Este documento describe el proceso de trámite de documentos en las entidades públicas colombianas, incluyendo la normativa legal que lo rige y las actividades involucradas. Explica que un trámite implica una serie de pasos para que una solicitud llegue a su destinatario, y describe los elementos clave como la recepción, distribución, respuesta y seguimiento de los documentos a través de las diferentes dependencias de acuerdo a su competencia. También resalta la importancia de contar con controles y tiempos de respuesta establecidos por la ley

1. PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL: TRÁMITE
TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
953687
MARYURIS CASTRO CARREÑO
ANA MARIA MORALES CONTRERAS
JAIRO EMMANUEL OTÁLORA ZAMBRANO
RICARDO FABIÁN ROJAS MORALES
MARIANA DAVILA ACOSTA

2. TRÁMITE
• Es la serie de pasos a seguir para que una solicitud o información llegue a su
destinatario. También podría definirse como el diligenciamiento realizado para obtener
un resultado.
• Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la
distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la
disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y
seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

3. TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Curso del documento desde su
producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función
administrativa.

4. MARCO NORMATIVO
Constitución Política de Colombia
Art. 23: Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.
Ley 58 de 1982
Reglamentación Trámite de Peticiones
• Reglamentar la tramitación interna de las peticiones que le corresponda resolver y la
manera de atender las quejas por el mal funcionamiento de los servicios a su cargo.
• 15 días para resolver dicha solicitud, sino es así se informara al solicitante el motivo
de la demora.
• Retardo injustificado puede llevar a sanciones disciplinarias.
• Actuaciones administrativas son públicas, excepto las que establezca la ley y la
constitución.

5. DECRETO 01 DE 1984
CODIGO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO
DERECHO DE PETICIÒN
• Toda persona podrá hacer peticiones respetuosas a las autoridades, verbalmente o
por escrito, a través de cualquier medio.
• Pueden ser de interés particular o general.
• Pueden ser quejas, reclamos, manifestaciones, peticiones de informacion y
consultas.
• La falta de atención a estas solicitudes sanciones disciplinarias (Causal de mala
conducta).
DECRETO 2150 DE 1995
TRÁMITES INNECESARIOS EXISTENTES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Art. 16: Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Cuando se requiera
comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un
procedimiento o petición ciudadana, que obre en otra entidad pública, procederán a
solicitar oficialmente a la entidad el envío de dicha información.
Será permitido el intercambio de información entre distintas entidades oficiales, en
aplicación del principio de colaboración.

6. Art.17: Antecedentes judiciales o de policía, disciplinarios y profesionales.
Previa autorización escrita del mismo, se solicita directamente a la entidad
correspondiente. Para este efecto, el interesado deberá cancelar los derechos
pertinentes si es del caso.
Art. 25: Utilización del correo para el envío de información. Modifíquese el artículo 25
del Decreto 2150 de 1995
Recepción y envío de documentos por medio de correo certificado, Adpostal. Las
entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de
documentos, propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de
correo certificado y por correo electrónico.
En ningún caso, se podrán rechazar o inadmitir las solicitudes o informes enviados por
personas naturales o jurídicas que se hayan recibido por correo dentro del territorio
nacional.

7. ACUERDO 060 DE 2001
ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICIALES DE LAS ENTIDADES PUBLICAS
Y PRIVADAS
Art. 3:
• Establecer unidad de correspondencia.
• Recepción, radicación y distribución.
• Contribuyen al PGD.
• Personal suficiente y capacitado.
Art. 6:
• Numeración de actos administrativos.
• Consecutiva. Controles
• No tachaduras ni enmendaduras
• No numerar oficios que no se encuentren debidamente firmados
Art. 8:
• Control comunicaciones oficiales.
• Elaboración de planillas, formatos, controles manuales o automatizados.

8. CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE
Este control consiste en vigilar que las comunicaciones sigan su curso normal
sin demora ni extravío en toda la secuencia del trámite.
Una vez entregadas las comunicaciones recibidas a la dependencia u oficina
que debe atender el asunto, es función de la oficina encargada del recibo y
despacho de documento hacer el seguimiento de su tramitación, para ello se
utiliza un formato recordatorio de correspondencia y en tramitación.

9. ACTIVIDADES
Cada dependencia genera un conjunto
de documentos objeto de trámites
administrativos, estos integran las
SERIES DOCUMENTALES.
De acuerdo con la normatividad
existente en el país, se deben tener en
cuenta los tiempos máximos
establecidos para el trámite oportuno
de las comunicaciones.

10. En este proceso se señalan las actividades de:
RECEPCIÓN DE SOLICITUD OTRÁMITE
• Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y
ruta del trámite.
• Identificación del trámite.
• Determinación de competencia, según funciones de las
dependencias.
• Definición de los períodos de vigencia y tiempos de
respuesta.
RESPUESTA
• Análisis de antecedentes y compilación de la información.
• Proyección y preparación de respuesta.
• Trámite de la producción de documentos (respuesta)
hasta la culminación del asunto.

11. BENEFICIOS
• Disminuir el tiempo promedio en el trámite o atención de un documento,
debido a que se eliminan tareas repetitivas, se evitan olvidos y/o documentos
extraviados.
• Al ubicar rápidamente un documento ya sea que se encuentre este en trámite
o con su proceso concluido y ya almacenado, ahorrando tiempo de búsquedas
al no tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un
determinado documento.
• Se estandariza la documentación emitida.
• Todo se realiza legal y organizadamente.

12. ELEMENTOS DEL PROCESO DE TRÁMITE
• Implementar un sistema de distribución de los documentos que ingresan a la
Organización de manera que sus destinarios puedan darle tramite.
• Facilitar la distribución de los documentos que deben fluir entre las diferentes
áreas de la entidad.
• Manejar esquemas operativos que garanticen la ejecución de los trámites y el
control de tiempos de respuesta o de generación de acciones.
• Contar con mecanismos que faciliten la consulta de los documentos según se
requiera
• Contar con políticas que reglamenten el acceso a los documentos de archivo.
• Asegurar la capacidad de las herramientas usadas para localizar, recuperar, y
consultar cualquier documento o información en el menor tiempo posible,
independientemente del medio en el cual haya sido creado o la fecha de
creación.

13. Acta de divorcio
Documento público en el que se registra la separación ante la ley de dos personas
que estaban casadas. En ella se anota lo siguiente:
Los nombres y apellidos, edad, ocupación y domicilio de quienes se divorcian.
La fecha y lugar de su matrimonio.
La fecha y lugar del divorcio.
Trámite:
El divorcio se clasifica en voluntario y necesario.
Es voluntario cuando la pareja está de acuerdo en divorciarse, en este caso, se
presenta una solicitud de divorcio.
El divorcio necesario sólo puede ser demandado por el cónyuge que no haya dado
causa a él y dentro los seis meses siguientes al día en que tenga conocimiento de
los hechos en que se funde la demanda.

14. Contrato individual de trabajo
Es un documento en el que se establecen los derechos y obligaciones del patrón y del
trabajador.
Un contrato debe contener:
Nombre del trabajador.
Su nacionalidad, edad, sexo, estado civil y domicilio.
Condiciones de trabajo:
Periodo de contratación.
Trabajo por realizar.
Lugar de trabajo.
Salario convenido.
Días y horas de trabajo.
Días de pago.
Días de descanso.
Trámite:
El contrato lo elabora el patrón y deben firmarlo en todas sus hojas, el contratante y
el contratado si está de acuerdo con las condiciones establecidas.