Este documento describe la importancia de las transferencias documentales y los requisitos para efectuarlas. Explica que las transferencias permiten un fácil acceso a la información, evitan la acumulación irracional de documentos y mantienen el orden de la documentación. También describe los pasos para preparar físicamente los documentos antes de transferirlos y los diferentes tipos de archivos como el histórico, de gestión y central.

1. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
PRESENTADO POR:
ANDRÉS RENÉ CARDONA GUARÍN
LORY YESENIA ENRÍQUEZ BURBANO
PRESENTADO A:
INST. YAMILÉ HIDALGO URREA
TÉCNICO EN ASISTENCIA Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO
SERVICIO NACIONAL DE APREDIZAJE
EL BORDO CAUCA
2015

3. IMPORTANCIA DE LA APLICACIÓN DE LAS TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
 Fácil acceso a la información
 Evitar la acumulación y producción irracional de los documentos
 Mantener el orden de la documentación
 Óptima conservación de la documentación
 Conservación de la información útil para toma de decisiones o Archivo Histórico

4. REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS
 Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado
en el artículo 4 del acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación
que modifica la parte I del acuerdo 07 de 1994.
 Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada
entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea
el caso.

5. PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN
Toda entidad, empresa u oficina transferente deberá arreglar la documentación
Siguiendo los pasos que se enuncian a continuación:
 Limpieza de la documentación
 Eliminación de material metálico
 Identificación del material afectado por el biodeterioro
 Revisión y foliación

6. ARCHIVO HISTÓRICO
En este se transfieren los documentos desde el
archivo central o del archivo de gestión, de acuerdo
a la decisión del comité de archivo aquí deben
conservarse permanentemente, dado a el valor que
adquiere para la investigación , la ciencia y la
cultura; al transferir la documentación a este archivo
se debe cotejar con el inventario para incorporarla al
fondo documental correspondiente.
ARCHIVO DE GESTIÓN
En este archivo están todos los documentos producidos
en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de
permanencia de la documentación en este, depende del
trámite y de las normas internas indicadas en la TRD,
la transferencia deberá ir acompañada de un inventario
en el que se relacionarán las series, subseries y
unidades documentales, consignando las fechas
extremas y el número de folios.
ARCHIVO CENTRAL
A este archivo son transferidos
los documentos de los archivos
de gestión cuya consulta no es
tan frecuente, en esta etapa los
documentos están semiactivos y
el archivo central deberá
facilitar la consulta tanto a las
oficinas productoras como al
público en general de acuerdo a
las normas que lo regulen.
La documentación permanecerá
en el archivo central de acuerdo
al tiempo estipulado por las
tablas de retención documental.