Unidad 1 Compras y Suministros

INTRODUCCIÓN AL PROCESO DE
COMPRAS Y SUMINISTROS
UNIDAD I
INSTITUTO UNIVERSITARIO DETECNOLOGÍA
“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
EXTENSIÓN MÉRIDA
Asignatura: Electiva Compras y Suministros
Carrera: Administración
Menciones: Administración y Ciencias Comerciales
Área de Conocimiento: Administrativa
Semestre:V
ELABORADO POR: LCDA. ROSALBA MENDEZ CORREO: mrosalba67@gmail.com Octubre, 2021

ObjetivoGeneral
 Al finalizar la asignatura el estudiante estará en capacidad de
demostrar los conocimientos, habilidades y destrezas en el
manejo del control del proceso de compras y suministros,
destacando entre otros aspectos: Planear y gestionar el
proceso de compras en las organizaciones, definiendo la
estructura del departamento de compras, la clasificación de
productos y proveedores.
 Analizar la cadena de suministros, la cooperación e
información entre todos los eslabones que la integran, para
realizar una planeación integral de operaciones conjuntas que
permita el suministro de productos al consumidor final.

El acto de comprar es uno de los más
antiguos de la humanidad. Sus comienzos
se remontan a la época en que el hombre
utilizó el trueque o el cambio de algún
bien o propiedad por otro.
Diversos factores han ido determinando
la forma que adopta este proceso, tales
como la globalización, creación del
dinero, surgimiento de tecnologías que
permiten nuevas formas de comprar, entre
otras. No obstante, los comienzos del
comercio datan de la antigüedad y
mantenían lógicas arcaicas sustentadas
en espacios comunitarios como las
Ferias, a las cuales hace alusión la
siguiente imagen:
Antecedentes Históricos del
Proceso de Compra

Trasladando el proceso de compra al ámbito de las
empresas, en un comienzo esta actividad carecía de
profesionalismo y expertos en el área. En sus inicios
en la empresa “el comprador” (encargado de las
adquisiciones desde los proveedores a la empresa)
solía ser aquel empleado que identificaba los
insumos necesarios y que conocía a los proveedores
que disponían de dichos recursos/insumos, es decir,
se optaba por el trabajador en razón de sus
habilidades comerciales básicas e intuitivas, por lo
que no había grado de profesionalidad o
formación, debido a la escasa o carente definición de
cargos o roles diferenciados.

Con el paso de los años, la actividad de
comprar en una empresa ha ido
enriqueciéndose de diversas áreas y
expertos que han logrado conformar una
administración estratégica del
abastecimiento, lo cual significa, definición
de planes de compras, capacitación
permanente del recurso humano,
identificación y alianzas con proveedores
No obstante, este proceso de compras
moderno (con dinámicas profesionales,
departamentos con funciones
determinadas y estructuras definidas) ha
evolucionado desde modelos arcaicos que
hoy en día cuesta asimilar. Es decir, un
proceso de compras y abastecimiento hoy
en día tiene una dinámica cohesionada,
pero ha evolucionado de prácticas tan
antiguas como la cultura humana.
Actualmente las empresas han logrado
darse cuenta de la importancia de la
preparación y experticia del personal en el
área y procesos de compra y
abastecimiento para reducir el impacto de
la economía actual, caracterizada por
precios inestables, escasez de materias
primas, uso de las tecnologías, entre otras.

¿Qué es comprar?
•Se entiendo como: El proceso de adquirir una cosa a
cambio de cierta cantidad de dinero. La acepción
anterior es simple, pero no por eso carente de sentido,
en tanto,
El término comprar :
• Se entiende como un proceso en el cual una entidad
(persona natural o legal, empresa u organización)
adquiere materias primas, productos, mercaderías,
mercancías o cualquier tipo de bienes a cambio de
réditos económicos, monetarios u otros bienes
equivalentes.
La dinámica de compra desde
una perspectiva empresarial:
• Una entidad compradora – adquiere bienes.
• Una entidad vendedora – proporciona bienes.
• Una moneda de cambio – equivalente a los bienes
comercializados.
Así, ambas delimitaciones
conceptuales comparten
aspectos comunes como:
Es el acto de obtener el producto o servicio de la
calidad correcta, al precio, tiempo y lugar pactado.
Definición:
• Adquisiciones, aprovisionamiento o materiales,
control de inventarios y almacenes.
Actualmente la palabra
compras, se puede relacionar
con los siguientes términos:

Objetivos de las compras
 Para mantener una posición competitiva en el mercado y obtener beneficios satisfactorios, hay que gestionar materiales
o productos al precio más bajo que permitan las exigencias de calidad y servicio. Los objetivos fundamentales de toda
compra pueden resumirse del modo siguiente:
1. Lograr un flujo continuo de materiales,
accesorios y servicios considerados como
indispensables para la operación de la
organización.
2.Mantener los niveles de
inventarios y las pérdidas a un
mínimo.
3.Mantener adecuados
estándares de calidad.
4. Encontrar o
incrementar el número de
buenos proveedores.
5.Estandarizar hasta donde sea
posible los artículos que se
compren.
6. Procurar materiales al precio
más bajo posible compatible con la
calidad y el servicio requeridos.
7. Mantener la posición
competitiva de la empresa.
8. Alcanzar relaciones de trabajo
productivas y armoniosas con los demás
departamentos dentro la organización.
9. Alcanzar los objetivos de
compras con el nivel más
bajo posible de costos
administrativos.

