Este documento presenta la capacitación sobre los nuevos procesos académico-administrativos de la UTPL, incluyendo la integración de procesos estudiantiles, mejoras a procesos como matrícula, atención a trámites, y cambios al calendario académico. El objetivo es construir un modelo de servicios estudiantiles integrados mediante la estandarización de políticas y procesos.

1. CAPACITACIÓN
21 - 22 enero
www.utpl.edu.ec/ipe

2. Integración de Procesos Estudiantiles - IPE
OBJETIVO GENERAL
Construir un
modelo
evolutivo de
servicios
estudiantiles
integrados

3. Fundamentación
MEJORA EN PROCESOS
• Contar con procesos integrados: Modalidad Abierta y Modalidad
Presencial
• Estandarización de políticas, estructuras y procesos
• Implementación de indicadores de desempeño

4. Objetivos del taller
Capacitar al personal de la UTPL en los nuevos
procesos de matrícula.
Al finalizar el taller usted estará en la capacidad de:
 Conocer y ejecutar los procesos académico administrativos.
 Utilizar las herramientas necesarias para la gestión de trámites (hoja
de ruta, herramienta de trámites, formato de respuesta a trámites).
 Utilizar las nuevas funcionalidades del Nuevo Sistema Facturación
Académica.

5. Estructura de la Capacitación
21-22 enero 25 enero 28 enero 29 enero

6. Balcón de Servicios Estudiantiles
Es un nuevo concepto de atención al estudiante, que tiene
como finalidad mejorar el tiempo de respuesta a sus
requerimientos y la calidad del servicio.

7. Estructura del BSE

8. Conceptos Generales
• Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que
transforman elementos de entrada en elementos de salida o
resultados.
• Procedimiento: es una serie de pasos que rigen la ejecución de una
instrucción. Es la forma de describir cómo se lleva a cabo una serie
de actividades.
• Indicadores: un medio para medir el nivel de rendimiento del
proceso, centrándose en la eficiencia y que indica cuán bien los
procesos permiten que el objetivo se alcanza.
• Flujogramas: Los diagramas de flujo son la representación gráfica
del procedimiento.

9. Conceptos Generales

10. Conceptos Generales
ESTRUCTURA DE UN PROCEDIMIENTO UTPL
o OBJETIVO
o INDICADORES
o REFERENCIAS
o TERMINOLOGÍA, DEFINICIÓN Y SÍMBOLOS
o DESCRIPCIÓN
o CONTROL DE REGISTROS
o ANEXOS
o APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

11. PROCESOS ACADÉMICOS
ATENCIÓN A TRÁMITES

12. Atención a Trámites
MEJORAS PLANTEADAS
• Acceso a la HGT a los centros universitarios: Macas, Sucúa, Tulcán Cariamanga, Coca,
Esmeraldas, Guaranda, Latacunga, Nueva Loja, Portoviejo, Quevedo Tena, Tulcán, Villaflora,
Zamora, San Rafael y Puyo.
• Portal en línea para envió de solicitudes (estudiante y centros universitarios que no
cuenten con la HGT).
• Definición de nuevos estados que permitirá mejorar el seguimiento de los trámites.
• Gestor de trámites, verifica y gestiona la atención oportuna a los trámites.
• Rendimiento de la aplicación, se mejoró la infraestructura del servidor.
• Se implementó un motor de búsqueda, en donde se pueden conocer todos los
trámites ingresados de un estudiante.

13. Ver documentación entregada

14. Atención a Trámites
TABLA DE DOCUMENTOS
Ver documentación entregada

15. Atención a Trámites
HOJA DE RUTA:
o TRÁMITE
o DESCRIPCIÓN
o RESPONSABLE (REGISTRO)
o RESPONSABLE (A ESCALAR)
o RESPONSABLE (AUTORIZAR/TRAMITAR)
o REQUISITOS QUE ESTUDIANTE DEBE ENTREGAR

