Gestión de proveedores

1. Gestión de
proveedores
Grupo 2

2. Conceptos
Selección
CONTENIDO
Negociación y contrato
Evaluación

3. ¿Qué es gestión?
Conjunto de operaciones que se
realizan para dirigir y administrar un
negocio o una empresa

4. ¿Qué son los
proveedores?
Son personas o entidades que
suministran y abastecen de bienes y
servicios a otras empresas,ya sea para su
venta y comercialización o para su
transformación en un proceso productivo.

5. ¿Qué es la gestión
de proveedores?
se refiere a la estrategia y las actividades que
se llevan a cabo para seleccionar, evaluar,
negociar y establecer una relación duradera y
eficaz con los proveedores de una empresa.
OBJETIVO:
Es asegurar que la empresa obtenga los
insumos y materiales necesarios para
desarrollar sus actividades, al mejor precio y
con la calidad requerida.

6. Parámetros a tomar en cuenta:
• Factores económicos: son precios unitarios,descuentos
comerciales,gastos de transporte,carga y descarga,plazo
de pago.
• Factores de calidad: Son evaluables cuando la prioridad
principal es la calidad es el producto. Se hace un estudio
de muestras recibidas,caracteristicas tecnicas,etc
• Factores de servicio: plazo de entrega,servicio
postventa,asistencia técnica,atención al cliente,periodo
de garantia.

7. La gestión
de
proveedores
implica 4
Fases
estratégicas
1) IDENTIFICACIÓN
Selección del proveedor
2) DESARROLLO
Conocimiento y construcción de
la relación
3)ALINEACIÓN
Organización y crecimiento
4)EVALUACIÓN
Análisis de resultados

8. • Mitigación de fallas: crea normas de calidad, lo que reduce significativamente
los fallas, especialmente cuando existe un sistema de apoyo tecnológico.
• Reducción de costos: ayuda a eliminar problemas como las pérdidas de
producción, la escasez de inventario y la falta de productos para entregar al
consumidor. Esto contribuye a reducir los costos, ya que todas las etapas se
desarrollan sin problemas
• Procesos de contratación más eficientes: todo el proceso de
contratación/adquisición de proveedores y recursos se vuelve más ágil y
eficiente, con impactos positivos en todas las áreas de la organización
• Cadena de suministro robusta: añade más valor a las soluciones de la empresa,
ya que los plazos se prevén con más asertividad y se optimiza la producción,
mejorando el rendimiento en su conjunto.
¿Por qué es importante la gestión de
proveedores?

9. Interrelaciones del proceso
Debe existir una estrecha relación
entre la Gestión de Proveedores y
otros procesos.
La Gestión de Proveedores se guía
por la documentación de la Gestión
del Portafolio y de Niveles de Servicio
y tiene en cuenta los indicadores de
rendimiento y los cambios
propuestos a la hora de renovar
contratos.
Todo el proceso debe ser
monitorizado para garantizar que
los servicios subcontratados están
alineados con la estrategia de la
organización, la calidad y
disponibilidad de los servicios TI
coincide con los requisitos
definidos y las incidencias
relacionada con los proveedores
se resuelven de forma ágil a la
hora de renovar contratos.

10. Automiza los procesos y transacciones con los
proveedores
Controla los costos de adqusición y los gastos
Permiten realizar auditoriías a los proveedores
y medir desempeño
Permite que los proveedores sepan donde
estan las existencias y cuando llegaran a su
destino
SRM
La gestión de
relaciones con
proveedores
(supplier
relationship
management o
SRM)
Es una herramienta especializada que complementa
los sistemas de planificación de recursos
empresariales ERP. Utilizada en el abastecimiento
estratégico de la cadena de sumistro.

11. Necesidades y Objetivos de la
organización
Antes de buscar proveedores externos, es importante tener claro qué
necesitas y cuáles son los objetivos comerciales a corto y largo plazo.
Realizar un análisis exhaustivo de la cadena de suministro para identificar
áreas de mejora y establecer metas claras.
Entender las necesidades y objetivos te permitirá encontrar proveedores
que se adapten perfectamente a tus requerimientos, mejorando así la
eficiencia y calidad de los productos o servicios que adquieras.

