Resumen características, fórmulas y funciones de Microsoft

1. Fórnulas
Introducción Gestión Datos Gráficos Base de Datos
Funciones
Fase I

2. Introducción
Introducción
Gestión Datos
Funciones
Fórmulas
Excel
Gráficos
• Realiza cálculos matemáticos, financieros, estadísticos, lógicos
• Presenta gráficamente los datos
• Gestiona bases de datos
Base Datos

3. Introducción
Conceptos Básicos
Libro / Workbook / Hoja Electrónica / Worksheet
Gestión Datos
Funciones
Fórmulas
Gráficos
Base Datos

4. Introducción
Desplazarse en Hoja Cálculo
Movimiento Acción
Gestión Datos
A la izquierda de una
Presione [ ] o [Shift] + [Tab]
celda
A la derecha de la celda
Presione [ ] o [Tab]
Funciones
Fórmulas
Arriba una celda
Presione [ ] o [Shift] + [Enter]
Abajo una celda
Presione [ ] o [Enter]
A la izquierda o
Gráficos
derecha de una Presione [ Alt ] + [PageUp] o [Alt] + [PageDown]
pantalla
Ir a la celda A1 [ Ctrl] + [Home]
Base Datos

5. Introducción
El Cursor y sus vidas
Forma Acción
Gestión Datos
Selecciona un celda o un rango de celdas
Celda activa en modo edición
Funciones
Fórmulas
Mueve o arrastra una celda y su contenido
Selecciona una columna o una fila completa
Gráficos
Reajusta el tamaño de una columna o una fila
Copia los valores o la fórmula de una celda.
También ejecuta la función de Auto-Relleno
Base Datos

6. Introducción
Tipos de Datos
Valores Constantes Fórmulas
Gestión Datos
Texto Valores constantes
Funciones
Fórmulas
Números Funciones
Fechas Referencias a otras celdas
Horas Operadores
Gráficos
 Los textos Excel los alinea a la izquierda
 Los números Excel los alinea a la derecha
 Para Excel, las fechas y las horas son números, por tanto los alinea
Base Datos
a la derecha

7. Introducción
Introdución de Datos
Barra de Fórmula
Gestión Datos
Funciones
Fórmulas
Celda activa (A1)
Texto
Gráficos
Los datos introducidos en una celda aparecen en la celda
activa y en la barra de fórmulas. En ambos lugares podemos
modificarlos.
Base Datos

8. Introducción
Introdución de Datos
Barra de Fórmula
Gestión Datos
Funciones
Fórmulas
Celda activa (A3) Númer
os
Gráficos
Cuando usamos fórmulas o funciones el resultado aparece
en la celda activa (A3) y en la barra de fórmulas aparece la
fórmula o función utilizada
Base Datos

9. Introducción
Formato de Datos
Número
Gestión Datos
Funciones
Fórmulas
Gráficos
A través del menú Formato + Formato de Celdas, en la pestaña
Número podemos modificar el formato de una celda, dependiendo
el tipo de datos que hayamos introducido
Base Datos

10. Introducción
Formato de Datos
Alineación
Gestión Datos
Funciones
Fórmulas
Gráficos
A través del menú Formato + Formato de Celdas, en la pestaña
Alineación presenta todas las opciones de alineación y además nos
permite variar la orientación del contenido de una celda
Base Datos

11. Introducción
Fórmulas
Gestión Datos
=B1+B2
Representación de una operación aritmética en una hoja de
Funciones
Fórmulas
cálculo
Siempre empieza con signo de igual (=), seguido del cálculo
En la celda se presenta el resultado
Gráficos
Base Datos

12. Introducción
Referencia de Celda
Gestión Datos
La celda que contiene la fórmula se llama celda dependiente,
pues su valor depende del valor de otra celda
Cada vez que se cambie el valor de la celda, cambiará también
el valor de la celda dependiente
Funciones
Fórmulas
Si ahora B10 es igual a 20 y luego cambio a 50, la celda
B10 seguirá siendo la dependiente y por tanto el
resultado será diferente
Gráficos
=B10*5
Base Datos

