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GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA
GRUPO 04 CIDBA
1
“FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS”.
MARTHA LUCIA TABORDA CARO
III SEMESTRE
GRUPO 04
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTA DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
BOGOTÁ
2015
GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA
GRUPO 04 CIDBA
2
“FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS”.
MARTHA LUCIA TABORA CARO
III SEMESTRE – GRUPO 4
DOCENTE: MARÍA NANCY URIBE
PROFESIONAL CIDBA
ASIGNATURA
GESTIÓN DOCUMENTAL I
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVITICA
BOGOTÁ
2015
GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA
GRUPO 04 CIDBA
3
INTRODUCCIÓN
En este trabajo se presenta la aplicación de los conocimientos obtenidos para conocer,
distinguir y aplicar conceptos y términos necesarios en la FORMACIÓN DE LOS
ARCHIVOS A TRAVÉS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DURANTE el flujo
documental, para el desarrollo de la actividad, se tuvo en cuenta el material de apoyo
proporcionado en la plataforma y fuentes externas de consulta, que son referenciadas
al final.
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GRUPO 04 CIDBA
4
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:Evidenciar la asimilación de los conocimientos adquiridos en el
curso Gestión Documental, del programa Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística de la Universidad del Quindío, cuya finalidad es dar a
conocer la formación de los archivos a través del Ciclo Vital de los Documentos,
identificando las etapas por las cuales pasa el documento desde su creación hasta la
disposición final
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
-Contextualizar los conceptos y normatividad básica relacionada con los procesos
archivísticos, EN ESPECIAL EL DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
-Aplicar los conocimientos adquiridos a la práctica.
-Identificar los diferentes parámetros y estándares normativos para la adopción,
implementación y seguimiento de un programa de gestión documental.
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5
Visite un archivo de carácter público y otro de carácter privado y realice y presente
porescrito, la siguiente actividad:
Describa los archivos visitados: Entidad, dirección, ciudad, etc
Universidad nacional de Colombia, Facultad De Derecho, Ciencias Políticas y sociales
Carrera 45 calle 30, Bogotá, ARCHIVO SÁTELITE.
Coordinadora; Yaneira Silvana Capera
1. Identifique en cada uno de ellos:
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6
Etapa pre-archivística, archivística (primera y segunda etapa y los valores de
losdocumentos en el archivo de gestión, central e histórico y describa cuales sonlas
características de cada uno de ello y su importancia en cada una de lasetapas.
La primera y segunda etapa corresponde al ejercicio del valor primario o de gestión:
Los documentos identificados en esta etapa serian,RESOLUCIONES Y HISTORIAS
ACADÉMICAS
Características e importancia de la:
LA HISTORIA ACADÉMICA: “La historia académica del estudiante es una serie
documental de acceso reservado que contiene toda la información que se produzca
sobre la vinculación y trayectoria académica de los estudiantes en desarrollo de una
relación legal y reglamentaria de derecho público con la Universidad. Se organiza de
manera cronológica y corresponde su gestión a las unidades de Registro y matrícula o
Secretarías de Facultad de acuerdo con la organización de cada sede”
RESOLUCIONES: Actos administrativos de carácter dispositivo
Mientras que la tercera desarrollará en su plenitud y exclusivamente el valor
secundario o histórico.
En esta primera edad se toma en cuenta para su estudio la información, de forma que
esta sea oportuna y pertinente, el soporte o media, en el que se va a volcar la
información, el recorrido óptimo para llegar a la persona competente con todos los
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datos que necesita para lograr resolver en menor tiempo posible y por último, el plazo
de retención y el destino final que van a ser fijados en la tabla de selección.
El momento de tramitación, es el momento en el cual se acumulan los antecedentes
necesarios para la acción administrativa o jurídica que se pretende con un documento
de archivo, durante este momento el documento se encuentra activo, siendo requerido
por el iniciador, por las distintas oficinas y por las autoridades de la institución
Y la segunda y tercera edad, en la etapa archivística.
2)EMPRESA FAJAS TRIBUTO SAS:
Av19 136 A-06 L-241 - Colombia, Bogotá
Teléfono Tel: (57) (1) 6140371
Página web www.fajastributo.com
Nombre: Viviana Millan
Razón Social: EMPRESA TRIBUTO SAS, Persona natural.
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8
DOCUMENTOS:
FACTURAS DE COMPRA.
COMPROBANTES DE INGRESO
CARACTERISTICAS E IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS:
FACTURAS DE COMPRA: Son documentos donde se registran los bienes o artículos
adquiridos por esta empresa, el valor o costo de ellos.
