Este documento describe el procedimiento de facturación y cartera de la Cámara de Comercio de Cartagena. Explica que el objetivo es recaudar los activos de las facturas emitidas por los servicios prestados a las empresas. Detalla el proceso de facturación, que incluye la recepción de solicitudes, análisis, elaboración, aprobación y envío de facturas, así como el seguimiento de pagos y gestión de cobros. También establece plazos para la confirmación de recibido, recordatorios de pago, suspensión de

1. PROCEDIMIENTO FACTURACIÓN Y CARTERA
Versión: 1
Fecha: 25-06-2012
Aprobó: Jefe
Departamento Financiero
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PROCESO: Gestión Financiera
SUBPROCESO: N.A.
PROCEDIMIENTO: Facturación y Cartera
1. OBJETIVO. Recaudar el conjunto de activos de las facturas emitidas por los servicios prestado
a las empresas de la Jurisdicción de la Cámara de Comercio de Cartagena
2. ALCANCE. Aplica a todas las facturas emitidas y cobro de las mismas, de todos los procesos de
la Cámara de Comercio de Cartagena
3. PALABRAS CLAVES
Cartera
Factura
Concepto
Pago
Causación
Centro de costo
4. POLÍTICAS DE FACTURACIÓN Y CARTERA
• El tiempo establecido para la elaboración de facturas es de 16 horas hábiles.
• Los servicios que se facturan son los servicios privados.
• No se financiaran los servicios de venta de bases de datos, formaciones tales como conferencias y
seminarios, conciliaciones y arbitrajes.
• Se recibirán pagos posteriores del servicio de formación solo a los afiliados y empresas medianas y
grandes que envíen carta de compromiso para la facturación.
• Si un empresario no ha cancelado un servicio, este servicio se suspenderá y si se encuentra en
mora con la Cámara, no podrá beneficiarse de apoyos particulares, como la participación en ferias,
misiones y macro ruedas, y otros servicios que la Cámara le pueda brindar para el fortalecimiento
de su empresa. Sin embargo si podrá participar de los eventos gratuitos que desarrolle la entidad.
• Se facturará a Comerciantes (personas naturales y jurídicas) y entidades sin ánimo de lucro
legalmente constituidas.
• La cartera se castigará anualmente.

2. PROCEDIMIENTO FACTURACIÓN Y CARTERA
Versión: 1
Fecha: 25-06-2012
Aprobó: Jefe
Departamento Financiero
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5. FLUJOGRAMA
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA
1.
Recibir solicitud
de facturación
Se recibe la solicitud de facturación por parte
del vendedor.
Asistente II
contable
E-mail.
Formato
2.
Analizar
solicitud de
facturación
Se analiza la solicitud, si cumple con los
requisitos para facturar (validar formato). En
caso de no cumplir con lo especificado se
devuelve.
Asistente II
contable
Formato
3. Elaborar factura
Se elabora la factura en el sistema de
información contable así: se crea el NIT, se
parametriza (se crea como cliente y se le asigna
una cuenta por cobrar), se graba la factura
llenando los datos (centro de costos, tipo de
cartera, vendedor, valor, concepto,
especificaciones de pago y causación), esta
factura se imprime
Asistente II
contable
ERP
4. Aprobar
Se da aprobación del jefe financiero partir de la
firma sobre la factura
Jefe Financiero Factura
5. Enviar factura
Se envía factura al cliente solo por el área de
archivo y correspondencia en la cual se manejan
los procedimientos establecidos (horario de
entrega de facturas por parte de archivos es de
8 a 8:30 y de 2 a 2:30. Y luego se envía
constancia de recibido al área financiera a
Archivo y
correspondenc
ia

3. PROCEDIMIENTO FACTURACIÓN Y CARTERA
Versión: 1
Fecha: 25-06-2012
Aprobó: Jefe
Departamento Financiero
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N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA
través del DOCUWARE.
6.
Confirmar
recibido
Se realiza la primera llamada de confirmación
del recibido de la factura dos días después que
se entregue la factura a archivo
Asistente II
contable
7.
Recordatorio de
pago
Una segunda llamada como recordatorio de
pago. Se realiza cobro por escrito antes de
finalizar el mes
Asistente II
contable
8.
Seguimiento
pago de factura
Deben hacer seguimiento a pago de la factura,
durante la ejecución del contrato los
encargados de realizar la venta del servicio.
Responsable
del proceso
9.
Gestión de
cobro
Se realizará la gestión de cobro, mediante
llamadas telefónicas por parte del
Departamento Financiero, una vez la factura se
encuentre vencida, es decir a los 30 día de
emitida la factura
Asistente II
contable
10.
Suspensión del
servicio
Si dentro de los 45 días posteriores a la emisión
de la factura, no se ha efectuado el pago,
mediante comunicación escrita se realizará el
cobro y se dará aviso a la suspensión del
servicio por parte del responsable del proceso
que emitió la factura
Jefe del área
solicitante
11. Cobro jurídico
Después de 60 días de emitida la factura y no se
haya efectuado el pago, se dará traslado a la
Secretaría General de la entidad, para que el
cobro se realice bajo esta instancia
Secretaria
General