El documento describe dos proyectos propuestos para mejorar la gestión académica y de información en la Universidad Marítima Americana. El primer proyecto consiste en implementar un sistema de gestión académica mediante outsourcing que permita realizar procesos como matrícula en línea y generación de reportes. El segundo proyecto busca mejorar la plataforma de información actual mediante el uso de planeación formal. Ambos proyectos se analizan en términos de estructura, riesgos, duración y factores de éxito.

1. Tecnología de la Información y Transformación Organizacional
Por: Angie Echevers R.
Diciembre 2012

2.  Introducción
 Planificación de la Información:
Diagnóstico de la Empresa
Estrategias de la empresa
Control de Riesgos
Plan de Proyecto
 Recomendaciones
 Conclusiones

3. • La Universidad Marítima Americana se dedica a la enseñanza superior en el
área marítima específicamente. Aunque muy joven en el ámbito nacional de
las universidades, la UMA, tiene un gran futuro por venir en la formación
de jóvenes en el sector marítimo.
• Cuenta con un sistema de matrícula diseñado por programadores dentro de
la universidad, el cual integra los departamentos de registros académicos,
gestión de cobros y caja.
• Este proyecto esta orientado con el fin de mejorar e incluir de forma
integral los procesos de matricula a una mejor administración de matricula
vinculada a una gestión de cobros efectiva, a través de la web.

5. • Posicionarse dentro de la región latinoamericana como un
centro de enseñanza superior de calidad en el sector marítimo
y sus semejantes, estimulando a nuevos aspirantes a
desarrollarse profesionalmente en el ámbito marítimo.
Proporcionar a sus clientes internos y externos un sistema
de gestión académica eficaz y veraz, que este acorde con la
nueva tecnología de procesos.

6. Diagnostico Estrategias Implementació Impacto
n
Estrategia de Organizació
Negocios n
Organizació
Necesidad de Implementaci Plan de
n / Equipo Aplicaciones
de trabajo información ón proyecto
Situación Estrategia
Actual de la de
empresa Tecnología

7. Encargado Asignación
Gerente del proyecto Coordinará el proyecto en su totalidad,
supervisando que se cumpla con las pautas
establecidas para lograr las estrategias
impuestas
Ejecutivo de Cambio Se encargará de sensibilizar al personal en la
nueva propuesta del proyecto, minimizando los
riesgos en la implementación del mismo.
Ejecutivo de implementación Técnica Llevará a cabo el control en la ejecución del
proyecto
Asistentes y Operativos Organizarán la implementación del proyecto
Analistas de resultados Evaluará los resultados del proyecto en marcha,
así como será portavoz de las adecuaciones que
se deban realizar en el sistema.

8. Admisión estudiante de
Primer ingreso
Analista de
carrera
Estudiante Pago y retiro
regular de Paz y salvo
SIAFA
Oficial de
matrícula
Gestión de
Cobros (Arreglo
de Pago)
Caja

9. Media-Alta Media
Baja Media

10. Fuerza Evaluación Justificación
Rivalidad entre los competidores Alta -El numero de sus competidores directos es reducido, sin
embargo, tiene mucha fuerza en la captación de nuevos
estudiantes, ya que el tiempo de duración de la carrera es
mas reducido que nuestra empresa.
Amenazas de los nuevos Media-Alta Existen otras universidades que están desarrollando
competidores carreras a nivel de licenciatura en el campo marítimo –
logístico, las cuales tienen mejor atractivos que la
nuestra.
Amenazas de Productos y Servicios Media Actualmente se está creciendo en el país centro de
Sustitutos enseñanzas a nivel técnico formador de marinos, con
cursos más cortos.
Poder de negociación de los Media Deserciones en los estudiantes de primer ingreso, pues
clientes no están de acuerdo con las normas y políticas de la
Escuela de Liderazgo.
Poder de negociación de los Baja Las visitas a las escuelas y colegios es una buena
proveedores estrategia para atraer nuevos estudiantes y aumentar el
numero de aspirantes para ingresar a las carreras

