CPMPRAS Y SUMINISTROS TAREA

1. Materia
Compras y suministros
Tutor:
CARLOS ANDRES CAAMAÑO MAECHA
Estudiantes:
NIDIA MARCELA ORDOÑEZ BOTINA
ID: 000474221
BLANCA NUBIA NIETO AVILA
ID. 418338
UNIVERSIDAD MINUTO DE DIOS UNIMINUTO
ADM. SALUD OCUPACIONAL
VILLAVICENCIO
2017

2. INTRODUCCION
En el presente trabajo conoceremos el paso a paso para la selección de proveedores de la empresa
SOGA GUARATARO COLOBIA,elprocedimiento para la compra de elementos de protección
individual para los colaboradores de la empresa.
Soga de Colombia tiene establecido un sistema de gestión de calidad, cada uno de sus procesos
debe ser revisado por cada uno de los líderes de las áreas.

3. OBJETIVOS
Conocer el proceso de compras y suministros, desde la identificación de la necesidad, hasta el
inventario.
Establecer los parámetros para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores de Soga de
Colombia sas – Guarataro Catering.

4. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los proveedores que suministran elementos de protección
individual a Soga de Colombia S.A.S– Guarataro Catering.
DEFINICIONES
Control: Condición en la que se observan procedimientos correctos y se verifica el cumplimiento de
los criterios técnicos establecidos. Remisión de la orden de compra, fecha de entrega,código interno
de proveedor, e imagen si se tiene.
EPP: elementos de protección personal.
Equipo: Objeto tangible cuyo objetivo es transformar alguna etapa en un proceso.
Ficha técnica: documento que describe información técnica de un producto, equipo, entre otros.
Lote: Cantidad determinada de unidades de un elemento de características similares fabricadas o
producidas en condiciones esencialmente iguales que se identifican por tener elmismo código o clave
de producción.
Orden de compra: Documento interno que emite la jefatura de compras a un proveedor para la
adquisición de una materia prima, producto o insumo en el que se especifica claramente la cantidad,
empaque, embalaje, el precio, fecha de la entrega entre otros.
Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra materia prima, productos e insumos necesarios
para la producción.
Registro Sanitario: Es el documento expedido por la autoridad sanitaria competente, mediante el
cual se autoriza a una persona natural o jurídica para fabricar, envasar; e Importar un alimento con
destino al consumo humano.
Rotulado o etiquetado: Materialescrito, impreso o gráfico que contiene el rótulo o etiqueta, y que
acompaña el alimento o se expone cerca delalimento, incluso en el que tiene por objeto fomentar su
venta o colocación.
Servicio: conjunto de actividades que buscan responder a necesidades de un cliente.

5. RESPONSABILIDADES
Líder de compras y logística: Responsable de la selección evaluación y reevaluación de
proveedores, garantiza que los proveedores de alimentos que se seleccionen cumplan con los
parámetros de calidad e inocuidad de acuerdo a la legislación colombiana.
Líder HSEQ: Responsable de la evaluación de proveedores; realiza verificación monitoreo
seguimiento y control a materias primas, insumos y productos que ingresan a las instalaciones de la
compañía
Chef: Comunica al líder de compras y líder HSEQ cualquier desviación presentada en las materias
primas e insumos.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
CONTACTO CON PROVEEDORES POTENCIALES
Se establece contacto con posibles proveedores potenciales, el responsable de establecer dicho
contacto será el líder de compras a cargo de esta gerencia.
EVALUACIÓN DE ELEMENTOS DE PROTECCION INDIVIDUAL, PRODUCTO O
INSUMO, Toda evaluación de los elementos de protección individual para el uso del personal de
Soga, debe ser realizada, en conjunto con el líder subgerente, líder de compras y líder HSEQ.
Los comentarios, recomendaciones y sugerencias de cada una de las personas nombradas
anteriormente, deben ser consignados textualmente en el registro (CL-R-06)
La información suministrada en el formato CL-R-06 será analizada por el líder de Compras y líder
HSEQ.
Si la evaluación es satisfactoria se procederá a solicitar al proveedor documentos de carácter legal y
comercial como Concepto Técnico Sanitario, Fichas técnicas, Cotizaciones, Características de la
prestación del servicio, Antigüedad del proveedor, Experiencia y Trayectoria, Cámara de Comercio,
Copia del RUT, Análisis Microbiológicos con fecha en lo posible cada 3 meses.
El líder de compras y líder HSEQ podrán solicitar al proveedor cualquier otro documento que
consideren sea necesario de acuerdo al tipo de producto.

