Codificación de datos

1. Universidad Técnica de Manabí
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas
Escuela de Contabilidad y Auditoría
Cátedra:
Sistematización Contable y Financiera
Catedrático:
Ing. Rosa Maricela Cedeño Zambrano Mg.
Estudiantes:
Álava Alcívar Andrea Nichol
Arteaga Cobeña Gema Annabelle
Cedeño Mera Lissette Carlina
Loor Santana Carmen Areana
Manrique Demera María José
Moreira Pico María Luisa
Rivadeneira Solórzano Carla Maholy
Grupo # 1
Nivel:
Séptimo “B”
Período:
Octubre 2014 – Febrero 2014

2. Codificación de datos
El contador de una empresa debe definir previamente el método de codificación a
utilizar por cada uno de los sistemas administrativos y contables que se pondrán en
funcionamiento en la compañía. Así, el sistema de codificación para un catálogo de
cuentas será distinto al utilizado para una lista extensa de los ítems de inventarios pero
debe estar relacionado con él.
Los sistemas de codificación identifican mediante el uso de símbolos como letras y/o
números, elementos de un conjunto o subconjunto y los relacionan a otros elementos del
mismo conjunto o subconjunto. El funcionamiento efectivo de un sistema contable sería
imposible si todas las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de
alguna forma, por ejemplo, para grabar la referencia de una factura, el contador asigna a
un documento una cadena de caracteres de la forma FC-XXXXX con el número de la
factura correspondiente y este proceso se realiza para cada documento, sean giros, notas
de débito, notas de crédito u otros documentos; se asigna una numeración correlativa a
los documentos para controlar su uso, evitar su pérdida, facilitar su búsqueda, declarar
cualquier pérdida, extravío o mal uso. Un computador únicamente puede identificar y
operar los datos si estos han sido previamente almacenados bajo un esquema lógico de
organización. Los factores a considerar para la selección de un determinado método de
codificación son: el sistema elegido debe cumplir con los requerimientos de
procesamiento de información y en segundo término, prever si los códigos serán
procesados manualmente o a través de un computador.
Características básicas de un sistema de codificación
Precisión del código:
Significa que un sistema de codificación debe aceptar una sola codificación correcta
para cada elemento de un conjunto. Por ejemplo: a cada persona que abra una cuneta
corriente en un banco, debe asignársele un solo código, y este debe ser único para esta
cuenta, por lo que no podrá ser utilizado en otra cuenta que abra el mismo cliente, o
para otro cliente.
Correcto:
013-22481-R Juan García
013-22482-T Carlos Hernández
013-22483-O José Meza
013-22484-W Juan García (1)
Incorrecto:
013-22481-R Juan García
013-22482-T Carlos Hernández
013-22483-T José Meza (2)
013-22483-O Juan García
Flexibilidad:
Significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso de que se
necesite agregarlos. Uno de los problemas más comunes que se presentan en los códigos

3. contables, es la falta de flexibilidad de los códigos asignados, al no tomar en cuenta las
operaciones futuras de la empresa. Tomando el ejemplo de un código contable tenemos
dos situaciones:
Correcto:
1-01-01-01 Cuentas por cobrar Banco del Caribe
1-01-01-02 Cuentas por cobrar Banco Provincial
1-01-01-03 Cuentas por cobrar Banco Mercantil
1-01-01-04 Cuentas por cobrar Banco Latino
Incorrecto:
1-01-01-1 cuentas por cobrar Banco del Caribe
1-01-01-2 cuentas por cobrar Banco Provincial
1-01-01-3 cuentas por cobrar Banco Mercantil
1-01-01-4 cuentas por cobrar Banco Latino
Conciso:
Un código conciso establece que no se debe adicionar códigos que no tengan relevancia
al momento de identificar un elemento dado, es decir, cada elemento del código debe
ser identificado claramente y que no se preste a confusión.
Correcto:
FC-32458 Factura del proveedor A
FC-45849 Factura del proveedor B
FC-96749 Factura del proveedor X
FC-83835 Factura del proveedor Z
Incorrecto:
FC-32458 Factura del proveedor A
FC-45849 Factura del proveedor B
FC-96749-W Factura del proveedor X
FC-83835-O Factura del proveedor Z
Significativo:
Para que un código se considere significativo, el mismo debe indicar alguna
característica diferencial de los elementos que se están codificando. De esta forma, se
podrá distinguir o identificar por el código, la transacción que se está procesando.
Correcto:
GI-83412 Efectos por pagar del proveedor M
GI-21225 efectos por pagar del proveedor W
GI-38452 Efectos por pagar del proveedor X
GI-15238 Efectos por pagar del proveedor U
Incorrecto:
83412 efectos por pagar del proveedor M
21225 efectos por pagar del proveedor W
38452 efectos por pagar del proveedor X
15238 efectos por pagar del proveedor U

