Este documento resume el Manual de Procedimientos Administrativos de ESSSA. Explica que el manual describe los sistemas administrativos de la organización a través de procedimientos, procesos y operaciones. Actualmente cuenta con 11 procedimientos administrativos. Luego describe brevemente 4 de los procedimientos, incluyendo el control de documentos, revisión de pedidos, ofertas y contratos, compras de servicios y suministros, y confidencialidad y servicio al cliente.

1. Manual de Procedimientos
Administrativos ESSSA

2. ¿Qué es y para que sirve el Manual de Procedimientos
Administrativos?
El Manual de Procedimientos Administrativos es la
descripción de los sistemas administrativos en base
a los procedimientos, procesos y operaciones que la
integran, apoyados en la estructura formal de la
organización, flujogramas, formularios y otros
instrumentos.

3. Con cuantos Procedimientos
Administrativos cuenta ESSSA
Hasta la fecha el Manual de
Procedimientos Administrativos
cuenta con 11 procedimientos.

4. PA00 Lista Maestra de Procedimientos
Administrativos

5. Lista Maestra de Procedimientos Administrativos
Código Título
Actualización Tiempo de Resguardo
Revisión Fecha Archivo activo Archivo
muerto
PA00
Lista de Maestra de Procedimientos
Administrativos
04 2019-07-08 2 años 2 años
PA01 Control de Documentos 15 2019-07-08 2 años 2 años
PA02
Revisión de Solicitudes, Ofertas y
Contratos
16 2019-07-08 2 años 2 años
PA03 Compras Servicios y Suministros 15 2019-07-08 2 años 2 años
PA04
Confidencialidad y Servicio al
Cliente
04 2019-07-08 2 años 2 años

6. Lista Maestra de Procedimientos Administrativos
Código Título
Actualización Tiempo de Resguardo
Revisión Fecha Archivo activo Archivo
muerto
PA05 Quejas 14 2019-07-08 2 años 2 años
PA06
Control de Trabajos de Ensayo No
Conforme
14 2019-07-08 2 años 2 años
PA07 Acciones Correctivas y Mejoras 14 2019-07-08 2 años 2 años
PA08 Control de Registros 15 2019-07-08 2 años 2 años
PA09 Auditorías Internas 16 2019-07-08 2 años 2 años

7. Lista Maestra de Procedimientos Administrativos
Código Título
Actualización Tiempo de Resguardo
Revisión Fecha Archivo activo Archivo
muerto
PA10 Revisión de la Dirección 14 2019-07-08 2 años 2 años
PA11 Encuesta de Salida 14 2019-07-08 2 años 2 años
PA12 Análisis de Riesgos y Oportunidades 00 2019-07-08 2 años 2 años

8. PA01 Control de Documentos

9. Objetivo: Definir la forma de elaborar, controlar y distribuir
los documentos del sistema de gestión de los laboratorios
de Materiales y Geotecnia y Vías Terrestres.
Alcance: Es aplicable en la emisión, control y distribución
del soporte documental; Manual de Calidad,
Procedimientos, Instructivos de Trabajo y Formatos del
Sistema de Gestión de los Laboratorios de ESSSA,
generados de forma interna y los documentos de soporte
generados por fuentes externas de equipo de medición y
materiales, así como las Normas Oficiales (NOM), las NMX
y los Criterios de Aplicación de la NMX-EC-17025-IMNC-
2017 de la entidad mexicana de acreditación.

10. Contenido:
2. Responsabilidades
3. Definiciones
4. Material y Equipo
5. Referencias Bibliográficas
6. Desarrollo del procedimiento

11. I. Estructura de los documentos:
Manual de Sistema de Gestión de Calidad
Procedimientos
Instructivos
Formatos
Indica la forma en que está estructurada cada una
de las partes de los Manuales.

