Este documento presenta un resumen del trabajo final de aplicación realizado por cuatro estudiantes sobre la gestión de compras en una empresa. El trabajo identifica el proceso de compras de la empresa Laboratorios Lelvel a través de una entrevista con preguntas sobre objetivos, participantes, proveedores, clasificación de compras, tecnología, influencia en utilidades y soporte en el sistema de gestión de calidad.

1. TRABAJO FINAL DE APLICACIÓN
PATRICIA BEDOYA CORREA
MARISOL GOMEZ GONZALEZ
LEIDY VIVIANA CORREA SANCHEZ
EDWIN ALEJANDRO RUIZ ARBOLEDA
Docente:
MONICA SALAZAR
INSTITUTO TECNOLOGICO METROPOLITNO
GESTION DE COMPRAS
MEDELLIN
2011

2. TRABAJO FINAL DE COMPRAS
I. Objetivo: Identificar mediante un diagnóstico las actividades que se viene
cumpliendo en la empresa con relación a la Gestión de Compras.
Procedimiento: Elegir una empresa Comercial, Industrial o de servicios, Grande,
Mediana o pequeña, con el fin de realizar un diagnóstico que les permita comprender el
funcionamiento que viene presentando el departamento de compras, apoyados en un
cuestionario, se le solicita realizar las preguntas a la persona que realiza dicha función y
presentar el respectivo informe de la entrevista y a continuación presentar el informe con
los puntos establecidos.
LABORATORIOS LELVEL
1. ¿Cuáles son los principales objetivos de la empresa respecto a la Gestión de
Compras?
-Proveer oportunamente materias primas e insumos para la realización de labores
Productivas y/o administrativas concernientes a la fabricación y comercialización de
Productos.
-Comprar productos de buena calidad, con las mejores condiciones comerciales a
proveedores calificados y confiables, para mantener estándares dentro del sistema de
gestión de la calidad.
2. ¿Cuántas personas intervienen en todo el proceso de Compras de la empresa y
de qué forma actúan en dicho proceso?
-El bodeguero
-El Jefe de Compras
-El Director Administrativo y Comercial
-El recepcionista o almacenista de materiales
El solicitante o bodeguero elabora una solicitud de orden de compra en el modulo de
Compras del sistema comercial (compras de inventario) o diligenciando un formato
diseñado para otras compras (otras compras diferentes de inventarios) se diligenciaran 3
copias que serán distribuidas así: una para compras, una para recepción de materiales y
una que quedará como respaldo de la solicitud.
El jefe de compras realizará la orden de compra a los proveedores que presenten mejores
condiciones comerciales y de calidad, solicitando que toda compra cumpla con las
condiciones comerciales y de calidad requerida por la empresa y nuestro cliente final.
El Director Administrativo y Comercial confirmará la orden de compra verificando el stock
del inventario y el precio de compra.

3. El recepcionista o almacenista, cuando llegue la mercancía a las instalaciones de la
empresa, verificará todos los datos con la solicitud de compra y realizará una inspección
al producto verificando que cumpla con todas las condiciones comerciales descritas
Comerciales y de calidad, si el producto no cumple con las condiciones este será devuelto
al proveedor soportado también por un documento llamado orden de devolución.
3. Dónde y cómo se compran los productos que requiere la compañía para su
normal funcionamiento?
Como la empresa es un laboratorio con certificación en Buenas Prácticas de manufactura,
tiene una lista de proveedores calificados, por lo general tienen domicilio en la ciudad de
Medellín, unos pocos en Bogotá y otros en Cali, estos proveedores son comercializadores
que importan o fabrican los materiales o insumos que son de nuestra necesidad. Cuando
se realiza la solicitud de compra el jefe de compras solicita mínimo 3 cotizaciones a los
proveedores calificados y elige la mejor condición de calidad y precio y solicita mediante
una orden de compra los productos pactados y las condiciones de entrega.
4. ¿Existen hojas de vida de las características del producto o servicio con las que
ustedes trabajan? Evidenciar 2.
Si existen como la empresa es fabricante de productos para la industria farmacéutica,
estos productos deben estar avalados con certificados de análisis y fichas técnicas en las
que se especifica En las características del producto, LA EVIDENCIA LA TIENE PATRY
5. ¿Qué sistema de compras se utiliza en la Compañía? Por ejemplo compras sin
Stock, con Stock, ¿son centralizadas, descentralizadas? Explique
La empresa maneja un sistema de inventario permanente., se manejan compras de
materiales por stock en la mayoría de productos que son propios de nuestra actividad de
fabricación y comercialización. También se manejan productos por encargo.
MODELO CENTRALIZADO: Existe una unidad básica de compras, que se encarga de
todas las compras con el apoyo de la unidad administrativa a las diferentes dependencias
o departamentos. Como: el departamento. Financiero, comercial, administrativo y de
producción.
6. En la gestión de compras es necesario tener en cuenta algunos aspectos para
realizar una buena compra. ¿Cuáles son para usted dichos aspectos?
Tener un proveedor confiable que me pueda garantizar productos de buena calidad, un
buen servicio. y buenos precios AMPLIAR RESPUESTA
7. ¿Se realiza investigación y búsqueda de proveedores? ¿Cómo se realiza esta
investigación y búsqueda?
La mayoría de los proveedores que existen en la compañía por lo general ya son

