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La Administración y sus
Documentos:
Técnicas de Archivo
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz
edison.yamir@gmail.com
Contenidos:• Documentos y Archivos: conceptos generales.
– Documento. Caracteres. Tipos. Valores. Ciclo vital.
– Archivo. Funciones. Beneficios tangibles de los archivos.
– Tipologías.
• El marco normativo del documento administrativo en
España.
– La Legislación y Reglamentación de los Archivos Españoles del
Estado.
– El sistema archivístico de la Administración General del Estado.
– Competencias del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte
sobre los Archivos Estatales.
• Las fases de archivo: oficina, central, intermedio e
histórico.
– Funciones y actividades
Parte 1.
• Documentos y Archivos: conceptos
generales.
–Documento. Caracteres. Tipos. Valores. Ciclo
vital.
–Archivo. Funciones. Beneficios tangibles de los
archivos.
–Tipologías.
Documento. Origen
DOCUMENTO
DOCUMENTUM
DOCERE Verbo que significa
enseñar, instruir
Por tanto, un documento enseña,
instruye sobre algo
Documento. Definición
Según la Real Academia de la Lengua
Española (23ª edición) es:
1. m. Diploma, carta, relación u otro escrito
que ilustra acerca de algún hecho,
principalmente de los históricos.
2. m. Escrito en que constan datos
fidedignos o susceptibles de ser empleados
como tales para probar algo.
Según Heredia (1981) es todo registro de
información, independiente de su soporte
físico y abarca cualquier transmisión del
conocimiento humano. Es pues, cualquier
testimonio de la actividad del hombre en un
soporte perdurable
Documento. Definición (2)
Según Heredia (1981) es todo registro de
información, independiente de su soporte
físico y abarca cualquier transmisión del
conocimiento humano. Es pues, cualquier
testimonio de la actividad del hombre en un
soporte perdurable
• Información: lo que se transmite
• Medio: escritura, pintura…
• Soporte: piedra, papel, pergamino, discos
Documento. Definición (3)
Según la Ley de Patrimonio Histórico
Español (1985) en su artículo 49, es toda
expresión en lenguaje natural o
convencional y cualquier otra expresión
gráfica, sonora o imagen, recogidas en
cualquier tipo de soporte material,
incluso los soportes informáticos.
Ejemplos de documentos: libros
Ejemplos de documentos: base
de datos
Ejemplos de documentos:
pintura rupestre
Ejemplos de documentos:
lápida funeraria
Ejemplos de documentos:
monedas
Ejemplos de documentos:
fotografía de ingleses en
Montevideo. S XIX.
Carta de Indonesia, parte meridional de Asia y supuestas costas del norte de
Australia. Dieppe (Francia), 1547. Atlas realizado para Nicholas Vallard.
Ejemplos de documentos: plano
Ejemplos de documentos: cartel
Ejemplo de documentos:
Fuente: PARES: Archivo de
la Real Chancillería de
Valladolid, REGISTRO DE
EJECUTORIAS,CAJA 838,24
Ejecutoria del pleito
litigado por Alonso Cabero
y consortes, vecinos de
Santa María de la Isla
(León), con Pedro de
Losada, señor de Rionegro
del Puente, reclamando la
revisión de un proceso por
contrabando de esclavos
(1555)
Documento de archivo
Documentos
de archivo
Documentos
1. ¿Es lo mismo un documento que un
documento de archivo?
2. ¿Son todos los documentos,
documentos de archivo?
Documento de archivo
Según Núñez Contreras (citado por Arroyal,
1992) es la representación o reflejo escrito
de las relaciones políticas, jurídicas, sociales
o administrativas establecidas entre los
hombres tanto a nivel particular como a
nivel oficial. Estos documentos son
considerados fuentes documentales, por lo
que lo esencial de ellos es su naturaleza
instrumental para el derecho, para la
administración y para la gestión.
Documento de archivo (2)
Según la Ley 4/1993, de 21 de abril, de
Archivos y Patrimonio Documental de Madrid
(T.1, Art.1): es toda expresión testimonial de
las actividades del hombre y de los grupos
humanos en cualquier lenguaje y en cualquier
tipo de soporte material. Se excluye la
documentación múltiple de carácter
únicamente informativo y la que, por su
índole, forme parte del patrimonio
bibliográfico”.
Documento de archivo (3)
Según el Diccionario de Terminología
Archivística de la S.G.A. Españoles
(1995), es el testimonio material de un
hecho o acto, realizado en el ejercicio
de sus funciones por personas físicas o
jurídicas, públicas o privadas, de
acuerdo con unas características de
tipo material y formal.
Documento de archivo (3)
Según el Diccionario de Terminología
Archivística de la S.G.A. Españoles
(1995), es el testimonio material de un
hecho o acto, realizado en el ejercicio
de sus funciones por personas físicas o
jurídicas, públicas o privadas, de
acuerdo con unas características de
tipo material y formal.
Según el Diccionario de Terminología
Archivística de la S.G.A. Españoles
(1995), es el testimonio material de un
hecho o acto, realizado en el ejercicio
de sus funciones por personas físicas o
jurídicas, públicas o privadas, de
acuerdo con unas características de
tipo material y formal.
Documento de archivo (3)
Según el Diccionario de Terminología
Archivística de la S.G.A. Españoles
(1995), es el testimonio material de un
hecho o acto, realizado en el ejercicio
de sus funciones por personas físicas o
jurídicas, públicas o privadas, de
acuerdo con unas características de
tipo material y formal.
Según el Diccionario de Terminología
Archivística de la S.G.A. Españoles
(1995), es el testimonio material de un
hecho o acto, realizado en el ejercicio
de sus funciones por personas físicas o
jurídicas, públicas o privadas, de
acuerdo con unas características de
tipo material y formal.
INFORMACIÓN
COMPETENCIA
PRODUCTOR
TIPOLOGÍA
¿Qué distingue a un
documento de archivo?
• Génesis
• Exclusividad
• Interrelación
• Unicidad
• Integridad
• Carácter seriado
• Objetividad
• Autenticidad
• Génesis
• Exclusividad
• Interrelación
• Unicidad
• Integridad
• Carácter seriado
• Objetividad
• Autenticidad
¿Qué distingue a un
documento de archivo? (2)
• GÉNESIS o relación con la entidad productora: Los
documentos son producidos o recibidos por una
persona o institución en el ejercicio de sus funciones,
durante el curso de su actividad.
• CARÁCTER SERIADO: Se producen uno a uno y con el
paso del tiempo constituyen conjuntos de documentos
muy parecidos y relacionados con los que le anteceden
y le siguen, no están sueltos sino integrados en una
SERIE.
• UNICIDAD. A diferencia de los libros, no están
publicados ni se manifiestan en múltiples ejemplares,
de ahí el peligro de su pérdida y que no puedan
constituir una fuente primaria para la Historia.
Surgimiento de los documentos
de archivo
• Los documentos de archivo surgen como
resultado de un trámite o actividad.
• La Administración Pública, desarrolla
actuaciones, en virtud de funciones o
competencias que tiene asignadas.
• Las actuaciones responden a un
procedimiento regulado por normas.
• Cada paso del procedimiento, genera
documentos que conforman un expediente
Gráficamente, podría ser así
Ministerio de Agricultura,
Alimentación y Medio Ambiente
Dirección General del Agua
Coordinación de planes de
emergencia y de actuaciones para
situaciones de sequía e inundación
Organismo
Órgano
Función d)
Trámite: Concesión de ayudas ante inundaciones
Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso n
Expediente
O así
Expediente sobre la construcción de la línea
A del ferrocarril de circunvalación de Puerto
Rico (1891-1894)
Ejemplo: Otorgamiento de TRC
Desea su TRC
DELEGACIÓN DEL
GOBIERNO
Administración pública
con facultades para
atender esta solicitud
• Formulario de solicitud
completado
• Tasa pagada
• Fotocopia del Pasaporte
• DNI del cónyuge nacional
• Certificado de matrimonio
• Medios de vida del cónyuge
nacional
• Certificado de
empadronamiento
• Resolución de otorgamiento
• Entrega de la TRC
• (…)
• Modelos completados por la
Administración
Ejemplo: Otorgamiento de TRC
• Formulario de solicitud
completado
• Tasa pagada
• Fotocopia del Pasaporte
• DNI del cónyuge nacional
• Certificado de matrimonio
• Medios de vida del cónyuge
nacional
• Certificado de
empadronamiento
• Resolución de otorgamiento
• Entrega de la TRC
• (…)
• Modelos completados por la
Administración
Iniciación y
ordenación
Instrucción
Finalización
Ejecución
Procedimiento
Administrativo
ETAPAS
Ejemplo: Otorgamiento de TRC
• Formulario de solicitud
completado
• Tasa pagada
• Fotocopia del Pasaporte
• DNI del cónyuge nacional
• Certificado de matrimonio
• Medios de vida del cónyuge
nacional
• Certificado de
empadronamiento
• Resolución de otorgamiento
• Entrega de la TRC
• (…)
• Modelos completados por la
Administración
Expediente
administrativo
Conjunto ordenado de
documentos que
materializan actuaciones
secuenciales y
procedimentales de la
Administración
encaminadas a la resolución
de un asunto
Ejercicios
EQUIPO 1
Enuncie los pasos
de un
procedimiento
administrativo que
se desarrolle en su
área de trabajo
EQUIPO 2
Enuncie los
documentos que
componen un
expediente que se
genere en la
tramitación de un
asunto en un área
de trabajo
Grupos de documentos
1. Expedientes reglados.
2. Documentos no reglados.
3. Correspondencia.
4. Registros.
5. Documentos de apoyo
informativo.
Expedientes reglados
1. Los genera la administración pública.
2. Su iniciación se produce de oficio (art.
68. ley 30/92, de Régimen Jurídico de
las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo) o a
solicitud de la persona interesada.
3. La tramitación marca el orden de los
documentos.
4. Se finaliza con una resolución.
Documentos no reglados
1. No pretenden la resolución
administrativa de un asunto.
2. Persiguen estudiar un asunto a
efectos estadísticos, de constancia o
de información.
3. Se ordenan igual que los
expedientes y también pueden estar
contenidos dentro de éstos.
4. Generan sus propias series.
Correspondencia
1. Materializa relaciones del órgano
administrativo con otras unidades o
personas en el ámbito de sus
actividades.
2. Se organiza uniendo cada respuesta
al documento que la originó.
3. Puede haberla en un expediente
reglado.
Tipos de correspondencia
4. Clasifican como correspondencia:
– La notificación: el órgano comunica la
resolución o acuerdo al interesado.
– El oficio: comunicaciones entre
diferentes Administraciones Públicas.
– Nota interior: comunicaciones entre
órganos y unidades de la misma
Entidad.
– Carta: personal y de estructura libre.
Registros
1. Instrumento de control que contiene la
inscripción cronológica de
informaciones asentadas.
2. Son testimonio material de una
actividad de control administrativo.
3. Se asientan datos contables, de
padrones, de entrada y salida y otros.
4. Confiere valor jurídico a la información,
que se comprobará como verídica, de
ahí que no se pueda modificar.
Documentos de apoyo
informativo
1. Conjunto variado de documentos
que contienen información para el
desarrollo de la gestión
administrativa.