13. Introducción
Referencia Relativa
Gestión Datos
Se basa en la posición relativa de la celda que contiene la
fórmula y de la celda a la que hace referencia.
Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se
cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la
Funciones
referencia se ajusta automáticamente.
Fórmulas
De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan
referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa
de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a
=A2.
Gráficos
Base Datos

14. Introducción
Referencia Absoluta
Siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica.
Gestión Datos
Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la
referencia absoluta permanece invariable.
Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta
no se ajusta.
Funciones
Fórmulas
Para indicar que una celda es referencia absoluta usamos el signo
de peso ($) delante de la columna y delante de la fila.
Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la
Gráficos
celda B3, permanece invariable en ambas celdas
=$A$1
Base Datos

15. Introducción
Referencia Mixta
Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila
relativa, o una fila absoluta y una columna relativa.
Gestión Datos
Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1,
etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc.
Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se
Funciones
Fórmulas
cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece
invariable.
Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se
ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por
Gráficos
ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se
ajusta de =A$1 a =B$1
Base Datos

16. Introducción
Operadores de Cálculo
Especifican el tipo de operaciones que se realizarán.
❶ Aritméticos
Gestión Datos
Símbolo Operador Operación que Realiza Ejemplo
+ SUMA 2+2
- RESTA 10-8
* MULTIPLICA 5*5
/ DIVIDE 100/5
Funciones
Fórmulas
^ EXPONENCIACIÓN 3^2 (es lo mismo que 3*3)
❷ Lógicos
= Comparación IGUAL QUE B1=C4
> Comparación MAYOR QUE B1>C4
Gráficos
< Comparación MENOR QUE B1<C4
Comparación MAYOR IGUAL
>= B1>=C4
QUE
Comparación MENOR
<= B1<=C4
IGUAL QUE
Base Datos
<> Comparación DISTINTO

17. Introducción
Operadores de Cálculo
Especifican el tipo de operaciones que se realizarán. Existen 4 tipos:
Gestión Datos
❸ Concatenación
Símbolo Operador Operación que Realiza Ejemplo
Concatena dos valores,
“Cursos” & “2012” dará el resultado
& generando un valor
“Cursos 2012”
continuo
❹ De referencia
Funciones
Fórmulas
Símbolo
Operación que Realiza Ejemplo
Operador
Operador de rango que genera una referencia a todas
: (dos puntos) B5:B15
las celdas entre dos referencieas, éstas incluidas
Operador de unión que combina varias referencias en
Gráficos
; (punto y coma) SUMA(B5:B15 A7:D7)
una sola
En el ejemplo anterior, la
Operador de intersección, que genera una referencia a
(un espacio) celda B7 es común a
las celdas comunes a dos referencias
ambos rangos
Base Datos

18. Introducción
Creación de Fórmula
Reglas
Gestión Datos
1. Toda fórmula debe empezar con el signo “=“
2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre
paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis
3. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto)
4. Los argumentos deben separarse por “:” (dos puntos)
Funciones
Fórmulas
=SUMA(A1:C4)
El operador : indica que se sumarán todos los valores
Gráficos
incluidos desde la celda A1 hasta la celda A8
La fórmula anterior equivaldría a:
=A1+A2+A3+A4+B1+B2+B3+C1+C2+C3+C4
Base Datos