¿Que es el Proceso deCompra?
El Proceso de Compras dentro de la empresa consiste en precisar cuáles son las necesidades de bienes,
recursos y servicios de la empresa, identificando y comparando proveedores, para poder negociar y
convenir los términos de la compra con los mismos; con el objetivo de recibir los bienes, recursos y
servicios útiles a la empresa, con el consiguiente pago de éstos.

Etapas del Proceso de Compras
Aunque después veremos las
diferentes fases del proceso de
compra del consumidor,
podríamos decir que a grandes
rasgos son tres:
•Etapa 1 (Pre-compra):
Corresponde a la búsqueda de
información sobre el producto.
•Etapa 2 (Compra): Hay que
determinar qué estímulos de
marketing influyen a la hora de
compra.
•Etapa 3 (Post-compra): Aquí
habría que tener en cuenta si el
consumidor ha quedado
satisfecho con la compra o no.

Proceso de compras

La ISO en el apartado 7.4.1 dice: “La
organización debe asegurarse de que el
producto adquirido cumple los requisitos
de compra especificados. El tipo y el
grado del control aplicado al proveedor y
al producto adquirido debe depender del
impacto del producto adquirido” (ISO
9001:2008); por tal motivo hay que
definir el proceso de compra a seguir para
la correcta adquisición de bienes (ver
grafico 1).
Proceso de compras

Proceso de compras
Requisición
Cotización
Orden de compra
Recepción de materiales
Control de calidad
Rechazo y/o devolución
Pago
En el gráfico se describe el proceso de
compras que inicia con la fase de la
requisición, que no es más que el pedido
efectuado al proveedor para satisfacer la
demanda de compra, posteriormente el
proveedor envía cotización donde
especifica la cantidad a pagar, forma y
plazo de pago.
Con la información anterior se procesa la
orden de compra, para proceder a la
recepción de materiales, realizando un
control de calidad a los productos o
mercancías recibidas; en el caso que estos
no cumplan con las condiciones
establecidas en la orden de compra se
realizara la devolución o rechazo.
Una vez aceptado el pedido se procede al
pago del mismo.

Importancia económica de compras
A su vez no debe aumentar las inversiones más allá del inventario necesario para cubrir las
necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable.
El departamento de compras tiene que asegurar la recepción de los materiales adecuados
cuando se necesiten, en las cantidades adecuadas para la producción o venta, y hacer las
entregas a tiempo.
2.- La operación eficiente de cualquier industria depende de la renovación adecuada de la
inversión.
1.- No es posible hacer ventas apropiadas a menos que los materiales empleados en la
fabricación se adquieran a un costo final proporcional al que obtienen los competidores

3.- Por sus estrechos contactos con otras muchas
compañías y con el mercado en general compras está en
situación de aconsejar a la empresa sobre:
A) Nuevos materiales que pueden usarse con ventaja para
sustituir a los que se emplean en ese momento.
B) Nuevas líneas o surtidos posibles de productos para añadir a
la producción.
C) Variaciones en las tendencias, ya sea en precios o en otros
aspectos que pueden afectar las ventas de la empresa.
D) Aumento del crédito de la empresa dentro del área en que se
desenvuelve.
Importancia económica de compras

Principios
Calidad
Cantidad
Precio exacto
Condiciones de
entrega
Financiamiento
Servicio
Principios básicos de compras y
abastecimientos
 El funcionario ejecutivo bien preparado, que tiene a su
cargo la labor de compras, buscará siempre utilizar los
recursos monetarios disponibles con el mayor provecho
para la empresa: para ello deberá observar con toda
atención los siguientes principios:
 Las prácticas en el mundo de las compras deberán
sujetarse a las necesidades particulares de la empresa,
sea esta comercial, industrial o de servicio.
 Las compras deberán hacerse con base a un examen
minucioso de las características de las mercancías y a
los servicios ofrecidos por los proveedores.
 La decisión sobre lo que se debe comprar y el momento
de hacerlo la toma el comprador con pleno
conocimiento de los precios y las tendencias del
mercado, así como del estado de la oferta y la
demanda.