2. Pueden ser textos legales, boletines,
revistas, circulares, copias de
informes.
3. No han sido producidos por la
actividad de la oficina.
Documentos de apoyo
informativo (2)
1. No son testimonio de las funciones
de la entidad.
2. Se conservan para efectos
informativos mientras dure la
resolución del trámite y tramitación
del expediente.
3. Se eliminan finalizado el trámite y no se
envían nunca al Archivo Central
4. No son documentos de archivo.
Documentos de archivo ≠ apoyo
informativo
Documento de
Archivo
Documento de apoyo
informativo
- Ejemplar único
- Es patrimonio
documental
- Es un conjunto
orgánico
- Se conserva
- Pasa al archivo
- Ejemplares múltiples
- No es patrimonio
documental
- Es un conjunto
artificial
- Se puede destruir
- No pasa al archivo
Ejercicios: ¿documento de archivo?
EJEMPLOS
1. Una denuncia en una
comisaría.
2. BOE con los que
superaron las
oposiciones.
3. Expediente de
concesión de un premio.
4. Decretos reales.
5. Proyecto de obra de una
estación de Renfe.
RESPUESTAS
1. Sí
2. No
3. Sí
4. No
5. Sí
Tipologías documentales en la
Administración Pública
Según el Diccionario de Terminología
Archivística (1995), tipo documental es
la unidad documental producida por un
organismo en el desarrollo de una
competencia concreta regulada por una
norma de procedimiento y cuyo
formato, contenido informativo y
soporte son homogéneos.
Tipologías en la Administración
Pública
El principal tipo documental en la
Administración Pública es el EXPEDIENTE,
que incluso, llega a contener otras tantas
tipologías documentales. (*)
Tipologías en la Administración
Pública
(*) Expediente
de
otorgamiento
de TRC
• Formulario de solicitud
completado
• Tasa pagada
• Fotocopia del Pasaporte
• DNI del cónyuge nacional
• Certificado de matrimonio
• Medios de vida del cónyuge
nacional
• Certificado de
empadronamiento
• Resolución de otorgamiento
• Entrega de la TRC
• (…)
• Modelos completados por la
Administración
Tipologías en la Administración
Pública
El principal tipo documental en la
Administración Pública es el EXPEDIENTE,
que incluso, llega a contener otras tantas
tipologías documentales. (*)
No obstante, esas y otras tipologías
documentales, pueden tener también
vida independiente dentro de la
Administración Pública.
Otras tipologías documentales
en la Administración Pública
TIPO GENERAL EJEMPLOS
Documentos de
decisión
• Resoluciones
• Acuerdos
Documentos de
transmisión
• Comunicaciones
• Notificaciones
• Publicaciones
Documentos de
constancia
• Actas
• Certificados
• Certificaciones
Ejemplos de tipologías
documentales en una
Administración Pública
recogidas en el Manual de
normalización de documentos
administrativos de la ULPGC
(2000).
ACTA DE CALIFICACIONES
CURSO ACADÉMICO 1999/2000
CENTRO Y TITULACIÓN: 120 1 E. U. DE INFORMÁTICA -
I.T.I.SISTEMAS
ASIGNATURA: 12583 - BUSES Y PERIFÉRICOS
GRUPO: 01 CONVOCATORIA: ORDINARIA
PROFESOR RESPONSABLE: 11111111 - EJEMPLO DÍAZ, JUAN
Acta de las calificaciones correspondientes a la asignatura de referencia,
obtenidas por los alumnos que se relacionan:
Nº CONV. DNI APELLIDOS Y NOMBRE CALIFICACIÓN PUNT.
1 0 22222222 PÉREZ EJEMPLO, JUAN NO PRESENTADO ----
2 1 33333333 REYES EJEMPLO, ANA APROBADO 5,5
****************************************************************************************
**
Las Palmas de Gran Canaria, a 28 de febrero de 2000.
(firma)
ACUERDO POR EL QUE SE ACEPTA LA PROPUESTA DE AMPLIACIÓN DE PLAZOS PARA INSTRUIR
Y RESOLVER LOS EXPEDIENTES DE SOLICITUDES DE BECAS PROPIAS DE LA UNIVERSIDAD DE
LAS PALMAS DE GRAN CANARIA
Considerando que el elevado número de solicitudes de becas propias de la Universidad de Las Palmas de Gran
Canaria (ULPGC) hace imposible el cumplimiento del plazo máximo establecido para su resolución con los medios
personales y materiales disponibles.
Vista la propuesta de ampliación de plazos para instruir y resolver los expedientes formulada por el
Vicerrectorado de Alumnos, órgano administrativo competente para resolver en los citados procedimientos.
Dado que, de conformidad con el artículo 42.6 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de
las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (BOE de 27 de noviembre), modificada por la Ley
4/1999, de 13 de enero (BOE de 14 de enero), la ampliación de plazos no podrá ser superior a los inicialmente previstos para
resolver.
En el ejercicio de las atribuciones conferidas por la legislación vigente, este Rectorado
ACUERDA:
Ampliar los plazos para instruir y resolver los expedientes relativos a solicitudes de becas propias de la ULPGC, por
tiempo igual al inicialmente previsto.
Notifíquese este acuerdo a los órganos competentes para instruir y resolver, y a los interesados en los
expedientes respectivos, con la indicación de que contra el mismo no cabe recurso alguno, conforme a lo establecido en el
artículo 42.6 de la Ley 30/1992.
Las Palmas de Gran Canaria, a 25 de abril de 2000.
EL RECTOR
(firma y sello)
Las Palmas de Gran Canaria, a 8 de febrero de 2000
La Caja Tours, S.A.
Departamento de facturación
D. José Carlos Pérez
Estimado señor:
Como respuesta a su consulta telefónica y a efectos de
facilitarle posteriores consultas, le informo mediante esta
carta, que las facturas que esta unidad adeuda a su
empresa tienen asignadas las siguientes referencias
contables:
Nº. de factura Fecha Importe
N/Ref.ª contable
12345 12.02.00 40.000 ptas.
1123
12541 13.04.00 25.000 ptas.
2234
Sin otro particular, le saluda atentamente,
CERTIFICADO DE CARGA LECTIVA
JOSE LUIS EJEMPLO SÁNCHEZ, SECRETARIO DE LA ESCUELA
UNIVERSITARIA POLITÉCNICA DE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE
GRAN CANARIA
CERTIFICA:
Que según el plan de estudios vigente de la titulación de Ingeniería
Técnica de Obras Públicas, especialidad Construcciones Civiles (Real Decreto
de 3 de agosto de 1991, BOE de 12 de octubre), las asignaturas
correspondientes al primer curso que a continuación se indican, tienen la
siguiente carga lectiva semanal:
Álgebra Lineal...........................................................................................5 H/S
Cálculo Infinitesimal..................................................................................6 H/S
Física General...........................................................................................6 H/S
Química General.......................................................................................5 H/S
Dibujo Técnico I........................................................................................4 H/S
Para que así conste a los efectos oportunos y a solicitud de doña Ana
Vélez Rodríguez, se emite el presente certificado en Las Palmas de Gran
Canaria, a quince de febrero de dos mil.
V.º B.º
EL DIRECTOR DE LA ESCUELA
UNIVERSITARIA POLITÉCNICA
Pedro Pérez Pérez
(firma y sello)
Circular 9/1999
U.G. de Organización y Recursos Humanos
CIRCULAR 9/1999 DE GERENCIA SOBRE PERMISOS Y
HORARIOS CON MOTIVO DE LAS FIESTAS DE NAVIDAD 1999
Ante la cercanía de las fiestas navideñas y con el fin de garantizar la
continuidad en la prestación de los servicios, se hace necesario regular los
horarios y permisos de Navidad del año 1999 del personal de administración y
servicios.
…….
1.-PERMISOS DEL PERSONAL FUNCIONARIO
El personal funcionario podrá disfrutar de los días de permiso por
asuntos particulares correspondientes al año 1999 hasta el 7 de enero de 2000
(inclusive), de forma improrrogable.
…….
2.-PERMISOS DEL PERSONAL LABORAL
Se establecerán dos turnos para disfrutar de los siete días naturales
consecutivos de permiso por Navidad: del 27 de diciembre al 2 de enero y del 3
al 9 de enero.
En cuanto a los días de permiso por asuntos particulares, en ningún
caso se podrán disfrutar durante el periodo vacacional de Navidad, ni
acumularlos a la semana de permiso solicitada.
3.- REDUCCIÓN DE HORARIO
…….
Las Palmas de Gran Canaria, a 22 de noviembre de 1999.
EL GERENTE
(P.D. del Rector, Resolución de 17 de
noviembre de 1998, BOC de 25-01-99)
Francisco Quintana Navarro
CONTRATO DE SUMINISTRO DE MOBILIARIO PARA EL EDIFICIO
DEPARTAMENTAL DE CIENCIAS JURÍDICAS, SUSCRITO ENTRE LA
UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA Y LA EMPRESA
JUANPESA, S.A.
En Las Palmas de Gran Canaria, a 11 de febrero de 2000
REUNIDOS
DE UNA PARTE, D. Manuel Lobo Cabrera, con DNI número 22222222,
en calidad de rector, y en nombre y representación de la Universidad de Las
Palmas de Gran Canaria.
DE OTRA PARTE, D. Juan Pérez Sánchez, con DNI número
11111111, en nombre y representación de la empresa “JUANPESA, S.A.”
Ambas partes se reconocen competencia y capacidad,
respectivamente, para formalizar el presente contrato.
ANTECEDENTES ADMINISTRATIVOS
PRIMERO.- El suministro e instalación que se contrata fue aprobado
por resolución de este Rectorado de fecha 1 de julio de 1999, por un
presupuesto máximo de licitación de 20.000.000 pesetas [120.202,42 euros;
valor de conversión 166,386 ptas./euro].
SEGUNDO.- La contratación del gasto se efectúa con cargo al
concepto presupuestario 620.03 de la unidad de gasto 010.
CLÁUSULAS DEL CONTRATO
PRIMERA.- La empresa JUANPESA, S.A. se compromete al suministro
e instalación de mobiliario para el Edificio Departamental de Ciencias Jurídicas.
SEGUNDA.- El precio del contrato es de 19.500.000 pesetas
[117.197,36 euros; valor de conversión 166,386,- ptas./euro], que serán
abonados por la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria.
…
Para la debida constancia de todo lo convenido se firma este contrato
por duplicado, en el lugar y la fecha al principio mencionados.
POR LA UNIVERSIDAD EL ADJUDICATARIO
(firma y sello) (firma y sello)
Estructura
1. Título
Especificará las partes intervinientes y una breve descripción del
objeto del convenio.
2. Lugar y fecha
Se señalará la localidad en la que tenga lugar la firma del convenio, y
a continuación la fecha consignada en letra.
3. Identificación de las partes
Bajo la fórmula «REUNIDOS» se identificarán las partes con sus
nombres, números o códigos de identificación fiscal (si procede) y
domicilios legales. En caso necesario se cumplimentarán los datos
identificativos de la autoridad o representante legal que actúe en su
nombre.
