He aquí un práctico manual para la provisión de cuentas incobrables. Espero que sea de tu utilidad

1. MANUAL DE CUENTAS
INCOBRABLES
DISPOSICIONES GENERALES
 Será responsabilidad de la Gerencia de Tesorería, cumplir y hacer cumplir las
políticas y procedimientos para la cancelación de cuentas incobrables.
 Los presentes lineamientos deberán observarse a partir de la fecha de su
implantación, incluyendo su aplicación en aquellos asuntos que se encuentren en
proceso de dictaminación, autorización y cancelación a esa fecha
I. CONCEPTOS:
1. Se consideran cuentas incobrables aquellos adeudos referentes a los siguientes
supuestos:
a) Cuando el deudor haya fallecido, careciendo éste de bienes en la sucesión o
se compruebe la no localización del mismo, habiendo agotado las instancias
legales correspondientes.
b) Cuando la autoridad competente declare el concurso del deudor mediante
sentencia y/o constancia de insolvencia.
c) Cuando se hayan concluido las instancias extrajudiciales y judiciales de mérito,
agotándose los recursos aplicables.
d) Cuando durante las gestiones extrajudiciales se llegue a la certeza de que el
deudor no tiene bienes embargables o cuando sea incosteable, atendiendo al
costo beneficio de la entidad, considerando el monto del adeudo, así como la
erogación en gastos judiciales y extrajudiciales que se deban efectuar en cada
caso en particular, debiéndose elaborar la justificación correspondiente.
e) Por incapacidad física o mental permanente del deudor.
f) Por declaración de presunción de muerte emitida por autoridad jurisdiccional.
g) Por falta de documentación soporte que acredite el adeudo, y
h) Por prescripción del adeudo.
i) Los casos no contemplados en los supuestos anteriores, deberán ser
sometidos para su cancelación a la aprobación del Consejo Directivo.
2. Se consideran cuentas de dudoso cobro aquellos adeudos cuya antigüedad
rebase a los 90 días de la fecha de emisión siempre y cuando la causa no sea
imputable a LA EMPRESA; se encuentre en los supuestos anteriores o bien no
exista un acuerdo formal del cliente para cumplir con la obligación
correspondiente.
II.. LOS REQUISITOS que se deberán cumplir para la cancelación contable de las
cuentas incobrables son:
1. Que provenga de las operaciones derivadas de los servicios que presta cualquier
empresa ; además de adeudos de ex-empleados, proveedores, contratistas y
cualquier otro adeudo a favor de cualquiera de las empresas del LA EMPRESA.
2. Que se encuentren registradas contablemente y que exista documentación soporte
de la operación que generó dicho adeudo y las autorizaciones correspondientes
para su cancelación.
3. Que la empresa haya registrado una provisión suficiente para absorber las
pérdidas que se presenten por este concepto; dicha provisión se calculará
conforme al presupuesto y deberá ser razonable o equivalente para la
cancelación de cuentas incobrables.

2. MANUAL DE CUENTAS
INCOBRABLES
4. Que las acciones conducentes al cobro del adeudo estén debidamente soportadas
documentalmente, así como el dictamen de incobrabilidad emitido por el asesor
Jurídico autorizado para ello..
5. Que se encuentre debidamente integrado el expediente de cuentas incobrables.
6. El expediente de cuentas incobrables deberá contener:
a) Documentación relativa al deudor.
(i) Contrato (en su caso).
(ii) Documentación que identifique el origen del adeudo (cotizaciones,
confirmación de servicio, certificado de servicio, albarán, acuse de recibo
del equipo, etc.)
(iii) Acta de depuración y cancelación de saldos debidamente requisitada (ver
formato adjunto)
(iv) Documentación y/o escritos que demuestren las gestiones realizadas para
la recuperación del adeudo y que soporten la elaboración del dictamen de
incobrabilidad.
(v) Informe y opinión de la junta del Comité de Dirección, respecto a la debida
integración del expediente conforme a estas normas.
III. PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES:
1. DETERMINACIÓN DE MONTOS:
a) Emisión de listado general de clientes considerando los saldos dentro los
siguientes criterios:
(i) Facturación en pesos = Importe efecto del saldo del documento en cuestión
(ii) Facturación en dólares= Importe de divisas por el tipo de cambio al cierre
del mes analizado publicado en el DOF
b) Cálculo de días de vencido:
(i) Serán calculados de acuerdo a la fecha del cierre del mes que se analice
con respecto a la fecha de vencimiento de cada uno de los documentos
c) Selección de documentos con quebrantos (por separado):
(i) Facturas de clientes nacionales con quebrantos:
(a) Clientes no intercompanies:
(i) Saldos mayores a 90 días de vencido
(ii) Saldos mayores a 45 días de vencido: Aquellos clientes no
asegurados cuyo saldo vencido sea mayor a 45 días por causas no
imputables a LA EMPRESA y cuyo adeudo no haya sido
formalmente documentado.
(b) Clientes intercompanies: Aún cuando contamos con la garantía del
apoyo del Grupo en un quebranto producido por una Inter-Compañía; el
riesgo es latente aún cuando se considera realmente bajo; por lo
anterior; se considerarán como quebrantos los saldos cuya antigüedad
sea igual o mayor a los 365 días con respecto a la fecha de
vencimiento y solamente el 50% considerando que el grupo apoyaría
para subsanar el mismo.
2. PASO 1: TOTAL CARTERA CON QUEBRANTO: De la selección realizada en el
punto anterior; se deberán sumar los importes al cierre del mes analizado;
separado en dos grupos: a) Cuentas por cobrar con IVA y b) Cuentas por cobrar
sin IVA; la clasificación será la siguiente:

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INCOBRABLES
a) Intercompanías a más de 365 días
b) Facturación este año a más de 90 días
c) Facturación años anteriores (más de 90 días)
d) Dudoso cobro (menor a 90 días)
3. PASO 2 (INVENTARIO DE CARTERA DE QUEBRANTO): De la clasificación
realizada en el PASO 1; se deberá realizar una sub-clasificación; de acuerdo a los
siguientes apartados:
a) Cuentas con posibilidades de cobro superior al 80%: Se consideran para este
efecto los siguientes casos:
(i) Clientes cuyo riesgo se encuentre amparado por el Seguro de Crédito
(ii) Clientes con documentación de adeudo formal y convenio
b) Partidas en consignación
c) Cuentas de dudoso cobro
d) Cuentas pendientes de compensación (cliente/proveedor): Aplica tanto para
proveedores como para intercompanies; siempre y cuando exista un saldo
acreedor en la parte de cuentas por pagar de cualquiera de las tres empresas
de la zona comercial Norte-América.
e) Cuentas en jurídico
f) Cuentas pendientes de aplicación de Nota de crédito: Por bonificación
comercial, penalización y otros descuentos ya que el tratamiento contable es
diferente y se realiza a partir de la elaboración y autorización de la nota de
crédito correspondiente.
g) Intercompanies a más de 365 días (50%)
4. PASO 3: CALCULO DE LA PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES
CONSIDERANDO IMPUESTOS: Resultado de sumar los incisos c, e y g del punto
anterior
5. PASO 4: CÁLCULO DE L A PROVISIÓN ANUAL DE CUENTAS
INCOBRABLES:
a) Se determina el IVA de las cuentas por cobrar con IVA
b) Al monto determinado del PASO 3; se le deducida el inciso anterior.
6. PASO 5: CALCULO DE EXCEDENTE O DÉFICIT DE PREVISIÓN ANUAL:
a) Se extrae la balanza con respecto a las cuenta contable en la que se
provisionan las cuentas incobrables para revisar los acumulados que se lhan
contabilizado los meses anteriores; incluyendo el acumulado del cierre del
ejericicio fiscal pasado si éste existiere.
b) Se compara el monto determinado en el paso 4 con el acumulado del PASO 5
inciso a;
(i) Superávit: si éste es menor; tenemos un superávit por lo cual habrá que
realizar el asiento contrario; es decir, un cargo a la provisión para cuentas
incobrables
(ii) Déficit: Si el saldo comparado es menor a la provisión acumulada anual.
