Flujo de documentos electrónicos

Flujo de
documentos
electrónicos

Process Forum 2011, Madrid 25 de mayo / Pedro Soler Jaufer Slide 1

Sobre UNIQA

UNIQA es un proveedor de seguros líder
en Europa Central
Está constituido por un grupo de
compañías aseguradoras que atienden
a unos 15 millones de clientes de 20
países europeos.
El grupo ofrece seguros de vida, de
salud y de bienes y accidentes, así
como todos los servicios financieros
relacionados.


Cifras y datos de UNIQA

2009:
Primas devengadas excluido la proporción ahorrada
de 5.000 millones de Euros (la participación en las
primas generadas en el exterior suma más del 37%)
Beneficio (antes de impuestos): 82 m de Euros
Inversiones de 22.600 millones de Euros



Austria Österreich
Mercados de Europa Occidental
Mercados de Europa Occidental
Europa Central yEuropa Central y Oriental
Oriental
Mercados emergentes de Europa
1 Grupo
Mercados emergentes de Europa
Oriental del Este
40 Compañías aseguradoras
21 mercados objetivo
Aprox. 22.000 empleados y
agentes
unos 7,4 millones de clientes
unos 15,3 millones de
contratos



División por segmentos

Primas devengadas excl.
la proporción de ahorros Salud Vida
2009 (Local & Extranjero) 18,7 % 32,5 %

Bienes y accidentes: 2.446 m
de Euros (+ 2,7%)
Vida: 1.628 m de Euros Bienes y
(- 1,5%) accidentes 48,8 %
Salud: 937 m de Euros
(+ 3,3%)


Flujo de documentos electrónicos
Punto de partida y Retos

Desafíos organizativos de UNIQA:
¿Cómo …
eliminar los archivos físicos en papel de las oficinas y centros de
trabajo?
conseguir que, en pocos segundos, los agentes puedan disponer de
los casos en sus propios países?
transmitir de un modo rápido y eficiente la correspondencia entre el
cliente y el agente?
gestionar los procesos de negocio de un modo dinámico y
transparente?
trabajar en casos de negocio independientemente de su
ubicación?


Punto de partida y Retos

El gran volumen de documentación
genera un coste muy elevado de
almacenamiento
No hay un acceso a la información
en paralelo
Poco control sobre el estado y
ubicación de los documentos
Muchos puntos de almacenamiento
Grandes esfuerzos invertidos en
localizar y compartir la información
Muchos datos redundantes
Muchas fuentes de datos diferentes
(generalmente aplicaciones de
seguros)
Pérdida de información sobre la
carga de trabajo real de los
departamentos


1er paso: Desarrollar un "Caso virtual de seguros" e
integrar aplicaciones de la línea de negocio

„Vistas virtuales de contenidos“ "Archivo virtual de seguros"
„Gestión de reclamaciones“
implementado
Digitalizar y estructurar contenidos
"Archivo virtual de seguros“
Poner los contenidos a disposición
„Respaldo
de los usuarios del negocio (vistas
administrativo“ de contenidos)
Enlazar los contenidos con las
„Gestión de contratos“ aplicaciones del negocio
Proporcionar a los agentes un
acceso paralelo a los contenidos
donde sea preciso
Crear condiciones para que la
información esté disponible en los
Aplicaciones de UNIQA procesos de negocio


1er paso: Desarrollar "un caso virtual de seguros" e
integrar aplicaciones de la línea de negocio

¿Cómo …
eliminar los archivos físicos en papel de las oficinas y lugares de
trabajo?
poner a disposición de los agentes los casos de seguros en sus países
y en pocos segundos?

Resuelto con la introducción de Enterprise Content Management.


2º paso: Conseguir la automatización de contenidos
Flujo de documentos electrónicos

La automatización de los procesos es la respuesta para los demás
retos:

¿Cómo …
Distribuir la correspondencia de clientes y partners al agente de un
modo rápido y eficiente?
gestionar los procesos de negocio de forma dinámica y
transparente?
trabajar en casos de negocio independientemente de su ubicación?


Combinando procesos y contenidos

PROCESOS CONTENIDOS
• Transformación • Automatización
CSP
• Automatización • Integración
• Gestión • Gestión
• Control • Mejora
• Análisis • Captura
• Auditoría • Archivado
BPMS
• Conformidad • Conformidad

19 de mayo 2011 | Software AG - Llegue más rápido | 11

2º paso: Conseguir el proceso de automatización de
contenidos antes de EBF

Seg. daños

Contrato
Factura
médico A-G

Correos
Clasificación × Seg. salud × Reclam. × H-R

Envío correo Procesam.
S-T
del caso
…
U-Z

Seg. vida

10.000 envíos correo / día 2.900 Agentes

500
50.000 páginas / día Otros empleados

Tramitación manual de envíos de correo


Automatización del flujo de documentos

Instancia de
proceso
FACTURA DEL
CARTA DOCUMENTO
MÉDICO DIGITAL

Ordenar

200 buzones
Escanear electrónicos

Clasificar

Buzón
Asignar Procesos de negocio
electrónico

modo de trabajo: como siempre

única diferencia: documento electrónico


Descripción de la arquitectura

«caso de uso»
CAPA DE PRESENTACIÓN
Procesar instancia

USUARIO

CAPA DE PROCESAMIENTO
FACTURA
DEL
MÉDICO

Servidor webMethods webMethods
LDAP
BrainTribe BPMS MWS
Partner externo: Cliente
Escáner

Escaneo DMS wM BPMS Directorio USUARIO

Interfaz de usuario: Aplicación EBF

Max ustermann


Complementos EBF/BPMS

Lotus Notes

E-MAILS

Proceso EBF

cartas

WebFOCUS DWH

Informes BPMS


3er paso: Capacitar otros procesos para BPMS EBF –
Flujo de facturación

complementación reglas
tarea EBF archivado
documentos de clasificación

Documentos Proceso EBF
de seguros
de ReWF a EBF

transferencia
DMS/EBF × de EBF a ReWF
carta (escáner) aplicación - tarea EBF Documento DMS
Proceso flujo facturación
contabilidad
(SAP) archivado
factura Factura wf
lista de tareas

Comprobar firma Firma gestión
viabilidad derecha Izda. firmas

Documento DMS


Descripción Estructura de Trabajo
Paquetes de trabajo

Fase de definición Fase de ejecución

Concepto de
Arquitectura Implementación
organización

Flujo documentación
Concepto de formación Comprobación
técnica

Planificación de recursos DMS Formación interna

Seguridad Piloto
en 1 oficina regional

Interfaz de usuario
& Prototipo Actualización tecnológica

Concepto de
Comprobación y Revisión
Actualizar si demasiado pequeño nuevas ampliaciones
para pantallas de 24 pulgadas
aprox. 1.500 Monitores
Concepto de emergencia aprox. 600 portátiles/sobremesa


Factores clave de éxito

Mayor velocidad
envío de reglas claras de distribución por cada
clic de ratón
Flexibilidad
balance de carga a través de la gestión de
procesos de negocio independientes de su
ubicación grupo CBS con amplio acceso a los
documentos
Transparencia
número de documentos - “ubicación”

EBF ¡es la base para introducir nuevas mejoras
técnicas y de organización!

¡Gracias por su atención!
Pedro Soler Jaufer
Braintribe IT Technologies
mail: pedro.soler@braintribe.com
http://www.braintribe.com


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