El documento presenta los lineamientos generales para organizar un fondo documental acumulado sin criterios de organización. Propone 7 fases para desarrollar un plan archivístico integral que incluye diagnóstico, clasificación, ordenación, descripción, valoración y sostenibilidad del plan. El objetivo final es organizar los documentos y hacerlos accesibles para su consulta y uso, respetando la normativa archivística.

1. FONDO
ACUMULADO

2. Co n ju n to d e d o cu m e n to s
d isp u e sto s sin n in g ú n crite rio d e
o rg a n iza ció n a rch ivística , n i la s
m ín im a s co n d icio n e s d e
co n se rva ció n y sin la p o sib ilid a d d e
se r fu e n te d e in fo rm a ció n y
co n su lta . (A rt. 2 A cu e rd o 0 0 2 En e ro 2 3 d e 2 0 0 4 )

3. • Org a n iza r lo s fo n d o s a cu m u la d o s d e a cu e rd o co n
la n o rm a tivid a d vig e n te y la s p o lítica s
in stitu cio n a le s.
• D ia g n o stica r la s co n d icio n e s d e l a rch ivo
in stitu cio n a l d e a cu e rd o co n la n o rm a tiva vige n te
• Ge stio n a r la e je cu ció n d e l p ro g ra m a a rch ivístico
d e a cu e rd o co n la s n e ce sid a d e s y p o lítica s
in stitu cio n a le s

4. • Cla sifica r lo s d o cu m e n to s d e a rch ivo d e a cu e rd o
co n la s Estru ctu ra s o rg á n ico fu n cio n a le s
e n co n tra d a s y n o rm a tivid a d vig e n te
• Ord e n a r lo s d o cu m e n to s d e a rch ivo se gú n
p ro ce d im ie n to s e sta b le cid o s y n o rm a tivid a d
vig e n te
• D e scrib ir lo s d o cu m e n to s d e a rch ivo d e a cu e rd o
co n p ro ce d im ie n to s e sta b le cid o s y n o rm a tivid a d
vig e n te

5. • Cu a n tifica r lo s d o cu m e n to s d e a rch ivo d e
a cu e rd o co n n o rm a s té cn ica s, p ro to co lo s
e sta b le cid o s y p o lítica s in stitu cio n a le s
• Eva lu a r lo s re cu rso s a d m in istra tivo s y
te cn o ló g ico s se g ú n re q u e rim ie n to d e l siste m a
a rch ivístico in stitu cio n a l.
• Ve rifica r lo s p ro ce so s d e g e stió n d o cu m e n ta l
y lo s flu jo s d e in fo rm a ció n a p a rtir d e la
p o lítica in stitu cio n a l y n o rm a s té cn ica s.

6. • Ela b o ra r p ro g ra m a s a rch ivístico s d e a cu e rd o
co n n e ce sid a d e s y p o lítica s in stitu cio n a le s.
• Fo rm u la r lo s p roye cto s a rch ivístico s d e a cu e rd o
co n n o rm a s e sta b le cid a s y p o lítica s
in stitu cio n a le s.

7. 1. Fas e de1. Fas e de
Identific ac ión/Identific ac ión/
c las ific ac iónc las ific ac ión
3. Fas e de3. Fas e de
des c ripc ióndes c ripc ión
4. Fas e de4. Fas e de
valorac ión yvalorac ión y
s elec c ións elec c ión
5. Fas e de5. Fas e de
c ons ervac ión/c ons ervac ión/
res taurac iónres taurac ión
2. Fas e de2. Fas e de
ordenac iónordenac ión

9.  Fo n d o
 Se ccio n e s
 Su b se ccio n e s
 Se rie s
 Su b se rie s

10. Trabajos de clasificación

11. Se a p lica e l p rin cip io d e
o rd e n o rig in a l
Fo lia ció n d e 1 a n
SISTEMAS DE ORDENACION
UNIVERSAL:
NUMÉRICA O ALFABÉTICA
INVESTIGACION
DISCIPLINARIA 01 1993
INVESTIGACION
DISCIPLINARIA 03 1993
INVESTIGACIÓN
DISCIPLINARIA 02 1993
DENUNCIA
INDAGACIONES
DESCARGOS
PRUEBAS
FALLO
CIERRE
APERTURA

