Este documento describe las fases de implementación de un proyecto para mejorar los procesos estudiantiles en una universidad. La visión del proyecto es crear servicios estudiantiles integrados de manera multifuncional e interdisciplinaria. El proyecto se implementará en 4 fases para lograr la consolidación de los procesos estudiantiles optimizados, unificados y soportados por tecnología. La fase 1 incluyó mapeo y rediseño de procesos, así como capacitación del personal.

1. Dirección de Operaciones
Taller Centros Universitarios
Octubre 2012

4. Implementar
Coordinar
Ejecutar
Identificar
Apoyar

6. Definir
• las políticas y directrices de procesos estudiantiles en el ámbito de su área de actuación y velar por su
cumplimiento.
Determinar
• los objetivos, indicadores e iniciativas estratégicas de los procesos estudiantiles con la
búsqueda de la eficiencia organizacional.
Planificar
• las actividades académicas relacionadas con la oferta de Pregrado, Postgrado, modalidad Abierta y
Presencial.
Construir y Socializar
• los conceptos, sistemáticas y estrategias de procesos estudiantiles.
Apoyar y orientar
• los procesos estudiantiles integrados por medio del Balcón de Servicios.
Determinar y priorizar
• los requerimientos de los sistemas que soportan los procesos estudiantiles integrados.

10. “Construir un
modelo
evolutivo de
servicios
estudiantiles
integrados.”

11. VISIÓN DEL PROYECTO
Fase
4
Fase 0 Fase 1 Fase 2 Fase 3
Cons
Sensibilización & Movilización & Implemen- Estabili-
oli-
Conscientización Organización tación zación
dació
-Multifuncional e intercarreras; n
-Espacios adecuados;
-Tramites optimizados;
-Procesos unificados;
-Proyecto SRM -
-Multifuncional y por carrera; -Procesos gerenciados;
-Servicios eficaces; Student
-Espacio inadecuado; -Tecnologia -Pleno ciclo
-Funciones enfocadas; Relationship
-Tramites excesivos; alineada 80%; de vida del
-Tecnologias alineadas (40%); Management;
-Procesos desintegrados; -Servicio 30% alumno
-Automatización de procesos; -Tecnología
-Procesos informales; presencial y
-Políticas definidas y alineada 60%; -
-Servicios no medidos;
reguladas; Servicio 60% 70% en linea; …2014
-Funciones no definidas;
presencial y
-Tecnologia Alineada (30%); -Personal proactivo; …Febrero 2013
-Servicio 80% presencial y 40% en linea.
-Procesos manuales;
20% en linea.
-Políticas no definidas; …Octubre 2012
-Personal reactivo;
-Servicio presencial (100%). …Julio 2012
… 2011

12. Efectividad:
-Identidad Universitaria
-Calidez y Afectividad
-Vinculación y Cercanía
Eficiencia:
-Productividad
-Flexibilidad
-Compromiso
Eficacia:
-Calidad
-Mejora Continua
-Orientación Interna y Externa

13. RESULTADOS DEL PROYECTO
FASE 1
Sensibilización/Organización /Movilización
ESTUDIO DE
MAPEO, ANALISIS Y CONJUNTO DE
REESTRUCTURACIÓ
REDISEÑO DE LOS ALTERNATIVAS DE METODOLOGIA DE
N E INTEGRACIÓN
PROCESOS SOLUCIÓN A LOS GESTIÓN DE
DE LOS PROCESOS PROCESOS
ACADEMICO PROBLEMAS
ACADÉMICO
ADMINISTRATIVOS IDENTIFICADOS
ADMINISTRATIVOS

14. RESULTADOS DEL PROYECTO
ADECUACIÓN Y PLAN DE
PLAN DE CAPACITACION
CONJUNTO DE MEJORA DE LA
Y EVALUACIÓN DEL
INDICADORES DE BSE FASE 1 ESTRUCTURA DE
PERSONAL DE ATENCIÓN
SERVICIO ATENCIÓN AL
AL ESTUDIANTE
ESTUDIANTE

15. PROYECTO IPE FASE 2
PROCESOS PROYECTOS
-GERENCIAS DE AREA - -IPE FASE 2: IMPLANTACIÓN
SERVICIOS
ESTUDIANTILES -IPE FASE 3:
CONSOLIDACIÓN
-BALCÓN DE SERVICIOS
ESTUDIANTILES

16. PROYECTO IPE FASE 2
Reestructuración Reconocimiento Gestión de
de Matrícula de Estudios Trámites
Balcón de
Titulación Certificados
Servicios Fase 2
Planificación Gestión de
Gestión de
Académica – indicadores de
Archivo
Administrativa operación