El documento describe el ciclo de compras, incluyendo las cinco etapas principales (identificación de necesidades, análisis de solicitud, investigación de proveedores, negociación y control de recepción). También describe objetivos de control interno de compras, un programa de auditoría para compras y devoluciones, y funciones y responsabilidades de un jefe de compras. Finalmente, resume las cuatro fases típicas de un ciclo de compras en logística: determinación de necesidades, selección de proveedores, emisión y se

1. EL CICLO DE COMPRAS
El ciclo de compra es el proceso por el que pasa un consumidor potencial antes de
tomar la decisión de efectuar una compra o conversión final.
Funciones del ciclo de compras
El proceso de compra de una empresa es sin duda un proceso que requiere de un
análisis y de la oferta. Pero cuidando la calidad del material que requerimos, dicho
artículo debe adaptase a la necesidad que la empresa demande. Cada empresa sin
duda maneja diferentes tipos de procedimientos y métodos, pero todos estos tienen
el mismo objetivo comprar. Hay cinco etapas principales de un ciclo de compras:
1. Identificación de la necesidad del material
2. Análisis de la Solicitud de Compras.
3. Investigación y Selección de Proveedores.
4. Negociación con el Proveedor (seleccionado).
5. Control de la Recepción del Material Comprado.
Objetivos del control interno del ciclo de compras
La auditoría es para detectar deficiencias en la aplicación del enfoque por procesos,
aunque esta labor es previa al trabajo de campo, se hace durante el estudio de la
documentación. En esta etapa sí podrías dar fe de estas no conformidades, y lo
reflejarías en el informe (junto a las no conformidades "de campo"). El enfoque de
los auditores en relación con la verificación compras debe ser consciente de la
posibilidad de fraude, al igual que de la ocurrencia de un error accidental en la
determinación de las cantidades y montos del inventario. Con frecuencia, los errores
fraudulentos en el inventario han sido empleados para evadir los impuestos sobre
la renta, para ocultar faltantes que surgen de diversas tretas ilegales, y para engañar
a los accionistas u otros propietarios inactivos sobre las utilidades y la posición
financiera de la compañía. Identificación de los objetivos de control interno con
riesgo de no cumplimiento.
PROGRAMA DE AUDITORIA PARA COMPRAS Y DEVOLUCIONES SOBRE
COMPRAS:
Compras:
1. verifique las sumas y cuadre el registro de los asientos originales e investigue los
totales hasta el mayor general de dos meses no consecutivos.

2. 2. Examine las facturas de los proveedores y las pólizas relativas y compárelas con
los asientos en el registro de compras (o en el registro de pólizas) de:
Dos meses no consecutivos, como en el 1 y anterior y El último mes del ejercicio
más una muestra al azar, el total de lo cual será aproximadamente igual al 17% del
total anual, o Una muestra al azar de aproximadamente el 17%.
3. Verifique las extensiones de acuerdo con el renglón 2 (a), (b) o (c). Anteriores.
4. Siga los pases a las cuentas de los acreedores en el último mes del ejercicio.
5. Examine los registros de recepción de la última semana del ejercicio y siga la
recepción de la mercancía hasta los registros de compra.
6. Determine lo adecuado del cierre al último día del ejercicio.
7. Observe la distribución incorrecta de las cuentas.
El auditor debe examinar las facturas y las pólizas relativas para ver que los precios
sean los correctos, así como las extensiones, los totales y la evidencia del recibo de
las mercancías o servicios. Cada factura con sus pólizas relativas deberá llevar
evidencia de la aprobación del pago. A medida que el auditor examina las facturas
de los proveedores y los documentos relacionados, deberá cerciorarse de que lo
pagado este así marcado con un sello, de manera que no puedan ser representadas
para su pago más de una vez, investigando facturas “duplicadas”.
Devoluciones y Rebajas sobre Compras:
1. Verifique las sumas y cuadre los registros de devolución y rebajas e
investigue los totales al mayor general de dos meses no consecutivos.
2. 2 Examine las notas de crédito y devoluciones y rebajas y compárelos con
los registros de devoluciones y rebajas de. Dos meses no consecutivos Del
último mes del ejercicio más una muestra, el total de la cual será
aproximadamente igual al 17% del total el 17%. Una muestra al azar de
aproximadamente el 17%
3. Investigue los pases a cargo a las cuentas de los proveedores en el último
mes del ejercicio.
4. Examine los registros de embarque de la última semana del ejercicio, para
asegurarse que los cargos asentados en las cuentas de los acreedores
estuvieron representados por mercancías devueltas.
5. Determine lo adecuado del corte al último día del ejercicio. En el examen de
los registros de compras y en los de devoluciones sobre compras y rebajas,
y de todos los datos que las fundamentan, el auditor debe asegurarse que
los asientos de los registros de compras estén apoyados por órdenes de
compra, informes de recepción y facturas de los proveedores, debidamente