12. Trabajos de ordenación

13. Es e l p ro ce so d e a n á lisis
d e lo s d o cu m e n to s d e
a rch ivo o d e su s
a g ru p a cio n e s,
m a te ria liza d o e n
re p re se n ta cio n e s q u e
p e rm ita n su id e n tifica ció n ,
lo ca liza ció n y re cu p e ra ció n
d e su in fo rm a ció n p a ra la
g e stió n o la in ve stig a ció n .

14. 1. Co m p ila ció n d e la in fo rm a ció n
2. Ela b o ra ció n d e l d ia gn ó stico
3. Ela b o ra ció n d e l p la n a rch ivístico in te g ra l
4. Eje cu ció n d e l p la n a rch ivístico in te g ra l
5. Va lo ra ció n d e lo s d o cu m e n to s d e a rch ivo
6. So ste n ib ilid a d d e l p la n a rch ivístico

15. 1. Co m p ila ció n d e la in fo rm a ció n
• H isto ria d e la e n tid a d
• A n á lisis d e l e sta d o d e l fo n d o a cu m u la d o y la
co n se rva ció n
• A cto s a d m in istra tivo s d e cre a ció n o
re e stru ctu ra ció n
• Leva n ta m ie n to d e o rg a n ig ra m a s
• Leva n ta m ie n to d e cu a d ro s d e cla sifica ció n

16. 1. Ela b o ra ció n d e l d ia g n ó stico
• M e d ició n d e l a rch ivo
• D e fin ició n d e re cu rso s
• Eva lu a ció n d e re cu rso s existe n te s
• P roye cció n d e re cu rso s te cn o ló g ico s
• Eva lu a ció n y a ju ste s d e lo s p ro ce so s d e
g e stió n d o cu m e n ta l

17. D IAGN OSTICO
 N ive l d e o rg a n iza ció n d o cu m e n ta l
 Id e n tifica r:
 Fo n d o s
 Se ccio n e s, Su b se ccio n e s
 Fe ch a s Extre m a s
 A su n to s
 Vo lu m e n

18. C U B O:C U B O:
Ac = 6 a 2
V c = a 3
PAR ALE LE PÍPEPAR ALE LE PÍPE
DO:DO:
Ap= 2 (a b +a c+b c)
V = a x b x c
Documentos
Documentos

19. Vp= a x b x c
Vp = 0,6mt x 3,50mt x 1,95mt
Vp = 4,095mt3
2,40
2,40
2,40
VOLUMEN
Vc = a3
Vc = (2,40mt)3
Vc = 13,824mt3
0,6
1,95
3,50
DocumentosDocumentos

20. Ap = 2 (ab + ac + bc)
Ap = 2 [(3,50mt) (0.6mt) + (3,50mt) (1,95) + (0,6) (1,95)]
Ap = 2 [2,1 + 6,825 + 1,17]
Ap = 2 [10,095]
Ap = 20,19mt2
2,40
2,40
2,40
AREA
Ac = 6a2
Ac = 6 (2,40mt)2
Ac = 6 (5.76mt)2
Ac
= 34,56mt2
0,6
1,95
3,50
Documentos Documentos

21. Para pasar de: Multiplicar: Obtiene:
Metros lineales 0.172413 Metros cuadrados
Metros lineales 0.06927 Metros cúbicos
Metros lineales 0.0336 Toneladas
Metros cuadrados 5.8 Metros lineales
Metros cuadrados 0.015384 Metros cúbicos
Metros cuadrados 0.1948799 Toneladas
Metros cúbicos 14.4362 Metros lineales
Metros cúbicos 2.49 Metros cuadrados
Metros cúbicos 0.48484 Toneladas
Toneladas 29.7619 Metros lineales
Toneladas 5.13136 Metros cuadrados
Toneladas 2.062536 Metros cuadrados