6. Si la evaluación de producto no es satisfactoria se comunicará al proveedor las observaciones,
comentarios y sugerencias derivados de la misma con el fin de ser ajustados, si el proveedor no ajusta
los parámetros recomendados, se procederá a evaluar otro proveedor.
EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES
A los proveedores futuros o potenciales resultantes del Ítem 5.2 Se les aplicara la (evaluación
sanitaria CL-R-07) por parte del líder HSEQ, esta representara el 40 % del total de la (evaluación y
selección de proveedores CL-R-04), durante la evaluación sanitaria el líder HSEQ los siguientes
documentos:
Concepto técnico sanitario y Registro sanitario: Emitidos por, el INVIMA o entidades territoriales
de salud. No se acepta que no sea a nombre del Proveedor. 10%
Registro sanitario: Emitido por el INVIMA; cuando el producto o materia prima a comprar sea
exento de registro sanitario según el artículo 41 de decreto 3075 de 1997 u otros que sustituyan, se
debe revisar el certificado de no obligatoriedad del producto o materia prima. 10%
Certificados de Calidad: (Análisis Microbiológicos, Fisicoquímicos, Bromatológicos, fichas
técnicas del producto a evaluar y certificado de residualita de plaguicidas para los productos que
apliquen según resolución 2906 del 2007) y Certificados reglamentarios cuando estos apliquen para
la contratación de Servicios. 10%.
Posteriormente el líder de compras evaluara los criterios de selección comerciales descritos a
continuación:
Cotización de productos y servicios ofrecidos: Se tendrá en cuenta elprecio ofertado por parte del
proveedor. 18%
Capacidad técnica y experiencia del proveedor: En este criterio se evaluará la capacidad del
proveedor para atender los requerimientos exigidos por SOGA de Colombia SAS, referente a
volúmenes y dinamismo de la operación, una forma de evaluar este criterio es solicitar al proveedor
cartas comerciales donde resuma su experiencia y relaciones comerciales con otros clientes. 16%.
Forma de pago: Se evalúa la forma en la cual se le cancelara al proveedor de acuerdo a previa

7. consulta y acuerdo entre las dos partes. 20%.
Precio acorde con las necesidades de la organización: Se evalúa el precio comparándolo con los
otros proveedores potenciales. 6%.
El resultado de la evaluación y selección de proveedores arrojara un dato numérico, si este es igual o
mayor al 80%, el proveedor será aprobado.
ACTIVIDADES A SEGUIR PARA LA REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE
ALIMENTOS:
Anualmente o cuando ocurra una reclamación cuya causa raíz sea el proveedor, se deberá aplicar el
formato de (Reevaluación de proveedores CL-R-05), este es aplicado por el líder de compras y líder
HSEQ.
CRITERIOS DE REEVALUACIÓN DE CALIDAD
El líder HSEQ reevaluara cada uno de los proveedores teniendo en cuenta los siguientes criterios:
legislación según aplique, criterios y/o requisitos internos.
Microbiológicos: Cumplimiento de resultados microbiológicos durante el año, será factor de
incumplimiento microorganismos patógenos, estos resultados pueden derivar del (Plan de muestreo
HSEQ-PL-02), suministrados por el proveedor o evidenciados en la inspección sanitaria.
Organolépticos: Se evalúa el (consolidado de rechazo a proveedores CL-R-03),no conformidades
detectadas en la etapa de recepción.
De cumplimiento a resolución 5109 de 2005 o legislación de rotulado que la sustituya: Se evalúa el
cumplimiento de la resolución de acuerdo a la información evidenciada en la evaluación sanitaria y
(Consolidado de rechazo a proveedores CL-R-03).
De temperaturas:Se evalúa elcumplimiento de temperaturaspresentadasen cada entrega efectuada
en la bodega central.
De empaques: Se evalúa elcumplimiento de empaque de acuerdo a la ficha técnica de cada producto