19. Introducción
Fórmulas más Comunes
Acción Sintaxis Ejemplo
Gestión Datos
Sumar =SUMA(rango) =SUMA(A1:B5)
Restar =celda-celda =A1-B5
Multiplicar =celda*celda =A1*B5
=PRODUCTO(rango) =PRODUCTO(A1:B5)
Funciones
Fórmulas
Dividir =celda/celda =A1/B5
Obtener el promedio =PROMEDIO(rango) =PROMEDIO(A1:B5)
Contar rango de celda CONTAR(rango) =CONTAR(A1:A5)
numérico
Contar rango de celda =CONTARA(rango) =CONTARA(A1:A5)
Gráficos
que no están vacías
Obtener el valor mayor =MAX(rango) =MAX(A1:B5)
en un rango
Obtener el valor menor =MIN(rango) =MIN(A1:B5)
Base Datos
en un rango

20. Introducción
Calcular Porcientos
Gestión Datos
Acción Sintaxis Ejemplo
Obtener el 10% =celda*10% =(A1*10%) ó =A1*.1)
Incrementar el 10% =(celda*1.10) =(A1*1.10)
Disminuir el 10% =(celda*.90) =(A1*90)
Funciones
Fórmulas
Dividir =celda/celda =A1/B5
Tomamos como ejemplo el 10%, pero pudo haber sido
Gráficos
cualquier otro valor.
Base Datos

21. Introducción
Orden de Fórmulas/Funciones
❶ ❷ ❸
Gestión Datos
Multiplicación Suma
Potencia
División Resta
()
Funciones
Fórmulas
Es posible alterar el orden del cálculo con el uso de
paréntesis, cualquiera sea la operación entre
paréntesis, es la primera que se realiza
Gráficos
Ejemplo:
=2*3+4 = 10
=2*(3+4) = 14
Base Datos

22. Introducción
Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el
usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un
Gestión Datos
resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado
para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumento3)
Funciones
Fórmulas
Reglas
• Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el
signo =.
Gráficos
• Los argumentos o valores de entrada van siempre entre
paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
• Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto),
fórmulas o funciones.
• Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Base Datos

23. Introducción
Tipos de Función
Funciones de complementos y automatización (Excel 2007+)
Gestión Datos
Funciones de cubo (Excel 2007+)
Funciones de base de datos
Funciones de fecha y hora
Funciones de ingeniería
Funciones
Fórmulas
Funciones financieras
Funciones de información
Funciones lógicas
Funciones de búsqueda y referencia
Gráficos
Funciones matemáticas y trigonométricas
Funciones estadísticas
Funciones de texto
Base Datos

24. Introducción
Funciones Utiles
Gestión Datos
Fecha Resultado
FECHA(año,mes,dia) 3/19/2012
HOY() Fecha del día de hoy
AHORA() Fecha y hora de hoy
Funciones
Fórmulas
Texto Resultado
MAYUSC(maría perez) MARIA PEREZ
MINUSC(MARIA PEREZ) maria perez
NOMPROPIO(maria perez) Maria Perez
Gráficos
CONCATENAR(texto1,texto2,texto3) Une valores de celdas en una
sola
Base Datos

25. Introducción
Funciones Utiles
Estadísticas Resultado
Gestión Datos
PROMEDIO(rango)
CONTAR(rango) Cuenta celdas con números
CONTARA(rango) Cuenta celdas no vacías
CONTAR.BLANCO(rango) Cuenta celdas en blanco, incluye las que tienen
Funciones
fórmulas
Fórmulas
MAX(rango) Devuelve valor máximo de un rango
MIN(rango) Devuelve valor mínimo de un rango
MODA(rango) Número que aparece con más frecuencia
Gráficos
Base Datos

26. Introducción
Funciones Lógicos
Ejemplos
Gestión Datos
Lógica Resultado Argumento Resultado
Devuelve VERDADERO
Y si todos los argumentos =Y(1+2=3;2+2=4) VERDADERO
son verdaderos
Devuelve el valor lógico =(1+2=4) FALSO
FALSO
FALSO
Funciones
Fórmulas
Especifica una prueba =SI(2>1),”Correcto”;”Incorrecto”
SI
lógica a realizar
Invierte el valor lógico =NO(2+2)=4 FALSO
NO
del argumento
Devuelve VERDADERO =O(1+2=5;2=2=4) VERDADERO
si cualquiera de los
O
argumentos es
Gráficos
verdadero
Devuelve el valor lógico =(1+2=3) VERDADERO
VERDADERO
verdadero
Base Datos