Se añadirá una fórmula en la que ambas partes se reconocen
mutuamente capacidad suficiente para otorgar este convenio y se
mencionará el poder o norma que acredita la representación legal.
4. Cuerpo
Se estructurará en dos bloques:
a) Parte expositiva: irá precedida del epígrafe
«MANIFIESTAN» y contendrá la expresión de los cometidos o
competencias relacionados con el objeto del convenio que tienen
asignados legalmente cada una de las partes, así como la mención
de los intereses comunes que justifican o fundamentan la adopción
del convenio.
b) Parte dispositiva: comenzará con la fórmula «Por
tales motivos, las partes, de común acuerdo, suscriben el presente
convenio conforme a las siguientes CLÁUSULAS» y contendrá, al
menos, las relativas al objeto del convenio, las obligaciones de cada
una de las partes, la duración, las causas de extinción y, en su caso,
la comisión de seguimiento y la jurisdicción aplicable.
5. Consentimiento
Para finalizar se empleará la siguiente fórmula: «Y para que así
conste, a los efectos oportunos, en prueba de conformidad, las
partes firman el presente convenio, por (duplicado, triplicado, etc.),
en el lugar y la fecha indicados en el encabezamiento».
6. Firma
Se firmarán y sellarán todas las páginas y se identificarán tanto la
persona que firma como su cargo y parte a la que representa.
Excepto la última página, las demás se firmarán en los márgenes
laterales, preferiblemente en el izquierdo.
Convenio
Yo, Pedro Jdfhjh Gwyfen, con DNI 42888999, profesor titular de
escuela universitaria adscrito al Departamento de Hnghqbnq de la
Universidad de Kanbqnbqjqnkw,
DECLARO BAJO JURAMENTO:
No estar incurso en ninguna de las causas de abstención
recogidas en el artículo 28.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre,
de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común.
Esta declaración se realiza a los efectos de formar parte del
tribunal de las pruebas de aptitud para el acceso a la Universidad en
la convocatoria de junio de 2000.
Las Palmas de Gran Canaria, a veinte de mayo de dos mil.
(firma)
DILIGENCIA para hacer constar que el alumno Don Juan Antonio
Rahqnm Wjfhwjfhbn, con DNI 4378lko6652, tiene actualmente superadas
más del 85% de las asignaturas que conforman el plan de estudios de la
Diplomatura en Informática (plan de 1987), faltándole únicamente la
asignatura «Informática de la gestión empresarial» y el proyecto de fin de
carrera para terminar sus estudios.
Las Palmas de Gran Canaria, a 12 de febrero de 2000.
EL ADMINISTRADOR DEL EDIFICIO
DE INFORMÁTICA Y MATEMÁTICAS
(firma y sello)
Ldjodnqj HGjqkghqn Gjgjghqb
Estructura
1. Encabezamiento o título
Especificará el autor, autores o unidad de origen ,si se emite a iniciativa propia o por encargo de alguna autoridad u
órgano de la ULPGC, así como el asunto del informe.
2. Cuerpo
- Introducción: establecerá brevemente el motivo, el alcance y los objetivos del informe.
- Núcleo del informe: se describirá el estado de la cuestión de forma clara, objetiva y en capítulos
numerados en función de su extensión. Siempre que sea conveniente para facilitar la comprensión, se incluirán
cuadros o gráficos.
3. Conclusiones
Si los informes surgen por propia voluntad irán acompañados por las propuestas que se consideren adecuadas.
Igualmente, se incluirán propuestas o conclusiones cuando así lo haya requerido el órgano o autoridad solicitante o
cuando lo considere de interés quien emite el informe.
Cuando el objeto del informe sea concretar la postura favorable o desfavorable del órgano emisor respecto al asunto
en cuestión se usará la siguiente fórmula: «INFORMA: Favorablemente (o desfavorablemente)».
4. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde está ubicado el órgano que emite el informe; la fecha es la del día en que se
elabora.
5. Firma y sello
5.1. Antefirma con expresión del cargo al que corresponda emitir el documento.
5.2. Firma.
5.3. Nombre y apellidos del firmante (sin la abreviatura «Fdo.:» delante).
5.4. El sello de la unidad correspondiente se estampará a la izquierda de la firma.
Se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen lateral izquierdo, excepto la última, en la que las firmas figurarán
al final del texto.
Informe
MEMORIA EXPLICATIVA DE CONTRACCIÓN DEL GASTO CON
CARGO AL CAPÍTULO VI DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA DE
INFORMÁTICA
Para atender las peticiones del profesorado de la Escuela Universitaria de
Informática relativas a la necesidad de contar con otro aparato de videoproyección
como material de apoyo a la docencia, se pretende adquirir un vídeoproyector marca
PHILIPS, modelo Hopper SV10, cuyas características técnicas satisfacen los
requerimientos necesarios.
El presupuesto presentado por la empresa Asistencias y Tratamientos
Informáticos, S.L. (CIF B35115146), se considera ventajoso. Su importe asciende a la
cantidad total de 577.885 ptas.
A los efectos citados ha sido emitido el documento AD de contracción del gasto
que se adjunta por el importe mencionado, con cargo al subconcepto 620.04 del
presupuesto de la Escuela Universitaria de Informática (UGA 120).
Las Palmas de Gran Canaria, a 28 de septiembre de 1999.
EL DIRECTOR DE LA ESCUELA
UNIVERSITARIA DE INFORMÁTICA
(firma y sello)
Gabino Padrón Morales
NOTIFICACIÓN
Con fecha 10 de enero de 2000 el Director de la Escuela Universitaria
de Informática ha dictado la siguiente resolución:
«RESOLUCIÓN DE 10 DE ENERO DE 2000 DEL DIRECTOR DE LA
ESCUELA UNIVERSITARIA DE INFORMÁTICA POR LA QUE SE
RECONOCEN EQUIVALENCIAS DE CRÉDITOS DE LIBRE
CONFIGURACIÓN
Vista la instancia presentada por don Víctor M. Martín Fernández
mediante la que solicita el reconocimiento de equivalencias por créditos
de libre configuración …
RESUELVE:
Acceder a su petición, por lo que quedan reconocidas las
equivalencias que a continuación se relacionan:
- Doce (12) créditos de libre configuración, por haber
superado las siguientes actividades:
…
Para que esta resolución de reconocimiento de equivalencias por
créditos de libre configuración surta efectos, el interesado deberá
formalizar su matrícula en el período oficial establecido y abonar los
créditos de libre configuración reconocidos en el plazo de siete días
naturales contados desde el día de emisión del abonaré.
Contra la presente resolución, que no agota la vía administrativa,
podrá interponerse recurso de alzada ante el Rector de esta Universidad,
en el plazo de un mes contado a partir del día siguiente al de la
notificación de la misma, sin perjuicio de cualquier otro recurso que el
interesado considere procedente».
Lo que le notifico en cumplimiento del artículo 58 de la Ley 30/1992, de
26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común (BOE de 27 de noviembre), modificada
por la Ley 4/1999, de 13 de enero (BOE de 14 de enero).
Las Palmas de Gran Canaria, a 17 de enero de 2000.
EL ADMINISTRADOR DEL EDIFICIO
DE INFORMÁTICA Y MATEMÁTICAS
(firma y sello)
Orlando José Socorro Lorenzo
Fax
De: Lola Morales Sosa Unidad: Unidad de Tercer Ciclo
Para: D. Alfonso Yufera Organismo: Consulado de Brasil
Fax: 928569420 Teléfono: 928569421
Asunto: Remisión de relación de alumnos
Fecha: 24-02-2000
Nº. páginas.
(incluida ésta) 2
 Urgente Confirmar recepción 
 Texto:
Le adjunto el listado de los alumnos de nacionalidad brasileña matriculados en los
programas de doctorado de esta Universidad, en el curso 1999/00 y solicitado por Ud.
LA GESTORA DE TERCER CICLO Y
POSTGRADO
(firma y sello)
Lola Morales Sosa
REQUERIMIENTO DE SUBSANACIÓN DE DEFECTOS EN LA
SOLICITUD DE CONVALIDACIÓN DE DIVERSAS ASIGNATURAS DE
LA TITULACIÓN DE INGENIERÍA TÉCNICA DE OBRAS PÚBLICAS,
ESPECIALIDAD DE CONSTRUCCIONES CIVILES
Esta Administración de Edificio, en relación con la solicitud presentada por
usted con fecha 14 de octubre de 1999 en esta unidad, relativa a convalidación de
diversas asignaturas de la titulación de Ingeniería Técnica de Obras Públicas,
especialidad de Construcciones Civiles, le requiere, de acuerdo con lo previsto en el
artículo 71. 1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (BOE de 27 de
noviembre), modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero (BOE de 14 de enero),
para que en el plazo de diez días hábiles contados a partir del día siguiente al de la
recepción de este requerimiento, proceda a subsanar defectos existentes en su
solicitud, debiendo para ello:
1) Firmar la solicitud.
2) Aportar el programa, debidamente sellado, correspondiente al curso
académico 1996/1997 de la asignatura de Cálculo, que se imparte en el
primer curso de la diplomatura en Informática.
De no producirse la subsanación en el plazo mencionado, se entenderá que
ha desistido de su petición y se procederá a su archivo sin más trámite, previa
resolución en tal sentido.
Lo que se le notifica en cumplimiento del artículo 58 de la mencionada Ley
30/1992.
Las Palmas de Gran Canaria , a 16 de octubre de 1999.
LA ADMINISTRADORA DEL
EDIFICIO DE INGENIERÍAS
(firma y sello)
Elena Domínguez Ortega
D. BERNARDO ALBA BLANCO
RESOLUCIÓN DE 10 DE ENERO DE 2000 DEL DIRECTOR DE
LA ESCUELA UNIVERSITARIA DE INFORMÁTICA POR LA QUE
SE RECONOCEN EQUIVALENCIAS DE CRÉDITOS DE LIBRE
CONFIGURACIÓN
Vista la instancia presentada por don Víctor M. Martín Fernández
mediante la que solicita el reconocimiento de equivalencias por créditos de libre
configuración del plan de estudios de la titulación de Ingeniería Técnica en
Informática de Sistemas, impartida en la Escuela Universitaria de Informática, y
considerando la propuesta emitida por la Comisión de Convalidaciones del
Centro, esta Dirección, en uso de las competencias atribuidas por el artículo 30
del Reglamento de Libre Configuración, Optativas y Asignación de Asignaturas
a Áreas de Conocimiento de esta Universidad (aprobado en Junta de Gobierno
de 12 de junio de 1997)
RESUELVE:
Acceder a su petición, por lo que quedan reconocidas las equivalencias
que a continuación se relacionan:
- Doce (12) créditos de libre configuración, por haber superado las
siguientes actividades: “Participación, sin ánimo de lucro, en el campo de
trabajo histórico - etnográfico Museo del Campo”, de 40 horas de duración,
realizado durante el curso académico 1998/1999, con una valoración de 4
créditos; “Actividades deportivas”, realizadas en la UCD Teror, con una
duración total de 240 horas y con una valoración de 4 créditos; “Actividades
musicales”, grado elemental de Música (especialidad piano) y Armonía,
realizadas en el Conservatorio Superior de Música de Las Palmas de Gran
Canaria, con una valoración de 4 créditos.