16. Atención a Trámites
HOJA DE RUTA
Ver documentación entregada

17. Atención a Trámites
ESCALAMIENTO PARA SEGUIMIENTO

18. Herramienta Gestión Trámites
ESTADOS DE HGT
• Registrado
o Evaluándose
o Resuelto
• Reabierto
• Cerrado
IR A HGT

19. PROCESOS ACADÉMICOS
MATRÍCULA

20. Matrícula

21. Matrícula – Requisitos
Nivel de exigencia en
Requisito Estudiante Frecuencia de presentación
legalización
Fotocopia de cédula de ciudadanía o pasaporte. Nuevo. En la primera matrícula. Mínimo.
Nota: El estudiante presentará Visa,
cuando se requiera como elemento
validador para otorgar beneficios al
estudiante.
Fotocopia certificada del Título de bachiller para Nuevo. En la primera matrícula. Mínimo.
estudiantes nacionales; y, Título de bachiller o su
equivalente debidamente legalizada, reconocido
y/o equiparado por el Ministerio de Educación del
Ecuador (Régimen Escolar) para estudiantes
extranjeros o nacionales con título en el exterior.
Para posgrado se requerirá titulo de tercer nivel
debidamente reconocido y registrado en la
SENESCYT.
Fotocopia de certificado de votación para quien Nuevo. En la primera matrícula. Prorrogable a fecha
Se solicitará en cumplimiento de la ley próxima.
corresponda. de elecciones.
Una fotografía a colores tamaño carné actualizada. Nuevo. En la primera matrícula. Prorrogable a fecha
próxima.

22. Matrícula – Requisitos
Nivel de exigencia en
Requisito Estudiante Frecuencia de presentación
legalización
Firma de compromiso general y aceptación de Nuevo. En la primera matrícula. Mínimo.
términos y condiciones de matrícula (trámite Además, como proceso de
personal, solo se acepta la firma de un tercero con actualización se solicitará a todos los
poder notariado). estudiantes que realicen nuevamente
matricula.
Pago de matrícula (consignación automática). Nuevo y de carrera. Por cada matrícula. Mínimo.
Certificado Médico otorgado por la Unidad de Nuevo y de modalidad En la primera matrícula. Mínimo.
presencial.
Medicina Familiar para estudiantes de la
Modalidad Presencial.

23. Matrícula - Legalización
Ver documentación
entregada

24. Matrícula con material digital
Consideraciones:
- Estudiantes de 2do ciclo en adelante.
- Todas las carreras de MAD a excepción
de Inglés
- Que tomen al menos 3 componentes
troncales y/o genéricas.

25. Matrícula
CONSIDERACIONES DEL PROCESO
• Proceso de matrícula en línea. Estudiante debe aceptar
términos y condiciones. Cubre matriculas por convenios.
• BSE atienda casos no soportados por el proceso en línea.
• El proceso de legalización se realiza solo con la presentación
de los requisitos.
• Las excepciones de presentación de requisitos se optan
únicamente para: certificado de votación y la foto.

26. Matrícula
CONSIDERACIONES EL PROCESO
• Considerar la entrega del acta de grado de bachiller solo si el
rector del colegio lo pide por oficio a la UTPL.
Comprometiendo la fecha de entrega.
• La carta compromiso reemplaza a la impresión y firma del
formulario de matricula. Para este periodo firmarán todos los
estudiantes, a partir del próximo ciclo solamente estudiantes
nuevos.
• El periodo de matriculas es único, conservando los
periodos de tiempo para nuevos y antiguos.

27. PROCESOS ACADÉMICOS
RECONOCIMIENTO DE ESTUDIOS

28. Reconocimiento de Estudios
HOMOLOGACIONES
CONSIDERACIONES DEL PROCESO
• Únicamente debe realizar el pago de la solicitud de estudios según los valores vigentes: el
registro de los resultados del estudio de homologación culmina en la parte académica (sin costo)
• El procedimiento aplica a todos los casos de homologación que se presenten entre variaciones
de titulación y entre titulaciones
• No se considera parte del proceso de homologación los cambios de modalidad entre la misma
titulación (siempre y cuando sea la misma malla a la que el estudiante va a ingresar en la nueva
modalidad). El proceso operativo para estos casos se comunicará posteriormente.
• Para el caso de estudiantes que soliciten homologaciones de planes no vigentes y que no
consten en el NSGA, se deberá colocar la información completa de la solicitud en la herramienta
de trámites para ser analizado en la Sede.
• Para los estudiantes de titulaciones por componentes y que reprueben los componentes de sexto
nivel deben solicitar la homologación a créditos, en cumplimiento del instructivo de transición
para reconocimiento de estudios. Los que reprueben componentes de séptimo podrán
continuar matricularse ya que este nivel si se dicta otra vez.