12. Selección de
proveedores

13. Objetivos
Conocer los criterios de selección de los proveedores
Identificar los requerimientos de proveedores
Identificar los requerimientos de proveedores

14. Asegurar que las compras se efectúen únicamente a aquellos proveedores que tengan la capacidad para
cumplir con los requisitos establecidos por la organización. Este proceso incluye:
a) Determinar y clasificar los bienes y servicios a comprar, según su incidencia en las operaciones y en la
calidad del producto final;
b) Fijar y revisar periódicamente las especificaciones y otros requisitos para los bienes y servicios a
comprar;
c) Investigar los proveedores y sub-contratistas que en el mercado ofrecen los productos y servicios
requeridos, y luego evaluar y calificar la capacidad técnica y organizativa de aquellos a quienes se les
comprará; especialmente en lo relativo a su Sistema de Gestión de Calidad.
d) Calificar los proveedores conforme a los resultados de las evaluaciones realizadas (auditorías de
calidad, resultados de inspecciones de recepción, quejas y devoluciones, evaluación de desempeño
de materiales y servicios, etc.);
e) Crear y mantener un registro actualizado donde se encuentren agrupados los proveedores por cada
rubro, (materiales, piezas, componentes o servicios) requeridos por la organización; con su
calificación correspondiente según su confiabilidad.
f) Implementar cuando sea apropiado programas de desarrollo de proveedores orientados a promover
mejoras en su desempeño y una relación de mutuo beneficio y de largo plazo.

15. Clasificación de proveedor
 Proveedor de Productos o Suministros
 Proveedor de Servicios o Contratista
 Proveedores Críticos
 Proveedores No Crítico y asociaciones
El b u e n manejo d e la logística d e cualquier organización, se inicia c o n los mejores
proveedores, por lo cual es obligatorio realizar u n a a d e c u a d a selección d e los
mismos.

16. Proveedor de
productos de
suministro
persona na tural o jurídic a
que, luego de un
proceso de cotización o
licitación, entrega como
resultado final un
producto.
Proveedor de
servicios o
contratista
persona natural o
jurídica que, luego de un
proceso de cotización o
licitación, entrega como
resultado final un servicio
Proveedores
críticos
Corresponde a
aquellos proveedores
cuyo producto o
servicio tienen gran
impacto en la
realización del servicio
o producto final.
Proveedores no
críticos
Proveedores cuyo
producto o servicio no
tienen gran impacto
en la realización del
servicio o producto
final.

17. Un buen proveedor debe ser capaz de:
1. Suministrar los materiales, equipos,
servicios y otros insumos que respondan a las
necesidades d e la empresa solicitante
2. En el momento que deben ser recibidos por esta de
acuerdo a sus demandas
3. En condiciones que permitan llevar a c a b o las
distintas operaciones d e manera a d e c u a d a con el
fin d e producir
4.Hacer llegar sus productos y servicios con la calidad
y condiciones requeridas por sus respectivos
clientes, en el momento establecido
1. Reconocimiento de la importancia
del proveedor en la consecución de
los objetivos de la organización
2. Desarrollo de relaciones GANAR-
GANAR
3. Adopción de una conducta de
apertura, confianza y honestidad.
Una estrecha relación Cliente – Proveedor se
caracteriza por:

18. Selección
Etapa previa al inicio del
proceso de compra, mediante
la cual se logra la validación o
aprobación de algunos
proveedores, que tienen las
competencias para satisfacer
adecuadamente las
necesidades de la organización
y sus clientes finales

19. Propósito de la
selección
Es de establecer una lista de
aquellas empresas u
organizaciones que nos ofrecen
sus productos o materias primas
para poder pedirles
posteriormente una cotización
sobre sus productos.
Criterios para escoger a un proveedor
Precio: Siempre debemos procurar
proveedores con precios razonables.(no
siempre lo mas barato o lo mas caro es el
mejor parámetro de decisión)
Calidad: De nada sirve tener un
proveedor con bajos precios, si la
calidad de sus productos o servicios es
mala.
Pago: Evaluar las formas de pago que
ofrece el proveedor.
Entrega: Si son capaces de asegurarnos
que cumplirán siempre con nuestros
pedidos
Servicio de Postventa: Evaluamos
principalmente las garantías que el
proveedor nos pueda brindar

20. 2
Elementos que distinguen a un proveedor
4
3
1
5
6
7
Prestigio,experiencia y referencias
Capacidad de respuesta
Niveles de reputación
Cumplimiento con los estándares de calidad
Cumplimiento normativo
Localización geográfica y tamaño
Trayectoria en la industria

21. Políticas de los proveedores:
Base Legal:
Todo Proveedor deberá estar propiamente
incorporado a la legislación competente y
vigente en todas sus operaciones en todo
momento.
Prácticas laborales
Todo Proveedor deberá promover y respetar
los siguientes puntos:
1. Eliminar toda forma de trabajo infantil.
2. Erradicar cualquier tipo de trabajo forzoso
o realizado bajo coacción.
3. Evitar la discriminación en cualquier tipo de
puesto de trabajo.
4. Respetar los horarios máximos de
trabajo y sueldos mínimos establecidos.