4. Operabilidad
La operabilidad de un sistema de codificación implica que los códigos definidos puedan
ser manejados fácilmente por un sistema mecanizado de cómputo. Debe tomarse en
cuenta que una computadora entiende principalmente códigos que sean de fácil
operabilidad. Ejemplo:
Correcto
1-01-01-001 Cuentas por Cobrar Banco del Caribe
1-01-01-002 Cuentas por Cobrar Banco Provincial
1-01-01-003 Cuentas por Cobrar Banco Industrial
1-01-01-004 Cuentas por Cobrar Banco Latino
Incorrecto
1-01-A235 Cuentas por Cobrar Banco del Caribe
1-01-W531 Cuentas por Cobrar Banco Provincial
1-01-X380 Cuentas por Cobrar Banco Industrial
1-01-B201 Cuentas por Cobrar Banco Latino
Aun cuando en éste último ejemplo, el computador podría operar con los códigos, los
mismos no representan características significativas de los elementos, por lo cual el
código asignado es de difícil operación; tanto las letras como los números asignados al
último segmento del código, no muestran un significado específico.
Sistemas de codificación
Hasta ahora se han visto las características que deberían tener los diferentes métodos de
codificación y sus correspondientes códigos, veamos ahora cuáles son estos métodos y
en qué casos resulta beneficioso su aplicación. Los métodos que se estudiarán son los
siguientes:
 Secuencial
 Por bloques
 Por grupo
 Alfabético numérico
 Nemotécnico
 Con dígito de verificación
 De consonantes
 Fonético
 De barras
Secuencial
El método de codificación secuencial consiste en la asignación consecutiva de un
número a una lista de elementos a partir d un número predeterminado.
Ventaja:
Útil en listas cortas.
Desventajas:

5. No se pueden formar grupos para clasificar los elementos. Ejemplo:
Código Nombre del elemento
001 Cuentas por Cobrar Eduardo Díaz
002 Cuentas por Cobrar Raúl Castro
003 Cuentas por Cobrar Adriana García
004 Cuentas por Cobrar Víctor Bolívar
Por Bloques
El método de codificación por bloques representa una derivación del secuencial, ya que
bajo este método los códigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de dígitos
consecutivos que identifiquen alguna característica del elemento a codificar, por
ejemplo: tipo de artículo, localización geográfica, etc.
Ventaja:
Útil en el procesamiento de listas cortas.
Desventaja:
Pueden presentarse problemas de flexibilidad. Ejemplo:
Código Nombre del elemento Explicación
01 Televisor 12 pulgadas 01 al 06
02 Televisor 16 pulgadas Televisores
06 Televisor 23 pulgadas s
07 Licuadora 2 velocidades 07 al 12
08 Licuadora 4 velocidades Licuadoras
12 Licuadora 12 velocidades s
13 Nevera 20 pies 13 al 19
14 Nevera 21 pies Neveras
19 Nevera 26 pies
Por grupo
El método de codificación por grupo, es otra derivación de la codificación secuencial y
consiste en la asignación de un código subdividido en clasificaciones sucesivas que
abarcan cada vez un mayor número de posiciones, y que sirven para identificar un grupo
de funciones o características homogéneas.
Ventajas:
 Facilidad de expansión.
 Rapidez en el procesamiento de los datos.
Desventaja:
Si no es definida adecuadamente la estructura del código, pueden presentarse problemas
de expandibilidad y confusión en su uso.

