El procedimiento describe los pasos para la emisión de cheques, incluyendo la recepción de documentación de soporte por parte de las áreas de ejecución presupuestaria y contabilidad, la revisión y registro en el sistema por parte de la subdirección de tesorería, la emisión y firma de cheques físicos, y la entrega de los cheques a los beneficiarios.

1. 1. Unidad Administrativa: Subdirección de Tesorería
2. Título del Procedimiento: Emisión de cheques
3. Definición del Procedimiento.
Derivado de la suscripción de contratos, servicios, compra de materiales y
suministros, lo que genera una obligación de pago, la cual se puede realizar a
través de la modalidad de cheque, siendo este un título de crédito de inmediato
cobro a través del cual se genera una obligación de pago a un proveedor,
contratista u otros, siendo necesario establecer los lineamientos y las medidas de
seguridad para su adecuado control.
Objetivos del Procedimiento.
 Elaborar los cheques correspondientes al pago de obligaciones que tiene el
Instituto de Fomento Municipal con proveedores, contratistas, personal,
transferencias entre cuentas, reposición de fondos rotativos, préstamos a
las municipalidades, retenciones y cualquier otro tipo de pago contable y
presupuestario.
 Contar con la documentación de respaldo correspondiente que soporte
cada pago.
 Establecer la metodología y medidas de control para realizar los pagos de
manera eficiente y oportuna.
Normas del Procedimiento.
1. La documentación de soporte para la generación de un pago queda en
custodia de las Áreas que a través del Sistema de Contabilidad Integrado
actualmente tienen la opción de generar pagos, siendo el Área de
Contabilidad y Ejecución Presupuestaria.
2. Adicional a la documentación de soporte que se genera en las Áreas
indicadas en la norma anterior, se debe trasladar al Área de Tesorería
documentación de soporte necesaria que respalde el pago y su futura
fiscalización y/o revisión.
3. Adjunto a los expedientes de pago se debe trasladar fotocopia del CUR y el
Formato de Solicitud de Autorización de Pago, con las respectivas firmas y
sellos.
4. Todo cheque emitido debe contar con dos firmas mancomunadas, no
importando el orden, teniendo actualmente los siguientes funcionarios

2. firmas registradas: Gerente Administrativo Financiero, Director Financiero,
Supervisor Técnico de Tesorería y Supervisor Técnico de Contabilidad I.
5. Los cheques deben ser entregados únicamente a la persona y/o proveedor
al que fueron emitidos, salvo casos en donde se puede autorizar de forma
escrita a otra persona, presentando la debida documentación, que en este
caso es el DPI.
6. En los casos de factura cambiaria, o donde se indique, previo a la entrega
del cheque, se deberá solicitar el respectivo recibo de caja.
7. Todo cheque debe ser anotado en el libro de control correspondiente.
8. En los casos de entrega de cheques por préstamos otorgados a las
municipalidades, se deberá solicitar el respectivo recibo de ingresos 7B1
autorizado por la Contraloría General de Cuentas en original, firmado por el
Tesorero y Alcalde de la Municipalidad respectiva.
9. Los casos en los cuales se emitirá cheque, son los siguientes: Inversiones
nuevas, reinversiones, Préstamos otorgados a las municipalidades, pago de
retenciones, devolución de capital e intereses, constitución, ampliación y
reposición de fondos rotativos, pagos de nóminas, anticipo a contratistas,
devolución de garantía de contratistas, reposición de pagos entre otros.

3. Descripción del Procedimiento
Procedimiento: Emisión de Cheques
Inicia: Ejecución Presupuestaria y/o
Área de Contabilidad
Termina: Subdirección de Tesorería
Unidad
Responsable
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Ejecución
Presupuestaria
y/o Contabilidad
Secretarias de
Áreas de Ejecución
Presupuestaria y/o
Contabilidad
1 Entrega de expedientes para emisión de
cheque. (Copia de Cur, formato de
Autorización de Solicitud de Pago y
documentos que respalden el pago).
Sub-dirección de
Tesorería
Secretaria 2 Recibe expediente de pago y traslada al
Supervisor Técnico de Tesorería para
revisión.
Supervisor Técnico
de Tesorería I
3 Revisa expediente e instruye para su
registro en Sicoin-Web y luego traslada a
Secretaria para el control respectivo.
Secretaria 4 Recibe expediente y traslada al
encargado de Emisión de Cheques y
anota en control respectivo.
Encargado de
Emisión de
Cheques
5 Recibe expediente y revisa, si está
completo y correcto asigna No. de
cheque en el Sistema, si está incorrecto
e incompleto devuelve a secretaria para
que remita al Área que lo trasladó, para
que se atiendas las observaciones
correspondientes.
Encargado de
Emisión de
Cheques
6 Solicita las formas del cheque físico al
Supervisor Técnico de Tesorería I, según
los pagos generados en el Sistema.
Supervisor Técnico
de Tesorería I
7 Entrega formas de cheque según
requerimiento del Encargado de
cheques.
Encargado de
Emisión de
Cheques
8 Recibe los cheques físicos y verifica la
asignación con el Sistema.
Encargado de
Emisión de
Cheques
9 Opera en Sicoin-Web e imprime cheque
y listado de cheques emitidos.

4. Inicia: Ejecución Presupuestaria y/o
Área de Contabilidad
Termina: Subdirección de Tesorería
Unidad
Responsable
Puesto
Responsable
Paso
No.
Actividad
Encargado de
Emisión de
Cheques
10 Asigna y coloca claves de seguridad en
el cheque físico.
Encargado de
Emisión de
Cheques
11 Entrega los cheques y reporte al pagador
de cheques, para la gestión de firmas
respectivas.
Pagador de
cheques
12 Recibe cheques y reporte y gestiona
firmas cheques.
Pagador de
cheques
13 Al tener los cheques firmados verifica,
firmas y sellos.
Pagador de
cheques
14 Protege y clasifica cheques por
proveedor en orden alfabético.
Pagador de
cheques
15 Entrega cheque al beneficiario,
solicitando documento de identificación y
requiriendo si procede el recibo de caja
correspondiente y en los casos en donde
no es el titular, la carta de autorización
con respectiva copia de DPI de ambos.
Pagador de
cheques
16 Traslada reporte de cheques pagados y
expedientes de pago al Encargado de
Emisión de Cheques.
Encargado de
Emisión de
Cheques
17 Verifica el listado de pagos efectuados y
genera entrega en el sistema.
Encargado de
Emisión de
Cheques
18 Archiva y finaliza el proceso.

5. Inicio
Secretaria Área de Ejecución
Prespuestaria y/o Contabilidad
Secretaria Subdirección de Tesorería Supervisor Técnico de Tesorería I Encargado de Emisión de Cheques Pagador de Cheques
1
2
3
4
5
¿Todo está correcto?
6
No
6
Si
7
Entrega formas de cheques
según requerimiento de pagos
a realizar
8
9
1