Este documento describe los sistemas de gestión documental, que utilizan tecnología para procesar documentos científicos, culturales y técnicos de diferentes formatos. Estos sistemas gestionan información estructurada, textual y no relacional mediante registros, carpetas, clasificadores y documentos. También se basan en modelos relacionales o textuales y proporcionan herramientas para gestionar información no estructurada como documentos científico-técnicos.

1. Información textual y documental
El sistema de Gestión Documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una
tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas
difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de
aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos. Pueden trabajar con
información procedente de diferentes fuentes: papel, ficheros informáticos de diversos formatos,
documentos manuscritos o de formato gráfico capturados por medio de escáner, vídeos, imágenes...
Para gestionar estas fuentes de datos el sistema es capaz de procesar información de tres tipos:
Información estructurada: Aquella sobre la que se puede aplicar un índice o una relación determinada.
Por ejemplo, fechas, números o códigos alfanuméricos.
Información textual: Aquella de tipo texto libre constituida por caracteres alfanuméricos. Por ejemplo,
comentarios o descripciones largas.
Objetos no relacionales: Aquella información que no se puede relacionar ni tampoco estructurar
fácilmente, pero que se puede asociar a un clasificador de datos. Es el caso de las imágenes
documentales, archivos de texto, animaciones, etc.
La gestión de datos contempla archivadores que organizan la información, carpetas como unidad
básica de información, clasificadores que agrupan la información no relacional de una carpeta según
diversos criterios, documentos que clasifican ficheros no relacionales asociados a una carpeta, y
páginas que representan cada uno de los ficheros incluidos en una carpeta.
Base de datos y su estructura
Los recursos de información y los mecanismos necesarios para la informática resultaban ser uno de los
objetivos fundamentales en los sistemas de información que debian hacer frente a grandes cantidades
de documento e informacion en diferentes formatos y soportes. Y uno de los componentes principales
de este tema son las bases de datos o más concretamente los sistemas de base de datos.
Las bases de datos almacenan, como su nombre indica datos. Estos datos son representaciones de
sucesos y objetos, a diferente nivel, existentes en el mundo real. Estos datos se agrupan en unidades
de tratamiento denominadas registros, los cuales, a su vez, están organizados en zonas o sub-
elementos denominados campos. Los objetos materiales o conceptuales de los que trata una base de
datos se denominan entidades, y así a cada entidad del mundo real corresponde un registro en el
mundo simbólico de las bases de datos, donde aquellas entidades están representadas mediante un
modelo simplificado: el registro. Las entidades del mundo real poseen unos atributos determinados, y
aquellos atributos que son más pertinentes para representar la entidad se convierten en los campos del
registro.
Para que el método de acceso sea posible, es necesario disponer, en el lado del servidor web, de un
programa o un conjunto de programas que permita establecer la comunicación entre dos entornos en
principio incompatibles: la base de datos gestionada por el SGD, por un lado, y el servidor web, que es

2. el que atiende a los navegadores que utilizan los usuarios y que sólo es capaz de interpretar páginas
html transmitidas mediante el protocolo http, por el otro.
Esquema de funcionamiento:
Sistemas administrativos y sistemas documentales
La tecnología de los sistemas administrativos suele basarse en el modelo relacional, y la tecnología de
los sistemas documentales se basa en el modelo textual. En los dos casos, ambas tecnologías
disponen de un sistema de gestión de bases de datos como núcleo.
Los sistemas relacionales utilizan la tabla como estructura de datos. Los sistemas documentales, en
cambio, utilizan el modelo textual, basado en el fichero invertido y campos de extensión variable con
valores repetidos. Es el único modelo que, por ahora, se ajusta a la necesidad de los documentos
científico-técnicos.
El modelo clásico de los sistemas documentales o cognitivos
La documentación científico-técnica, también llamada informativa y cognitiva, requiere para su gestión
sistemas muy especializados que permiten recuperar información a partir del análisis y la descripción
del contenido o materia del documento.
Los sistemas documentales se basan en una estructura menos formalizada que los sistemas
ofimáticos. La estructura clásica incluye cuatro elementos principales: un modelo de registro textual
estructurado en campos de extensión variable; la inversión de términos que conduce a la creación de
un fichero invertido; uno o más diccionarios que controlan la indexación. En este sentido, un sistema
documental clásico intenta proporcionar herramientas para gestionar información no estructurada. Los
sistemas documentales proporcionan las herramientas para ello: registros que admiten campos de gran

3. extensión; recuperación del documento por cualquier palabra que forma parte de su descripción;
edición e impresión del fichero invertido y de los diversos diccionarios, etc.
La estructura del registro
El concepto de registro ha sufrido una extraordinaria ampliación. Algunos sistemas admiten cualquier
formato, con o sin campos, incluso el registro puede mantener el formato nativo de la aplicación con la
que ha sido creado, es decir, que indexan y gestionan documentos sin necesidad de adaptarlos al
formato de la base de datos.
Algunos sistemas permiten también la gestión de los así llamados documentos compuestos , que
consisten en documentos que incluyen información multimedia (texto, gráficos y sonido) creada con
diversas aplicaciones. Estos documentos compuestos conservan la vinculación con los diversos
programas que han creado cada parte del documento.
Sistemas de interrogación
En cuanto al método de recuperación, comienzan a aparecer sistemas que incorporan aportaciones de
la teoría de recuperación de información, tales como el cálculo de relevancia de cada uno de los
documentos recuperados, con tal de presentarlos por su grado de probabilidad de satisfacer la
demanda del usuario, o sistemas que convierten un texto de un documento en un modelo de búsqueda
de documentos con contenidos similares.
Base de datos remota
De manera predeterminada MySQL usa conexiones no encriptadas entre el cliente y el servidor, lo que
significa que cualquier individuo mal intensionado puede ver, y aún modificar los datos que están
siendo transmitidos entre éstos. Dependiendo del tipo de información que se está manejando, puede
que esta situación resulte preocupante, y por ello sea necesario buscar un método que permita
asegurarnos de que los datos que están siendo transmitidos a través de una red son confiables.
SSL es un protocolo que usa diferentes algoritmos de encriptación para asegurarse de que los datos
que viajan a través de una red pública pueden ser fiables. SSH es un protocolo que proporciona
autenticación, encriptación e integridad de datos para asegurar las comunicaciones en una red, y en
principio es una solución bastante efectiva para resolver el problema de la inseguridad de los datos que
viajan sobre una red.