12. II. Codificación documental
TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO
Manual de Sistema de
Gestión de Calidad MSGC
Procedimiento
PA= Procedimientos
Admirativos
00= Número
consecutivo
PA00
Laboratorio de Materiales
PT= Procedimientos Técnicos
00=Número consecutivo
PT00
Laboratorio de Geotecnia y
Vías Terrestres
PTG= Procedimientos Técnicos
00= Número consecutivo
PTG00
Instructivo
Laboratorio de Materiales
IT=Instructivo de Trabajo
00=Número consecutivo
IT00
Laboratorio de Geotecnia y VT
ITG=Instructivo de Trabajo
00=Número consecutivo
ITG00

13. TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO
Formato
Laboratorio de Materiales
FA=Formatos Administrativos
00=Número consecutivo
FA00
FT=Formato Técnico
00=Número consecutivo
FT00
Laboratorio de Geotecnia y Vías Terrestres
AFTG y BFTG=Formatos
Administrativos
00=Número consecutivo
AFTG00 o BFTG00
CFTG y DFTG= Formatos
Técnicos
00=Número consecutivo
CFTG00 o DFTG00
Manual Técnico de
Equipo

14. TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO
Formato
Laboratorio de Materiales
FA=Formatos Administrativos
00=Número consecutivo
FA00
FT=Formato Técnico
00=Número consecutivo
FT00
Laboratorio de Geotecnia y Vías Terrestres
AFTG y BFTG=Formatos
Administrativos
00=Número consecutivo
AFTG00 o BFTG00
CFTG y DFTG= Formatos
Técnicos
00=Número consecutivo
CFTG00 o DFTG00
Manual Técnico de
Equipo

15. III. Estructura de los encabezados.
A
B D
C
E
F
G
H I
A-Logo del Laboratorio D-Código G-Número de Páginas
B-Nombre de la sección E-Fecha de Emisión H-Puesto de quien Elaboró
C-Nombre del documento F-Número de Revisión I-Puesto de quien Autorizó

16. IV. Recomendaciones en la redacción.
Tipo de letra: Arial
Tamaño de letra: 10 pts.
Enumerar de forma consecutiva los documentos.
Enumerar de forma consecutiva las gráficas y/o tablas que formen parte de un documento y asignarles un título
V. Revisión y Autorización de los documentos.
Todos los documentos Administrativos son “Elaborados por la Gerencia de Calidad y Mkt” y “Aprobados por las
Gerencias Operativas” y los documentos Técnicos son “Elaborados por las Gerencias Operativas” y “Aprobados por
la Gerencia de Calidad y Mkt”.

17. VI. Emisión de los Documentos.
Una vez aprobados los documentos de origen interno, se registran en la “Lista Maestra de Registros
Administrativos”
En caso de requerir copias impresas o documentos digitales:
Las copias controladas, se registran en “Lista de copias controladas” y se identifican
LABORATORIO DE ENSAYES ESSSA
DOCUMENTO CONTROLADO
SOLO CUANDO ESTE DE COLOR ROJO
Las copias no controladas, no se le coloca identificación, sólo se colocan en el formato de “Lista de copias no
controladas”.

18. VII. Cambios en los documentos.
En caso de requerir algún cambio en los documentos, se realiza y registra cambiando el número de Revisión del
encabezado, se utiliza la “Solicitud de Cambio” FA16. Los documentos se revisarán cada 24 meses o cuando sea
necesario.
Los cambios se registran en la tabla “Historial de Revisión”, localizada al pie de cada documento
VIII. Casos especiales
a) No poner el historial de revisiones en las listas maestras
b) En formatos e instructivos el Historial de Revisión se coloca en la siguiente hoja
c) Cuando se imprima procedimientos y manual de calidad se imprime “Historial de Revisiones”
d) Se registra el # de revisión en la lista maestra correspondiente
e) Se utiliza el sello de OBSOLETO a normas que ya estén en desuso

19. PA02 Revisión de Pedidos, Ofertas y
Contratos.

20. Objetivo: Asegurar el cumplimiento
de la revisión de pedidos, ofertas y
contratos, a través de la revisión
oportuna de la información
proporcionada por los clientes.
Alcance: Aplica a todos los
servicios solicitados a los
laboratorios de ESSSA

