1. PROPUEST
A
PROCESO DE INSCRIPCIÒN
DICIEMBRE -2006

2. OBJETIVOS
Contribuir a la mayor eficiencia y calidad de los servicios de
atención al estudiante en el proceso de inscripción del periodo
académico Enero/2007-Abril/2007.
Generar enlaces en las etapas relacionadas con el proceso de
inscripción, enfrentando un escenario de cambios en el mismo, para
conformar un modelo de gestión que permita la integración de los
departamentos involucrados en el proceso de inscripción de forma
efectiva.
Optimizar e integrar el proceso comunicacional en la gestión de la
Coordinación Docente, en apoyo a todos los departamento
involucrados dentro del proceso de inscripción, en beneficio directo
de los estudiantes, y
los diversos niveles administrativos y
académicos de la institución.

3. PLANIFICACION ACADEMICA

4. PLANTEAMIENTO
MAYOR #
INSCRITOS
4.376
# COORD.INF.
24 ambos turnos
PROM.ESTUD
*COOR.INF
183
4.376 x 3 Días de inscripción Normal = 13.128 estudiantes
inscritos
META INSCRIPCIONES ENERO - ABRIL = 23.000 EN 3 DIAS
GENERANDO UN DEFICIT DE
SIN INSCRIPCION.
10.000 estudiantes aprox.
SIN CONSIDERAR EL NUMERO DE MODIFICACIONES QUE
EL ESTUDIANTE SOLICITE INCREMENTANDO EL NÚMERO
DE
ATENCIONES
QUE
EL
COORDINADOR
DE
INFORMACIÒN DEBE REALIZAR.

5. PLANTEAMIENTO
Número de Alumnos
Resumen de inscripción Semestral Período
desde Sep 2003 hasta Jul 2006
(Alumnos nuevos, regulares y becados)
24500
24000
23500
23000
22500
22000
21500
No. Alumnos Inscritos
Sep '03 Ene '04
Mar '04 - Jul
'04
Sep '04 Ene '05
Mar '05 - Jul
'05
Sep '05 Ene '06
Mar '06 - Jul
'06
22883
22460
22942
23571
24167
23220
Semestres

6. PROPUESTAS
INFORMACIÒN.
LOGÌSTICA.
SISTEMA.
ACADÈMICA.
ADMINISTRATIVA.

7. Propuesta INFORMACION

Realizar una Campaña informativa que involucre a todos
los medios de comunicación, con los que la institución
cuenta.
*Cartelera Universitaria (PRENSA)
*Circuito Cerrado (monitores pasillos principales)
*Emisora de Radio

Carteles en un formato de gran tamaño que permita la
plena visibilidad del mismo (pendones, afiches).

Rediseño general de los
proceso de inscripción.

Transmisión directa de la información en aulas y pasillos
a través de Coordinadores Docentes, Docentes y
personal de protocolo.

Actualización continua de la información en la pagina
Web de la Institución.
trípticos
informativos
del