22. 1. Ela b o ra ció n d e l p la n a rch ivístico in te g ra l
• D e fin ir o b je tivo s
• P la n te a m ie n to a la rg o y co rto p la zo
• Eva lu a ció n d e re cu rso s existe n te s
• P roye cció n d e re cu rso s te cn o ló g ico s
• D e fin ir cro n o g ra m a
• D e fin ir p re su p u e sto

23.  Objetivos
Ve rb o e n in fin itivo m e d ib le , o b jeto -co sa ,
co n d ició n
 M etodolog ía
Pa rticip a tiva , co n stru ctivista
D ip lo m á tica , A rch ivística , P ro ce so
A d m in istra tivo
 Téc nic as e ins trumentos
Siste m a s d e cla sifica ció n , te cn o lo g ía , siste m a s
d e o rd e n a ció n , o rg a n iza ció n d o cu m e n ta l,
P re se rva ció n , lim p ie za d e d o cu m e n to s,
a d e cu a ció n d e e sp a cio s, a d e cu a ció n d e sitio s
d e tra b a jo g e n e ro so s, lo g ística , co n se rva ció n
física .

24.  Rec urs o Humano
D ire cció n Té cn ica , o p e ra ció n , eta p a d e
va lo ra ció n p e rso n a l in te rd iscip lin a rio p a ra la
in te rve n ció n d e lo s d o cu m e n to s d e a rch ivo
e n co n tra d o s
 Pres upues to
D e fin ir to d o s lo s re cu rso s a co rto , m e d ia n o y
la rgo p la zo
 C ronog rama
D e fin ir a ctivid a d e s, tie m p o s, re cu rso s
h u m a n o s y re sp o n sa b le .
 B ibliog rafía
A p oya rse e n d o cu m e n to s b ib lio grá fico s
a rch ivístico s y n o rm a s d e l p a ís.

25. 1. Eje cu ció n d e l p la n a rch ivístico in te g ra l
• D e fin ir e stra te gia s d e e je cu ció n
• Op tim iza r re cu rso s
• A te n d e r co n tin g e n cia s
• A ju sta r y a p lica r p la n e a ció n e stra té g ica

26. C IC LO V ITAL DE L DOC U M E N TOC IC LO V ITAL DE L DOC U M E N TO
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTÓRICO
TRD
TVD
TRDTRD
Transferencias
primarias
Transferencias
secundarias

27. 1. Va lo ra ció n d e lo s d o cu m e n to s d e a rch ivo
• Eva lu a ció n d e in fo rm a ció n d e cu a d ro s d e
cla sifica ció n
• Eva lu a ció n d e la s fe ch a s e sta b le cid a s e n la
ta b la sin ó p tica
• Co n fro n ta ció n y a n á lisis d e la s n o rm a s q u e
re g u la n lo s d o cu m e n to s a va lo ra r
• D e fin ir d isp o sició n fin a l

29. 1. So ste n ib ilid a d d e l P la n A rch ivístico
• In vo lu cra r fu n cio n a rio s d e ca d a se cció n
d o cu m e n ta l
• Esta b le ce r re sp o n sa b ilid a d e s
• Esta b le ce r re g la m e n to a va la d o p o r a cto
a d m in istra tivo
• Co n ta r co n e l re sp a ld o d e l g ru p o d ire ctivo

31. OBJETIVO
Divulgación del Servicio de
Archivo
Explotación adecuada de los
fondos
Captación de usuarios
RENTABILIDAD DEL SERVICIORENTABILIDAD DEL SERVICIO
DE ARCHIVODE ARCHIVO

32. OR GA N ICEM OS LOS A R CH IVOS CON
R ESP ON SA B ILID A D Y GA N EM OS
CON FIA N ZA .
A SÍ CON N UESTR O GR A N O D E A R EN A
AYUD A R EM OS A CON STR UIR PA IS.

33. G R AC IAS
AN A M AR IA C H AV E S C H AU X
M etodólog a M es a S ec torial Archivos y B ibliotec as
Ins truc tora de Archivís tic a
achavez@s ena.edu.c o