Las compras deben
efectuarse con el
proveedor que
ofrezca las
condiciones mas
ventajosas para una
misma calidad,
cantidad,
condiciones de
entrega, condiciones
de pago y servicios
de posventa.
El comprado debe
ser capaz de
pronosticar la
evolución futura del
mercado
Todo lo anterior
puede resumirse en
tres elementos
fundamentales:
Establecer con
claridad lo que la
empresa necesita.
Localizar a los
proveedores que
tienen los materiales
necesarios, dentro o
fuera del país.
Realizar las mejores
negociaciones con
los proveedores en
cuanto a precio,
calidad, cantidad,
condiciones de
entrega y de pago,
así como servicio de
posventa.
Principios básicos de compras y
abastecimientos

Función de compras
La función de
compras es vital
para:
La obtención de
calidad de los
productos
terminados que
depende de la
calidad de las
materias primas
y/o componentes
para su
fabricación.
Los costos
asociados a los
inventarios
dependen en gran
medida de los
tiempos de
entrega
La obtención de
utilidades
dependen en gran
medida de los
precios y las
condiciones de
compra.

Función
estratégica de
compras.
Estructura
Estratégica
Imagen proactiva
Agregar valor
Desarrollo de un
plan para agregar
valor
Satisfacción del
cliente interno
Estructura
organizacional
¿Qué espera la Alta Dirección de la función de
compras?

Clasificación del Tipo de Compras
Compra
de
Bienes:
Compras
de
Materias
primas:
Pueden ser de
procedencia agrícola,
minera o de otras
industrias, en las
cuales han tenido su
primer transformación
mercancías:
Productos terminados
que se destinan a la
venta.
Suministros: ( tinta,
jabón papelería, gas,
Diesel)
Compras
Servicios:
Personales o
profesionales
Financieros
Transportes
Turísticos.

Por su ámbito
territorial
Compras nacionales:
Se efectúan dentro de la frontera
de un país) - Sector privado y
sector público.
Compras internacionales
Cuando se efectúan las
adquisiciones con el proveedor en
el exterior.
Centralizada:
Se logra mejores precios,
descuentos o bonificaciones de
los proveedores por grandes
adquisiciones
Descentralizada:
(Propio de grandes empresas). Se
evita demoras y excesos
burocráticos y son adquisiciones
altamente especializadas.

Relación con
otras áreas
Almacén
Producción
Tráfico
Contabilidad
1. Compra de Bienes, Mercancías y
Materiales
2. Compra de Servicios
3. Compras Anticipadas
4. Compras de Emergencia
5. Compra Especulativa
6. Compras Recíprocas
7. Compras Personales
8. Compras de Salvamento
9. Compras Excedentes
10. Compras en el Mercado Abierto
11. Compras de Artículos Relacionados
12. Compras Especiales
13. Compra de Elementos de Bajo Costo
14. Compras Corporativas
15. Compras Consolidadas

Ética en las compras
Vale aclarar que la gestión de compras implica cumplimentar con
ciertas funciones como adquirir y abastecer a la empresa con los
bienes y servicios que necesita, siempre optimizando el precio, el
tiempo y la calidad. En este tipo de funciones entra en juego los
principios éticos y morales de la persona encargada de la gestión de
compras.
Una correcta gestión de compras le asegura a la empresa contar con
los mejores proveedores, para poder ofrecer los mejores productos y
servicios y a un valor total insuperable.

La ética en la gestión de
comprar no es sólo cuestión de
evitar acciones deshonestas,
sino que abarca otras
cuestiones como aprovecharse
de su posición de manera
indebida, tanto a favor personal
como de la empresa.
El comprador representa a la
compañía, y en este sentido
debe mantener su integridad y
reputación.
Debe llevar a cabo sus tareas
de modo intachable y honesto,
evitando levantar cualquier tipo
de sospecha infundada.

Los encargados de gestión de compras tienen a su cargo muchas
responsabilidades, pero a su vez tienen mucho poder dentro de la empresa,
esto puede llevar en algunos casos a abusar indiscriminadamente de su
posición.
Esto exige que el gerente de compras y abastecimiento actúe con ética
profesional y rectitud.
En suma, el emblema de todo personal dedicado a la gestión de compras
debe ser la ética, la profesionalidad, la competitividad y la transparencia.
Es necesario que todas estas propiedades existan en toda la compañía para
asegurar el desarrollo confiable del negocio.

Ética en las
compras

Bibliografía
LIBRO: COMPRAS, PINCIPIOS Y APLICACIONES AUTOR: DR. SALVADOR
MERCADO H EDITORIAL LIMUSA
LIBRO: ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS AUTOR: CRISTOBAL DEL RIO
GONZALEZ EDITORIAL THOMSON
LIBRO: COMPRAS ENFOQUE ESTRATÉGICO AUTOR: LEONEL CRUZ MECINAS
EDITORIAL: MC GRAW HILL
LIBRO: DISEÑO DE LAS ORGANIZACIONES PARA CREAR VALOR AUTOR: JAMES
A. BRICKLEY EDITORIAL: Mc GRAW HILL 31

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