Este documento presenta el trabajo final de aplicación sobre la gestión de compras de la empresa Laboratorios Lelvel. Se describe el proceso de compras de la empresa, incluyendo las personas involucradas, cómo se clasifican y realizan las compras, y cómo el proceso está soportado por el sistema de gestión de calidad. También se analiza cómo las compras influyen en las utilidades de la organización.

1. TRABAJO FINAL DE APLICACIÓN
PATRICIA BEDOYA CORREA
MARISOL GOMEZ GONZALEZ
LEIDY VIVIANA CORREA SANCHEZ
EDWIN ALEJANDRO RUIZ ARBOLEDA
TATIANA ARBOLEDA
Docente:
MONICA SALAZAR
INSTITUTO TECNOLOGICO METROPOLITNO
GESTION DE COMPRAS
MEDELLIN
2011

2. TRABAJO FINAL DE COMPRAS
I. Objetivo: Identificar mediante un diagnóstico las actividades que se viene
cumpliendo en la empresa con relación a la Gestión de Compras.
Procedimiento: Elegir una empresa Comercial, Industrial o de servicios, Grande,
Mediana o pequeña, con el fin de realizar un diagnóstico que les permita
comprender el funcionamiento que viene presentando el departamento de compras,
apoyados en un cuestionario, se le solicita realizar las preguntas a la persona que
realiza dicha función y presentar el respectivo informe de la entrevista y a
continuación presentar el informe con los puntos establecidos.
LABORATORIOS LELVEL
1. ¿Cuáles son los principales objetivos de la empresa respecto a la Gestión
de Compras?
-Proveer oportunamente materias primas e insumos para la realización de labores
Productivas y/o administrativas concernientes a la fabricación y comercialización de
Productos.
-Comprar productos de buena calidad, con las mejores condiciones comerciales a
proveedores calificados y confiables, para mantener estándares dentro del sistema
de gestión de la calidad.
2. ¿Cuántas personas intervienen en todo el proceso de Compras de la
empresa y de qué forma actúan en dicho proceso?
-El bodeguero
-El Jefe de Compras
-El Director Administrativo y Comercial
-El recepcionista o almacenista de materiales
El solicitante o bodeguero elabora una solicitud de orden de compra en el modulo de
Compras del sistema comercial (compras de inventario) o diligenciando un formato
diseñado para otras compras (otras compras diferentes de inventarios) se
diligenciaran 3
copias que serán distribuidas así: una para compras, una para recepción de
materiales y una que quedará como respaldo de la solicitud.
El jefe de compras realizará la orden de compra a los proveedores que presenten

3. mejores condiciones comerciales y de calidad, solicitando que toda compra cumpla
con las condiciones comerciales y de calidad requerida por la empresa y nuestro
cliente final.
El Director Administrativo y Comercial confirmará la orden de compra verificando el
stock del inventario y el precio de compra.
El recepcionista o almacenista, cuando llegue la mercancía a las instalaciones de la
empresa, verificará todos los datos con la solicitud de compra y realizará una
inspección al producto verificando que cumpla con todas las condiciones
comerciales descritas
Comerciales y de calidad, si el producto no cumple con las condiciones este será
devuelto al proveedor soportado también por un documento llamado orden de
devolución.
3. Dónde y cómo se compran los productos que requiere la compañía para su
normal funcionamiento?
Como la empresa es un laboratorio con certificación en Buenas Prácticas de
manufactura, tiene una lista de proveedores calificados, por lo general tienen
domicilio en la ciudad de Medellín, unos pocos en Bogotá y otros en Cali, estos
proveedores son comercializadores que importan o fabrican los materiales o
insumos que son de nuestra necesidad. Cuando se realiza la solicitud de compra el
jefe de compras solicita mínimo 3 cotizaciones a los proveedores calificados y elige
la mejor condición de calidad y precio y solicita mediante una orden de compra los
productos pactados y las condiciones de entrega.
4. ¿Existen hojas de vida de las características del producto o servicio con las
que ustedes trabajan? Evidenciar 2.
Si existen como la empresa es fabricante de productos para la industria
farmacéutica, estos productos deben estar avalados con certificados de análisis y
fichas técnicas en las que se especifica En las características del producto
5. ¿Qué sistema de compras se utiliza en la Compañía? Por ejemplo compras
sin Stock, con Stock, ¿son centralizadas, descentralizadas? Explique
La empresa maneja un sistema de inventario permanente., se manejan compras de
materiales por stock en la mayoría de productos que son propios de nuestra
actividad de fabricación y comercialización. También se manejan productos por
encargo.
MODELO CENTRALIZADO: Existe una unidad básica de compras, que se encarga
de todas las compras con el apoyo de la unidad administrativa a las diferentes
dependencias o departamentos. Como: el departamento. Financiero, comercial,
administrativo y de producción.