Para que esta resolución de reconocimiento de equivalencias por
créditos de libre configuración surta efectos, el interesado deberá formalizar su
matrícula en el período oficial establecido y abonar los créditos de libre
configuración reconocidos en el plazo de siete días naturales contados desde
el día de emisión del abonaré.
Contra la presente resolución, que no agota la vía administrativa, podrá
interponerse recurso de alzada ante el Rector de esta Universidad, en el plazo
de un mes contado a partir del día siguiente al de la notificación de la misma,
sin perjuicio de cualquier otro recurso que el interesado considere procedente.
Las Palmas de Gran Canaria, a 10 de enero de 2000.
EL DIRECTOR DE LA ESCUELA
UNIVERSITARIA DE INFORMÁTICA
(firma y sello)
Gabino Padrón Morales
SOLICITUD
D./Dña. ______________________________________________, con DNI número
___________________ y domicilio en_____________________________
__________________________________________,localidad________________________
_______________________________, C.P. _________________, teléfono
_________________________, que prefiere como medio de notificación(1)(2):
Correo electrónico: __________________________________________________
Fax:______________________________________________________________
Correo: ___________________________________________________________
E X P O N E :(3)
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
_________________________________________________
S O L I C I T A : (3)
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
_________________________________________________
A cuyos efectos aporta la siguiente documentación (en su caso):
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
Las Palmas de Gran Canaria, a ____ de ______________ de ______.
(firma)
ILMO. SR. DIRECTOR DE LA ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR. DE INGENIEROS
INDUSTRIALES
VER INFORMACIÓN AL DORSO
Valores de los documentos
Valores primarios Valores secundarios
Aquellos que van
unidos a la
finalidad inmediata
por la cual el
documento ha sido
producido
Aquellos que
obedecen a otras
motivaciones que no
son la propia de la
finalidad del
documento
Primarios
SecundariosValores
Valores primarios
1. Administrativo: testimonio de
procedimientos y actuaciones de la
Administración productora.
2. Legal: testimonio ante la ley.
3. Fiscal: testimonio de cumplimiento de
obligaciones tributarias.
4. Jurídico: del que derivan derechos y
obligaciones legales regulados por el
derecho común.
5. Contable: explicación de operaciones
de control presupuestario.
Valores secundarios
1. Informativo: elaboración y
reconstrucción de actividades de la
Administración.
2. Histórico: fuente primaria para la
historia.
3. Otros valores culturales: por lo que
expresan en exposiciones y eventos, en
actividades de formación y educación y
para la satisfacción de intereses
personales.
Ciclo de vida de los documentos
Fase activa de
los documentos
Tiempo en que los documentos son
confeccionados producto de los trámites o
funciones de la entidad productora. Se
consultan sistemáticamente.
Fase inactiva de
los documentos
Tiempo en que los documentos
cumplieron su vida útil para el productor.
Se consultan según intereses
investigativos y/o necesidades
particulares.
Fase semiactiva
de los documentos
Tiempo en que los documentos son
pruebas de los trámites y funciones
efectuadas. Se consultan
esporádicamente.
Tipos de Archivos según el ciclo de
vida de los documentos
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO INTERMEDIO
ARCHIVO HISTÓRICO
Fase activa de
los documentos
Fase semiactiva
de los documentos
Fase inactiva de
los documentos
Eliminación de documentos
durante el ciclo vital
Fase activa
Archivo Oficina
y Central
Fase inactiva
Archivo
Histórico
Fase semiactiva
Archivo
Intermedio
Eliminación
Pero… ¿Qué es un Archivo?
• Proviene del griego “archeion” :
–Arca para conservar documentos.
–Lugar donde se redactaban y
conservaban los documentos.
–Magistratura que estaba a cargo de lo
anterior.
• Luego, el latín la retomó como
“archivum”.
Acepciones de Archivo
Según retoma Fuster (1999)
1. Contenido documental (en alusión
al conjunto de documentos).
2. Institución.
3. Continente o lugar (depósito) de
conservación de los documentos.
Etapa prearchivística:
Recogida de documentos (3)
• Realizar la inscripción de los fondos o
documentos que entren al Archivo en el
Registro General de Entrada de Fondos y
en el Registro de Transferencias por
Unidades Administrativas.
• Diseñar otros mecanismos necesarios para
el control de los documentos recibidos.
Parte 2:
• El marco normativo del documento
administrativo.
– La Legislación y Reglamentación de los Archivos
Españoles del Estado.
– El sistema archivístico de la Administración
General del Estado.
– Competencias del Ministerio de Educación,
Cultura y Deporte sobre los Archivos Estatales.
• Las fases de archivo: oficina, central,
intermedio e histórico.
– Funciones y actividades
Marco normativo del
documento administrativo y
de los Archivos en España
• Decreto 914/1969, de 8 de mayo, de
creación del Archivo General de la
Administración: recibe la documentación
que genera de Administración Pública.
• Constitución Española de 1978:
– artículo 105 b) establece una reserva de ley
para regular el acceso de los ciudadanos a los
archivos y registros administrativos.
Marco normativo… (2)
• Ley 16/85, de 25 de junio, de Patrimonio
Histórico Español: establece qué es y cómo
debe protegerse el patrimonio.
• Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen
Jurídico de las Administraciones Públicas y
del Procedimiento Administrativo Común:
regula la realización de los trámites
administrativos y su producción
documental.
Marco normativo… (3)
• Real Decreto 1164/2002, de 8 de
noviembre, que regula la conservación del
patrimonio documental con valor histórico,
el control de la eliminación de otros
documentos de la Administración General
del Estado y sus organismos públicos y la
conservación de documentos
administrativos en soporte distinto al
original.
Marco normativo… (4)
• Real Decreto 1708/2011, de 18 de
noviembre, que establece el Sistema
Español de Archivos y se regula el Sistema
de Archivos de la Administración General
del Estado y de sus Organismos Públicos y
su acceso.
• Documentos de cualquier época de cualquier
organismo o entidad de carácter público.
• Documentos de antigüedad superior a los 40
años de entidades y asociaciones de carácter
político, sindical o religioso y de entidades,
fundaciones y asociaciones culturales y
educativas de carácter privado.
• Documentos con antigüedad superior a los
100 años de otras entidades particulares o
personas físicas.
• Documentos de cualquier época de cualquier
organismo o entidad de carácter público.
• Documentos de antigüedad superior a los 40
años de entidades y asociaciones de carácter
político, sindical o religioso y de entidades,
fundaciones y asociaciones culturales y
educativas de carácter privado.
• Documentos con antigüedad superior a los
100 años de otras entidades particulares o
personas físicas.
Según los art. 49.2, 3 y 4 de la
Ley 16/85 de Patrimonio…, lo es:
Obligaciones de los
poseedores de patrimonio
documental (art. 52 ley 16/85)
• Conservarlos, protegerlos, destinarlos a
un uso que no impida su conservación y
mantenerlos en lugares adecuados.
• El incumplimiento de dichas obligaciones
podrá ser causa de interés social para la
expropiación forzosa de los bienes
afectados.
Acceso a la documentación
pública (art. 57 ley 16/85)
• Con carácter general los documentos
depositados en los archivos centrales son de
LIBRE CONSULTA, salvo:
1. Materias clasificadas de acuerdo a la Ley
de Secretos oficiales.
2. No deban ser públicamente conocidos por
disposición expresa de la Ley.
3. Que la difusión de su contenido pueda
entrañar riesgos para la seguridad y
defensa del Estado o la averiguación de los
delitos.
Acceso a la documentación
pública (art. 57 ley 16/85)
• Los documentos que contengan DATOS
PERSONALES (carácter policial, procesal,
clínico, etc.) no podrán ser públicamente
consultados sin que:
– Medie consentimiento expreso de los
afectados.
– Haya transcurrido un plazo de 25 años
desde su muerte si su fecha es conocida.
– Haya transcurrido 50 años a partir de la
fecha del documento.
Acceso a la documentación
pública (art. 35 y 37 ley
30/92)
• Los ciudadanos tienen derecho a conocer en
CUALQUIER MOMENTO el ESTADO DE
TRAMITACIÓN de los procedimientos en los
que estén interesados.
• Los ciudadanos tienen DERECHO A ACCEDER
a los documentos que formen parte de un
EXPEDIENTE y que correspondan a
PROCEDIMIENTOS TERMINADOS.
• El acceso a los documentos que contengan
datos referentes a la INTIMIDAD de las
PERSONAS estará RESERVADO A ÉSTAS.
Acceso a la documentación
pública (art. 35 y 37 ley 30/92)
• El acceso a documentos de CARÁCTER
NOMINATIVO que no incluyan otros datos
pertenecientes a la intimidad de las
personas, podrá ser ejercido, además de por
sus titulares, por TERCEROS que acrediten
un interés legítimo.
• Los anteriores derechos podrán ser
DENEGADOS cuando prevalezcan razones de
INTERÉS PÚBLICO, por INTERERES DE
TERCEROS MÁS DIGNOS DE PROTECCIÓN o
cuando así lo DISPONGA LA LEY.
Restricciones de acceso a los
expedientes (art. 37 ley 30/92)
a) Los que contengan información sobre ACTUACIONES DEL
GOBIERNO en el ejercicio de sus competencias
constitucionales NO SUJETAS a DERECHO
ADMINISTRATIVO.
b) Los que contengan información sobre la DEFENSA
NACIONAL o la SEGURIDAD DEL ESTADO.
c) Los tramitados para la INVESTIGACIÓN DE LOS DELITOS.
d) Los relativos a las MATERIAS PROTEGIDAS por el
SECRETO COMERCIAL o INDUSTRIAL.
e) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de
la POLÍTICA MONETARIA.
RD 1708/2011. Sistema Español
de Archivos
SISTEMA DE
ARCHIVOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
GENERAL DEL
ESTADO
SISTEMA
ARCHIVÍSTICOS
AUTONÓMICOS,
PROVINCIALES Y
LOCALES
ARCHIVOS DE
ENTIDADES
PÚBLICAS Y
PRIVADAS
Principios de
voluntariedad
y cooperación
Ejemplo de Sistema
autonómico: Andalucía
–Archivos Históricos Provinciales:
–Archivo de la Real Chancillería de Granada.
–Archivo General de Andalucía.
–Archivo del Patronato de la Alhambra y el
Generalife.
•Almería.
•Cádiz.
•Córdoba.
•Granada.
•Huelva.
•Jaén.
•Málaga.
•Sevilla.
Fuente:http://www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/web/areas/archivos/sites/consej
eria/areas/archivos/portal_archivos.html
Ejemplo de Sistema
autonómico: Andalucía
Fuente: https://sites.google.com/site/platostipicosdeandalucia/1-historia
RD 1708/2011. Sistema de
Archivos de la Administración
General del Estado
• Archivos.
• Centros.
• Servicios.
• Sistemas archivísticos de
departamentos ministeriales y
de sus organismos públicos
Ello, incluye:
• Archivos estatales: archivos históricos del MECD.
• Órganos centrales (Ministerios).
• Delegaciones, Subdelegaciones de Gobierno,
Direcciones Insulares, órganos e instituciones
dependientes directamente de los ministerios.
