2. Conservación Física
Las entidades son responsables por la adecuada
conservación de su documentación.
Es recomendable la utilización de papelería con gramaje
entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo
valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5

3. Lineamientos para la
conservación física
1. Adecuación de espacios para archivo;
2. Especificaciones técnicas de mobiliario y estantería apta para
cada tipo de archivo;
3. Condiciones ambientales;
4. Tipo, diseño y materiales de unidades de almacenamiento
aplicadas a cada necesidad;
5. Disposición física de la documentación en depósito y oficinas;
6. Implementación de programas de limpieza en mobiliario,
unidades de almacenamiento y documentación;
7. Programas de saneamiento ambiental preventivo, mantenimiento
locativo;
8. Prevención y atención de desastres y salud ocupacional.

4. Factores que inciden en la
conservación física
Medio Ambiente
Humedad
Insectos
Hongos
Roedores
Microorganismos
Bacterias
Temperatura
Humedad
La incorrecta manipulación

5. Criterios de conservación
Propiciar un medio ambiente idóneo a las necesidades de permanencia y
durabilidad de los documentos
a) la composición física y química de los documentos almacenados en
las área de depósito, así como sus reacciones ante factores y
mecanismos de alteración
b) las causas potenciales de su deterioro.
Establecer políticas racionales de facilitación del acervo documental, con
el objeto de proteger los documentos de la excesiva manipulación.
a) Seleccionar los documentos más valiosos y representativos de todo
el acervo documental y hacer una réplica o copia de ellos para
salvaguardar los originales

6. Conservación Virtual
Para la información generada o guardada en medios magnéticos,
deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con
su preservación y debe producirse en formatos compatibles,
cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción
libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de migración de la información y la
producción de backups, serán adaptadas para asegurar la
reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los
sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la
información.

7. Archivo Informático
Un archivo informático es un conjunto de información que se almacena
en algún medio de escritura que permita ser leído o accedido por
una computadora.
Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta
o directorio que lo contiene. Los archivos informáticos se llaman así
porque son los equivalentes digitales de los archivos en tarjetas, papel
o microfichas del entorno de oficina tradicional.
Los archivos informáticos facilitan una manera de organizar los
recursos usados para almacenar permanentemente información dentro
de un computador

8. Generalidades de la
documentación Virtual
0 En lo que concierne al sistema operativo es flujo
unidimensional de bytes (Depende del software que se
ejecuta en la computadora)
0 Los archivos de una computadora se pueden
crear, mover, modificar, aumentar, reducir y borrar.
0 La manera en que se agrupa la información en un
archivo depende completamente de la persona que
diseñe el archivo

9. 0 Protección de archivos:
• Los sistemas informáticos permiten que varios usuarios
implementan permisos sobre archivos para controlar quién puede
o no modificar, borrar o crear archivos y carpetas.
• La protección de datos personales y velar por la privacidad de la
información es un tema de suma importancia a nivel de
empresas y de países. El mal uso de información personal puede
constituir un delito.
o En términos físicos, la mayoría de los archivos informáticos se
almacenan en discos duros -discos magnéticos , discos
compactos gravables, unidades Zip, memorias transportables
USB,
o Respaldo de archivos
• Cuando los archivos informáticos contienen información que
es extremadamente importante, se usa un proceso
de respaldo (back-up) para protegerse contra desastres que
podrían destruir los archivos. Hacer copias de respaldo de
archivos