8. Carteles Informativos
Lunes
Martes
Mierc oles
Jueves
Viernes
07:0007:45
COMPORT
AMIENTO
ORGANIZA
CIONAL
INF ORMAT
ICA II
COMPORT
AMIENTO
ORGANIZA
CIONAL
ESTADISTI
CA I
CONTABIL
IDAD DE
COST OS
07:4508:30
COMPORT
AMIENTO
ORGANIZA
CIONAL
INF ORMAT
ICA II
COMPORT
AMIENTO
ORGANIZA
CIONAL
ESTADISTI
CA I
CONTABIL
IDAD DE
COST OS
INFORMAT
ICA II
ESTADISTI
CA I
Horas
Paso:
08:3509:20
09:2010:05
10:1010:55
10:5511:40
FORMACIO
N
DEPORTIV
A II
PSICOLOG
IA
INDUSTRI
AL
PSICOLOG
IA
INDUST RI
AL
CONTABIL
IDAD DE
COSTOS
FORMACIO
N
DEPORTIV
A II
PSICOLOG
IA
INDUSTRI
AL
PSICOLOG
IA
INDUST RI
AL
CONTABIL
IDAD DE
COSTOS
INGLES IV
44/63
E411
INGLES IV
35/63
HERNANDEZ PADRON ZULY
MARGARIT A
CONTABILIDAD DE COSTOS
URDANETA ESPINOSA ARMANDO JOSE
63/63
P411
INFORMATICA II
FUENMAYOR KARINA
36/36
INGLES IV
SOCORRO PEREZ ALICIA BEATRIZ
30/31
E511
PSICOLOGIA INDUSTRIAL
YANEZ BELKIS
28/63
M311
INFORMAT
ICA II
Capac ida
d
PETIT PEREZ ROBERTO JOSE
COMPORTAMIENT O ORGANIZACIONAL
P411
PSICOLOG
IA
INDUSTRI
AL
Profesor
F ORMACION DEPOR
TIVA II
R411
FORMACIO
N
DEPORTIV
A II
Nombre Materia
C311
ESTADISTICA I
ROMERO NUNEZ HUMBERT O.
32/63
Secci on
INGLES IV
Accesa a www.urbe.edu y utiliza el
Constructor de Horarios, es una
herramienta que facilita la elaboración
elaboració
del horario con solo especificar las
materias que deseas ver.
Paso:
Efectúa tu deposito en las diferentes
Efectú
entidades bancarias, y así podrás evitar
así podrá
largas colas en caja por pagos de
tarjetas de crédito y debito.
cré
Paso:
Verifica el bloque que te corresponde
según tu terminal de cédula.
segú
cé
TAMBIEN PUEDES REALIZAR TU
INSCRIPCION EN EL “AUDITORIO”
AUDITORIO”

9. Propuesta LOGíSTICA .
Establecer una alianza interdepartamental
-Coordinación Docente
-Coordinación de recursos audiovisuales.
-Dirección Relaciones Interinstitucionales.
-Departamento de Caja.
-Departamento de Seguridad.
-Dirección de Análisis y Sistemas.
Habilitar espacios de contingencia .
-Auditorio.
-Sala de Juicio Oral.
-Salones de los Bloquea A y B (Planta baja)
Adquirir nuevos recursos organizativos.

10. Propuesta LOGISTICA.
Alianza Interdepartamental

11. Espacios de Contingencia
• Apoyados en la propuesta
de la Dir. Sistemas, habilitar
el auditorio y sala de juicio
oral para el proceso de
Inscripción con los equipos
necesarios.
•Asistentes Integrales con
mayor
experiencia
en
el
proceso.
•Personal
combinación
Integrales en
Auxiliar
en
con Asistentes
los bloques.
• Solicitar apoyo del personal
protocolo
para
la
organización de las colas.
•Habilitar
cajas
en
el
auditorio para procesar los
depósitos bancarios, tarjetas
de debito y crédito .
•Tomando en consideración
que las fechas de entrega de
notas y la inscripción se
propone habilitar un espacio
emergente
para
hacer
entrega de cortes de notas e
índices académicos.
•Los mismos se proponen
sean los Bloques A y B.
•Puntos clave de información
atendidos por el personal de
protocolo.

12. Propuesta LOGISTICA.
Recursos Organizativos
Hacer entrega de un formato de materias a
inscribir para disminuir el tiempo de atención por
parte de los coordinadores de información.
Realizar el estudio de un sistema
electrónica, para la organización
inscripción, disminuyendo así
conflictos dentro del proceso de
realización del proceso.
de numeración
en el orden de
las colas y
espera para la
Aumentar el numero de tensores para organizar
las colas propias del proceso de inscripción

13. Propuesta LOGISTICA.
Formato Materias a Inscribir
FORMATO DE MATERIAS A INSCRIBIR
PERIODO ACADEMICO
NOMBRE:
C.I:
SECCION
NUM.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
MATERIA
Opción 1
Opción 2

14. Propuesta SISTEMAS
Equipos Auditorio y Sala de Juicio Oral (10 computadores, 3
impresoras)
Equipos, espacios de contingencia 4 computadoras, 2
impresoras (cortes de notas y registros académicos).
Línea Telefónica provisional.
Patrocinar a través de la pagina Web el constructor de
horarios de manera mucho mas atractiva.