• Servicio Exterior del Estado (consulados y
embajadas).
• Organismos públicos adscritos a los Ministerios:
ejemplo, el Servicio Estatal de Empleo.
• Instituciones reguladas por normas especiales:
ejemplo el Banco de España, Agencia Estatal de
Administración Tributaria.
Archivos estatales del MECD:
 Archivo de la Corona de Aragón
 Archivo General de Simancas
 Archivo de la Real Chancillería de
Valladolid
 Archivo General de Indias
 Archivo Histórico Nacional
 Archivo General de la Administración
 Centro Documental de la Memoria
Histórica
 Sección Nobleza Archivo Histórico Nacional
RD 1708/2011. Competencias
del Ministerio de Educación,
Cultura y Deporte
• Coordinar el Sistema Español de
Archivos y el Sistema de Archivos
de la Administración General del
Estado.
• Asegurar la conservación,
difusión y defensa del
patrimonio.
Lo anterior incluye:
• Elaborar el Censo-Guía.
• Difundir bibliografía sobre Archivos y
disciplinas afines.
• Promover la formación permanente
del personal y el intercambio entre
ellos.
• Impulsar la investigación científica, la
innovación tecnológica y proyectos
de investigación en materia de
archivos.
Y además:
• Promover plataformas y proyectos
digitales.
• Impulsar la cooperación archivística.
• Promover el desarrollo del Sistema
de Archivos sobre la base de la
colaboración y el intercambio sobre
la base de la voluntariedad.
Retomando el ciclo de vida de
los documentos
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO INTERMEDIO
ARCHIVO HISTÓRICO
Fase activa de
los documentos
Fase semiactiva
de los documentos
Fase inactiva de
los documentos
Archivo intermedio
• Es la institución de Archivo que conserva
los documentos en la llamada edad
intermedia, o lo que es lo mismo, en la fase
semiactiva de los documentos.
• La gestión es del Archivo pero la titularidad
de los documentos sigue siendo del
productor.
• Los documentos pueden llegar a
permanecer hasta 30 años, si es que no
permanentemente por diversas causas.
Archivo intermedio
• Según el Real Decreto 1708/2011 (España), es
la institución responsable de la custodia de
los documentos generados y reunidos por los
diferentes Departamentos ministeriales y sus
organismos públicos, una vez finalizada su
fase activa conforme a lo establecido en los
calendarios de conservación. El Archivo
General de la Administración (AGA), es el
archivo intermedio de la Administración
General del Estado en España, según la
normativa vigente.
Funciones y/o servicios
del Archivo intermedio
Recepción de
documentos
Instalación de
documentos
Descripción
de fondos y
series
Información
a usuarios
Expurgo y
eliminación
Clasificación
del fondo
Valoración
y Selección
Identificación
del fondo
Acciones en Archivos intermedios
ARCHIVO INTERMEDIO
Unidades
documentales
Unidades
documentales
ARCHIVO HISTÓRICO
Unidades
documentales
Valoración y Selección
Unidades
documentales
Expurgo
Eliminación
X
Archivo General de la
Administración (AGA), en España:
ejemplo de Archivo intermedio
Archivos Históricos:
• Instituciones responsables de la custodia,
conservación y tratamiento de los fondos
pertenecientes al patrimonio histórico
documental español que sean reflejo de la
trayectoria de la administración estatal a lo
largo de la historia o que en todo caso,
resulten altamente significativos por su
valor histórico, su singular importancia o su
proyección internacional (Art. 12 R.D.
1708/2011 de España).
Archivos Históricos:
• Los documentos permanecerán en ellos a
perpetuidad.
• Los principales valores de los documentos
serán el informativo, el histórico y el
cultural.
• Los principales usuarios de estos Archivos
son los investigadores, los estudiantes, los
ciudadanos en general y las
Administraciones.
Algunos Archivos
Históricos en España
Archivos Históricos: Archivo de la
Corona de Aragón. Barcelona
Archivos Históricos: Archivo
General de Indias. Sevilla
Archivos Históricos: Archivo
General de Simancas. Valladolid
Archivos Históricos: Archivo
Histórico Nacional. Madrid
Archivos Históricos: Centro
Documental de la Memoria
Histórica. Salamanca
Archivos Históricos: Sección
Nobleza del Archivo Histórico
Nacional. Toledo
Archivos Históricos: Archivo de la
Real Chancillería de Valladolid
Función cultural de los Archivos
históricos (Cruz Mundet, 2012):
Evolución del Archivo
como Institución
Evolución de los
usuarios
Depósito de fuentes
de información
Los decisores y
gobernantes
Instituciones
culturales
Investigadores y
eruditos
Empresa de servicios
educativos y culturales
Investigadores,
Administraciones,
estudiantes y ciudadanos
Acceso a los documentos de
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documental: PARES (España)
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Curso Archivo en Delegación Gobierno Madrid

  • 1. La Administración y sus Documentos: Técnicas de Archivo Dr. Édison Yamir Toledo Díaz edison.yamir@gmail.com
  • 2. Contenidos:• Documentos y Archivos: conceptos generales. – Documento. Caracteres. Tipos. Valores. Ciclo vital. – Archivo. Funciones. Beneficios tangibles de los archivos. – Tipologías. • El marco normativo del documento administrativo en España. – La Legislación y Reglamentación de los Archivos Españoles del Estado. – El sistema archivístico de la Administración General del Estado. – Competencias del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte sobre los Archivos Estatales. • Las fases de archivo: oficina, central, intermedio e histórico. – Funciones y actividades
  • 3. Parte 1. • Documentos y Archivos: conceptos generales. –Documento. Caracteres. Tipos. Valores. Ciclo vital. –Archivo. Funciones. Beneficios tangibles de los archivos. –Tipologías.
  • 4. Documento. Origen DOCUMENTO DOCUMENTUM DOCERE Verbo que significa enseñar, instruir Por tanto, un documento enseña, instruye sobre algo
  • 5. Documento. Definición Según la Real Academia de la Lengua Española (23ª edición) es: 1. m. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos. 2. m. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.
  • 6. Según Heredia (1981) es todo registro de información, independiente de su soporte físico y abarca cualquier transmisión del conocimiento humano. Es pues, cualquier testimonio de la actividad del hombre en un soporte perdurable Documento. Definición (2) Según Heredia (1981) es todo registro de información, independiente de su soporte físico y abarca cualquier transmisión del conocimiento humano. Es pues, cualquier testimonio de la actividad del hombre en un soporte perdurable • Información: lo que se transmite • Medio: escritura, pintura… • Soporte: piedra, papel, pergamino, discos
  • 7. Documento. Definición (3) Según la Ley de Patrimonio Histórico Español (1985) en su artículo 49, es toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos.
  • 9. Ejemplos de documentos: base de datos
  • 13. Ejemplos de documentos: fotografía de ingleses en Montevideo. S XIX.
  • 14. Carta de Indonesia, parte meridional de Asia y supuestas costas del norte de Australia. Dieppe (Francia), 1547. Atlas realizado para Nicholas Vallard. Ejemplos de documentos: plano
  • 16. Ejemplo de documentos: Fuente: PARES: Archivo de la Real Chancillería de Valladolid, REGISTRO DE EJECUTORIAS,CAJA 838,24 Ejecutoria del pleito litigado por Alonso Cabero y consortes, vecinos de Santa María de la Isla (León), con Pedro de Losada, señor de Rionegro del Puente, reclamando la revisión de un proceso por contrabando de esclavos (1555)
  • 17. Documento de archivo Documentos de archivo Documentos 1. ¿Es lo mismo un documento que un documento de archivo? 2. ¿Son todos los documentos, documentos de archivo?
  • 18. Documento de archivo Según Núñez Contreras (citado por Arroyal, 1992) es la representación o reflejo escrito de las relaciones políticas, jurídicas, sociales o administrativas establecidas entre los hombres tanto a nivel particular como a nivel oficial. Estos documentos son considerados fuentes documentales, por lo que lo esencial de ellos es su naturaleza instrumental para el derecho, para la administración y para la gestión.
  • 19. Documento de archivo (2) Según la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Madrid (T.1, Art.1): es toda expresión testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentación múltiple de carácter únicamente informativo y la que, por su índole, forme parte del patrimonio bibliográfico”.
  • 20. Documento de archivo (3) Según el Diccionario de Terminología Archivística de la S.G.A. Españoles (1995), es el testimonio material de un hecho o acto, realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.
  • 21. Documento de archivo (3) Según el Diccionario de Terminología Archivística de la S.G.A. Españoles (1995), es el testimonio material de un hecho o acto, realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal. Según el Diccionario de Terminología Archivística de la S.G.A. Españoles (1995), es el testimonio material de un hecho o acto, realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.
  • 22. Documento de archivo (3) Según el Diccionario de Terminología Archivística de la S.G.A. Españoles (1995), es el testimonio material de un hecho o acto, realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal. Según el Diccionario de Terminología Archivística de la S.G.A. Españoles (1995), es el testimonio material de un hecho o acto, realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal. INFORMACIÓN COMPETENCIA PRODUCTOR TIPOLOGÍA
  • 23. ¿Qué distingue a un documento de archivo? • Génesis • Exclusividad • Interrelación • Unicidad • Integridad • Carácter seriado • Objetividad • Autenticidad • Génesis • Exclusividad • Interrelación • Unicidad • Integridad • Carácter seriado • Objetividad • Autenticidad
  • 24. ¿Qué distingue a un documento de archivo? (2) • GÉNESIS o relación con la entidad productora: Los documentos son producidos o recibidos por una persona o institución en el ejercicio de sus funciones, durante el curso de su actividad. • CARÁCTER SERIADO: Se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen conjuntos de documentos muy parecidos y relacionados con los que le anteceden y le siguen, no están sueltos sino integrados en una SERIE. • UNICIDAD. A diferencia de los libros, no están publicados ni se manifiestan en múltiples ejemplares, de ahí el peligro de su pérdida y que no puedan constituir una fuente primaria para la Historia.
