Diez mejores practicas para el control de inventarios

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GUÍA DE LAS 10 MEJORES PRÁCTICAS
PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS
¡Bienvenidos!
1

Mas de 20 años liderando asociados en empresas trasnacionales:
Levi Strauss & Co, The Warnaco Group Inc, Cementos Mexicanos
SA de CV, Newell - Rubbermaid Inc. y McCain Foods LTD.
2
Certificado en Lean Manufacturing por ITESM. Certificado en
Psicología Positiva por el Tec Milenio.

Certificación Internacional en Coaching Ejecutivo y Equipos de
Trabajo por la ICT.

Certificación en Life Coaching por Nordkom España.

Certificado en DESIGN THINKING por CEDIM MX. Certificado en la
Metodología LEGO SERIOUS PLAY por Rasmussen Consulting.
Lean Supply Chain Professional Certificate por el Instituto
Tecnológico de Georgia. Ingeniero Industrial del IPN, MBA del
Tecnológico de Monterrey (ITESM). Diplomados en Administración y
Supply Chain Management por el ITESM.
Conferencista en UPIICSA - Instituto Politécnico Nacional, en la
Universidad Tecnológica Tula-Tepeji, en la Universidad Autónoma
del Estado de Hidalgo, en la Universidad Politécnica del Valle de
México, en el Instituto Tecnológico Chihuahua, en el Instituto
Tecnológico de Tamaulipas y en el Instituto Tecnológico
Latinoamericano. Facilitador del Diplomado de Planeación
Estratégica de la Cadena de Suministro en la Universidad Anáhuac
Campus Puebla. Ponente en Cargo Weeks Americas 2014 @
Logistics and Supply Chain Zone.
Formación académica
Formación profesional
Sobre el facilitador
David González Chiñas

2. Definición de perfiles,
puestos y
responsabilidades
3. Indicadores de
exactitud de inventarios
3
1. Control documental –
Identificación de materiales y
localizaciones
LAS 10 MEJORES PRÁCTICAS

Características del control
documental
‣ Ser veraz. Debe ser un reflejo objetivo de la operación.

‣ Ser oportuno. El control es una manifestación temporal debe
ser lo mas cercano al momento presente.

‣ Ser conciso. Debe contener solo la información necesaria para
cumplir el función para el que fue creado.

‣ Ser claro. Debe accesarse y leerse de una manera fácil y
amigable.

‣ Ser fácil de elaborar. Si no es difícil de elaborar, se debe
buscar la manera de simplificar el proceso.

‣ Ser histórico. Debe poder acumularse dando un panorama
más amplio de tiempo.
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Es común llegar a los almacenes y observar que
no existen claramente definidas cuales son las
funciones, que cada uno de los puestos debe
ejecutar, donde empieza la responsabilidad de una
función o de un puesto y donde comienza la
siguiente.

Por ello, es fundamental que todos los puestos,
cuenten con:

- El perfil del puesto.

- La descripción del mismo.

- Sus funciones y responsabilidades.
Perfiles, Funciones y
Responsabilidades del personal

Exactitud Descripción Forma de Cálculo
Por SKU Consiste en la evaluación
de los códigos sin
diferencia por SKU del
total disponible.
Numero Registros
Correctos X 100 /
Numero de SKU´s del
Inventarios.
Neta Cuantifica las diferencias
sumadas
algebraicamente en Valor,
Piezas, Kg, o la unidad
de medida que se
establezca.
Suma algebraica de
Diferencias / Total de
unidades en existencia.
Absoluta Sumariza los valores
absolutos de la diferencia
con respecto al total de
unidades existentes.
Suma de Abs. de Dif. /
Total de unidades en
Existencia.
Exactitud.- En General se entiende por exactitud al
resultado del comparativo del registro Teórico vs.
Físico.
Exactitud de los inventarios
6

4. Programa de
auditorías a las
operaciones de
almacén
Entradas /
Salidas
7

Diariamente de forma programada se deben
llevar a cabo inventarios físicos a las
localizaciones de producto, con la finalidad de
corroborar que las existencias físicas estén
acorde a lo especificado en el sistema.

De existir alguna diferencia, de manera inmediata
se procede a la investigación de la desviación y
de ser necesario al ajuste del inventario, para
mantener la precisión en el mismo y evitar crear
falsas expectativas en los clientes al momento
de hacer un pedido.
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Auditoria a localizaciones

Auditoria a localizaciones

La auditoria en el área de recibo se compone de
tres elementos,

1. Documentos, esto es que lo que dicen las
listas de empaque y las facturas del
proveedor coincidan entre sí.

2. Conteo físico, al hacer la revisión, asegurar
que las cantidades que traen los documentos
coincidan con los cantidades físicas recibidas

3. Estado del material, se refiere al estado físico
del material, que se reciba acorde a las
especificaciones físicas y de calidad
previamente acordadas
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Auditoria a recibo