7. Sea el importe con déficit o superávit; la diferencia en cuestión (PASO 6:
CALCULO DE LA PROVISIÓN MENSUAL DE CUENTAS INCOBRABLES);
deberá dividirse por los meses restantes del ejercicio fiscal incluyendo el
analizado; la provisión será el resultado de esta operación.

4. MANUAL DE CUENTAS
INCOBRABLES
8. AUTORIZACIÓN DE LA PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES:
a) El analista de CXX deberá turnar el libro de trabajo con el análisis
correspondiente al Gerente de Tesorería para su autorización a más tardar al
tercer día hábil posterior al cierre de cada período.
9. CONTABILIZACIÓN:
a) Es responsabilidad del Gerente de Tesorería turnar la autorización con el libro
de trabajo correspondiente a más tardar el cuarto día hábil posterior al cierre
de cada mes; al contador general para su aplicación.
IV. CASTIGO DE CUENTAS INCOBRABLES:
1. Autorizaciones:
a) Cuando el comité de Dirección responsable de autorizar la incobrabilidad
requiera de información complementaria, ésta debe recabarse y entregarse en
un plazo no mayor de cinco días hábiles a partir de la fecha de su solicitud.
b) El Departamento de Crédito y Cobranzas, será el responsable de la guarda y
custodia del expediente, una vez efectuada la cancelación de la cuenta
incobrable.
c) El dictamen de incobrabilidad será invariablemente el documento que sustente
junto con la documentación soporte, el dictamen de autorización para la
cancelación de cuentas incobrables.
d) El asesor jurídico autorizado deberá elaborar el dictamen de incobrabilidad,
especificando los argumentos que cataloguen a una cuenta como incobrable.
e) El Analista de crédito y cobranzas de cada empresa, deberá dar seguimiento a
las acciones orientadas a la agilización del proceso de cancelación de las
cuentas incobrables ante las instancias que correspondan.
2. Registro:
a) Corresponderá al Analista de Crédito y Cobranzas de cada empresa, registrar
todos los dictámenes de incobrabilidad que le hayan sido remitidos, para
efecto de control o bien para su atención, según sea el caso. Deberá efectuar,
por única vez, los registros contables y cancelación de las cuentas y las sub-
cuentas que procedan, inmediatamente después de que le turnen la
documentación comprobatoria.
b) Una vez efectuado el movimiento contable de cancelación de cuenta
incobrable, se deberá reflejar dicho movimiento en los estados financieros y se
comentará en las notas de explicación a los estados financieros por el
Departamento de Contabilidad.
3. Revisión:
a) La Dirección de Finanzas y la Contraloría, podrá efectuar las revisiones que
considere pertinentes.
V. BASES DE OPERACIÓN:
1. Será responsabilidad de la Gerencia de Tesorería, a través del Departamento de
Crédito y Cobranzas y el departamento de Contabilidad, el mantener actualizado y
depurados los registros contables así como las provisiones correspondientes.

5. MANUAL DE CUENTAS
INCOBRABLES
2. El departamento de Crédito y Cobranzas , a través del Asesor Jurídico autorizado,
el Departamento de Contabilidad y demás áreas involucradas en cada caso, serán
responsables de obtener e integrar los expedientes sujetos a cancelación, de
conformidad con los requisitos contenidos en el presente documento.
3. El Asesor Jurídico autorizado; realizará las acciones extrajudiciales y legales
encaminadas a la recuperación de adeudos, conforme a los términos y naturaleza
del adeudo. En caso de no ser viable su recuperación, deberá elaborar el dictamen
de incobrabilidad para proceder a tramitar la cancelación correspondiente.
4. Los titulares de las áreas facultadas para autorizar la cancelación de adeudos,
deberán verificar que los expedientes se encuentren debidamente integrados y
signar en el documento de cancelación del adeudo que corresponda de acuerdo a
sus facultades.