  • 25. Surgimiento de los documentos de archivo • Los documentos de archivo surgen como resultado de un trámite o actividad. • La Administración Pública, desarrolla actuaciones, en virtud de funciones o competencias que tiene asignadas. • Las actuaciones responden a un procedimiento regulado por normas. • Cada paso del procedimiento, genera documentos que conforman un expediente
  • 26. Gráficamente, podría ser así Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente Dirección General del Agua Coordinación de planes de emergencia y de actuaciones para situaciones de sequía e inundación Organismo Órgano Función d) Trámite: Concesión de ayudas ante inundaciones Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso n Expediente
  • 27. O así Expediente sobre la construcción de la línea A del ferrocarril de circunvalación de Puerto Rico (1891-1894)
  • 28. Ejemplo: Otorgamiento de TRC Desea su TRC DELEGACIÓN DEL GOBIERNO Administración pública con facultades para atender esta solicitud • Formulario de solicitud completado • Tasa pagada • Fotocopia del Pasaporte • DNI del cónyuge nacional • Certificado de matrimonio • Medios de vida del cónyuge nacional • Certificado de empadronamiento • Resolución de otorgamiento • Entrega de la TRC • (…) • Modelos completados por la Administración
  • 29. Ejemplo: Otorgamiento de TRC • Formulario de solicitud completado • Tasa pagada • Fotocopia del Pasaporte • DNI del cónyuge nacional • Certificado de matrimonio • Medios de vida del cónyuge nacional • Certificado de empadronamiento • Resolución de otorgamiento • Entrega de la TRC • (…) • Modelos completados por la Administración Iniciación y ordenación Instrucción Finalización Ejecución Procedimiento Administrativo ETAPAS
  • 30. Ejemplo: Otorgamiento de TRC • Formulario de solicitud completado • Tasa pagada • Fotocopia del Pasaporte • DNI del cónyuge nacional • Certificado de matrimonio • Medios de vida del cónyuge nacional • Certificado de empadronamiento • Resolución de otorgamiento • Entrega de la TRC • (…) • Modelos completados por la Administración Expediente administrativo Conjunto ordenado de documentos que materializan actuaciones secuenciales y procedimentales de la Administración encaminadas a la resolución de un asunto
  • 31. Ejercicios EQUIPO 1 Enuncie los pasos de un procedimiento administrativo que se desarrolle en su área de trabajo EQUIPO 2 Enuncie los documentos que componen un expediente que se genere en la tramitación de un asunto en un área de trabajo
  • 32. Grupos de documentos 1. Expedientes reglados. 2. Documentos no reglados. 3. Correspondencia. 4. Registros. 5. Documentos de apoyo informativo.
  • 33. Expedientes reglados 1. Los genera la administración pública. 2. Su iniciación se produce de oficio (art. 68. ley 30/92, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo) o a solicitud de la persona interesada. 3. La tramitación marca el orden de los documentos. 4. Se finaliza con una resolución.
  • 34. Documentos no reglados 1. No pretenden la resolución administrativa de un asunto. 2. Persiguen estudiar un asunto a efectos estadísticos, de constancia o de información. 3. Se ordenan igual que los expedientes y también pueden estar contenidos dentro de éstos. 4. Generan sus propias series.
  • 35. Correspondencia 1. Materializa relaciones del órgano administrativo con otras unidades o personas en el ámbito de sus actividades. 2. Se organiza uniendo cada respuesta al documento que la originó. 3. Puede haberla en un expediente reglado.
  • 36. Tipos de correspondencia 4. Clasifican como correspondencia: – La notificación: el órgano comunica la resolución o acuerdo al interesado. – El oficio: comunicaciones entre diferentes Administraciones Públicas. – Nota interior: comunicaciones entre órganos y unidades de la misma Entidad. – Carta: personal y de estructura libre.
  • 37. Registros 1. Instrumento de control que contiene la inscripción cronológica de informaciones asentadas. 2. Son testimonio material de una actividad de control administrativo. 3. Se asientan datos contables, de padrones, de entrada y salida y otros. 4. Confiere valor jurídico a la información, que se comprobará como verídica, de ahí que no se pueda modificar.
  • 38. Documentos de apoyo informativo 1. Conjunto variado de documentos que contienen información para el desarrollo de la gestión administrativa. 2. Pueden ser textos legales, boletines, revistas, circulares, copias de informes. 3. No han sido producidos por la actividad de la oficina.
  • 39. Documentos de apoyo informativo (2) 1. No son testimonio de las funciones de la entidad. 2. Se conservan para efectos informativos mientras dure la resolución del trámite y tramitación del expediente. 3. Se eliminan finalizado el trámite y no se envían nunca al Archivo Central 4. No son documentos de archivo.
  • 40. Documentos de archivo ≠ apoyo informativo Documento de Archivo Documento de apoyo informativo - Ejemplar único - Es patrimonio documental - Es un conjunto orgánico - Se conserva - Pasa al archivo - Ejemplares múltiples - No es patrimonio documental - Es un conjunto artificial - Se puede destruir - No pasa al archivo
  • 41. Ejercicios: ¿documento de archivo? EJEMPLOS 1. Una denuncia en una comisaría. 2. BOE con los que superaron las oposiciones. 3. Expediente de concesión de un premio. 4. Decretos reales. 5. Proyecto de obra de una estación de Renfe. RESPUESTAS 1. Sí 2. No 3. Sí 4. No 5. Sí
  • 42. Tipologías documentales en la Administración Pública Según el Diccionario de Terminología Archivística (1995), tipo documental es la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.
  • 43. Tipologías en la Administración Pública El principal tipo documental en la Administración Pública es el EXPEDIENTE, que incluso, llega a contener otras tantas tipologías documentales. (*)
  • 44. Tipologías en la Administración Pública (*) Expediente de otorgamiento de TRC • Formulario de solicitud completado • Tasa pagada • Fotocopia del Pasaporte • DNI del cónyuge nacional • Certificado de matrimonio • Medios de vida del cónyuge nacional • Certificado de empadronamiento • Resolución de otorgamiento • Entrega de la TRC • (…) • Modelos completados por la Administración
  • 45. Tipologías en la Administración Pública El principal tipo documental en la Administración Pública es el EXPEDIENTE, que incluso, llega a contener otras tantas tipologías documentales. (*) No obstante, esas y otras tipologías documentales, pueden tener también vida independiente dentro de la Administración Pública.
  • 46. Otras tipologías documentales en la Administración Pública TIPO GENERAL EJEMPLOS Documentos de decisión • Resoluciones • Acuerdos Documentos de transmisión • Comunicaciones • Notificaciones • Publicaciones Documentos de constancia • Actas • Certificados • Certificaciones
  • 47. Ejemplos de tipologías documentales en una Administración Pública recogidas en el Manual de normalización de documentos administrativos de la ULPGC (2000).
  • 48. ACTA DE CALIFICACIONES CURSO ACADÉMICO 1999/2000 CENTRO Y TITULACIÓN: 120 1 E. U. DE INFORMÁTICA - I.T.I.SISTEMAS ASIGNATURA: 12583 - BUSES Y PERIFÉRICOS GRUPO: 01 CONVOCATORIA: ORDINARIA PROFESOR RESPONSABLE: 11111111 - EJEMPLO DÍAZ, JUAN Acta de las calificaciones correspondientes a la asignatura de referencia, obtenidas por los alumnos que se relacionan: Nº CONV. DNI APELLIDOS Y NOMBRE CALIFICACIÓN PUNT. 1 0 22222222 PÉREZ EJEMPLO, JUAN NO PRESENTADO ---- 2 1 33333333 REYES EJEMPLO, ANA APROBADO 5,5 **************************************************************************************** ** Las Palmas de Gran Canaria, a 28 de febrero de 2000. (firma)
  • 49. ACUERDO POR EL QUE SE ACEPTA LA PROPUESTA DE AMPLIACIÓN DE PLAZOS PARA INSTRUIR Y RESOLVER LOS EXPEDIENTES DE SOLICITUDES DE BECAS PROPIAS DE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA Considerando que el elevado número de solicitudes de becas propias de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (ULPGC) hace imposible el cumplimiento del plazo máximo establecido para su resolución con los medios personales y materiales disponibles. Vista la propuesta de ampliación de plazos para instruir y resolver los expedientes formulada por el Vicerrectorado de Alumnos, órgano administrativo competente para resolver en los citados procedimientos. Dado que, de conformidad con el artículo 42.6 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (BOE de 27 de noviembre), modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero (BOE de 14 de enero), la ampliación de plazos no podrá ser superior a los inicialmente previstos para resolver. En el ejercicio de las atribuciones conferidas por la legislación vigente, este Rectorado ACUERDA: Ampliar los plazos para instruir y resolver los expedientes relativos a solicitudes de becas propias de la ULPGC, por tiempo igual al inicialmente previsto. Notifíquese este acuerdo a los órganos competentes para instruir y resolver, y a los interesados en los expedientes respectivos, con la indicación de que contra el mismo no cabe recurso alguno, conforme a lo establecido en el artículo 42.6 de la Ley 30/1992. Las Palmas de Gran Canaria, a 25 de abril de 2000. EL RECTOR (firma y sello)
  • 50. Las Palmas de Gran Canaria, a 8 de febrero de 2000 La Caja Tours, S.A. Departamento de facturación D. José Carlos Pérez Estimado señor: Como respuesta a su consulta telefónica y a efectos de facilitarle posteriores consultas, le informo mediante esta carta, que las facturas que esta unidad adeuda a su empresa tienen asignadas las siguientes referencias contables: Nº. de factura Fecha Importe N/Ref.ª contable 12345 12.02.00 40.000 ptas. 1123 12541 13.04.00 25.000 ptas. 2234 Sin otro particular, le saluda atentamente,
  • 51. CERTIFICADO DE CARGA LECTIVA JOSE LUIS EJEMPLO SÁNCHEZ, SECRETARIO DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA POLITÉCNICA DE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA CERTIFICA: Que según el plan de estudios vigente de la titulación de Ingeniería Técnica de Obras Públicas, especialidad Construcciones Civiles (Real Decreto de 3 de agosto de 1991, BOE de 12 de octubre), las asignaturas correspondientes al primer curso que a continuación se indican, tienen la siguiente carga lectiva semanal: Álgebra Lineal...........................................................................................5 H/S Cálculo Infinitesimal..................................................................................6 H/S Física General...........................................................................................6 H/S Química General.......................................................................................5 H/S Dibujo Técnico I........................................................................................4 H/S Para que así conste a los efectos oportunos y a solicitud de doña Ana Vélez Rodríguez, se emite el presente certificado en Las Palmas de Gran Canaria, a quince de febrero de dos mil. V.º B.º EL DIRECTOR DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA POLITÉCNICA Pedro Pérez Pérez (firma y sello)