COMPROBANTES DE INGRESO: Todo ingreso de dinero a la empresa debe tener
como respaldo un comprobante de ingreso donde se describa la fecha, el valor, el
concepto del valor ingresado y las firmas de responsabilidad, estos documentos deben
estar prenumerados y reservar una zona para registrar un asiento contable, además
deben estar conformados por un original para Contabilidad y una copia para el archivo
consecutivo
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9
CUADRO COMPARATIVO Y EXPLICATIVO DE LAS EDADES DE LOS
DOCUMENTOS
EDAD DE LOS
DOCUMENTOS
1ª EDAD
Elaboración o recepción del
documento. Uso intensivo
2ª EDAD
Documento tramitado. Motivo de
recurso o consulta como
antecedente. Uso menos frecuente.
Va adquiriendo valor histórico.
3ª EDAD
Valor histórico
CLASES DE
DOCUMENTOS
Universidad
Nacional
 RESOLUCIONES
(Consejo de Facultad
)
 HISTORIAS
ACADÉMICAS
(Área curricular de
Derecho)
RESOLUCIONES DE FACULTAD
DE DERECHO, CIENCIAS
SOCIALES Y POLÍTICAS, SU
RETENCIÓN SON DE 5 AÑOS EN
EL ARCHIVO SÁTELITE O DE
GESTIÓN.
EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN
ESTAN DESDE EL AÑO 1998 EN
ADELANTE,SON 5 AÑOS DE
CUSTODIA EN EL ARCHIVO DE
GESTIÓN
SON SERIES DE
CONSERVACIÓN
TOTAL, ALTO
NIVEL
HISTORICO E
INVESTIGATIVO
CLASES DE
DOCUMENTOS
FAJAS
TRIBUTO
S.A.S
 COMPROBANTES DE
INGRESO
(Área de contabilidad )
 FACTURAS DE
COMPRA
(Área de caja )
LES DAN UN TIEMPO DE VIDA
DE UN AÑO (1 )
TIENE UN TIEMPO DE VIDA DE
UN AÑO ( 1 )
SON
TOTALMENTE
ELIMINADOS
SON
ELIMINADAS
VALORES DE
LOS
DOCUMENTOS
VALOR PRIMARIO
Como instrumento de gestión.
Valor administrativo-fiscal-jurídico.
VALOR
PRIMARIO
Como
instrumento de
gestión. Valor
administrativo-
fiscal-jurídico;
valor
informativo.
VALOR
PRIMARIO/VALOR
SECUNDARIO
Valor jurídico;
valor
informativo;
valor histórico-
cultural.
VALOR
SECUNDARIO
Valor histórico-
cultural como
testimonio
histórico
ARCHIVOS Archivos administrativos Intermedio Definitivo
De oficina Central Archivo histórico
PERÍODOS DE
PERMANENCIA
No superior a 5 años 10-15 años 30-50 años permanente
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10
EXPURGO Eliminación en oficina: copias,
duplicados, documentación
informativa. Sin propuesta de
eliminación (depuración)
Eliminación en
Archivo central
de la
documentación
que en ese
plazo carezca
de valor.
Propuesta de
eliminación.
Eliminación en
Archivo
intermedio de la
documentación
que en ese plazo
carezca de valor.
Propuesta de
eliminación.
No eliminación.
Conservación
total.
UBICACIÓN En las oficinas o departamentos
que realizan la gestión.
Depósito
central en la
institución.
Almacén masivo
fuera de la
institución.
Edificio ajeno a la
institución.
DOMINIO DEL
ARCHIVERO
Las unidades administrativas
manejan directamente y son
responsables. Escasa intervención
del archivero (etapa prearchivística
– gestión documental).
Dominio total y responsabilidad del archivero (etapa
archivística)
NIVELES DE
ACCESO /
USUARIOS
Administración, ciudadanos.
Restricciones de acceso.
Administración,
ciudadanos.
Restricciones
de acceso
Administración,
ciudadanos,
investigadores.
Restricciones de
acceso
Investigadores.
Sin restricciones
de acceso.
el porqué de su conservación?
FACULTAD DE DERECHO UNIVERSIDAD NACIONAL:
La Historia Académica constituye la historia del recorrido académico del estudiante en
la Universidad, adquiriendo los correspondientes valores históricos que permiten su
Conservación. Si el estudiante ingresa a un postgrado en la misma Facultad, se
activará la hoja de vida de pregrado. Si el estudiante ingresa a un postgrado en otra
Facultad de la misma Universidad se solicitará la información pertinente a la Facultad
respectiva. Si proviene de otra Institución se abrirá una nueva Historia Académica. Se
entiende por Kárdex al tipo documental que condensa el registro de otros tipos
documentales (datos personales y académicos).