3. autorizados y aprobados, y que los créditos por devoluciones y rebajas estén
apoyados por las respectivas notas de crédito de los proveedores. Los
registros de devolución y rebajas deben cerrase debidamente al final del
ejercicio incluyendo todo lo regresado el ultimo día. Deberá compararse el
nombre, fecha y cantidad de cada factura y de las pólizas relativas con los
mismos conceptos que aparecen en el registro de compras. Evaluación de
control interno
Funciones y Responsabilidades de un jefe de compras
Se presenta para un mejor conocimiento de la operación del departamento
de compras las funciones del jefe de este departamento, debidamente
analizada en cada punto del proceso.
Cargo: JEFE DE COMPRAS EMITIDO EN:
Personal a cargo: ASISTENTE DE COMPRAS No. DE PAGINAS
SECRETARIA FECHA: _ DEPENDENCIA A LA CUAL PERTENECE:
GERENCIA ADMINISTRATIVA. FUNCIONES O RESPONSABILIDADESO
I. REALIZA:
• 1. La planeación de las compras locales, nacionales e internacionales.
• 2. Estudios de precios.
• 3. Selección de proveedores y transportadores.
• 4. Negociaciones con proveedores dentro de las políticas establecidas por
la empresa, buscando el mejor proveedor y mejor precio.
• 5. Contacto permanente con proveedores, distribuidores, fabricantes,
transportadores y otros que consideren necesarios.
• 6. Verificaron del cumplimiento de los pedidos.
II. INVESTIGA: Fuentes de aprovisionamiento y transporte.
Precios y calidad de los productos ofrecidos por los proveedores.
III. ACTUALIZA: Los precios de los productos en el mercado. El registro de
proveedores El registro de cotizaciones Catalogo de precios y suministros
Unas de las fases más importantes del examen de las adquisiciones del
inventario es, asegurase de que todos los artículos comprobados en el último
día del ejercicio estén anotados con el correcto debe o haber y – si no se han
vendido – estén incluidos en el inventario, los artículos en camino sobre los
cuales tengan propiedad el cliente; también debe incluirse en el inventario y
en las cuentas por pagar. Las facturas recibidas, pero cuyos artículos no se
han recibido, deberán registrarse e incluirse en el inventario si son propiedad
del cliente. Las mercancías recibidas, de las cuales no se haya recibido la
factura deberán incluirse en el inventarío creando un pasivo
IV. FIRMA:

4. 1. Órdenes de compra
2. Constancia de cumplimiento de compras
3. Documentos relacionados por personal a su cargo.
V. PARTICIPA:
1. En comités administrativos
2. En comités de presupuestos
3. En comités de aprovisionamiento de materiales y compras.
Boletín de N.P.A. ¿Cómo detecto que un procedimiento no está enfocado a
procesos? Ésta tiene difícil respuesta, porque ISO 9001:00 y familia no ofrece una
orientación clara al respecto. Lo usual es presentar el mapa de procesos, los
indicadores establecidos, y otros parámetros del proceso como respuesta, pero esto
sólo soluciona la parte del control de los procesos, y no su ejecución. Los requisitos
de la Norma en los procesos de compras, en él puedes encontrar algunas de las
claves que valoro importantes desde el punto de vista del proceso de compra como
parte de un engranaje. Las rupturas en la cadena del proceso son la evidencia de
que no se ha diseñado un sistema orientado a procesos (al menos en esa parte).
Una ruptura se produce cuando la ejecución cambia de manos (o de cabeza) y no
se transmite toda la información y los recursos apropiados para que el flujo continúe
sin degenerar.
Fases de un ciclo de ventas en la Logística
Un ciclo de compra típico estará compuesto de cuatro fases:
Determinación de las necesidades
El departamento usuario (recordemos que es cualquier departamento donde se
identifica una necesidad de compra determinada) remite al departamento de
compras el documento de requisición de compra (que describiremos en detalle en
otra próxima entrada).
Selección de fuentes de suministro
El departamento de compras recibe el documento de requisición de compra y a
partir de ese momento empieza a moverse todo el protocolo por parte de éste.
Protocolo que tiene diversas partes:
Identificación de proveedores potenciales: El departamento de compras a través de
su “área comercial y de investigación de mercado” comienza a buscar qué posibles
proveedores pueden potencialmente servir el producto a comprar.
Este proceso evidentemente comienza con la búsqueda de esos recursos dentro de
la propia organización, si esto no fuera posible (lo cual es muy habitual en empresas
de no muy gran tamaño) a continuación se buscaría entre los proveedores-socios
que pudieran estar integrados verticalmente en la estructura de la organización (si