  • 52. Circular 9/1999 U.G. de Organización y Recursos Humanos CIRCULAR 9/1999 DE GERENCIA SOBRE PERMISOS Y HORARIOS CON MOTIVO DE LAS FIESTAS DE NAVIDAD 1999 Ante la cercanía de las fiestas navideñas y con el fin de garantizar la continuidad en la prestación de los servicios, se hace necesario regular los horarios y permisos de Navidad del año 1999 del personal de administración y servicios. ……. 1.-PERMISOS DEL PERSONAL FUNCIONARIO El personal funcionario podrá disfrutar de los días de permiso por asuntos particulares correspondientes al año 1999 hasta el 7 de enero de 2000 (inclusive), de forma improrrogable. ……. 2.-PERMISOS DEL PERSONAL LABORAL Se establecerán dos turnos para disfrutar de los siete días naturales consecutivos de permiso por Navidad: del 27 de diciembre al 2 de enero y del 3 al 9 de enero. En cuanto a los días de permiso por asuntos particulares, en ningún caso se podrán disfrutar durante el periodo vacacional de Navidad, ni acumularlos a la semana de permiso solicitada. 3.- REDUCCIÓN DE HORARIO ……. Las Palmas de Gran Canaria, a 22 de noviembre de 1999. EL GERENTE (P.D. del Rector, Resolución de 17 de noviembre de 1998, BOC de 25-01-99) Francisco Quintana Navarro
  • 53. CONTRATO DE SUMINISTRO DE MOBILIARIO PARA EL EDIFICIO DEPARTAMENTAL DE CIENCIAS JURÍDICAS, SUSCRITO ENTRE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA Y LA EMPRESA JUANPESA, S.A. En Las Palmas de Gran Canaria, a 11 de febrero de 2000 REUNIDOS DE UNA PARTE, D. Manuel Lobo Cabrera, con DNI número 22222222, en calidad de rector, y en nombre y representación de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria. DE OTRA PARTE, D. Juan Pérez Sánchez, con DNI número 11111111, en nombre y representación de la empresa “JUANPESA, S.A.” Ambas partes se reconocen competencia y capacidad, respectivamente, para formalizar el presente contrato. ANTECEDENTES ADMINISTRATIVOS PRIMERO.- El suministro e instalación que se contrata fue aprobado por resolución de este Rectorado de fecha 1 de julio de 1999, por un presupuesto máximo de licitación de 20.000.000 pesetas [120.202,42 euros; valor de conversión 166,386 ptas./euro]. SEGUNDO.- La contratación del gasto se efectúa con cargo al concepto presupuestario 620.03 de la unidad de gasto 010. CLÁUSULAS DEL CONTRATO PRIMERA.- La empresa JUANPESA, S.A. se compromete al suministro e instalación de mobiliario para el Edificio Departamental de Ciencias Jurídicas. SEGUNDA.- El precio del contrato es de 19.500.000 pesetas [117.197,36 euros; valor de conversión 166,386,- ptas./euro], que serán abonados por la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria. … Para la debida constancia de todo lo convenido se firma este contrato por duplicado, en el lugar y la fecha al principio mencionados. POR LA UNIVERSIDAD EL ADJUDICATARIO (firma y sello) (firma y sello)
  • 54. Estructura 1. Título Especificará las partes intervinientes y una breve descripción del objeto del convenio. 2. Lugar y fecha Se señalará la localidad en la que tenga lugar la firma del convenio, y a continuación la fecha consignada en letra. 3. Identificación de las partes Bajo la fórmula «REUNIDOS» se identificarán las partes con sus nombres, números o códigos de identificación fiscal (si procede) y domicilios legales. En caso necesario se cumplimentarán los datos identificativos de la autoridad o representante legal que actúe en su nombre. Se añadirá una fórmula en la que ambas partes se reconocen mutuamente capacidad suficiente para otorgar este convenio y se mencionará el poder o norma que acredita la representación legal. 4. Cuerpo Se estructurará en dos bloques: a) Parte expositiva: irá precedida del epígrafe «MANIFIESTAN» y contendrá la expresión de los cometidos o competencias relacionados con el objeto del convenio que tienen asignados legalmente cada una de las partes, así como la mención de los intereses comunes que justifican o fundamentan la adopción del convenio. b) Parte dispositiva: comenzará con la fórmula «Por tales motivos, las partes, de común acuerdo, suscriben el presente convenio conforme a las siguientes CLÁUSULAS» y contendrá, al menos, las relativas al objeto del convenio, las obligaciones de cada una de las partes, la duración, las causas de extinción y, en su caso, la comisión de seguimiento y la jurisdicción aplicable. 5. Consentimiento Para finalizar se empleará la siguiente fórmula: «Y para que así conste, a los efectos oportunos, en prueba de conformidad, las partes firman el presente convenio, por (duplicado, triplicado, etc.), en el lugar y la fecha indicados en el encabezamiento». 6. Firma Se firmarán y sellarán todas las páginas y se identificarán tanto la persona que firma como su cargo y parte a la que representa. Excepto la última página, las demás se firmarán en los márgenes laterales, preferiblemente en el izquierdo. Convenio
  • 55. Yo, Pedro Jdfhjh Gwyfen, con DNI 42888999, profesor titular de escuela universitaria adscrito al Departamento de Hnghqbnq de la Universidad de Kanbqnbqjqnkw, DECLARO BAJO JURAMENTO: No estar incurso en ninguna de las causas de abstención recogidas en el artículo 28.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Esta declaración se realiza a los efectos de formar parte del tribunal de las pruebas de aptitud para el acceso a la Universidad en la convocatoria de junio de 2000. Las Palmas de Gran Canaria, a veinte de mayo de dos mil. (firma)
  • 56. DILIGENCIA para hacer constar que el alumno Don Juan Antonio Rahqnm Wjfhwjfhbn, con DNI 4378lko6652, tiene actualmente superadas más del 85% de las asignaturas que conforman el plan de estudios de la Diplomatura en Informática (plan de 1987), faltándole únicamente la asignatura «Informática de la gestión empresarial» y el proyecto de fin de carrera para terminar sus estudios. Las Palmas de Gran Canaria, a 12 de febrero de 2000. EL ADMINISTRADOR DEL EDIFICIO DE INFORMÁTICA Y MATEMÁTICAS (firma y sello) Ldjodnqj HGjqkghqn Gjgjghqb
  • 57. Estructura 1. Encabezamiento o título Especificará el autor, autores o unidad de origen ,si se emite a iniciativa propia o por encargo de alguna autoridad u órgano de la ULPGC, así como el asunto del informe. 2. Cuerpo - Introducción: establecerá brevemente el motivo, el alcance y los objetivos del informe. - Núcleo del informe: se describirá el estado de la cuestión de forma clara, objetiva y en capítulos numerados en función de su extensión. Siempre que sea conveniente para facilitar la comprensión, se incluirán cuadros o gráficos. 3. Conclusiones Si los informes surgen por propia voluntad irán acompañados por las propuestas que se consideren adecuadas. Igualmente, se incluirán propuestas o conclusiones cuando así lo haya requerido el órgano o autoridad solicitante o cuando lo considere de interés quien emite el informe. Cuando el objeto del informe sea concretar la postura favorable o desfavorable del órgano emisor respecto al asunto en cuestión se usará la siguiente fórmula: «INFORMA: Favorablemente (o desfavorablemente)». 4. Lugar y fecha Por lugar se entiende el municipio donde está ubicado el órgano que emite el informe; la fecha es la del día en que se elabora. 5. Firma y sello 5.1. Antefirma con expresión del cargo al que corresponda emitir el documento. 5.2. Firma. 5.3. Nombre y apellidos del firmante (sin la abreviatura «Fdo.:» delante). 5.4. El sello de la unidad correspondiente se estampará a la izquierda de la firma. Se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen lateral izquierdo, excepto la última, en la que las firmas figurarán al final del texto. Informe
  • 58. MEMORIA EXPLICATIVA DE CONTRACCIÓN DEL GASTO CON CARGO AL CAPÍTULO VI DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA DE INFORMÁTICA Para atender las peticiones del profesorado de la Escuela Universitaria de Informática relativas a la necesidad de contar con otro aparato de videoproyección como material de apoyo a la docencia, se pretende adquirir un vídeoproyector marca PHILIPS, modelo Hopper SV10, cuyas características técnicas satisfacen los requerimientos necesarios. El presupuesto presentado por la empresa Asistencias y Tratamientos Informáticos, S.L. (CIF B35115146), se considera ventajoso. Su importe asciende a la cantidad total de 577.885 ptas. A los efectos citados ha sido emitido el documento AD de contracción del gasto que se adjunta por el importe mencionado, con cargo al subconcepto 620.04 del presupuesto de la Escuela Universitaria de Informática (UGA 120). Las Palmas de Gran Canaria, a 28 de septiembre de 1999. EL DIRECTOR DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA DE INFORMÁTICA (firma y sello) Gabino Padrón Morales
  • 59.
  • 60. NOTIFICACIÓN Con fecha 10 de enero de 2000 el Director de la Escuela Universitaria de Informática ha dictado la siguiente resolución: «RESOLUCIÓN DE 10 DE ENERO DE 2000 DEL DIRECTOR DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA DE INFORMÁTICA POR LA QUE SE RECONOCEN EQUIVALENCIAS DE CRÉDITOS DE LIBRE CONFIGURACIÓN Vista la instancia presentada por don Víctor M. Martín Fernández mediante la que solicita el reconocimiento de equivalencias por créditos de libre configuración … RESUELVE: Acceder a su petición, por lo que quedan reconocidas las equivalencias que a continuación se relacionan: - Doce (12) créditos de libre configuración, por haber superado las siguientes actividades: … Para que esta resolución de reconocimiento de equivalencias por créditos de libre configuración surta efectos, el interesado deberá formalizar su matrícula en el período oficial establecido y abonar los créditos de libre configuración reconocidos en el plazo de siete días naturales contados desde el día de emisión del abonaré. Contra la presente resolución, que no agota la vía administrativa, podrá interponerse recurso de alzada ante el Rector de esta Universidad, en el plazo de un mes contado a partir del día siguiente al de la notificación de la misma, sin perjuicio de cualquier otro recurso que el interesado considere procedente». Lo que le notifico en cumplimiento del artículo 58 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (BOE de 27 de noviembre), modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero (BOE de 14 de enero). Las Palmas de Gran Canaria, a 17 de enero de 2000. EL ADMINISTRADOR DEL EDIFICIO DE INFORMÁTICA Y MATEMÁTICAS (firma y sello) Orlando José Socorro Lorenzo
  • 61.