29. Ver documentación
entregada

30. Reconocimiento de Estudios
REVALIDACIONES
CONSIDERACIONES DEL PROCESO
• Para generar la solicitud de pago del estudio de homologación, es
necesario ingresar al menos 1 componente, posteriormente cuando
el estudiante regrese con su pago se editará la solicitud y se
completará la el registro de componentes a homologar.
• El procedimiento se mantiene igual que hasta la fecha, todos los
estudios son realizados por la Sede.

31. PROCESOS ACADÉMICOS
TERCERA MATRÍCULA

32. Tercera Matrícula
MEJORAS AL PROCESO
• Comisión de tercera matrícula, dedicada a autorizaciones.
• La notificación al estudiante será dada por la comisión de
tercera matrícula desde la sede Loja.
• Balcón de Servicios: Si la solicitud es sobre un componente
de libre configuración, debe sugerir tomar otra.

33. Ver documentación
entregada

34. PROCESOS ACADÉMICOS
CAMBIO DE CARRERA

35. Cambio de carrera
CONSIDERACIONES DEL PROCESO
• Este procedimiento aplica sólo para estudiantes nuevos.
• El trámite se puede autorizar directamente desde los centros de
Quito, Guayaquil o Cuenca. Pueden proceder con las
autorizaciones para:
o Anulación
o Saldo a favor
• Este trámite procede en fechas establecidas en el calendario de
matrícula.

36. Cambio de carrera
FLUJO
Ver documentación
entregada

37. PROCESOS ACADÉMICOS
CAMBIO DE CENTRO TEMPORAL

38. Cambio de Centro Temporal
CONSIDERACIONES DEL PROCESO
• Se puede solicitar un cambio de centro temporal por:
o Jornada (para los centros universitarios que tienen doble
jornada de evaluaciones);
o Evaluación en un solo día
o Lugar de evaluación.
• Procede cambio entre sub-centros (Quito y Guayaquil)
• Los trámites enviados a cuentas personales serán rechazados.

39. Cambio de Centro Temporal
CONSIDERACIONES DEL PROCESO cont.
• Documentación requerida:
o Solicitud de cambio de centro temporal
o Factura.
o Para las solicitudes de cambio de un centro nacional a un centro en
el exterior o viceversa no se adjunta la factura
• Zona de actuación Periodo ABRIL-AGOSTO 2013:
o Delegado QUITO: Centro Quito
o Delegado GUAYAQUIL: Centro Guayaquil
o Delegado CUENCA: Centro Cuenca

40. Ver documentación
entregada

41. Calendario Académico
CONSIDERACIONES
• No existe período extraordinario: se amplió período
ordinario
• Fecha límite de legalizaciones: Dos días antes del inicio de
período académico, si no se legaliza hasta la fecha indicada
se anulará las matrículas
• Definición de estudiante nuevo: Un estudiante es nuevo si
se registra por primera vez como estudiante de la
universidad, independiente de la titulación o modalidad.

42. Calendario Académico
• Matrículas:
o Estudiantes Nuevos: 1 al 28 de febrero
o Estudiantes Antiguos: 1 al 23 de marzo
• Cambio de centro temporal:
o Último día para solicitar: 14 de febrero
• Recalificación:
o 2do Bimestre: 15 de febrero
o Recuperación: 22 de marzo
• Material Bibliográfico:
o Estudiantes Nuevos: 1 de febrero al 28 de marzo
o Estudiantes Antiguos: 1 al 28 de marzo

43. Calendario Académico
• Tercera matrícula:
o Último día para presentar solicitudes: 15 de marzo
• Legalización:
o Fecha límite para estudiantes que no han legalizado: 3 de abril.
o Fecha límite para estudiantes que no han entregado los
documentos completos: 28 de marzo.

44. Gracias
Trabajar juntos!