4. 6. En la gestión de compras es necesario tener en cuenta algunos aspectos
para realizar una buena compra. ¿Cuáles son para usted dichos aspectos?
Tener un proveedor confiable que me pueda garantizar productos de buena calidad,
un buen servicio. y buenos precios
7. ¿Se realiza investigación y búsqueda de proveedores? ¿Cómo se realiza
esta investigación y búsqueda?
La mayoría de los proveedores que existen en la compañía por lo general ya son
empresas consolidadas y de mucha trayectoria dentro del gremio que satisfacen
las necesidades de la compañía y que están a la vanguardia de la consecución
de nuestros insumos y necesidades, cuando se necesitan proveedores nuevos
por lo general es por referidos a los cuales se les hace una invitación a participar
dentro de la selección de nuestros proveedores calificados y se les solicita cierta
documentación que avale sus parámetros de calidad.
8. ¿Efectúan en alguna ocasión algún tipo de test de productos con el fin
de conocer sus características? Si no lo hacen preguntar por qué no lo
hacen
El departamento de control, de calidad siempre avala que los productos
adquiridos cumplen con todas las especificaciones requeridas, mediante la
realización de pruebas analíticas. Además el producto siempre debe venir
acompañado de un certificado de análisis como soporte del producto.
9. ¿Ustedes almacenan la mercancía? ¿Cómo funciona este almacenaje?
¿Qué tecnología utilizan para esto? (Servicios de apoyo: montacargas,
estantería, etc.)
Se almacena en una bodega cumpliendo el sistema FIFO. Se tienen
ubicaciones por líneas de fabricación las cuales están dentro del sistema
comercial de inventarios para una fácil ubicación y control de los materiales.
Se utilizan estanterías y estibas.
10. ¿Se establecen cantidades máximas y mínimas para los productos a la
hora de realizar la compra?
Ya se tienen establecidos para cada producto el stock.
11 . ¿Cuáles de los siguientes controles utiliza la Dirección de compras?
Presupuestos ___x____ Auditorias ________Indicadores de Gestión
____x____
Evaluaciones del proveedor_____x___ Reportes estadísticos de Compras
____
Otros _______ Cuales _____________

5. 12. ¿Existe algún tipo de convenio respecto a las condiciones de pago con
los proveedores? ¿Cómo funcionan esos convenios?
Cuando un proveedor nos aprueba un crédito se pactan condiciones
comerciales, nos asignan un cupo de crédito, y nos otorgan un plazo para el
pago de las obligaciones, por lo general es de 60 días.
a. Introducción: aquí se debe hablar de la empresa, hechos históricos,
evolución de la empresa, que productos o servicios realiza y la
información más relevante de ella.
LOGOTIPO
DESCRIPCION DEL NEGOCIO:
Desde hace mas de 50 años LABORATORIOS LELVE lanzo al mercado la
pomada vacol iniciando con ella la fabricación y comercialización de una serie
de productos de uso agrícola y veterinaria que han servido durante todo este
tiempo, para prevenir y facilitar la curación de enfermedades de la población
pecuaria de nuestro país y así mismo el desarrollo de productos de uso
humano como jarabes extractos y formulas magistrales , además otras líneas
importantes que cada día fortalecen la optimización de rendimientos
económicos de la industria en Colombia .
ALGUNOS DE LOS PRODUCTOS MÁS SIGNIFICATIVOS SON:
LINEA VETERINARIA:

