION DEL PROYECTO
La implementación del presente proyecto permitirá organizar la
documentación y de esta manera una fácil búsqueda y recuperación de los
documentos para poder tomar decisiones rápidas y oportunas.
1.8 BREVE DESCRIPCION TECNICA DEL PROYECTO
Optimizar la organización del archivo a través de la implementación de los
procesos técnicos y la sistematización computarizada, para una búsqueda y
recuperación rápida, fácil y oportuna de la información, así como brindar al
usuario mejor acceso a la información documental física y digital.
2 DESARROLLO DEL PROYECTO
2.1 DESCRIPCION DEL PROYECTO
i. Objetivo del proyecto
Proponer un sistema de organización digital para optimizar, la clasificación,
el acceso y la recuperación de la información de forma eficaz y eficiente.
ii. Procesos técnicos
a. inventario
b. selección
c. clasificación
d. organización
e. catalogación computarizada
f. indización
g. digitalización
h. migración base de datos
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iii. Enfoque físico
El material requerido para la implementación del presente proyecto
comprende:
2 estantes móviles metálicos con capacidad de 100
archivadores tipo torre cada uno
1 estación de trabajo tipo L
1 silla giratoria con ruedas
1 computadora personal
1 scanner
1 impresora
Material de escritorio
2.2 CRONOGRAMA DE EJECUCION
Noviembre Diciembre Enero
Actividad Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem
.1 .2 .3 .4 .1 .2 .3 .4 .1 .2 .3 .4
INVENTARIO
SELECCIÓN
CLASIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN
CATALOGACIÓN
COMPUTARIZADA
INDIZACIÓN
DIGITALIZACIÓN
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2.4. SITUACION DE LA COMPAÑÍA SIN / CON PROYECTO
SITUACION SIN PROYECTO SITUACION CON PROYECTO
 Demora en la entrega de la  Documentación organizada en el
información sistema
 Envío de información errónea o  Fácil y rápido acceso a la
incompleta información computarizada
 Extravío o pérdida de información  Información correcta y oportuna
3. RESUMEN PLAN DESARROLLO UNIVERSITARIO 2003-2007
3.1. MISION
Brindar un servicio de excelencia en la administración de la documentación
para que el usuario tenga la información en tiempo y calidad.
3.2 ANALISIS FODA
FORTALEZA OPORTUNIDADES
1. Herramientas informáticas 1. Expansión de la empresa
2. Infraestructura adecuada 2. Sistemas informáticos avanzados
3. Recursos económicos
4. Personal capacitado
DEBILIDADES AMENAZAS
1. Falta de organización 1. Pérdida de información
2. Falta de un sistema de 2. Exigencias del medio con relación
clasificación a la fluidez de la información
3. Falta de apoyo de las diferentes
áreas
4. Falta de personal
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5. Diplomado.- Gestión de la Información y Automatización de Centros Documentales
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3.3 LINEAS DE ACCION Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS DEL COMITÉ
CÍVICO PRO SANTA CRUZ
LINEAS DE ACCION OBJETIVOS ESTRATEGICOS
atención al cliente Alcanzar excelencia en atención al
público de interés, con un sistema
computarizad eficiente
Alcanzar mayores niveles de
eficiencia operacional y de gestión
Modernización institucional Promover el uso de herramientas de
gestión adecuadas al desarrollo del
negocio
Capacitación de la fuerza laboral Desarrollar y fortalecer las
competencias del personal, y
actualizar al personal
Óptimo clima laboral Fortalecer el compromiso, la
satisfacción e identidad de los
funcionarios con la compañía
3.4 VINCULACION ENTRE EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
Y EL PROYECTO
OBJETIVOS DEL PLAN
OBJETIVOS DEL PROYECTO
INSTITUCIONAL
Optimizar el sistema de gestión a Proponer un sistema de organización
través de la permanente planificación, manual y digital para optimizar, la
evaluación y optimización de nuestros clasificación, el acceso y la
procesos, la capacitación, valorización recuperación de la información de
y reconocimiento del personal. forma eficaz y eficiente, a fin de
satisfacer las necesidades de una
empresa en crecimiento.
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