6. Ejemplo:
Código Nombre del elemento
2-000-000-000 Pasivo
2-001-000-000 Pasivo Circulante
2-001-001-000 Cuentas por Pagar Proveedores
2-001-001-001 Cuentas por Pagar Ferretería El Clavo
Alfabético numérico
Bajo el método de codificación alfabético numérico, se asigna un código alfabético
tomando en cuenta el nombre del elemento de la lista y una codificación numérica, que
tiene en cuenta las demás características de los elementos de la lista.
Ventaja:
Útil en el procesamiento de listas cortas.
Desventaja:
Pueden presentarse problemas de expandibilidad si la estructura del código no es
adecuadamente definida.
Un ejemplo de una codificación alfabético numérico lo representan las placas de los
carros como, por ejemplo:
XEH-301
LVA-203
VEC-100
Nemotécnico
El método de codificación nemotécnico efectúa una combinación de números y letras,
para identificar por varias características a cada uno de los elementos. Su aplicación es
sumamente útil en aquellas empresas que manejan una gran variedad y cantidad de
ítems, tales como las ventas de repuestos para vehículos o los inventarios de una
ferretería. Su objetivo e identificar el código con los elementos que representa y
facilitar su aprendizaje y memorización.
Ventaja:
Sumamente útil cuando los ítems a manejar son numerosos.
Desventaja:
La codificación de los ítems puede ser engorrosa y compleja.
Un ejemplo es el siguiente:
Código Nombre del elemento
NT670151 Neumático tubular tamaño 670 x 15 banda blanca
NT670152 Neumático tubular tamaño 670 x 15 sin banda
NT670181 Neumático tubular tamaño 670 x 18 banda blanca
PFDCF750 Pastillas de freno delantero camión Ford 750

7. PFTCF800 Pastillas de freno trasero camión Ford 800
Nótese que en el caso de los neumáticos, el último dígito, un 1 o 2 indica si tiene o no
banda blanda.
Con digito de verificación
El método con digito de verificación consiste en agregar un número o letra a una
secuencia de caracteres con base en un algoritmo predefinido y calculado, por el
computador, ello para asegurar la validez de los datos que ingresan al sistema. Nace a
raíz de los errores que pueden producirse en el ingreso de los datos. Antes de dar un
ejemplo expliquemos los errores más comunes que se pueden presentar en el manejo de
los datos.
 Transcripción
El error consiste en escribir un carácter equivocado al transcribir el código en la
posición del carácter correcto:
Ejemplo:
Colocar 12845 en vez de 12345
 Transposición simple o doble
Consiste en la inversión de dos dígitos adyacentes.
Ejemplo
Colocar 12543 en vez de 12345
 Error al azar
Es una combinación de los errores explicados anteriormente.
Ejemplo
Colocar 73245 en vez de 12345
Con el objetivo de detectar estos errores, se agrega al código principal una o más
posiciones para dígitos verificadores, los cuales se calculan mediante un algoritmo o
formula predeterminada.
Veamos un ejemplo:

8. De consonantes
El método de codificación por medio de consonantes consiste en eliminar todas las
vocales posteriores a la primera letra de la palabra. No se debe suprimir la primera letra
sea esta una consonante o una vocal.
Ventaja
 Facilidad en su aplicación
Desventaja:
 Requiere conocimiento del método para que tenga significado
Veamos un ejemplo:
Es utilizado en las consultas a base de datos, tales como direcciones de datos, índices
por temas u otras aplicaciones similares.
Fonético
El método de codificación fonética es un método que codifica los nombres de los
elementos de acuerdo a su sonido. También es conocido como “Método Soundex”.
Debe mantenerse la primera letra de la palabra, sea vocal o consonantes.
Ventaja:
 Útil para una búsqueda alfabética en una lista.
Desventaja:
 Aplicable a situaciones muy específicas.
PASO 1: eliminar todas las vocales y las consonantes W, H e Y. se debe mantener la
primera letra de la palabra, sea esta una vocal o una consonante.
PASO 2: el resto de las letras se codifican de acuerdo con la siguiente tabla:
CÓDIGO NOMBRE DEL ELEMENTO
PRZ Pérez
ALFR Alfaro
CDG Código
CBRDR Carburador
CSRDT Casa Rodante