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11
-LAS RESOLUCIONES: Esta serie se transfiere al Archivo Histórico para su
Conservación permanente, finalizado su tiempo de retención en el Archivo Central pues
son actos administrativos originales, manifestaciones de voluntad de la administración
de la Facultad. Se entiende por Resoluciones al tipo documental que trata de los
asuntos relacionados con Homologaciones, Traslados, Becas Reingresos, etc. El
tiempo de retención en el Archivo de Gestión se inicia una vez egresado el estudiante.
En la segunda empresa llamada FAJAS TRIBUTO S.A.S, NO SE CONSERVAN
NINGUN DOCUMENTO, el tiempo de vida útil para ellos es de un año (1 ) y son
totalmente eliminados.
Principio de procedencia:permite saber quién produce los documentos (Consejo de
Facultad y Área curricular de Derecho) y por qué razones lo hace (por asignación
de funciones).
En el caso de la Facultad de Derecho de la Universidad Nacional se respeta este
principio, porque son regidos por normatividad pública e interna.
En el caso de la entidad privada FAJAS TRIBUTO S.A.S. se puede decir que se
respeta la funcionalidad del documento, dependiendo de qué oficina lo origine en
este caso el área de contabilidad.
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GRUPO 04 CIDBA
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Principio de Orden Original: permite saber cuáles son los pasos necesarios de tal
producción (los procedimientos) para determinar con qué documento se inicia, cuáles le
siguen a éste, hasta finalizar. Secuencia administrativa de producción, este orden lo
cumple la Facultad de Derecho en cada dependencia, los documentos son archivados
de acuerdo al orden cronológico que han sido creadosen las series correspondientes.
En el archivo privado EMPRESA FAJAS TRIBUTO S.A.S. si se utiliza por razones de
asientos contables y tributarios.
Tablas de Valoración Documental – TRV: Son utilizadas en el archivo central para
organizar todos los archivos acumulados que poseen valores históricos, llegado el caso
en la empresa.
En la empresa privada FAJAS TRIBUTO S.A.S, NO SON UTILIZADAS, NO LAS
CONOCEN.
Tablas de Retención Documental – TRD: Es la brújula, el norte para las instituciones
públicas o privadas con funciones públicas ya que a través de ellas se organizan no
solo los archivos si no sus transferencias y traslados de series y mantienen
organizados los archivos en estas instituciones.
En la empresa privada FAJAS TRIBUTO S.A.S no se utilizan, son totalmente
desconocidas y no ven la importancia de ser implementadas en su empresa
Archivística
GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA
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13
Cuál es el proceso desde la creación de un documento hasta la disposiciónfinal?.CICLO
VITAL DEL DOCUMENTO (CVD). Ejemplo solicitud estudiante
Concepto de Arévalo Jordán.
1.- Fase Pre-Archivística: Momento de Gestación:(1)Comienza con la realización de la solicitud por
parte del estudiante.
Momento de Trámite:se organiza para su distribución en la dependencia
correspondiente Oficina de Gestión documental
2.- Fase Administrativa: Momento de Vigencia: (2)Revisar la Solicitud, efectuar una revisión
académica administrativa tanto de la solicitud como de los documentos de soporte ¿La solicitud es
procedente?
SI: Continuar con la actividad 3
NO: Se informa al estudiante especificando las razones de la solicitud no procedente. Fin del procedimiento.
Momento de Plazo Precausional: (3)Establecer el conducto de trámite
de la solicitud Clasificar las solicitudes de acuerdo a la competencia del Área Curricular, el Comité Asesor
de Carrera y el Consejo de Facultad
3.- Fase Intermedia: Momento Simbiótico: Entregar Actas y Soportes. Entregar
actas y soportes a la Secretaría de Facultad para que el secretario revise y consolide la agenda del Consejo
de Facultad:
Momento de Análisis: Se envía a Consejo de Facultad, Se envía
para su decisión final, emitir decisión frente a la solicitud, analizar las solicitudes y definir las decisiones al
respecto, donde como resultado final se emana una resolución según sea el caso.
4.- Fase de conservación
Permanente : Resoluciones, actos administrativos originales
Momento de Investigación: Cuando es solicitada por un usuario estudiante,
investigador autorizado
Momento de la Conservación y
Restauración: Cuando la unidad documental.se ha
deteriorado con el paso del tiempo, por factores biológicos, climáticos, húmedos, infraestructura……
5.- Fase tecnológica: Momento Informático:Ingresar Respuestas en el Sistema:Registrar
en el sistema las respuestas a las solicitudes. Una vez hecho esto, el sistema de manera automática envía al
estudiante un correo electrónico informando la respuesta a la solicitud
GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA
GRUPO 04 CIDBA
14
Momento Multimedia
Momento de Difusión:
Bajo que normas se rige cada uno de estos archivos en la formación de
losarchivos.NORMATIVIDAD EXTERNA ARCHIVO FACULTAD DE DERECHO:
1- Ley 594 del 2000 9- LEY 1266 DEL 2008 H. data
2- LEY 57 DE 1985 10- SENTENCIAT-424-98 Acceso a
3- LEY 397 DE 1997 (Ley de la Cultura ) Documentos públicos
4- ACUERDO 42 DEL 2002
5- ACUEDOS 48,49,50 DEL 2002
6- ACUERDO 020 DEL 2002
7- ACUERDO 039 DEL 2002
8- ACUERDO 060 DEL 2001
NORMAS INTERNAS
1. Acuerdo 08 de 2008 del Consejo Superior Universitario Estatuto Estudiantil
2. Acuerdo 033 de 2007 del CSU. Lineamientos básicos para el proceso de formación
de los estudiantes.