5. es que la empresa los tuviera integrados con contratos de compromiso y
exclusividad), después se buscaría dentro del conjunto o paquete de proveedores
que ya hubieran trabajado con nuestra organización, y finalmente si se diera el caso,
se buscaría un nuevo proveedor dentro del mercado que nos pudiera surtir de
dichos materiales.
Paralelamente al proceso anterior de búsqueda de proveedores, el departamento
de compras junto con el departamento usuario preparará la oferta de compra que
se remitirá a los proveedores seleccionados.
Una vez preparada y emitida la oferta a los proveedores seleccionados para
recibirla, se espera un tiempo (marcado por el departamento de compras) para
recibir contestación a esta oferta.
Se produce la comparación comercial de las ofertas recibidas de acuerdo a unos
parámetros establecidos clave (estos dependerán de cada empresa), que deben de
ser analizados por un “comité de decisión” que contará con la ayuda para la toma
de decisión final de un “análisis comercial” realizado por el departamento de
compras, y de un “análisis técnico” realizado por el departamento usuario.
El comité de decisión elige el proveedor más adecuado y el departamento de
compras comienza la negociación con este proveedor para cerrar un “acuerdo de
compra-venta” (es decir, el pedido).
Lo recomendable respecto a este acuerdo o contrato de compra-venta es que esté
revisado y controlado en todo momento por el departamento legal de la empresa, o
si esta no es muy grande por el asesor legal correspondiente contratado
puntualmente para estos temas concretos.
Todo contrato de compra-venta deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:
Que los términos del contrato responden fielmente a lo negociado y acordado
anteriormente.
Que las cláusulas de prima y penalización sean claras y precisas (es decir, medibles
de acuerdo a un parámetro/indicador que no dé lugar a dudas), es decir, sin
ambigüedades o interpretaciones dudosas que pueden dar lugar a disputas o litigios
posteriores.
Que contemplen las condiciones circunstanciales (eventuales o sobrevenidas) que
puedan dar lugar a una posterior modificación de las condiciones pactadas
originalmente. Aquí también deben quedar claramente señaladas las circunstancias
de ruptura unilateral del contrato.
Que contemple el hecho de que cualquier modificación de las condiciones del
pedido (cantidad, calidad, condiciones de entrega, etc.,) deberá ser comunicada a
la otra parte.

6. Que contemple las protecciones legales a las que ambas partes pueden acogerse.
Emisión y seguimiento de pedido
El departamento de compras, una vez cerrado el acuerdo emite el pedido: al
proveedor, al departamento usuario, a recepción de almacén, al departamento de
control documental del propio departamento de compras, y también a Tesorería
para que tenga en cuenta la provisión de fondos para hacer frente al pago del pedido
en las condiciones acordadas con el proveedor.
A partir de ese momento el departamento de compras se dedicará a realizar el
seguimiento del pedido, y a velar por el cumplimiento del mismo en todos sus
términos.
Hay que aclarar que el pedido también recibe el nombre de “orden de compra”, y
que éste consiste en un contrato entre comprador y vendedor donde quedan
expresadas las cantidades, precio y plazos de entrega convenidos.
Recepción e inspección del pedido
El proveedor entrega el pedido (con su albarán correspondiente) en el punto
acordado por la empresa compradora (normalmente en sus almacenes de materia
prima o producción), y en recepción del almacén envían dicho albarán al
departamento de compras y éste a su vez al área de gestión de facturas o cuentas
por pagar, que a continuación, después de revisado convenientemente envía a
Tesorería para que procedan a su abono (evidentemente si se dispone de software
de gestión tipo ERP en la empresa con un SGA (sistema de gestión de almacenes
integrado) muchos de estos trámites quedan enormemente simplificados y son casi
instantáneos).
Hay que tener muy en cuenta que el proceso de recepción lleva implícitamente
consigo el proceso de inspección y control de calidad in situ, ya que una vez el
proveedor ha entregado el pedido y se ha aceptado el albarán se reducen sus
responsabilidades posteriores y las posibilidades de reclamación por parte de la
empresa compradora.
El proceso de compra no se podrá dar por finalizado hasta que el departamento
usuario no comunique su conformidad con el pedido recibido.
Ejemplo: La empresa “Frutalia, S.L.” se dedica a la venta de fruta al por mayor. Ha
realizado las siguientes operaciones:
1.- Compra a su proveedor habitual fruta por valor de 5.000 euros. Los paga
mediante transferencia bancaria a los diez días de recibir la factura, y por ello
obtiene un descuento de 500 euros por pronto pago (IVA 10%).