9. Paso 3: Si el campo asignado para la codificación fonética no alcanza a ser ocupado por
los números que representan las consonantes, se rellena con ceros las posiciones no
ocupadas.
De barras
El método codificación de barras consiste en la asignación de una línea y espacios de
distintos a anchos que son impresos a un producto. La aplicación práctica más evidente
está representada por el control que puede tenerse sobre los inventarios lo cual permite
fácilmente controlar mejor tales activos atreves de la identificación optima del producto
Ventajas
Permite aplicar fácilmente un control sobre todos los inventarios de productos masivos
de una compañía
Desventajas
El desconocimiento de su aplicación
Como se pudo observar, el método de codificación de barras incorpora un digito o
carácter de verificación el cual ya se explicó su funcionamiento y calculo. De esta forma
resulta bastante difícil que un producto sea procesado en forma errónea por un
computador y al realizar una toma física de inventarios por ejemplo, se reduce
parcialmente el tiempo en que de otra forma pudiera incurrirse
País/área Indicativo Asignado
Ente responsable de la
codificación local
Argentina 779 Código/ buenos aires
Brasil 789 ABAC/ SAO Paulo
Canadá 00 al 09 UCC conuncil/ Daytona ohio
Chile 780 CNC- depco/Santiago
Colombia 770 LAC
Cuba 850 CCRP
España 84 AECOC/barcelona
Estado unidos 00 al 09 UCC conuncil_Daytona/Obio
Libro 978 y 979 Uso general
México 750 Amecop/México
Perú 775 APCL/Lima
Revistas 977 Uso general
Uruguay 973 CUNA Montevideo
Venezuela 759 CIP cacacas
CAMBIAR POR CUANDO APAREZCA
1 BFPV
2 CGJKQSXZ
3 DT
4 L
5 MN
6 R

10. Característica de un código contable
Los códigos contables deben ser diseñados bajo ciertos parámetros contables que le
permitan cumplir con los requerimientos información que solicitan los usuarios debe
estar diseñado de tal forma que cumpla con los distinto objetivos de la contabilidad, se
ajusta siempre a las necesidad especifica de la empresa , y además cubra las
circunstancia especiales y los casos individuales que puedan presentarse
Flexibilidad
La flexibilidad significa que un código contable debe estar diseñado de tal forma que
permita posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo
las condiciones existentes. Esta característica es sumamente importante cuando surgen
nuevos requerimientos de información aplicables en los negocios
Adecuada clasificación
Una adecuada clasificación indica que un código contable deber estar clasificado de
acuerdo con las normas contables que establece la profesión, por ejemplo los activos
fijos no puede ser clasificado como activo disponible ya que no se corresponde con la
práctica contable general
Jerarquizado
La jerarquización de un código contable debe establecer subdivisiones para cada uno de
los grupos y subgrupos de partidas que conforman los estados financieros, a fin de
presentar la información hasta el nivel de detalle que sea requerido. Ejemplo:
Correcto
1 Activo circulante
1-01 Disponible
1-01-01 Fondos Fijos
1-01-01-01 Fondos fijos Tiendas
1-01-02 Bancos
1-01-02-01 Bancos Nacionales
1-01-02-02 Bancos Extranjeros
Incorrecto
1-01 Activo
1-01 Disponible
1-01-01 Fondos Fijos
1-01-02 Bancos Nac. y Ext.
1-02 Realizable
Claridad en las descripciones
Uno de los aspectos importantes para el diseño del código de cuentas, es la claridad en
las descripciones y denominaciones de las cuentas contables, con el objetivo de asociar
y establecer una relación directa entre la descripción de la cuenta y su naturaleza.

11. Generalmente los sistemas de contabilidad mecanizados proveen el suficiente espacio
de posiciones para las descripciones o denominaciones de las cuentas.
Ejemplo:
Diseño de un Código de Cuentas
Hasta ahora hemos adquirido los conocimientos básicos de codificación para diseñar
apropiadamente un código contable. El siguiente paso consiste en unir tales
conocimientos básicos con toda la teoría contable, a fin de diseñar correctamente el
código de cuentas.
Para elaborar el código contable de una compañía, el contador debe seguir una serie de
pasos mínimos con objeto de confeccionar la estructura de las cuentas. Estudiaremos
ahora los pasos a seguir para elaborar la estructura de las cuentas que servirá para el
registro de las operaciones.
Paso 1: Especificar o asignar números a los grupos de partidas, tanto del balance
general como del estado de ganancias y pérdidas.
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Ejemplo 3