2. Acuerdo 06 de 2009, Consejo Superior Universitario
3. Acuerdo 11 de 2005 del Consejo Superior Universitario
NORMAS EMPRESA FAJAS TRIBUTO SAS.
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15
1-Una persona natural debe llevar contabilidad por obligación legal, para el caso de
aquellas que son comerciantes, en cualquier caso, la contabilidad de las personas
naturales debe incorporar todos los bienes, derechos y obligaciones de la persona,es
importante llevarla como una medida de control y apoyo en la toma de decisiones,
en cuanto la contabilidad ofrece información real sobre la realidad financiera de la
persona.
2. Explique brevemente, con sus propias palabras, en que consiste cada una de
lasetapas de la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos
einvestigue que cambio en la encuesta estudio unidad documental.
ETAPA PRE-ARCHIVISICA. Es la etapa donde se gesta del documento, y empieza el
trámite; es su origen, para empezar hacer manipulado por el funcionario o persona
encargada. ETAPA ARCHIVISTIVA: el documento empieza hacer manipulado, entra al
momento de vigencia y plazo precaucional, es decir mientras cumple los términos de
tiempo de acuerdo a las T.R.D. si es una empresa pública o privada con funciones
públicas, se le da valores al documento como administrativos, fiscales, jurídicos,
legales, informativos y por último llega a una edad o ETAPA HISTORICAen que el
documento ha perdido todo valor administrativo, pero puede llegar a tener valor
histórico e investigativo.
INVESTIGUE QUE CAMBIO EN LA ENCUESTA DE UNIDAD DOCUMENTAL:
GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA
GRUPO 04 CIDBA
16
Mirando varias encuetas por INTERNET entre ellas la encuesta de Unidad
Documental de la Contraloría de Bogotá en comparación con la encuesta de
Unidad Documental del ICETEX, Y DE VARIAS ORGANIZACIONES ,el cambio que
veo es que no se llama DOCUMENTO , ahora se nombra como UNIDAD
DOCUMENTAL.
GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA
GRUPO 04 CIDBA
17
CONCLUSIONES
 La primera fase, llamada pre- archivística, está constituida por la creación o
formación de los archivos en potencia dentro de la entidad productora. Esta es
doble: originada en la entidad o recibida de afuera, ambas a menudo
entrelazadas y combinadas.
 La creación dentro de la entidad se refiere a la organización, circulación interna y
cumplimiento de funciones y fines, tal como secciones o reuniones del directorio,
órdenes del directorio, ordenes de los gerentes o funcionarios a las
dependencias subalternas, comunicaciones, preguntas de los subalternos a los
jefes, etc.
 La primera edad tiene su paralelo con la etapa pre-archivística, Según
Vásquez. M (2004) es el momento de estudio integral, es a partir de aquí donde
los distintos tipos de documentos son llevados a la normalización u
homologación, primero los documentos comunes, y luego los sustantivos o
característicos de cada institución” (p.50).
GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA
GRUPO 04 CIDBA
18
BIBLIOGRAFÍA
MAPA DEPROCESOS, GESTIÓN DOCUMENTAL, REVISADO EL 18 DE MAYO DEL
http://idpc.gov.co/descargas/nosotros/mapa-de-procesos/GD-
P02%20GESTION%20DOCUMENTAL-EDI.pdf
GESTIÓN DOCUMENTAL I GUÍA UNIDAD No.3 FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS
SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, REVISADO EL 18 DE MAYO DEL
2015,
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/12099/mod_label/intro/GDI_Mar
ia%20Nancy%20Urbe%203%20unidad.pdf
LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA UNEFA NÚCLEO FALCÓN, REVISADO EL 18 DE
MAYO DEL 2015,
http://gestiondocumentalenlaunefafalcon.blogspot.com/2014/04/ciclos-de-vida-de-un-
documento.html
GUIA HISTORIAS ACADÉMICAS UNAL, REVISADO EL 18 DE MAYO DEL 2015
http://www.archivo.palmira.unal.edu.co/paginas/documentos/Guia_Historias_Academica
s.pdf
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, MUNDO ARCHIVISTICO.COM, REVISADO EL
20 DE MAYO DEL 2015,
http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=265

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Formación de los archivos segun el ciclo vital de los documentos

  • 1. GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA GRUPO 04 CIDBA 1 “FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS”. MARTHA LUCIA TABORDA CARO III SEMESTRE GRUPO 04 UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTA DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA BOGOTÁ 2015
  • 2. GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA GRUPO 04 CIDBA 2 “FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS”. MARTHA LUCIA TABORA CARO III SEMESTRE – GRUPO 4 DOCENTE: MARÍA NANCY URIBE PROFESIONAL CIDBA ASIGNATURA GESTIÓN DOCUMENTAL I UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVITICA BOGOTÁ 2015
  • 3. GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA GRUPO 04 CIDBA 3 INTRODUCCIÓN En este trabajo se presenta la aplicación de los conocimientos obtenidos para conocer, distinguir y aplicar conceptos y términos necesarios en la FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS A TRAVÉS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DURANTE el flujo documental, para el desarrollo de la actividad, se tuvo en cuenta el material de apoyo proporcionado en la plataforma y fuentes externas de consulta, que son referenciadas al final.
  • 4. GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA GRUPO 04 CIDBA 4 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL:Evidenciar la asimilación de los conocimientos adquiridos en el curso Gestión Documental, del programa Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística de la Universidad del Quindío, cuya finalidad es dar a conocer la formación de los archivos a través del Ciclo Vital de los Documentos, identificando las etapas por las cuales pasa el documento desde su creación hasta la disposición final OBJETIVOS ESPECÍFICOS: -Contextualizar los conceptos y normatividad básica relacionada con los procesos archivísticos, EN ESPECIAL EL DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS -Aplicar los conocimientos adquiridos a la práctica. -Identificar los diferentes parámetros y estándares normativos para la adopción, implementación y seguimiento de un programa de gestión documental.
  • 5. GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA GRUPO 04 CIDBA 5 Visite un archivo de carácter público y otro de carácter privado y realice y presente porescrito, la siguiente actividad: Describa los archivos visitados: Entidad, dirección, ciudad, etc Universidad nacional de Colombia, Facultad De Derecho, Ciencias Políticas y sociales Carrera 45 calle 30, Bogotá, ARCHIVO SÁTELITE. Coordinadora; Yaneira Silvana Capera 1. Identifique en cada uno de ellos:
  • 6. GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA GRUPO 04 CIDBA 6 Etapa pre-archivística, archivística (primera y segunda etapa y los valores de losdocumentos en el archivo de gestión, central e histórico y describa cuales sonlas características de cada uno de ello y su importancia en cada una de lasetapas. La primera y segunda etapa corresponde al ejercicio del valor primario o de gestión: Los documentos identificados en esta etapa serian,RESOLUCIONES Y HISTORIAS ACADÉMICAS Características e importancia de la: LA HISTORIA ACADÉMICA: “La historia académica del estudiante es una serie documental de acceso reservado que contiene toda la información que se produzca sobre la vinculación y trayectoria académica de los estudiantes en desarrollo de una relación legal y reglamentaria de derecho público con la Universidad. Se organiza de manera cronológica y corresponde su gestión a las unidades de Registro y matrícula o Secretarías de Facultad de acuerdo con la organización de cada sede” RESOLUCIONES: Actos administrativos de carácter dispositivo Mientras que la tercera desarrollará en su plenitud y exclusivamente el valor secundario o histórico. En esta primera edad se toma en cuenta para su estudio la información, de forma que esta sea oportuna y pertinente, el soporte o media, en el que se va a volcar la información, el recorrido óptimo para llegar a la persona competente con todos los
  • 7. GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA GRUPO 04 CIDBA 7 datos que necesita para lograr resolver en menor tiempo posible y por último, el plazo de retención y el destino final que van a ser fijados en la tabla de selección. El momento de tramitación, es el momento en el cual se acumulan los antecedentes necesarios para la acción administrativa o jurídica que se pretende con un documento de archivo, durante este momento el documento se encuentra activo, siendo requerido por el iniciador, por las distintas oficinas y por las autoridades de la institución Y la segunda y tercera edad, en la etapa archivística. 2)EMPRESA FAJAS TRIBUTO SAS: Av19 136 A-06 L-241 - Colombia, Bogotá Teléfono Tel: (57) (1) 6140371 Página web www.fajastributo.com Nombre: Viviana Millan Razón Social: EMPRESA TRIBUTO SAS, Persona natural.