22. Políticas de los proveedores:
Medio Ambiente
Todo proveedor deberá obtener y mantener los permisos
ambientales para la operatividad de su empresa en caso de ser
requeridos.
Así mismo, en caso de que su operativa genere desperdicios, éstos
deberán ser monitoreados, controlados y tratados de la manera en
la que la legislación correspondiente lo indique.
Prácticas éticas de negocio
Todo Proveedor deberá evitar ser partícipe de cualquier
tipo de corrupción, extorsión o soborno que pudiesen
llegar a afectar a los principios del comercio justo o,
derivar en escándalos públicos en los que la empresa
pueda verse afectado.

23. Proveedor de
productos de
suministro
persona na tural o jurídic a
que, luego de un
proceso de cotización o
licitación, entrega como
resultado final un
producto.
Proveedor de
servicios o
contratista
persona natural o
jurídica que, luego de un
proceso de cotización o
licitación, entrega como
resultado final un servicio
Proveedores
críticos
Corresponde a
aquellos proveedores
cuyo producto o
servicio tienen gran
impacto en la
realización del servicio
o producto final.
Proveedores no
críticos
Proveedores cuyo
producto o servicio no
tienen gran impacto
en la realización del
servicio o producto
final.

24. Negociación y
contrato

25. ¿Por qué del contrato?
El negociar adecuadamente los contratos con proveedores
proporciona una serie de beneficios, como la reducción de
costos y asegurar la disponibilidad de recursos de manera
oportuna para el correcto funcionamiento de las
organizaciones información complicada y densa con tablas y gráficos.

26. Importancia
Seleccionar una red de proveedores confiables,
responsables y que cumplan con la normativa referente al
manejo y control de los ítems que proveen a sus clientes.
Tener claramente identificados la necesidad de los
insumos, productos, materias primas, etc. o contratación
de servicios específicos.
Elaboración y aprobación de contratos.
Los proveedores son vitales para el desarrollo y éxito de una empresa en el mercado. Por eso,
es indispensable poner atención en la calidad de la gestión de los contratos considerando
numerosas tareas, como ser:

27. En lo que concierne al ámbito legal, otro aspecto es que el monitoreo de contrato
mitiga la probabilidad de problemas judiciales por el incumplimiento de las
disposiciones contractuales como un juicio por el retraso en el pago de las
obligaciones con el proveedor.
Por último, vale la pena destacar que una gestión de contratos eficaz es crucial
para conocer las particularidades de cada socio estratégico, identificar cuáles
son las alianzas claves para la empresa y seleccionar los mejores proveedores
para emprender relaciones comerciales a mediano y largo plazo.
Importancia

28. Tipos de contrato
 Contrato de precio fijo
 Contrato de precios reembolsables
 Contratos por tiempo y materiales

29. Contrato precio fijo
En estos tipos de contratos con proveedores tanto la empresa como el proveedor pactan un precio
inamovible al bien o servicio. Independientemente de lo que pueda ocurrir de manera externa, el
precio pactado inicialmente se debe cumplir.
Por ejemplo, dentro de los contratos con proveedores con precio fijo, podemos encontrar las
órdenes de compra.
Los contratos de precio fijo son los que implican menos riesgo para cualquier empresa. Esto se
debe a que, pase lo que pase durante la realización del trabajo del proveedor, como cliente ya tienes
un precio acordado previamente.
Es decir, ningún imprevisto aumentará el presupuesto que ya tenías establecido de antemano. Sin
embargo, debes tener cuidado como empresa de contar con el dinero pactado para pagar al final de
la operación, ya que sino estarías incumpliendo el contrato con el proveedor.

30. Contrato de precios reembolsables
Los acuerdos por costes reembolsables son los tipos de contratos con proveedores en los que el
cliente acepta pagar a un proveedor todos los costos implicados durante un proyecto.
Además, en estos tipos de contratos con proveedores, se agregan los honorarios acordados como
parte del pago por el servicio o producto.
Los contratos por costes reembolsables son los tipos de contratos con proveedores que
representan un mayor riesgo, ya que en el contrato firmado se especifica que tú, como cliente,
deberás asumir todos los gastos de producción.
Así que, el costo total puede ser una sorpresa desagradable, especialmente en los casos en los que
la producción se extiende demasiado y necesita de mayor inversión.