27. Introducción
Errores Comunes
Gestión Datos
Error Explicación
Se produce cuando el ancho de una columna no es
##### suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa
Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de
#¡NUM! operando incorrecto, como puede ser sumar textos
Funciones
Fórmulas
#¡DIV/0! Cuando se divide un número por cero
#¿NOMBRE? Cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula
Cuando un valor no está disponible para una función o
#N/A fórmula
#¡REF! Se produce cuando una referencia de celda no es válida
Gráficos
. Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una
#¡NUM! fórmula o función
.
. Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no
#¡NULO! se intersectan
Base Datos
.
.

28. Introducción
Gráficos
Excel permite representar en gráfico los datos de una hoja electrónica
Gestión Datos
• Proporciona diferentes tipos de gráficos
• Puede crearse en la misma hoja en otra diferente
• Pueden crearse manualmente a través de la barra gráfico o a través
del asistente
Funciones
Fórmulas
Datos
Gráfico
Gráficos
Base Datos

29. Introducción
Tipos de Gráficos
Barras
Gestión Datos
Compara datos entre diferentes segmentos (sectores, empresas,
periodos de tiempo...).
Líneas
Ayudan a ver la evolución de los datos. Se usan para mostrar un
mismo tipo de dato y su evolución (valor de la acción y el tiempo,
Funciones
Fórmulas
numero de ventas y precio).
Circulares (Pie)
Permiten ver la contribución de cada parte a un total. Este grafico
se puede utilizar de forma creativa comparando el tamaño de las
tartas entre si y el contenido de las mismas.
Gráficos
Radar
Permite ver la superficie creada por varias variables y así comparar
entidades (dos productos que presentan varias características
pueden ser comparados en su totalidad usando esta gráfica).
Base Datos

30. Introducción
Tipos de Gráficos
Gestión Datos
Stocks
Aquí se representan datos con 4 variables (tiempo, máximo, mínimo
y cierre).
Burbujas
Aquí el grid (líneas de división del eje) suele ser una variable por si
Funciones
Fórmulas
misma, haciendo que la disposición de las burbujas represente otras
variables junto al propio tamaño de la burbuja. Este tipo de graficas
permite concentrar mucha información en poco espacio.
Superficies
Gráficos
Este grafico se suele usar para ver la evolución de un dato sujeto a 3
variables. Por ejemplo la dureza de un material dependiendo de la
temperatura, densidad y volumen.
Base Datos

31. Fórmulas
Introducción Gestión Datos Gráficos Base Datos
Funciones
4 Pasos usando el asistente…
❹
Crear Gráficos
❸
❷
❶

32. Fórmulas
Introducción Gestión Datos Gráficos Base Datos
Funciones
Listo!
Crear Gráficos
2 Pasos usando …
F11
❷
Seleccionar
Datos
❶

33. Introducción
Lita de Datoss
Conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera
fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y
Gestión Datos
las demás filas contienen los datos almacenados
Cabecera
Funciones
Fórmulas
Subtotales
Gráficos
Datos
Lista Datos

34. Introducción
Utilidad Lista de Datos
• Permiten almacenar información
• Incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y
Gestión Datos
administrar esos datos de forma muy cómoda
• Permite ordenar datos usando diferentes criterios
• Filtrar el contenido de la lista por algún criterio.
• Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado
• Crear un resumen de los datos contenidos en la lista.
Funciones
Fórmulas
Filtro
Gráficos
Lista Datos

35. Introducción
Crear Lista de Datos
❶ Seleccionar rango de datos a incluir en la lista
Gestión Datos
❷
❸
Funciones
Fórmulas
❹
Gráficos
Lista Datos