  • 8. GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA GRUPO 04 CIDBA 8 DOCUMENTOS: FACTURAS DE COMPRA. COMPROBANTES DE INGRESO CARACTERISTICAS E IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS: FACTURAS DE COMPRA: Son documentos donde se registran los bienes o artículos adquiridos por esta empresa, el valor o costo de ellos. COMPROBANTES DE INGRESO: Todo ingreso de dinero a la empresa debe tener como respaldo un comprobante de ingreso donde se describa la fecha, el valor, el concepto del valor ingresado y las firmas de responsabilidad, estos documentos deben estar prenumerados y reservar una zona para registrar un asiento contable, además deben estar conformados por un original para Contabilidad y una copia para el archivo consecutivo
  • 9. GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA GRUPO 04 CIDBA 9 CUADRO COMPARATIVO Y EXPLICATIVO DE LAS EDADES DE LOS DOCUMENTOS EDAD DE LOS DOCUMENTOS 1ª EDAD Elaboración o recepción del documento. Uso intensivo 2ª EDAD Documento tramitado. Motivo de recurso o consulta como antecedente. Uso menos frecuente. Va adquiriendo valor histórico. 3ª EDAD Valor histórico CLASES DE DOCUMENTOS Universidad Nacional  RESOLUCIONES (Consejo de Facultad )  HISTORIAS ACADÉMICAS (Área curricular de Derecho) RESOLUCIONES DE FACULTAD DE DERECHO, CIENCIAS SOCIALES Y POLÍTICAS, SU RETENCIÓN SON DE 5 AÑOS EN EL ARCHIVO SÁTELITE O DE GESTIÓN. EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN ESTAN DESDE EL AÑO 1998 EN ADELANTE,SON 5 AÑOS DE CUSTODIA EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN SON SERIES DE CONSERVACIÓN TOTAL, ALTO NIVEL HISTORICO E INVESTIGATIVO CLASES DE DOCUMENTOS FAJAS TRIBUTO S.A.S  COMPROBANTES DE INGRESO (Área de contabilidad )  FACTURAS DE COMPRA (Área de caja ) LES DAN UN TIEMPO DE VIDA DE UN AÑO (1 ) TIENE UN TIEMPO DE VIDA DE UN AÑO ( 1 ) SON TOTALMENTE ELIMINADOS SON ELIMINADAS VALORES DE LOS DOCUMENTOS VALOR PRIMARIO Como instrumento de gestión. Valor administrativo-fiscal-jurídico. VALOR PRIMARIO Como instrumento de gestión. Valor administrativo- fiscal-jurídico; valor informativo. VALOR PRIMARIO/VALOR SECUNDARIO Valor jurídico; valor informativo; valor histórico- cultural. VALOR SECUNDARIO Valor histórico- cultural como testimonio histórico ARCHIVOS Archivos administrativos Intermedio Definitivo De oficina Central Archivo histórico PERÍODOS DE PERMANENCIA No superior a 5 años 10-15 años 30-50 años permanente
  • 10. GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA GRUPO 04 CIDBA 10 EXPURGO Eliminación en oficina: copias, duplicados, documentación informativa. Sin propuesta de eliminación (depuración) Eliminación en Archivo central de la documentación que en ese plazo carezca de valor. Propuesta de eliminación. Eliminación en Archivo intermedio de la documentación que en ese plazo carezca de valor. Propuesta de eliminación. No eliminación. Conservación total. UBICACIÓN En las oficinas o departamentos que realizan la gestión. Depósito central en la institución. Almacén masivo fuera de la institución. Edificio ajeno a la institución. DOMINIO DEL ARCHIVERO Las unidades administrativas manejan directamente y son responsables. Escasa intervención del archivero (etapa prearchivística – gestión documental). Dominio total y responsabilidad del archivero (etapa archivística) NIVELES DE ACCESO / USUARIOS Administración, ciudadanos. Restricciones de acceso. Administración, ciudadanos. Restricciones de acceso Administración, ciudadanos, investigadores. Restricciones de acceso Investigadores. Sin restricciones de acceso. el porqué de su conservación? FACULTAD DE DERECHO UNIVERSIDAD NACIONAL: La Historia Académica constituye la historia del recorrido académico del estudiante en la Universidad, adquiriendo los correspondientes valores históricos que permiten su Conservación. Si el estudiante ingresa a un postgrado en la misma Facultad, se activará la hoja de vida de pregrado. Si el estudiante ingresa a un postgrado en otra Facultad de la misma Universidad se solicitará la información pertinente a la Facultad respectiva. Si proviene de otra Institución se abrirá una nueva Historia Académica. Se entiende por Kárdex al tipo documental que condensa el registro de otros tipos documentales (datos personales y académicos).