21. Procedimiento:
1.- Subgerente realiza revisión de todos los pedidos, ofertas y contratos
2.- Autoriza cambios solicitados por el cliente con ayuda de Gerente de Laboratorio
3.- Auxiliares y/o Coordinador de Servicios da seguimiento a la cotización autorizada, mediante
Orden de Servicio
4.- Personal Técnico sigue indicaciones con la Orden de servicio

22. 5.- Jefe de Grupo revisa orden de servicio para la realización
de las pruebas, debe tener la autorización del cliente.
6.-Secretaria y/o Asistente, recepciona órdenes de servicio
Se debe de contar con una Cotización , la cual tendrá lo
siguiente:
a) Nombre de la persona o contacto
b) Cargo de la persona o contacto
c) Dirección del cliente
d) Correo electrónico
e) Descripción del servicio
f) Condiciones de pago
g) Vigencia de la cotización

23. PA03 Compras de Servicios y
Suministros

24. Objetivo: Establece los lineamientos para la compra,
recepción y almacenamiento de servicios y suministros
requeridos por los laboratorios, garantizando que lo que se
utiliza en las operaciones de los mismos cumplen con los
requisitos identificados
Alcance: Aplica a compras de consumibles, suministros y
servicios críticos que afectan la calidad de los ensayes:

25. a) Servicios de mantenimiento y calibración para
equipo de medición;
b) Compra de equipo de medición;
c) Compra de suministros
Se incluyen actividades de requisición de material o
servicio hasta la inspección al recibirlo para garantizar
su conformidad.

26. Procedimiento:
a) Identificar la necesidad de realizar una compra
b) Solicitar al Auxiliar de GC y/o Auxiliar de Subgerencias o
Gerencias cotizaciones de diferentes proveedores (al
menos 3 proveedores)
c) Se define al proveedor en base a: Precio / Calidad /
Condiciones / Plazo de entrega / Servicio ofrecido y
Antecedentes históricos del proveedor.
NOTA: Para los servicios de CALIBRACIÓN, además
considerar que sea un laboratorio ACREDITADO / Magnitud
y Alcance / Trazabilidad de Patrones.

27. Evaluación:
El Auxiliar de Subgerencia
y/o Gerencia y/o Calidad,
realizan la evaluación a
proveedores:
CONCEPTO A
EVALUAR
CRITERIO DE EVALUACIÓN PONDERACIÓN
Conformidad de
material
El material o insumo cumple completamente con las especificaciones al momento
de la entrega 10
El material o insumo No cumple completamente con las especificaciones al
momento de la entrega 1
Calidad
Buena (Sin rechazo) 10
Aceptable (Se hicieron observaciones al proveedor) 7
Regular (Rechazo parcial) 4
Mala (Rechazo total) 0
Cumplimiento de
cantidad
Entregó el material o insumo o pieza completa 10
5Entregó el material o insumo o pieza de manera parcial con justificación
Entregó el material o insumo o pieza de manera parcial sin justificación 1
Cumplimiento de
entrega de los
materiales o insumos
según fecha en su
contrato
Entrega justo a tiempo o anticipada 10
Entrega con retraso de 1 a 8 días 7
Entrega con retraso de 9 a 15 días 4
Entrega con retraso mayor a 15 días 1
Atención
Atendió solicitudes, consultas, reclamos y quejas inmediatamente 10
Se requirió reiterar las solicitudes, consultas, reclamos y quejas 5
No atendieron las consultas, reclamos y quejas 0

28. Total de Puntos Obtenidos
Calificación del Proveedor =--------------------------------------- X 100
Total de Puntos Posibles
Calificación aprobatoria mínima 80%
Cada Evaluación deberá presentar:
a) Solicitud de cotización
b) Cotización del proveedor
c) Comprobante de pago
d) Comprobante fiscal
e) Formato de “Características Técnicas de Inspección”
La evaluación se realiza en un plazo no mayor a 15 días naturales.

29. PA04 Confidencialidad y Servicio al
Cliente.

30. Objetivo: Establecer las actividades para
garantizar la confidencialidad al cliente
Alcance: Aplica a la información relacionada con
las actividades de los laboratorios, información
de clientes y resultados de ensayos.

31. •Gracias por su atención.