6. Cubrimos la industria agropecuaria, con certificación B.P.M. V. (BUENAS
Prácticas de Manufactura Veterinarias) Otorgadas por el ICA (Instituto
Colombiano Agropecuario), en aéreas de fabricación de productos
semisólidos antiinflamatorios y antivirales, líquidos antisépticos y antivirales,
tópicos, anti fúngicos (anti hongos).
LINEA DE REEMPAQUE Y REENVASE DE MATERIAS PRIMAS:
Disponemos de áreas calificadas por el IMVIMA para la dispensación de
productos utilizados en el hogar , en el campo, en la industria, droga blanca y
preparaciones magistrales.
LINEA DE ASEO HIGIENE Y LIMPIEZA:
Para la desinfección y limpieza en el hogar y la industria, ambientadores
aromatizantes con la tradición y la experiencia de la línea “BALLET”
LINEA DE PRODUCTOS DE OTROS LABORATORIOS:
Comercialización de productos de otros Laboratorios Farmacéuticos,
medicamentos éticos y de marca, insumos para la salud: Algodones, gasas,
vendas suplementos alimenticios reconstituyentes y elixires.
LINEA ESOTERICA:
De extractos, esencias maderables y aceites esenciales florales marina,
acidas, cítricas e innovadoras que aromatizan, relajan y refrescan.
b. Justificación:
El manejo inadecuado de los presupuestos de compra, al igual que la
adquisición de productos en el momento y cantidad incorrecta, incurren
siempre en el aumento de costos y la disminución de beneficios,
necesitando incluso un mayor esfuerzo de parte del personal para obtener
una rentabilidad reducida, razón por la cual este estudio se aboca al
análisis de la gestión de compras como herramienta fundamental en el
logro de los objetivos corporativos.
De manera que con el desarrollo de este trabajo, se busca obtener mejores
resultados al momento de adquirir la materia prima para la elaboración de
los productos que se van a comercializar a través de estrategias que
faciliten la gestión de aprovisionamiento de la empresa, lo cual puede
traducirse en una reducción importante en los costos de adquisición,
compra, almacenaje, transporte y comercialización de los productos
ofrecidos y garantizando el suministro en el tiempo y lugar requerido por los
clientes.
c. Objetivos: General y específicos: referentes al proceso de compras
que se está evaluando y analizando.

7. Objetivo General: Identificar conceptos y variables claves que sirvan para
Realizar la adquisición necesaria, en el momento debido, con la calidad y
cantidad requerida y aun precio adecuado de los productos, insumos o
materias primas que la empresa requiera dentro de un periodo de tiempo
determinado.
Objetivos específicos:
-optimizar cada vez más los métodos de compra, mejorando los resultados
en términos de eficacia, eficiencia y transparencia.
- Controlar al detalle el manejo de Inventarios para que no sean una carga
económica en la fijación de precios.
d. Identificación del proceso escogido: En este caso es el proceso de
Compras, como se realiza, como está conformada la cadena de
abastecimiento y cuales pasos de la cadena están establecidos.
La Cadena de Suministro es: Gestionar de forma efectiva y al mejor coste
posible los flujos, movimientos, inventarios de productos terminados e
información relativa a los mismos, desde un lugar de origen a un lugar de
destino para satisfacer las necesidades del cliente, con los siguientes
objetivos:
1. Disminuir costos de compras y logística, optimizar los inventarios y
atender al cliente.
2. Elegir proveedores y clientes claves y desarrollar alianzas, procesos y
sistemas necesarios para ofrecer una solución orientada al cliente e
innovación
e. Productos: Aquí se habla del producto que se transforma o se elabora
en el proceso, especificaciones técnicas del producto,
especificaciones de la materia prima, etc. (Si es un Hipermercado,
Supermercado, etc. hablar en general de algún producto específico
que la empresa transforme)

8. f. ¿Están clasificadas las compras en la empresa? ¿Nacionales,
Internacionales, Regionales, etc.? ¿Cómo clasifica la empresa las
compras de producto, Materia Prima o Insumos?
Se clasifican por tipo de productos ya sean recurrentes u ocasionales, por
lo general las compras son regionales o nacionales. Las empresa las
clasifica de acuerdo a la bodega: Materias Primas, material de envase o
acondicionamiento, otros laboratorios.
g. ¿Qué recursos tecnológicos poseen en la empresa para realizar las
compras y cómo influyen en el funcionamiento de ella? Es decir, que
Hardware, Software, u otros elementos utilizan para esta función.
Se utiliza un software que lleva un control más estricto en cuanto al
abastecimiento de los inventarios y el cumplimiento de los proveedores.
h. Analizar, utilizando un diagrama de flujo, como se realiza el proceso
de compras en la empresa, describiendo los métodos de trabajo,
procedimientos y las diferentes actividades que allí se desarrollan.