8. o características de aceptación y rechazo.
De transporte: Se evalúa el cumplimiento de las condiciones higiénico-sanitarias de los vehículos
en los cuales se efectúa la entrega.
Evaluación sanitaria de proveedores: Corresponde al resultado obtenido en la última evaluación
sanitaria efectuada por el líder HSEQ.
CRITERIOS DE REEVALUACIÓN COMERCIALES.
El líder de compras reevaluara cada uno de los proveedores teniendo en cuenta los siguientes
criterios de reevaluación:
Los precios son competitivos (volúmenesde compra Versus producto o servicio ofrecido) Se
evalúa competitividad tomando como referencia otros proveedores que suministran productos o
servicios similares.
¿Se han atendido oportunamente los reclamos o devoluciones?: Se evalúa el cumplimiento
oportuno sobre la atención a reclamaciones o devoluciones generadas por Soga de Colombia S.A.S-
Guarataro Catering hacia el proveedor, si el proveedor no presento reclamaciones durante el periodo
reevaluado, se colocará el puntaje máximo en este ítem.
¿Ante una devolución se garantiza el abastecimiento en un tiempo prudencial?: Se evalúa el
abastecimiento ante una devolución, si el proveedor presento devolución (es) y la (s) cantidad (es)
devuelta (s) no fue abastecida (s), el puntaje asignado será el mínimo en este ítem.
¿La capacidad técnica le permite tener inventario de seguridad ante una eventualidad? Si el
proveedor ha dado respuesta oportuna ante una eventualidad se deberá aplicar el puntaje que
considere 4 o 5, si no se ha presentado una eventualidad en la cual se vea involucrado el proveedor,
se colocara no aplica.
Ha cumplido con la disponibilidad (cantidades, tiempos de entrega) y precios que la
organización ha requerido? Ver histórico del CL-R-03 Se evalúa el histórico de devoluciones
generadas por cada proveedor.

9. El resultado de la reevaluación de proveedores arrojara un dato numérico, si este es igual o mayor al
80%, el proveedor será aprobado, de lo contrario se suspenderán las compras y será retirado del
listado de proveedores.
MANUAL PROCEDIMIENTO EPP
Código:
HSEQ-PD-
Versión:
01
OBJETIVO
Estandarizar el uso, mantenimiento, inspección, reposición y calidad de los elementos de protección
personal (EPP)
ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los empleados de Soga Restaurante,Casinos y Servicios S.A.S.
DEFINICIONES
• Elemento de protección personal: Son aquellos artículos que se utilizan como última
barrera (después de establecer controles en la fuente y en el medio) entre la integridad de la persona
y un riesgo. Su propósito principal consiste en prevenir las lesiones personales protegiendo a las
personas contra una exposición innecesaria a los riesgos. El equipo y ropa de protección personal no
solo deben brindar protección sino también comodidad a la persona que los utiliza.
• Dotación: Son aquellos elementos que se le entregan al trabajador para ejercer cualquier
tipo de actividad dentro de la empresa, como son overol, camisa, pantalón.
• Elementos de alta rotación: Son aquellos artículos que por su rápido deterioro deben ser
suministrados con mayor frecuencia, como son los protectores auditivos tipo tapón, los guantes,
gafas,etc.

10. 4. RESPONSABILIDAD
4.1. LÍDER DE RRHH-DO
• Realizar seguimiento a la adquisición y entrega de los EPP y dotación al personal.
• Participar en los estudios de sustitución de EPP.
• Realizar seguimiento a las inspecciones de uso de EPP.
• Realizar la solicitud de elementos de protección personal al Gerente HSEQ.
• Diligenciar el formato de entrega de los EPP.
• Verificar las novedades de ingreso de personal para entregar oportunamente la dotación.
4.2 EMPLEADOS
• Reportar oportunamente cualquier problema que se pueda presentar con sus EPP
• Hacer uso en todo momento de los EPP que le han sido suministrados.
• Mantener limpios y en buen estado los EPP.
4.3 LÍDER HSEQ
• Evaluar y establecer las características y normas técnicas de los elementos de protección
personal de acuerdo a los peligros a los que se encuentra expuesto el personal.
• Verificar el uso de los EPP y el estado de los mismos.
• Aprobar las solicitudes de compras de elementos de protección personal.
• Dar inducción a todos los empleados sobre el uso y mantenimiento de los EPP.
4.4 LÍDER DE ALMACÉN
• Realizar el pedido de EPP tomando como referencia las normas técnicas definidas para cada
elemento por el líder de HSEQ.
4.5 JEFE DE AREA