4. empresas consolidadas y de mucha trayectoria dentro del gremio que satisfacen las
necesidades de la compañía y que están a la vanguardia de la consecución de
nuestros insumos y necesidades, cuando se necesitan proveedores nuevos por lo
general es por referidos a los cuales se les hace una invitación a participar dentro de la
selección de nuestros proveedores calificados y se les solicita cierta documentación
que avale sus parámetros de calidad.
8. ¿Efectúan en alguna ocasión algún tipo de test de productos con el fin de
conocer sus características? Si no lo hacen preguntar por qué no lo hacen
El departamento de control, de calidad siempre avala que los productos adquiridos
cumplen con todas las especificaciones requeridas, mediante la realización de
pruebas analíticas. Además el producto siempre debe venir acompañado de un
certificado de análisis como soporte del producto.
9. ¿Ustedes almacenan la mercancía? ¿Cómo funciona este almacenaje? ¿Qué
tecnología utilizan para esto? (Servicios de apoyo: montacargas, estantería,
etc.)
Se almacena en una bodega cumpliendo el sistema FIFO. Se tienen ubicaciones
por líneas de fabricación las cuales están dentro del sistema comercial de
inventarios para una fácil ubicación y control de los materiales. Se utilizan
estanterías y estibas.
10. ¿Se establecen cantidades máximas y mínimas para los productos a la hora
de realizar la compra?
Ya se tienen establecidos para cada producto el stock.
11 . ¿Cuáles de los siguientes controles utiliza la Dirección de compras?
Presupuestos ___x____ Auditorias ________Indicadores de Gestión ____x____
Evaluaciones del proveedor_____x___ Reportes estadísticos de Compras ____
Otros _______ Cuales _____________
12. ¿Existe algún tipo de convenio respecto a las condiciones de pago con los
proveedores? ¿Cómo funcionan esos convenios?
Cuando un proveedor nos aprueba un crédito se pactan condiciones comerciales,
nos asignan un cupo de crédito, y nos otorgan un plazo para el pago de las
obligaciones, por lo general es de 60 días.
a. Introducción: aquí se debe hablar de la empresa, hechos históricos,
evolución de la empresa, que productos o servicios realiza y la información
más relevante de ella.

5. LOGOTIPO
DESCRIPCION DEL NEGOCIO:
Desde hace mas de 50 años LABORATORIOS LELVE lanzo al mercado la pomada
vacol iniciando con ella la fabricación y comercialización de una serie de productos
de uso agrícola y veterinaria que han servido durante todo este tiempo, para
prevenir y facilitar la curación de enfermedades de la población pecuaria de nuestro
país y así mismo el desarrollo de productos de uso humano como jarabes extractos
y formulas magistrales , además otras líneas importantes que cada día fortalecen la
optimización de rendimientos económicos de la industria en Colombia .
ALGUNOS DE LOS PRODUCTOS MÁS SIGNIFICATIVOS SON:
LINEA VETERINARIA:
Cubrimos la industria agropecuaria, con certificación B.P.M. V. (BUENAS Prácticas
de Manufactura Veterinarias) Otorgadas por el ICA (Instituto Colombiano
Agropecuario), en aéreas de fabricación de productos semisólidos antiinflamatorios
y antivirales, líquidos antisépticos y antivirales, tópicos, anti fúngicos (anti hongos).
LINEA DE REEMPAQUE Y REENVASE DE MATERIAS PRIMAS:
Disponemos de áreas calificadas por el IMVIMA para la dispensación de productos
utilizados en el hogar , en el campo, en la industria, droga blanca y preparaciones
magistrales.
LINEA DE ASEO HIGIENE Y LIMPIEZA:
Para la desinfección y limpieza en el hogar y la industria, ambientadores
aromatizantes con la tradición y la experiencia de la línea “BALLET”