7. 2.- Desde hace algún tiempo está trabajando en un proyecto que aún no ha
implantado. Consiste en importar fruta tropical para distribuirla en el mercado
español. Aunque el estudio de viabilidad está bastante avanzado decide probar su
capacidad real de venta de ese tipo de fruta.
Para hacerlo, compra un cargamento de fruta importada de Brasil por importe de
6.000 euros. La empresa importadora le emite dos facturas diferentes: una por el
importe de la compra y otra por el importe de los gastos que son los siguientes:
Transporte 800 euros
Primas de seguros 250 euros
Todo lo anterior se deja pendiente de pago. (Operación sin IVA)
3.- Por no cumplir las condiciones pactadas con el proveedor devuelve parte de un
pedido por importe de 2.500 euros más IVA al 21%. Recibe el dinero en el banco.
4.- Compra unas piezas de recambio para su máquina envasadora. Estas piezas se
desgastan muy rápidamente y hay que cambiarlas cada 20 días. El precio es 300
euros y se dejan pendientes de pago (IVA 21%).
5.- Compra un nuevo cargamento de fruta por importe de 9.200 euros. El total
factura es 9.350 euros (IVA al 10% ya incluido) porque contiene un descuento por
volumen de compras por importe de 700 euros. Esta operación se paga mediante
transferencia bancaria.
6.- Es política de la empresa realizar ella misma el transporte de la mercancía que
vende. Últimamente está teniendo un importante crecimiento en los pedidos por lo
que decide adquirir otro camión más. Compra un camión de segunda mano por valor
de 3.000 euros y lo pagará dentro de 3 meses. (Operación sin IVA).
7.- Siguiendo con la estrategia iniciada con respecto al tema de la fruta tropical,
adquiere, por medio de uno de sus empleados, un pequeño pedido a uno de sus
principales competidores. El importe de la factura es de 500 euros e incluye,
además, 80 euros en concepto de gastos de transporte. Como medio de pago se
entrega al proveedor una letra de cambio. (IVA 10%).
8.- Al recibir la fruta tropical decide almacenarla en unas cámaras frigoríficas
especiales hasta que adquieran su punto óptimo de maduración y puedan ponerlas
a la venta mejores condiciones. Como de momento no quiere que nadie del sector
conozca su idea de expansión, las cámaras frigoríficas se las alquila a una empresa
de otra localidad y el precio por el servicio es 100 euros. Se paga en efectivo. (IVA
21%).
9.- Contrata una publicidad en las redes sociales para promocionar una fruta oriental
que pretende introducir en el mercado. En función de cómo responda el público
decidirá comprarla o no. El precio total de esta publicidad (IVA incluido al 21%) es
242 euros y los deja pendientes de pago.

8. 10.- Devuelve parte de una mercancía por no reunir las condiciones pactadas. El
importe de la devolución es 900 euros y, después de varias conversaciones, el
proveedor le devuelve el dinero mediante transferencia bancaria. (IVA 10%).
SOLUCIÓN EJERCICIOS DE COMPRAS
N° Debe Cuenta Nombre Cuenta Proveedores Haber
1
5.000,00
600 Compras
500,00
472 H.P. IVA
soportado
a 400 Proveedores
5.500,00
5.500,00
400 Proveedores a 572 Bancos
4.950,00
606 Descuentos sobre
compras por pronto
pago
500,00
472 H.P. IVA soportado
50,00
2
6.000,00
600 Compras a 400 Proveedores
6.000,00
1.050,00
600 Compras a 400 Proveedores
1.050,00
3
3.025,00
572 Bancos a 608 Devoluciones de
compras y
operaciones
similares
2.500,00
472 H.P. IVA soportado
525,00
4
300,00
622 Reparaciones
y conservación
63,00
472 H.P. IVA
soportado
a 410 Acreedores por
prestaciones de
servicios
363,00
5
8.500,00
600 Compras
850,00
472 H.P. IVA
soportado
a 572 Bancos
9.350,00

9. 6
3.000,00
218 Elementos de
transporte
a 523 Proveedores de
Inmovilizado a C.P. 3.000,00
7
580,00
600 Compras
58,00
472 H.P. IVA
soportado
a 401 Proveedores, efectos
comerciales a pagar 638,00
8
100,00
600 Compras
21,00
472 H.P. IVA
soportado
a 400 Proveedores
121,00
9
200,00
627 Publicidad y
propaganda
42,00
472 H.P. IVA
soportado
a 410 Acreedores por
prestaciones de
servicios
242,00
10
990,00
572 Bancos a 608 Devoluciones de
compras y operaciones
similares
900,00
472 H.P. IVA soportado
90,00