12. Ejemplo 4
En algunos casos, la asignación de números es realizada automáticamente por el
software contable mecanizado, pero en todo caso, debe disponerse de una descripción
completa del significado de cada número asignado a cada una de las partidas.
Paso 2:
Definir o especificar el formato del código contable en dígitos y niveles. Esta
definición estará siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se
esté usando, y a la definición de los parámetros de las cuentas. Ejemplo
Formato Características
9-9-999 Cinco dígitos, tres niveles
9-99-99 Cinco dígitos, tres niveles
9-9-99-99 Seis dígitos, cuatro niveles
9-999-999 Siete dígitos, tres niveles
9-99-99-99 Siete dígitos, cuatro niveles
9-9-9-9-999- Siete dígitos, tres niveles
Observaciones
 El número de niveles en un sistema mecanizado, siempre servirá para emitir
listados por subtotales hasta el nivel que se esté requiriendo.
 El número máximo de dígitos estará determinado por las características del
software contable.
 El número de niveles del código estará determinado por el grado de clasificación
que se asignará al total de cuentas que utilizará la empresa.
Ejemplo
Obsérvese que la estructura del código tiene seis dígitos y cuatro niveles.
Paso 3:
Una vez realizados el paso 1 y 2, debemos empezar a desarrollar el código contable
propiamente dicho, de acuerdo con las clasificaciones dadas por la teoría contable y las
necesidades de información de la empresa. Cada clasificación puede variar en el grado
de nivel de detalle. Ejemplo.

13. Ejemplo 1
Activo Pasivo y Patrimonio
Circulante Circulante
Disponible Prestaciones Sociales
Exigible Pasivo a Largo Plazo
Realizable Otros Pasivos
Fondos Capital Social
Inversiones Utilidades no Distribuidas
Activo fijo tangible
Activo fijo intangible
Otros activos
Cuentas de orden
Un mayor nivel de detalle se muestra en el siguiente ejemplo:

14. Ejemplo 3
Cada empresa puede adaptar la clasificación que más se acerque a la naturaleza y
objetivo de sus transacciones, sin embargo, se debe tener en cuenta en todo momento
que el código contable debe corresponder a las características y naturaleza de cada una
de las partidas.
Relación de la codificación con los sistemas mecanizados
Como se ha podido ver hasta ahora, los métodos de codificación permiten clasificar
adecuadamente todas las operaciones, detalles, transacciones y listas de elementos que
son manejados por un sistema de contabilidad. Los sistemas de contabilidad
comprenden una serie de elementos que funcionan en forma coordinada, desde la simple
aplicación del principio de partida doble, hasta la total automatización de las
operaciones financieras en una empresa. El Instituto Americano de Contadores
Públicos (AICPA) define la contabilidad de la siguiente manera:
“La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera significativa
y en términos monetarios, las transacciones y eventos que sean en parte al menos, de
carácter financiero e interpretar los resultados obtenidos.”
Otro cuerpo colegiado reconocido, como lo es el Instituto Mexicano de Contadores
Públicos (IMCP), define la contabilidad de la siguiente forma;
“La contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y
estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias, de las
transacciones que realiza una entidad económica y ciertos eventos identificables y

15. cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el
tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.”
Si analizamos cada una de las definiciones citadas anteriormente, encontraremos las
siguientes características que identifican y/o definen a la contabilidad.
 Clasificación
 Registro
 Resumen
 Sistematización
 Estructuración
 Análisis
 Interpretación
Todas estas acciones son llevadas a cabo para que un sistema contable mecanizado
pueda producir información organizada de acuerdo con los requerimientos de los
usuarios. Antes de registrarse, toda transacción debe ser clasificada para poder
ordenarse; previamente, debe haberse definido cuál o cuáles serán los métodos de
codificación que se utilizarán en el proceso de clasificación. No todas las técnicas
estudiadas en este capítulo serán aplicables en todos los casos. Por ejemplo, una
codificación fonética no será aplicada para codificar las cuentas de un detalle de
proveedores, sin embargo, si sería útil para el caso de un sistema e consultas de clientes
para los cuales se tiene información parcial de su descripción. Los métodos de
codificación aplicados deberán tener como norte para su uso, el propósito para el cual
servirá la información codificada.