  • 11. GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA GRUPO 04 CIDBA 11 -LAS RESOLUCIONES: Esta serie se transfiere al Archivo Histórico para su Conservación permanente, finalizado su tiempo de retención en el Archivo Central pues son actos administrativos originales, manifestaciones de voluntad de la administración de la Facultad. Se entiende por Resoluciones al tipo documental que trata de los asuntos relacionados con Homologaciones, Traslados, Becas Reingresos, etc. El tiempo de retención en el Archivo de Gestión se inicia una vez egresado el estudiante. En la segunda empresa llamada FAJAS TRIBUTO S.A.S, NO SE CONSERVAN NINGUN DOCUMENTO, el tiempo de vida útil para ellos es de un año (1 ) y son totalmente eliminados. Principio de procedencia:permite saber quién produce los documentos (Consejo de Facultad y Área curricular de Derecho) y por qué razones lo hace (por asignación de funciones). En el caso de la Facultad de Derecho de la Universidad Nacional se respeta este principio, porque son regidos por normatividad pública e interna. En el caso de la entidad privada FAJAS TRIBUTO S.A.S. se puede decir que se respeta la funcionalidad del documento, dependiendo de qué oficina lo origine en este caso el área de contabilidad.
  • 12. GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA GRUPO 04 CIDBA 12 Principio de Orden Original: permite saber cuáles son los pasos necesarios de tal producción (los procedimientos) para determinar con qué documento se inicia, cuáles le siguen a éste, hasta finalizar. Secuencia administrativa de producción, este orden lo cumple la Facultad de Derecho en cada dependencia, los documentos son archivados de acuerdo al orden cronológico que han sido creadosen las series correspondientes. En el archivo privado EMPRESA FAJAS TRIBUTO S.A.S. si se utiliza por razones de asientos contables y tributarios. Tablas de Valoración Documental – TRV: Son utilizadas en el archivo central para organizar todos los archivos acumulados que poseen valores históricos, llegado el caso en la empresa. En la empresa privada FAJAS TRIBUTO S.A.S, NO SON UTILIZADAS, NO LAS CONOCEN. Tablas de Retención Documental – TRD: Es la brújula, el norte para las instituciones públicas o privadas con funciones públicas ya que a través de ellas se organizan no solo los archivos si no sus transferencias y traslados de series y mantienen organizados los archivos en estas instituciones. En la empresa privada FAJAS TRIBUTO S.A.S no se utilizan, son totalmente desconocidas y no ven la importancia de ser implementadas en su empresa Archivística
  • 13. GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA GRUPO 04 CIDBA 13 Cuál es el proceso desde la creación de un documento hasta la disposiciónfinal?.CICLO VITAL DEL DOCUMENTO (CVD). Ejemplo solicitud estudiante Concepto de Arévalo Jordán. 1.- Fase Pre-Archivística: Momento de Gestación:(1)Comienza con la realización de la solicitud por parte del estudiante. Momento de Trámite:se organiza para su distribución en la dependencia correspondiente Oficina de Gestión documental 2.- Fase Administrativa: Momento de Vigencia: (2)Revisar la Solicitud, efectuar una revisión académica administrativa tanto de la solicitud como de los documentos de soporte ¿La solicitud es procedente? SI: Continuar con la actividad 3 NO: Se informa al estudiante especificando las razones de la solicitud no procedente. Fin del procedimiento. Momento de Plazo Precausional: (3)Establecer el conducto de trámite de la solicitud Clasificar las solicitudes de acuerdo a la competencia del Área Curricular, el Comité Asesor de Carrera y el Consejo de Facultad 3.- Fase Intermedia: Momento Simbiótico: Entregar Actas y Soportes. Entregar actas y soportes a la Secretaría de Facultad para que el secretario revise y consolide la agenda del Consejo de Facultad: Momento de Análisis: Se envía a Consejo de Facultad, Se envía para su decisión final, emitir decisión frente a la solicitud, analizar las solicitudes y definir las decisiones al respecto, donde como resultado final se emana una resolución según sea el caso. 4.- Fase de conservación Permanente : Resoluciones, actos administrativos originales Momento de Investigación: Cuando es solicitada por un usuario estudiante, investigador autorizado Momento de la Conservación y Restauración: Cuando la unidad documental.se ha deteriorado con el paso del tiempo, por factores biológicos, climáticos, húmedos, infraestructura…… 5.- Fase tecnológica: Momento Informático:Ingresar Respuestas en el Sistema:Registrar en el sistema las respuestas a las solicitudes. Una vez hecho esto, el sistema de manera automática envía al estudiante un correo electrónico informando la respuesta a la solicitud
  • 14. GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA GRUPO 04 CIDBA 14 Momento Multimedia Momento de Difusión: Bajo que normas se rige cada uno de estos archivos en la formación de losarchivos.NORMATIVIDAD EXTERNA ARCHIVO FACULTAD DE DERECHO: 1- Ley 594 del 2000 9- LEY 1266 DEL 2008 H. data 2- LEY 57 DE 1985 10- SENTENCIAT-424-98 Acceso a 3- LEY 397 DE 1997 (Ley de la Cultura ) Documentos públicos 4- ACUERDO 42 DEL 2002 5- ACUEDOS 48,49,50 DEL 2002 6- ACUERDO 020 DEL 2002 7- ACUERDO 039 DEL 2002 8- ACUERDO 060 DEL 2001 NORMAS INTERNAS 1. Acuerdo 08 de 2008 del Consejo Superior Universitario Estatuto Estudiantil 2. Acuerdo 033 de 2007 del CSU. Lineamientos básicos para el proceso de formación de los estudiantes. 2. Acuerdo 06 de 2009, Consejo Superior Universitario 3. Acuerdo 11 de 2005 del Consejo Superior Universitario NORMAS EMPRESA FAJAS TRIBUTO SAS.