11. Puntos diagnosticados Objetivos del Diagnostico Resultado del Diagnostico
Sistema Informático Principal Identificar el sistema informático SIAFA: sistema de administración financiera y
académica, el cual realiza tareas contables,
registros académicos y expediente digital de
estudiante.
Aporte a la empresa Comprobar los beneficios del sistema Llevar a cabo un registro contable y académico de
informático los estudiantes, así como la administración de
calificaciones y listas de estudiantes.
Áreas de oportunidad Definir las carencias del sistema  No se puede realizar matrícula ni consultas
de estado de cuenta en línea.
 No se puede agrupar a estudiantes en grupos
diferentes.
 No ejecuta anulaciones o cancelaciones de
matrícula a estudiantes morosos.
 No genera reportes estadísticos de
estudiantes.
Transformación Organizacional Sugerir cambios para maximizar los  Se necesita un departamento informático con
objetivos mayor jerarquía y más personal.
 Sensibilizar la cultura empresarial, en la
utilización de más aplicaciones tecnológicas.

15. • Outsourcing: La UMA utilizará el outsourcing para el desarrollo o la adquisición de
un Sistema de Gestión Académica, con los siguientes requerimientos:
• Precios
• Innovación
• Capacitación Inicial
• Actualizaciones de aplicaciones o módulos
• Servicio de base de datos en la nube
• Confiabilidad y respaldo de la información
• Soporte técnico

16. Áreas Pliego de Cargos
Sistema de Gestión Académica  Realizar proceso de matrícula en línea.
 Capacidad de agrupar grupos sin choques de
horarios de acuerdo a las necesidades de los
estudiantes.
 Consulta en línea de calificaciones
 Generación de listados, historial académico y
reportes estadísticos.
 Administración de calificaciones vía digital.
 Consulta de estados de cuenta en línea.
 Capacidad de hacer cancelaciones de matrícula a
estudiantes morosos.
 Reporte de caja diario.
 Actualización de aplicaciones
 Respaldo de la información
 Capacitación inicial y soporte Técnico.

17. Proyecto Estructura Nivel Tamaño del Grado de Herramientas de
del Proyecto Tecnológico Proyecto Riesgo Administración del Proyecto
Sistema de Gestión Alta Alto Grande Mediano Alta integración interna
Académica
Mejoramiento de Alta Alto Mediano Mediano Uso mediando de planeación
Plataforma del Sistema formal
de Información

18. Riesgos del Proyecto
Alto Bajo
Examinar Identificar y
Alto 1 desarrollar
2
Evitar Actividades de
Bajo Rutina
Leyenda
1 Sistema de Gestión Académica
2 Mejoramiento de Plataforma Informática

19. Proyecto Duración Inicio Fin
Sistema de Gestión 12 meses 4 de febrero 3 de enero de 2014
Académica 2013
Mejoramiento de 8 meses 1º de marzo 10 de octubre de
Plataforma del Sistema 2013 2013
de Información

20. Nombre del Proyecto P D TD PRO T E L O C PRO
Sistema de Gestión Académica 9 7 8 8.0 9 8 6 10 8 8.2
Mejoramiento de Plataforma 8 7 8 7.6 7 9 6 9 7 7.6
Tecnológica
Factores Estratégicos Factibilidad
P- Productividad T- Técnica
D- Diferenciación E- Económico
TD- Toma de Decisiones L- Legal
O- Operacional
C- Calendario

21. • Su requerimiento principal es adquirir una aplicación informática que
unifique las funciones de las oficinas de registro académico y contabilidad,
con la finalidad de lograr una mejor y eficiente administración económica y
académica.
• Sensibilizar y capacitar al personal de las bondades del uso de una
aplicación integral, que ayuda a reducir procesos manuales y rutinarios.

22. • Elaborar un plan estratégico según proyectos, en el área e tecnología
determina y beneficia los objetivos de la empresa, es decir que las
estrategias representan los medios para alcanzar las metas propuestas.
• Tenemos que considerar que la tecnología actualmente, juega un rol
fundamental en las empresas, ya que mucha de las funciones manuales, se
pueden disminuir y lograr una amplia optimización de los recurso
disponibles, dando como resultados reportes e informes mas veraces .