15. Propuesta ACADÈMICA
Orden de Inscripción por Facultades.
Inicio formal del proceso desde el día Martes.
Pronósticos de secciones a apertura, suministrando la
información a tiempo.
Verificación de la capacidad de alumnos por aulas.
Entrega de notas el días lunes, motivando a los docentes
a través de los jefes de cátedra.

16. Propuesta ADMINISTRATIVA
Puntos de Pago adicionales provisionales.
Mayor numero de Asistente Integrales por bloque.
Corte de caja a las 09:00pm, apoyando el plan de
contingencia, para lograr el máximo de alumnos inscritos
por día.
Supervisores en el Auditorio y Juicio Oral, únicamente para
la recepción de cierres de cajas y resolver cualquier
problema administrativo y procesamientos de depósitos
especiales.
Suministro material requerido para la organización de las
colas tanto en Caja como en Coordinaciones y cualquier
espacio habilitado para el proceso de inscripción.
Estudio de
electrónica.
factibilidad
de
sistema
de
numeración

17. Distribución de Personal
BLOQUE
Asistentes
Integrales
Coordinador
Docente
A
2
1
B
2
1
F
4
1
E
2
1
Juicio Oral
10
1
AUDITORIO
10
2
TOTAL PERS. .X
TURNO
30
8
TOTAL
60
16
TOTAL PERSONAL INSCRIBIENDO = 30 EN AMBOS TURNOS

18. Pronósticos
MAYOR #
INSCRITOS
4.376
# COORD.INF.
24 ambos turnos
PROM.ESTUD
*COOR.INF
183
36 PERSONAS X 200 EST.PROM = 7.200
7.200 ATENCIONES DIARIAS X 3 DIAS DE INSCRIPCION =
21.600
INSCRIPCIONES PRONOSTICADAS
META INSCRIPCIONES ENERO - ABRIL = 23.000 EN 3 DIAS

19. Cuadro Resumen Propuesta
PROPUESTAS
INFORMACIÓN
LOGÍSTICA
SISTEMA
BENEFICIOS
RECURSOS
PERSONAL
INVOLUCRADO
-Calidad en el material
informativo adaptado a las
necesidades del estudiante.
-Orientación estudiantil.
-Planificación por parte del
estudiante.
-Material impreso de gran
formato.
-Tríptico informativo
-Difusión
audiovisual
e
impresa.
-Dirección de Información.
-Coordinadores Docentes.
-Personal Docente
-Secretaria.
-Mejor Calidad del Servicio.
-Alcance de los objetivos
propuestos en cuanto a
número de inscritos.
-Disminución del tiempo de
atención al cliente.
-Áreas de atención
emergentes.
-Personal de apoyo para
atención.
-Adiestramiento intensivo.
-Nuevos formatos.
-Coordinación Docente.
-Coordinación de R. Audiovisual.
-Dir. RR.II
-Dpto. de Seguridad.
-Dpto. de Caja.
-Incremento del número de
usuarios a la página Web.
-Información más Completa
en la planilla de Inscripción.
-Equipos adicionales en los
nuevos espacios.
-Rediseño de planilla de
inscripción.
-Dir. Análisis y Sistemas
-Vice Rectorado Administrativo.
-Vice Rectorado Académico.
VIABILIDA
D
Viable
Poco Viable
Nada Viable
Viable
Poco Viable
Nada Viable
Viable
Poco Viable
Nada Viable
ACADÉMICA
ADMINISTRATI
VA
-Enlace
en
los
departamentos involucrados
en el proceso de inscripción.
-Adiestramiento de todo el
personal en el proceso
académico.
-Coordinar, apoyar y
fusionar los esfuerzos de los
diferentes departamentos
para el logro del objetivo
establecido.
-Vice Rectorado Académico
-Coordinación Docente.
-Control de Estudios.
-Rentabilidad
organizacional.
-Pocos costos adicionales
en proceso de contingencia.
-Alcance de los objetivos
administrativos.
-Adquisición de material
organizativo.
-Pago de horas extras (día
sábado).
-Puntos de venta
adicionales.
-Cajas provisionales.
-Personal de apoyo.
- Dpto. de Caja.
- Contraloría.
- Dir. RR.HH
Viable
Poco Viable
Nada Viable
Viable
Poco Viable
Nada Viable