6. LINEA DE PRODUCTOS DE OTROS LABORATORIOS:
Comercialización de productos de otros Laboratorios Farmacéuticos,
medicamentos éticos y de marca, insumos para la salud: Algodones, gasas, vendas
suplementos alimenticios reconstituyentes y elixires.
LINEA ESOTERICA:
De extractos, esencias maderables y aceites esenciales florales marina, acidas,
cítricas e innovadoras que aromatizan, relajan y refrescan.
b. Justificación: Que se pretende dar a conocer con este trabajo, para qué se
va a realizar y que beneficios tiene realizarlo. FALTA
c. Objetivos: General y específicos: referentes al proceso de compras que se
está evaluando y analizando.
Objetivo General: Identificar conceptos y variables claves que sirvan para
Realizar la adquisición necesaria, en el momento debido, con la calidad y
cantidad requerida y aun precio adecuado de los productos, insumos o
materias primas que la empresa requiera dentro de un periodo de tiempo
determinado.
Objetivos específicos:
-optimizar cada vez más los métodos de compra, mejorando los resultados en
términos de eficacia, eficiencia y transparencia.
- Controlar al detalle el manejo de Inventarios para que no sean una carga
económica en la fijación de precios.
d. Identificación del proceso escogido: En este caso es el proceso de
Compras, como se realiza, como está conformada la cadena de
abastecimiento y cuales pasos de la cadena están establecidos.
La Cadena de Suministro es: Gestionar de forma efectiva y al mejor coste posible
los flujos, movimientos, inventarios de productos terminados e información
relativa a los mismos, desde un lugar de origen a un lugar de destino para
satisfacer las necesidades del cliente, con los siguientes objetivos:
1. Disminuir costos de compras y logística, optimizar los inventarios y atender al
cliente.
2. Elegir proveedores y clientes claves y desarrollar alianzas, procesos y
sistemas necesarios para ofrecer una solución orientada al cliente e innovación
e. Productos: Aquí se habla del producto que se transforma o se elabora en
el proceso, especificaciones técnicas del producto, especificaciones de la

7. materia prima, etc. (Si es un Hipermercado, Supermercado, etc. hablar en
general de algún producto específico que la empresa transforme)
f. ¿Están clasificadas las compras en la empresa? ¿Nacionales,
Internacionales, Regionales, etc.? ¿Cómo clasifica la empresa las compras
de producto, Materia Prima o Insumos?
Se clasifican por tipo de productos ya sean recurrentes u ocasionales, por lo
general las compras son regionales o nacionales. Las empresa las clasifica de
acuerdo a la bodega: Materias Primas, material de envase o acondicionamiento,
otros laboratorios.
g. ¿Qué recursos tecnológicos poseen en la empresa para realizar las
compras y cómo influyen en el funcionamiento de ella? Es decir, que
Hardware, Software, u otros elementos utilizan para esta función.
Se utiliza un software que lleva un control más estricto en cuanto al
abastecimiento de los inventarios y el cumplimiento de los proveedores.
h. Analizar, utilizando un diagrama de flujo, como se realiza el proceso de
compras en la empresa, describiendo los métodos de trabajo,
procedimientos y las diferentes actividades que allí se desarrollan. FALTA