31. Contrato por tiempo y materiales
Los contratos por tiempos y materiales son los tipos de contratos con proveedores que constituyen una
combinación de los otros dos mencionados anteriormente.
Los contratos por tiempos y materiales están compuestos de los siguientes factores:
Un elemento fijo, por ejemplo el del precio por hora o precio por metro cuadrado establecidos.
Un elemento variable, como es el caso de la cantidad de horas o el número de metros
cuadrados que serán necesarios para llevar a cabo la labor solicitada.
Los contratos por tiempo y materiales son la segunda opción si no queremos establecer un alto riesgo.
Por un lado, conocemos el precio de cada hora de labor del proveedor, aunque no sabemos cuál será el
número total de horas que necesitará para llevar a cabo su trabajo por completo.
Para estos tipos de contratos con proveedores, te recomendamos que tengas un presupuesto asignado
esperando que la cantidad de horas sea muy extensa; de esta manera, te evitaras sorpresas al final del
proceso. Además, si sobra dinero, éste podrá regresar a tu cuenta sin problema. ¡Considéralo como un
método de prevención!

32. Como lograr un buen contrato
Es normal dudar acerca de que tipo de contrato con proveedores puedes aceptar. Especialmente, si
se tratan de varias ofertas difíciles, en las cuales deben evaluarse diversas variables importantes.
Aspectos que debemos considerar para identificar las mejores oportunidades
A continuación, algunas recomendaciones para localizar y aceptar una oferta ideal.

33. Como lograr un buen contrato
1.- Evaluación de proveedor
Precio
Calidad
Términos de Pago
Tiempos de entrega
Servicios post venta
2.- Tener claro los productos y bienes que necesitas
¿Qué es lo que vamos a adquirir? ¿Bienes o servicios?
El nivel de supervisión y control del cliente sobre el proveedor.
El alcance que tendrá el trabajo que el proveedor realizará.
La situación económica del sector al que pertenece nuestra empresa.
Los estándares y las buenas prácticas del sector en el que trabajamos.

34. Como lograr un buen contrato
3. Ten presente los aspectos básicos que debe incluir el contrato
En un contrato entre cliente y proveedor debe incluirse una descripción detallada de los productos
que serán suministrados o de los servicios que se prestarán al cliente.
La cláusula de pago es un elemento crucial en un contrato de relación comercial. En esta, se
establece la fecha en la que se vencerá el pago que el cliente debe efectuar. Muchas veces, se
menciona la penalización por mora que va aumentando con el paso de los días, así que se debe
tener muy en cuenta el tiempo aproximado que se tiene para pagar el contrato de los bienes y
servicios al proveedor.
El contrato de colaboración con el proveedor debe especificar la duración del vínculo comercial.
Otro punto importante es que los contratos con proveedores deben mencionar que el proveedor es
independiente y no tiene autoridad para actuar en nombre del cliente.

35. Evaluación

36. ¿En qué consiste la
evaluación a proveedores?
Consiste en el proceso de valorar y aprobar
a los posibles proveedores de una
organización mediante la aplicación de
herramientas cuantitativas y cualitativas.
Una evaluación de proveedores también se
encarga de examinar a los proveedores
actuales para medir y supervisar su
rendimiento, con la finalidad de reducir
los costes, mitigar los riesgos e impulsar la
mejora.

37. ¿Por qué se realiza la seleción y evaluación
de proveedores?
La búsqueda, selección y evaluación de proveedores puede darse
por diferentes causas:
• La empresa inicia operaciones y no cuentan con proveedores
• La organización ya posee proveedores pero estos no le
satisfacen sus necesidades y requieren de mejor calidad
• Se desea ampliar la cartera de proveedores para que la
organización tenga un parámetro de comparación y observar si
se desea cambiar.
• Cuando se genere un reclamo de los insumos o servicios
adquiridos.

38. • Establecer una lista de las empresas
• Evaluar a los proveedores
Pasos
PASO 1

39. • Cumplimiento con las especificaciones
técnicas
• Precio
• Proveedor constante
• Documentación
• Certificación
• Fiabilidad de tiempos de entrega
• Servicios post-venta
PASO 2 Establecer Criterios de Evaluación
PASO 3 Método de evaluación
Métodos de ponderación de factores

40. Evaluación y categorización
Método de puntuación

41. Clasificación del proveedor

42. Ejemplo de criterios de evaluación

43. Ayuda a medir cualquier riesgo involucrado
Ayuda a optimizar el factor costo
Aumenta el compromise de la empresa
Contribuye con el aseguramiento de la calidad e inocuidad del
producto
Beneficios de la evaluación de
proveedores

44. Registros
Debe llevarse un registro
de las comprobaciones
realizadas y de los
resultados para poder
valorar su cumplimiento
y eficacia. También hay
que registrar las
incidencias detectadas y
las acciones correctoras
llevadas a cabo.

45. A continuación se detalla un ejemplo de actividad de comprobación del Programa de Control de
Proveedores y del sistema de registro utilizado:

49. DIAGRAMA
DE
PROVEEDORES