Auditorías al recibo de producto
Descripción Feb-09 Mar-09 Abr-09 May-09 Jun-09 Jul-09 Ago-09 Sep-09 Acum
Proveedores recibidos 229 183 170 214 205 162 182 146 1,491
Proveedores auditados 55 39 41 32 42 44 49 46 348
Porcentaje auditado 24% 21% 24% 15% 20% 27% 27% 32%
Hallazgosdetectadosa Feb-09 Mar-09 Abr-09 May-09 Jun-09 Jul-09 Ago-09 Sep-09 Acum
i. Documentos 0 0 0 0 0 0 0 1 1
ii. Conteo físico 5 0 0 0 1 0 1 0 7
iii. Estado del material 0 2 1 1 0 3 0 0 7
Total de hallazgos 5 2 1 1 1 3 1 1 15
% de hallazgos 9
% 5
% 2
% 3
% 2
% 7
% 2
% 2
%
Auditorías a Localizaciones
24%
21%
24%
15%
20%
27% 27%
32%
9%
5%
2% 3% 2%
7%
2% 2%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
Feb-09 Mar-09 Abr-09 May-09 Jun-09 Jul-09 Ago-09 Sep-09
Auditorías al recibo de producto % de hallazgos
11
Auditoria a recibo

5. Disciplina
operativa
6. Capacitación
al personal
operativo y
administrativo del
almacén
12

HALLAZGOS
• Seguridad

• Procedimiento

• Acuerdos

• Reglamentos

• Auditorias

• Uso del montacargas
AMONESTACIONES
• Actos inseguros

• Daño de equipo

• Faltas de respeto a los
compañer@s
CONTROL DE
ASISTENCIAS
• Asistencias

• Retardos

• Descansos

• Faltas

• Horas extras

• Vacaciones

• Incapacidades
13
Control de incidencias

Capacitación
En los Almacenes / Centros de Distribución se debe
promover la capacitación como una herramienta de valor
agregado que ayude a mejorar la calidad y la capacidad
de acción como unidad de negocio.

En lo referente a los mandos medios (coordinadores/
supervisores) es aconsejable poner especial interés en
promover la educación motivándolos a continuar con sus
estudios.

Las habilidades que se debieran desarrollar dentro

del personal mediante este programa son:

Capacitación

16
8. Trazabilidad
del producto
& Control
transaccional
7. Inventarios
cíclicos y
físicos

Inventario Físico Total (W2W)
‣ Implica detener las actividades operativas y comerciales.

‣ Participa personal no capacitado.

‣ Se cuenta con poco tiempo para la preparación.

‣ Asegura el corte de transacciones.

‣ Requiere recursos masivos (gente, sistemas, tiempo).
‣ Se utiliza con validez fiscal.
Inventarios físicos
17

El momento idóneo para realizar los inventarios cíclicos

1. Cuando el almacén tiene menos actividad, los fines
de semana o durante el segundo o tercer turnos, al
inicio de mes.

2. Cuando el registro muestra un saldo bajo o nulo de
la mercancía en existencia (es más fácil contar
pocos artículos)

Si no es posible esto, se requerirá separar los
bienes con más cuidado para contar el inventario
mientras la producción está en marcha y hay
transacciones en proceso.
18
Inventarios Cíclicos

Trazabilidad & Control transaccional
Una transacción es el registro de un movimiento físico y
de sistema de un producto en el almacén.

El control de transacciones es el conjunto de los
movimientos en el sistema, ordenado de manera lógica,
en función del proceso operativo del almacén.

Sistema de trazabilidad. Es la herramienta utilizada para
el control de las transacciones, la cual debe ser
sencilla , transparente y reflejar los movimientos y
puntos de control del inventario.

9.
Clasificación
ABC
20

La técnica conocida como ABC u 80-20, es una de
las más utilizadas para la categorización de los
grupos para conteos cíclicos. Dicha técnica consta
de los siguientes pasos básicos.

1. Definir el criterio de categorización ($, Pzas.
Vendidas, Pzas en existencia, importancia para el
proceso, etc.)

2. Preparar la lista completa de todos y cada uno de
los artículos a agrupar.

3. Formar la base de datos, con base al criterio para
categorizar.

4. Se calcula el porcentaje de participación de cada
articulo (SKU).

Clasificación ABC

5. Se pondera en función del criterio de
categorización.

6. Se ordenan de mayor a menor.

7. Se agrupan por porcentaje vs el total de mayor a
menor:

❖ Artículos A son los que van del 0% al 80 %

❖ Artículos B son los que van del 80% al 95%

❖ Artículos C Son los que van del 95% al 100%

Clasificación ABC

23
LEAN
10. Contar un
equipo
enfocado en la
mejora continua,
usando
herramientas
LEAN

Herramientas de gestión y productividad LEAN
Voz del cliente
Gemba walk (Administración
Go See)
CTQ (Critical To Quality) Cursograma analítico
Diagrama de proceso Trabajo estandarizado
Diagrama causa –
efecto (Ishikawa)
Gráfica de Pareto
GAP analysis
5’s (Seiri, Seiton, Seiso,
Seiketsu, Shitsuke)
Herramientas LEAN

¡Le invito a que agendemos una reunión
para mostrarle las soluciones que tenemos
para mejorar el control de sus inventarios!
David González

info@cadenadesuministro.mx

México

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