11. • Autorizar la entrega de los EPP y coordinar su despacho una vez recibida la solicitud.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DEL EPP
Para identificar y seleccionar el EPP es necesario tener en cuenta:
• Tipo de riesgos a los que están expuestos los trabajadores.
• Los canales potenciales de afectación del peligro al empleado (ingestión, inhalación,
contacto directo)
• Las posibles consecuencias en caso de que se materialice el peligro.
• Partes delcuerpo que deben ser protegidas.
• Normatividad aplicable
5.1 NECESIDAD DE COMPRA
Los líderes de HSEQ y de RRH-DO son responsables de identificar las necesidades de compra de
EPP para lo cual deben realizar la solicitud respectiva al Subgerente Administrativo, Comercial y
Financiero, quien la aprueba para su posterior compra por parte del líder de compras y almacén.
Una vez el proveedor hace entrega de los EPP a Soga Restaurante,Casinos y Servicios S.A.S., estos
deben ser revisados para verificar cantidades y presencia de defectos. Esta actividad la realiza el
líder de Compras y Almacén y el líder HSEQ.
5.2 ENTREGA DE EPP
Los elementos de protección personal EPP deben ser entregados a cada empleado por parte del líder
de RRHH-DO antes de su ingreso al área de trabajo o como reposición una vez se detecta la
necesidad. Esta actividad debe ser registrada en el formato TH-R-02. Control de entrega de EPP y
dotación.

12. El Líder HSEQ debe coordinar la capacitación en el uso y mantenimiento de EPP para garantizar
que el empleado use apropiadamente estos elementos.
5.3 INSPECCIÓN DE EPP
El líder HSEQ realiza la inspección de elementos de protección personal HSEQ-R-25, conforme al
cronograma de actividades HSEQ; si se encuentra algún EPP defectuoso se debe realizar el cambio
del mismo de forma inmediata, al igual que si encuentra en condiciones anormales tales como
desgastado, rotos etc.
Adicionalmente durante la inspección el Líder de HSEQ debe observar los siguientes aspectos:
• Uso de los EPP por parte del trabajador
• Verificar si los EPP son adecuados para el trabajo.
• Uso de los EPP por parte del trabajador en forma adecuada.
5.4 MANTENIMIENTO DE EPP
El Supervisor HSEQ es responsable de capacitar al trabajador, en uso de sus elementos de
protección personal, así como de su mantenimiento. A continuación, se dan las pautas para el
cuidado y mantenimiento de los principales EPP empleados en las actividades de Soga Restaurante,
Casinos y Servicios S.A.S.:
5.5.1 Guante
Guante de Malla: Limpieza y desinfección.
5.5.2 Calzado
5.5.2.1 Botas plásticas
• Limpie regularmente el calzado y séquelo cuando esté húmedo. No ubicar a una fuente de
calor para secarlo, esto puede deteriorar el elemento.

13. 5.5.3.2 Botas de cuero
• Utilice un producto de limpieza (betún o crema) para proteger el cuero.
5.6 REPOSICIÓN DE EPP
Los elementos de protección personal que sufran pérdida, robo, desgaste o fallas deben de ser
repuestos inmediatamente por el Líder de HSEQ y RRHH-DO. Para talefecto se debe mantener un
stock mínimo de EPP en las áreas de HSEQ y RRHH-DO.
5.7 BAJA DE EPP EN MAL ESTADO
Los elementos de protección personal deben darse de baja por deterioro. Los EPP que se encuentren
impregnados de sustancias químicas deben disponerse como residuos peligrosos.

14. CONCLUSIONES
Podemos concluir, que es sumamente necesario realizar medidas preventivas sobre las distintas
actividades realizadas en cualquier empresa,al tener las medidas correctas de control puedo
evitar cualquier accidente laboral y así llevar acabo mi trabajo y el de mis compañeros
eficientemente teniendo en cuenta cuales son los peligros y riesgos que se presentan y como
debo reaccionar ante estos, ya que de esta forma puedo evitar accidentes que puedan generar
incapacidades, pérdida de capacidad laboral o en el peor de los casos la muerte.

15. BIBLIOGRAFIA
Documentos del sistema de Gestión de la empresa SOGA GUARATARO DE
COLOMBIA.