9. i. ¿Cómo influyen las compras directamente en esta empresa en el
incremento o decremento de las utilidades de la organización?
Explique.
Influye en conseguir productos de optima calidad a precios racionales
dentro de un mercado tan competitivo, teniendo en cuanta la calidad y el
precio de los productos y de esta manera mantener al cliente siempre
satisfecho.
j. ¿Está soportado el proceso de compras en el Sistema de Gestión de
la Calidad de la empresa? ¿Cómo esta soportado? Explique.
Esta soportado en un procedimiento escrito que previamente fue
elaborado, revisado y aprobado por un comité y montado dentro de la
plataforma del sistema de gestión de la calidad y que cumple con políticas
y estándares previamente establecidos.
k. ¿Cómo se desarrolla el proceso de Logística en la empresa? ¿El
proceso de distribución y transporte si es que lo tiene en una
empresa de producción? Explique. Si es de servicios como se
desarrolla el proceso de distribución o atención de los clientes
cuando solicitan el producto.(Habrá mejor nota si se hacen
registros fotográficos, videos, planillas de registro, etc.)
Siempre que haya un despacho, se verifica que los vehículos en los que se
transportara la mercancía cuenten con condiciones adecuadas tanto
mecánicas como físicas para que el producto no sufra ningún deterioro, y si
es el caso, se produce a ajustar el vehículo a las condiciones exigidas.
1. El auxiliar identifica el cliente al que debe entregar y separa los
contenedores descritos en el documento.
2. Al llegar donde el proveedor valida la información de los datos de
entrega.
3. El auxiliar hace entrega del pedido y de acuerdo al requerimiento
explicito del cliente, se realiza la verificación por unidad de empaque y/o
verificación física del producto contra documento.
4. El auxiliar hace firmar el documento ( factura , remisión , pedido) que
soporta la entrega , teniendo en cuenta las condiciones de legalización de
cada cliente .
5. Si en el momento de la entrega se presenta una no conformidad o
novedad por parte del cliente , debe remitirse al procedimiento de
novedades del cliente diligenciando un formato.

10. 6. El auxiliar de distribución confronta los documentos que asignaron en la
relación de despacho y la entrega al área de cartera, aleatoriamente el
coordinador de distribución hace revisión de estos documentos.
l. Que aspectos logísticos se desarrollan durante el proceso, almacén,
transporte, movilización de mercancías, distribución, etc. (Explique
los diferentes pasos del ciclo logístico).
1. Se cuenta con una logística de almacenamiento en su gran mayoría en
orden por categorías con clasificación de la mercancía.
2. Si durante las actividades de separación, empaque embalaje o despacho,
se detecta un producto con inconvenientes, debe remitirse al procedimiento
de productos no conforme.
3. Laboratorios LELVE cuenta con su propia flota de vehículos para realizar
las entregas de mercancía dentro del área metropolitana, para entregar fuera
de esta área o según necesidades de despacho se contratan los servicios de
un operador logístico o un tercero.
4. la logística de despacho sigue pareciendo proveedor cuenta con una
distribución de rutas que aparecen registradas en la correspondiente factura,
en conclusión queremos garantizar que se cumplan todas las actividades que
conduzcan a preservar, proteger y conservar el producto en su estado original,
durante todos los procesos, cumpliendo con todos los requisitos que permitan
su uso adecuado por parte del cliente.
m. Explique tres controles que utiliza la Dirección de compras y ¿Qué
resultados se han obtenido?
1. Evaluación de proveedores: con la información recopilada para evaluar y/o
reevaluar al proveedor se procede a diligenciar un formato llamado evaluación
de proveedores colocando una x según como se evalúa cada criterio y al final
automáticamente se determina la calificación total.
2. Cumplimiento al pronóstico mensual: se lleva un registro de presupuestos
de compras por línea mensual.
3. Registro de productos codificados: se realiza un análisis y se verifica el
desarrollo de los productos que han sido codificados previamente con el ánimo
de hacer una trazabilidad a la rotación de estos productos adquiridos y así
poder determinar si es necesario seguirlos comprando.
Con estos controles se obtiene como resultado la satisfacción a las
necesidades de los clientes internos y externos , garantizando que se cumplan
con los requisitos establecidos por la compañía de manera que se optimicen
los recursos de la misma.

11. n. Conclusiones.
El departamento de compras recibe las requisiciones de compras, es decir,
atiende las peticiones en cuanto a inventario se refiere u otras necesidades
presentadas por el Laboratorio LELVE.
Laboratorios LELVE por medio del departamento de compras analiza
detalladamente las fuentes de abastecimiento, tomando en cuenta todos
los proveedores activos y potenciales con los cuales el laboratorio
mantiene relaciones comerciales.
Para efectuar la compra se envían las solicitudes de cotización,
describiendo detalladamente los materiales que se desean adquirir a los
proveedores que han sido preseleccionados por la empresa.
Recibe y analiza las cotizaciones de los proveedores, es decir, realiza un
estudio riguroso de cada proveedor por separado en un formato que
contendrá los siguientes elementos: Cantidad, precio unitario, precio total,
calidad, tiempo de entrega y condiciones de pago.
Selecciona el mejor proveedor que cumpla con mayor cantidad de
especificaciones, resultante del análisis anteriormente efectuado y que se
encuentre ubicado preferiblemente en la ciudad de Medellín.
Laboratorios LELVE busca ser uno de los mas bien posicionados en el
mercado con un gran departamento de compras definido con los
estándares adecuados para la compra de los materiales necesarios para la
elaboración de sus productos.