Este documento propone un proyecto para integrar los procesos estudiantiles (IPE) a través de una secretaría académica. El objetivo general es construir un modelo evolutivo de servicios estudiantiles integrados centrado en el estudiante. El proyecto tendrá varias fases para lograr la integración, unificación de procesos, optimización de trámites y prestación de servicios eficaces y de calidad para los estudiantes.

1. Proyecto:
INTEGRACIÓN DE PROCESOS ESTUDIANTILES IPE
PROPUESTA PARA EJECUCIÓN DE LA SECRETARÍA ACADÉMICA
12/04/2012

2. OBJETIVO GENERAL
Construir un modelo
evolutivo de servicios
estudiantiles integrados.

3. PREMISAS DEL MODELO
1. Dado que EL ESTUDIANTE ES LA RAZÓN DE SER de nuestro trabajo, pondremos
a disposición los mejores recursos y competencias para brindar los servicios
estudiantiles.
2. AFIRMAR LA UNIVERSIDAD A TRAVÉS DE LA INTEGRACIÓN de
procesos, estructura, infraestructura, tecnología, personas, orientados por una
estrategia de calidad en los servicios; soportado por un plan de gestión de
cambio cultural.
3. El movimiento de expansión de la Universidad, necesita adoptar criterios para
indicadores no solo de eficiencia sino también de EFICACIA Y EFECTIVIDAD EN
SU GESTIÓN, PROCESOS Y SERVICIOS.
4. ASEGURAR LA CALIDAD Y UNIFORMIZACIÓN de las directrices académicas, por
medio del cumplimiento de las normativas institucionales.
1. INSTITUCIONALIZAR LA CULTURA DE MEJORA CONTINUA de los servicios a
toda la comunidad universitaria en todos los niveles.

4. VISIÓN DEL PROYECTO
Fase 0 Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4
Sensibilización & Movilización & Implemen Estabili- Consoli
Conscientización Organización -tación zación -dación
-Multifuncional e intercarreras;
-Espacios adecuados;
-Tramites optimizados;
-Procesos unificados;
-Proyecto SRM -
-Multifuncional y por carrera; -Procesos gerenciados;
-Servicios eficaces; Student
-Espacio inadecuado; -Tecnologia -Pleno ciclo
-Funciones enfocadas; Relationship
-Tramites excesivos; alineada 80%; de vida del
-Tecnologias alineadas (40%); Management;
-Procesos desintegrados; -Servicio 30% alumno
-Automatización de procesos; -Tecnología
-Procesos informales; presencial y
-Políticas definidas y alineada 60%; -
-Servicios no medidos;
reguladas; Servicio 60% 70% en linea; …2014
-Funciones no definidas;
presencial y
-Tecnologia Alineada (30%); -Personal proactivo; …Febrero 2013
-Servicio 80% presencial y 40% en linea.
-Procesos manuales;
20% en linea.
-Políticas no definidas; …Octubre 2012
-Personal reactivo;
-Servicio presencial (100%). …Julio 2012
… 2011

5. ESQUEMA DE TRABAJO

6. RELACIÓN CON OTRAS ÁREAS

7. FUNCIONES POR NIVEL
NIVEL PERSONAL FUNCIONES
CERO Secretarias líderes, 22
Secretarias de unidades académicas,
Secretarias de centros universitarios,
Personal de call center (cuando aplique)
UNO Secretarias de unidades académicas y auxiliares, 57
Coordinadores de titulación,
Coordinadores académicos de centros regionales,
Personal de departamento financiero-contable, y
demás personal relacionado con soportar la
atención al estudiante
Mesa de Servicio Tecnológica
DOS Diversas dependencias involucradas 18
Backoffice
Nota: Primera versión del esquema de trabajo, conforme la ejecución y
mejoras en los procesos se irán realizando los ajustes respectivos en la
asignación de funciones del personal en los niveles señalados

8. PRÓXIMOS PASOS
• Recibir retroalimentación del Comité Técnico Operativo:
lunes 9 de abril
• Presentar propuesta al Comité Político Estratégico: martes
10 de abril
• Iniciar plan de comunicación: lunes 9 de abril (Secretaria
General)
– Directores de Área
– Secretarias de Área
– Secretarias de Unidades Académicas
– Centros Universitarios
– Comunidad en general
• Arrancar la implementación del modelo: lunes 16 de abril

9. ARRANCAR LA IMPLEMENTACIÓN
Fase 2
Calidad: Eficacia
Plazos: Eficiencia
Plan de
Acción Políticas
Preventivo y Procedimientos
Correctivo Flujos
Planes
Plan de
Plan de auditoria Capacitación
Plan de Seguimiento Plan de
Plan de indicadores de Comunicación
desempeño
16 de Abril

10. PREGUNTAS?