Este documento resume las tres partes principales para dirigir una reunión efectiva: Apertura, Desarrollo y Cierre. En la Apertura, el líder debe presentar el propósito y la agenda, establecer las reglas y roles. Durante el Desarrollo, el líder debe asegurar que se discutan todos los puntos de la agenda manteniendo el enfoque del grupo, que todos los puntos de vista sean escuchados, y ser consciente de su papel como líder. Finalmente, en el Cierre el líder resume los puntos clave

1. Dirigir una reunión
Extractado del libro de Harvard Business Review
http://books.google.es/books?id=EOhcfUt6NxoC&lpg=PP1&pg=PA4#v=onepage&q&f=false

2. Dirigir una reunión
• APERTURA
• DESARROLLO
• CIERRE
3 grandes partes

3. APERTURA
• Inicie con Autoridad:
PUNTUALIDAD

4. APERTURA
Presente a los que nos se
conocen
Para qué estamos aquí?
De a conocer el propósito
inicial y resultados esperados
Revise la agenda,
presentando los puntos a
discutir
Como trabajaremos juntos?
Fije o repase reglas básicas
•Comenzar y terminar puntualmente.
•Quien puede hacer contribuciones a la
agenda.
•Comprender quién tomará decisiones.
•Todos pueden quedarse hasta la hora
de cierre? Pregunte.
•Recordar la autoridad que tiene el
grupo.
•Límite de tiempo para cada problema:
•Para sobrepasar el tiempo
asignado
•Clarificar limitaciones para cada
item:
•Políticas de la compañía
•Decisiones de la compañía
•Presupuesto
•Quien tomará la decisión de cada item

5. APERTURA
Presente a los que nos se
conocen
Para qué estamos aquí?
De a conocer el propósito
inicial y resultados esperados
Revise la agenda,
presentando los puntos a
discutir
Como trabajaremos juntos?
Fije o repase reglas básicas
•Pida participación y apertura para
nuevas ideas
•Recuerde escucharse unos a otros
•Restricción de interrupciones
•Informe los roles de cada uno si es
necesario:
•Control de tiempos
•Facilitador
•Redactor
•Señalar uso del “estacionamiento”
•Orden y organización
•Pausas
•Uso de baños
•Uso de celulares y otros
dispositivos

6. APERTURA
• Antes de iniciar no deje que la reunión se le
salga de las manos

7. DESARROLLO
• No toque temas no incluidos
• Inicie con lo más fácil
• Asigne un responsable para el manejo del tiempo
• Informe cuando se llego a un acuerdo y siga al siguiente punto
• No deje relajar la disciplina
• Recuerde periódicamente. Que se ha hecho, que se esta haciendo, que se
hará
Aténgase a la agenda
(mantenga al grupo
enfocado)
• Solicite feedback
• Se nos ha olvidado algo?
• Pregunte a los callados
• Para grupos de mas de 10 separe en subgrupos de 3
• Deje un tiempo para reflexionar. No apure votaciones
• Haga que alguien asuma la posición de abogado del diablo
Asegúrese que todos
los puntos de vista
sean escuchados
• No acapare la discusión
• Promueva a los callados
• Controle a los dominantes o a los que interrumpen
• Elogie y sea positivo acogiendo lo que los demás dicen
• Intervenga criticas y ataques a contribuciones
• Señale orden de intervenciones
• Este atento al lenguaje corporal
Sea consiente de
usted como líder

8. DESARROLLO
• No toque temas no incluidos
• Inicie con lo más fácil
• Asigne un responsable para el manejo del tiempo
• Informe cuando se llego a un acuerdo y siga al siguiente punto
• No deje relajar la disciplina
• Recuerde periódicamente. Que se ha hecho, que se esta haciendo, que se
hará
Aténgase a la agenda
(mantenga al grupo
enfocado)
• Solicite feedback
• Se nos ha olvidado algo?
• Pregunte a los callados
• Para grupos de mas de 10 separe en subgrupos de 3
• Deje un tiempo para reflexionar. No apure votaciones
• Haga que alguien asuma la posición de abogado del diablo
Asegúrese que todos
los puntos de vista
sean escuchados
• El silencio no significa poca participación sea sensible a la necesidad de
otros de escuchar
• Destaque ideas de acuerdo
• Escriba los aportes de cada uno
• No borre ideas en lluvias de ideas
• Mantenga ideas en el “estacionamiento”
Sea consiente de
usted como líder

9. CIERRE
• Resuma la reunión
• Repase los puntos mas destacados.
– puntos clave de la agenda, Decisiones tomadas,
responsabilidades acordadas, responsables,
tiempos para llevarlas a cabo
• Ate cabos sueltos
• Pida feedback
• Reformule logística próxima reunión
• Felicite