8. i. ¿Cómo influyen las compras directamente en esta empresa en el
incremento o decremento de las utilidades de la organización? Explique.
Influye en conseguir productos de optima calidad a precios racionales dentro de
un mercado tan competitivo, teniendo en cuanta la calidad y el precio de los
productos y de esta manera mantener al cliente siempre satisfecho.
j. ¿Está soportado el proceso de compras en el Sistema de Gestión de la
Calidad de la empresa? ¿Cómo esta soportado? Explique.
Esta soportado en un procedimiento escrito que previamente fue elaborado,
revisado y aprobado por un comité y montado dentro de la plataforma del
sistema de gestión de la calidad y que cumple con políticas y estándares
previamente establecidos.
k. ¿Cómo se desarrolla el proceso de Logística en la empresa? ¿El
proceso de distribución y transporte si es que lo tiene en una empresa
de producción? Explique. Si es de servicios como se desarrolla el
proceso de distribución o atención de los clientes cuando solicitan el
producto.(Habrá mejor nota si se hacen registros fotográficos, videos,
planillas de registro, etc.)
Siempre que haya un despacho, se verifica que los vehículos en los que se
transportara la mercancía cuenten con condiciones adecuadas tanto mecánicas
como físicas para que el producto no sufra ningún deterioro, y si es el caso, se
produce a ajustar el vehículo a las condiciones exigidas.
En esta respuesta me parece como si nosotros
fueramos el proveedor y no el comprador att patry
que opinan????
1. El auxiliar identifica el cliente al que debe entregar y separa los
contenedores descritos en el documento.
2. Al llegar donde el proveedor valida la información de los datos de entrega.
3. El auxiliar hace entrega del pedido y de acuerdo al requerimiento explicito del
cliente, se realiza la verificación por unidad de empaque y/o verificación física
del producto contra documento.
4. El auxiliar hace firmar el documento ( factura , remisión , pedido) que soporta
la entrega , teniendo en cuenta las condiciones de legalización de cada cliente .
5. Si en el momento de la entrega se presenta una no conformidad o novedad
por parte del cliente , debe remitirse al procedimiento de novedades del cliente
diligenciando un formato.
6. El auxiliar de distribución confronta los documentos que asignaron en la

9. relación de despacho y la entrega al área de cartera, aleatoriamente el
coordinador de distribución hace revisión de estos documentos.
l. Que aspectos logísticos se desarrollan durante el proceso, almacén,
transporte, movilización de mercancías, distribución, etc. (Explique los
diferentes pasos del ciclo logístico).
1. Se cuenta con una logística de almacenamiento en su gran mayoría en orden
por categorías con clasificación de la mercancía.
2. Si durante las actividades de separación, empaque embalaje o despacho, se
detecta un producto con inconvenientes, debe remitirse al procedimiento de
productos no conforme.
3. Laboratorios LELVE cuenta con su propia flota de vehículos para realizar las
entregas de mercancía dentro del área metropolitana, para entregar fuera de esta
área o según necesidades de despacho se contratan los servicios de un operador
logístico o un tercero.
4. la logística de despacho sigue pareciendo proveedor cuenta con una
distribución de rutas que aparecen registradas en la correspondiente factura, en
conclusión queremos garantizar que se cumplan todas las actividades que
conduzcan a preservar, proteger y conservar el producto en su estado original,
durante todos los procesos, cumpliendo con todos los requisitos que permitan su
uso adecuado por parte del cliente.
m. Explique tres controles que utiliza la Dirección de compras y ¿Qué
resultados se han obtenido?
1. Evaluación de proveedores: con la información recopilada para evaluar y/o
reevaluar al proveedor se procede a diligenciar un formato llamado evaluación de
proveedores colocando una x según como se evalúa cada criterio y al final
automáticamente se determina la calificación total.
2. Cumplimiento al pronóstico mensual: se lleva un registro de presupuestos de
compras por línea mensual.
3. Registro de productos codificados: se realiza un análisis y se verifica el desarrollo
de los productos que han sido codificados previamente con el ánimo de hacer una
trazabilidad a la rotación de estos productos adquiridos y así poder determinar si es
necesario seguirlos comprando.
Con estos controles se obtiene como resultado la satisfacción a las necesidades de
los clientes internos y externos , garantizando que se cumplan con los requisitos
establecidos por la compañía de manera que se optimicen los recursos de la
misma.

10. n. Conclusiones. (Mínimo se deben obtener 5 conclusiones muy claras y
precisas debidamente numeradas del trabajo realizado.) FALTA