  • 15. GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA GRUPO 04 CIDBA 15 1-Una persona natural debe llevar contabilidad por obligación legal, para el caso de aquellas que son comerciantes, en cualquier caso, la contabilidad de las personas naturales debe incorporar todos los bienes, derechos y obligaciones de la persona,es importante llevarla como una medida de control y apoyo en la toma de decisiones, en cuanto la contabilidad ofrece información real sobre la realidad financiera de la persona. 2. Explique brevemente, con sus propias palabras, en que consiste cada una de lasetapas de la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos einvestigue que cambio en la encuesta estudio unidad documental. ETAPA PRE-ARCHIVISICA. Es la etapa donde se gesta del documento, y empieza el trámite; es su origen, para empezar hacer manipulado por el funcionario o persona encargada. ETAPA ARCHIVISTIVA: el documento empieza hacer manipulado, entra al momento de vigencia y plazo precaucional, es decir mientras cumple los términos de tiempo de acuerdo a las T.R.D. si es una empresa pública o privada con funciones públicas, se le da valores al documento como administrativos, fiscales, jurídicos, legales, informativos y por último llega a una edad o ETAPA HISTORICAen que el documento ha perdido todo valor administrativo, pero puede llegar a tener valor histórico e investigativo. INVESTIGUE QUE CAMBIO EN LA ENCUESTA DE UNIDAD DOCUMENTAL:
  • 16. GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA GRUPO 04 CIDBA 16 Mirando varias encuetas por INTERNET entre ellas la encuesta de Unidad Documental de la Contraloría de Bogotá en comparación con la encuesta de Unidad Documental del ICETEX, Y DE VARIAS ORGANIZACIONES ,el cambio que veo es que no se llama DOCUMENTO , ahora se nombra como UNIDAD DOCUMENTAL.
  • 17. GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA GRUPO 04 CIDBA 17 CONCLUSIONES  La primera fase, llamada pre- archivística, está constituida por la creación o formación de los archivos en potencia dentro de la entidad productora. Esta es doble: originada en la entidad o recibida de afuera, ambas a menudo entrelazadas y combinadas.  La creación dentro de la entidad se refiere a la organización, circulación interna y cumplimiento de funciones y fines, tal como secciones o reuniones del directorio, órdenes del directorio, ordenes de los gerentes o funcionarios a las dependencias subalternas, comunicaciones, preguntas de los subalternos a los jefes, etc.  La primera edad tiene su paralelo con la etapa pre-archivística, Según Vásquez. M (2004) es el momento de estudio integral, es a partir de aquí donde los distintos tipos de documentos son llevados a la normalización u homologación, primero los documentos comunes, y luego los sustantivos o característicos de cada institución” (p.50).
  • 18. GESTIÓN DOCUMENTAL I MARTHA TABORDA GRUPO 04 CIDBA 18 BIBLIOGRAFÍA MAPA DEPROCESOS, GESTIÓN DOCUMENTAL, REVISADO EL 18 DE MAYO DEL http://idpc.gov.co/descargas/nosotros/mapa-de-procesos/GD- P02%20GESTION%20DOCUMENTAL-EDI.pdf GESTIÓN DOCUMENTAL I GUÍA UNIDAD No.3 FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, REVISADO EL 18 DE MAYO DEL 2015, http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/12099/mod_label/intro/GDI_Mar ia%20Nancy%20Urbe%203%20unidad.pdf LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA UNEFA NÚCLEO FALCÓN, REVISADO EL 18 DE MAYO DEL 2015, http://gestiondocumentalenlaunefafalcon.blogspot.com/2014/04/ciclos-de-vida-de-un- documento.html GUIA HISTORIAS ACADÉMICAS UNAL, REVISADO EL 18 DE MAYO DEL 2015 http://www.archivo.palmira.unal.edu.co/paginas/documentos/Guia_Historias_Academica s.pdf CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, MUNDO ARCHIVISTICO.COM, REVISADO EL 20 DE MAYO DEL 2015, http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=265