ANEXO: FORMATO PARA CASTIGO DE CUENTAS INCOBRABLES

6. MANUAL DE CUENTAS
INCOBRABLES
CUENTAS POR COBRAR CON IVA: % IVA
A INTERCOMPAÑÍAS A MÁS DE 365 DÍAS: 1,676,527.43 10.91%
B FACTURACIÓN 2008 MÁS 90 DÍAS: 738,874.75 4.81% 96,374.97
C DUDOSO COBRO MENOR A 90 DÍAS: 0.00 0.00% 0.00
D FAC AÑOS ANTERIORES NO PAGADA: 1,886,594.75 12.28% 246,077.58
CUENTAS POR COBRAR SIN IVA:
E INTERCOMPAÑÍAS A MÁS DE 365 DÍAS: 4,311,070.53 28.06%
F FACTURACIÓN 2008 MÁS 90 DÍAS: 1,899,963.64 12.37%
G DUDOSO COBRO MENOR A 90 DÍAS: 0.00 0.00%
H FAC AÑOS ANTERIORES NO PAGADA: 4,851,243.64 31.57%
I TOTAL CUENTAS CON QUEBRANTO: 15,364,274.74 (SUMA A..H)
Menos: IVA
J a) Cuentas con probabilidad de cobro superior al 80% 568,490.00 7.87% 42,260.87
K b) Partidas en consignaión 217,300.00 3.01% 31,826.09
L c) Cuentas de dudoso cobro 4,317,688.00 59.79% 1,160.87
M d) Cuentas pendientes de compensación (cliente/proveedor) 875,900.00 12.13%
N e) Cuentas en jurídico 325,000.00 4.50% 42,391.30
O f) Cuentas pendientes de aplicación de nota de crédito 78,500.00 1.09% 9,291.91
P g) Intercompañías a más de 365 días (50%) 1,676,527.43 838,263.71 11.61%
Q TOTAL CUENTAS CON QUEBRANTO: TOTAL: 7,221,141.71 (SUMA J..P)
RTOTAL A PROVISIONAR SIN DEDUCCIÓN DE IMPUESTOS: 5,480,951.71 (I-J-K-M-0)
Menos:
S IVA POR PAGAR FACTURAS A PROVISIONAR: 43,552.17
T TOTAL A PROVISIONAR ANUAL TOTAL: 5,437,399.54 (R-S)
MENOS PROVISIÓN ACUMULADA:
CUENTAS DUDOSO COBRO: (3,522,578.10)
PROVISIÓN ENERO xxxx (18,000.00)
PROVISIÓN FEBRERO xxxx (22,000.00)
PROVISIÓN MARZO xxxx
PROVISIÓN ABRIL xxxx
PROVISIÓN MAYO xxxx
PROVISIÓN JUNIO xxxx
PROVISIÓN JULIO xxxx
PROVISIÓN AGOSTO xxxx
PREVISIÓN SEPTIEMBRE xxxx
PREVISIÓN OCTUBRE xxxx
PREVISIÓN NOVIEMBRE xxxx
PREVISIÓN DICIEMBRE xxxx
U TOTAL PROVISIONADO A LA FECHA: xxxxx (3,562,578.10) ((Balanza trimestral)
V TOTAL EXCEDENTE O DÉFICIT: EXCE/DÉFICIT: 1,874,821.44 (T-U)
DÉFICIT
MESES FALTANTES INCLUYENDO ESTE MES: 10
W TOTAL A PROVISIONAR NETO ESTE MES: 187,482.14
CÁLCULO DE LA PROVISIÓN MENSUAL DE CUENTAS INCOBRABLES NETA (PASO 5)
(T/MESES FALTANTES)
CÉDULA CALCULO DE CUENTAS INCOBRABLES MES DE XXXXX DE 20XX
INVENTARIO DE CARTERA CON QUEBRANTO (PASO 2)
TOTAL CARTERA CON QUEBRANTO (PASO 1)
CÁLCULO DE LA PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRALES CONSIDERANDO IMPUESTOS (PASO 3)
CALCULO DE EXCEDENTE O DEFICIT DE PROVISIÓN (PASO 4)
CÁLCULO DE LA PROVISIÓN ANUAL DE CUENTAS INCOBRABLES DEDUCIENDO IMPUESTOS (PASO 4)