  • 62. Fax De: Lola Morales Sosa Unidad: Unidad de Tercer Ciclo Para: D. Alfonso Yufera Organismo: Consulado de Brasil Fax: 928569420 Teléfono: 928569421 Asunto: Remisión de relación de alumnos Fecha: 24-02-2000 Nº. páginas. (incluida ésta) 2  Urgente Confirmar recepción   Texto: Le adjunto el listado de los alumnos de nacionalidad brasileña matriculados en los programas de doctorado de esta Universidad, en el curso 1999/00 y solicitado por Ud. LA GESTORA DE TERCER CICLO Y POSTGRADO (firma y sello) Lola Morales Sosa
  • 63. REQUERIMIENTO DE SUBSANACIÓN DE DEFECTOS EN LA SOLICITUD DE CONVALIDACIÓN DE DIVERSAS ASIGNATURAS DE LA TITULACIÓN DE INGENIERÍA TÉCNICA DE OBRAS PÚBLICAS, ESPECIALIDAD DE CONSTRUCCIONES CIVILES Esta Administración de Edificio, en relación con la solicitud presentada por usted con fecha 14 de octubre de 1999 en esta unidad, relativa a convalidación de diversas asignaturas de la titulación de Ingeniería Técnica de Obras Públicas, especialidad de Construcciones Civiles, le requiere, de acuerdo con lo previsto en el artículo 71. 1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (BOE de 27 de noviembre), modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero (BOE de 14 de enero), para que en el plazo de diez días hábiles contados a partir del día siguiente al de la recepción de este requerimiento, proceda a subsanar defectos existentes en su solicitud, debiendo para ello: 1) Firmar la solicitud. 2) Aportar el programa, debidamente sellado, correspondiente al curso académico 1996/1997 de la asignatura de Cálculo, que se imparte en el primer curso de la diplomatura en Informática. De no producirse la subsanación en el plazo mencionado, se entenderá que ha desistido de su petición y se procederá a su archivo sin más trámite, previa resolución en tal sentido. Lo que se le notifica en cumplimiento del artículo 58 de la mencionada Ley 30/1992. Las Palmas de Gran Canaria , a 16 de octubre de 1999. LA ADMINISTRADORA DEL EDIFICIO DE INGENIERÍAS (firma y sello) Elena Domínguez Ortega D. BERNARDO ALBA BLANCO
  • 64. RESOLUCIÓN DE 10 DE ENERO DE 2000 DEL DIRECTOR DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA DE INFORMÁTICA POR LA QUE SE RECONOCEN EQUIVALENCIAS DE CRÉDITOS DE LIBRE CONFIGURACIÓN Vista la instancia presentada por don Víctor M. Martín Fernández mediante la que solicita el reconocimiento de equivalencias por créditos de libre configuración del plan de estudios de la titulación de Ingeniería Técnica en Informática de Sistemas, impartida en la Escuela Universitaria de Informática, y considerando la propuesta emitida por la Comisión de Convalidaciones del Centro, esta Dirección, en uso de las competencias atribuidas por el artículo 30 del Reglamento de Libre Configuración, Optativas y Asignación de Asignaturas a Áreas de Conocimiento de esta Universidad (aprobado en Junta de Gobierno de 12 de junio de 1997) RESUELVE: Acceder a su petición, por lo que quedan reconocidas las equivalencias que a continuación se relacionan: - Doce (12) créditos de libre configuración, por haber superado las siguientes actividades: “Participación, sin ánimo de lucro, en el campo de trabajo histórico - etnográfico Museo del Campo”, de 40 horas de duración, realizado durante el curso académico 1998/1999, con una valoración de 4 créditos; “Actividades deportivas”, realizadas en la UCD Teror, con una duración total de 240 horas y con una valoración de 4 créditos; “Actividades musicales”, grado elemental de Música (especialidad piano) y Armonía, realizadas en el Conservatorio Superior de Música de Las Palmas de Gran Canaria, con una valoración de 4 créditos. Para que esta resolución de reconocimiento de equivalencias por créditos de libre configuración surta efectos, el interesado deberá formalizar su matrícula en el período oficial establecido y abonar los créditos de libre configuración reconocidos en el plazo de siete días naturales contados desde el día de emisión del abonaré. Contra la presente resolución, que no agota la vía administrativa, podrá interponerse recurso de alzada ante el Rector de esta Universidad, en el plazo de un mes contado a partir del día siguiente al de la notificación de la misma, sin perjuicio de cualquier otro recurso que el interesado considere procedente. Las Palmas de Gran Canaria, a 10 de enero de 2000. EL DIRECTOR DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA DE INFORMÁTICA (firma y sello) Gabino Padrón Morales
  • 65. SOLICITUD D./Dña. ______________________________________________, con DNI número ___________________ y domicilio en_____________________________ __________________________________________,localidad________________________ _______________________________, C.P. _________________, teléfono _________________________, que prefiere como medio de notificación(1)(2): Correo electrónico: __________________________________________________ Fax:______________________________________________________________ Correo: ___________________________________________________________ E X P O N E :(3) __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ _________________________________________________ S O L I C I T A : (3) __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ _________________________________________________ A cuyos efectos aporta la siguiente documentación (en su caso): __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ Las Palmas de Gran Canaria, a ____ de ______________ de ______. (firma) ILMO. SR. DIRECTOR DE LA ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR. DE INGENIEROS INDUSTRIALES VER INFORMACIÓN AL DORSO
  • 66. Valores de los documentos Valores primarios Valores secundarios Aquellos que van unidos a la finalidad inmediata por la cual el documento ha sido producido Aquellos que obedecen a otras motivaciones que no son la propia de la finalidad del documento Primarios SecundariosValores
  • 67. Valores primarios 1. Administrativo: testimonio de procedimientos y actuaciones de la Administración productora. 2. Legal: testimonio ante la ley. 3. Fiscal: testimonio de cumplimiento de obligaciones tributarias. 4. Jurídico: del que derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común. 5. Contable: explicación de operaciones de control presupuestario.
  • 68. Valores secundarios 1. Informativo: elaboración y reconstrucción de actividades de la Administración. 2. Histórico: fuente primaria para la historia. 3. Otros valores culturales: por lo que expresan en exposiciones y eventos, en actividades de formación y educación y para la satisfacción de intereses personales.
  • 69. Ciclo de vida de los documentos Fase activa de los documentos Tiempo en que los documentos son confeccionados producto de los trámites o funciones de la entidad productora. Se consultan sistemáticamente. Fase inactiva de los documentos Tiempo en que los documentos cumplieron su vida útil para el productor. Se consultan según intereses investigativos y/o necesidades particulares. Fase semiactiva de los documentos Tiempo en que los documentos son pruebas de los trámites y funciones efectuadas. Se consultan esporádicamente.
  • 70. Tipos de Archivos según el ciclo de vida de los documentos ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO INTERMEDIO ARCHIVO HISTÓRICO Fase activa de los documentos Fase semiactiva de los documentos Fase inactiva de los documentos
  • 71. Eliminación de documentos durante el ciclo vital Fase activa Archivo Oficina y Central Fase inactiva Archivo Histórico Fase semiactiva Archivo Intermedio Eliminación
  • 72. Pero… ¿Qué es un Archivo? • Proviene del griego “archeion” : –Arca para conservar documentos. –Lugar donde se redactaban y conservaban los documentos. –Magistratura que estaba a cargo de lo anterior. • Luego, el latín la retomó como “archivum”.
  • 73. Acepciones de Archivo Según retoma Fuster (1999) 1. Contenido documental (en alusión al conjunto de documentos). 2. Institución. 3. Continente o lugar (depósito) de conservación de los documentos.
  • 74. Etapa prearchivística: Recogida de documentos (3) • Realizar la inscripción de los fondos o documentos que entren al Archivo en el Registro General de Entrada de Fondos y en el Registro de Transferencias por Unidades Administrativas. • Diseñar otros mecanismos necesarios para el control de los documentos recibidos.
  • 75. Parte 2: • El marco normativo del documento administrativo. – La Legislación y Reglamentación de los Archivos Españoles del Estado. – El sistema archivístico de la Administración General del Estado. – Competencias del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte sobre los Archivos Estatales. • Las fases de archivo: oficina, central, intermedio e histórico. – Funciones y actividades
  • 76. Marco normativo del documento administrativo y de los Archivos en España • Decreto 914/1969, de 8 de mayo, de creación del Archivo General de la Administración: recibe la documentación que genera de Administración Pública. • Constitución Española de 1978: – artículo 105 b) establece una reserva de ley para regular el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos.
  • 77. Marco normativo… (2) • Ley 16/85, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español: establece qué es y cómo debe protegerse el patrimonio. • Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común: regula la realización de los trámites administrativos y su producción documental.
  • 78. Marco normativo… (3) • Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, que regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.
  • 79. Marco normativo… (4) • Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, que establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su acceso.
  • 80. • Documentos de cualquier época de cualquier organismo o entidad de carácter público. • Documentos de antigüedad superior a los 40 años de entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y de entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado. • Documentos con antigüedad superior a los 100 años de otras entidades particulares o personas físicas. • Documentos de cualquier época de cualquier organismo o entidad de carácter público. • Documentos de antigüedad superior a los 40 años de entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y de entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado. • Documentos con antigüedad superior a los 100 años de otras entidades particulares o personas físicas. Según los art. 49.2, 3 y 4 de la Ley 16/85 de Patrimonio…, lo es:
  • 81. Obligaciones de los poseedores de patrimonio documental (art. 52 ley 16/85) • Conservarlos, protegerlos, destinarlos a un uso que no impida su conservación y mantenerlos en lugares adecuados. • El incumplimiento de dichas obligaciones podrá ser causa de interés social para la expropiación forzosa de los bienes afectados.
  • 82. Acceso a la documentación pública (art. 57 ley 16/85) • Con carácter general los documentos depositados en los archivos centrales son de LIBRE CONSULTA, salvo: 1. Materias clasificadas de acuerdo a la Ley de Secretos oficiales. 2. No deban ser públicamente conocidos por disposición expresa de la Ley. 3. Que la difusión de su contenido pueda entrañar riesgos para la seguridad y defensa del Estado o la averiguación de los delitos.
  • 83. Acceso a la documentación pública (art. 57 ley 16/85) • Los documentos que contengan DATOS PERSONALES (carácter policial, procesal, clínico, etc.) no podrán ser públicamente consultados sin que: – Medie consentimiento expreso de los afectados. – Haya transcurrido un plazo de 25 años desde su muerte si su fecha es conocida. – Haya transcurrido 50 años a partir de la fecha del documento.
  • 84. Acceso a la documentación pública (art. 35 y 37 ley 30/92) • Los ciudadanos tienen derecho a conocer en CUALQUIER MOMENTO el ESTADO DE TRAMITACIÓN de los procedimientos en los que estén interesados. • Los ciudadanos tienen DERECHO A ACCEDER a los documentos que formen parte de un EXPEDIENTE y que correspondan a PROCEDIMIENTOS TERMINADOS. • El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la INTIMIDAD de las PERSONAS estará RESERVADO A ÉSTAS.
  • 85. Acceso a la documentación pública (art. 35 y 37 ley 30/92) • El acceso a documentos de CARÁCTER NOMINATIVO que no incluyan otros datos pertenecientes a la intimidad de las personas, podrá ser ejercido, además de por sus titulares, por TERCEROS que acrediten un interés legítimo. • Los anteriores derechos podrán ser DENEGADOS cuando prevalezcan razones de INTERÉS PÚBLICO, por INTERERES DE TERCEROS MÁS DIGNOS DE PROTECCIÓN o cuando así lo DISPONGA LA LEY.
  • 86. Restricciones de acceso a los expedientes (art. 37 ley 30/92) a) Los que contengan información sobre ACTUACIONES DEL GOBIERNO en el ejercicio de sus competencias constitucionales NO SUJETAS a DERECHO ADMINISTRATIVO. b) Los que contengan información sobre la DEFENSA NACIONAL o la SEGURIDAD DEL ESTADO. c) Los tramitados para la INVESTIGACIÓN DE LOS DELITOS. d) Los relativos a las MATERIAS PROTEGIDAS por el SECRETO COMERCIAL o INDUSTRIAL. e) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la POLÍTICA MONETARIA.
  • 87. RD 1708/2011. Sistema Español de Archivos SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO SISTEMA ARCHIVÍSTICOS AUTONÓMICOS, PROVINCIALES Y LOCALES ARCHIVOS DE ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS Principios de voluntariedad y cooperación
  • 88. Ejemplo de Sistema autonómico: Andalucía –Archivos Históricos Provinciales: –Archivo de la Real Chancillería de Granada. –Archivo General de Andalucía. –Archivo del Patronato de la Alhambra y el Generalife. •Almería. •Cádiz. •Córdoba. •Granada. •Huelva. •Jaén. •Málaga. •Sevilla. Fuente:http://www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/web/areas/archivos/sites/consej eria/areas/archivos/portal_archivos.html
  • 89. Ejemplo de Sistema autonómico: Andalucía Fuente: https://sites.google.com/site/platostipicosdeandalucia/1-historia
  • 90. RD 1708/2011. Sistema de Archivos de la Administración General del Estado • Archivos. • Centros. • Servicios. • Sistemas archivísticos de departamentos ministeriales y de sus organismos públicos
  • 91. Ello, incluye: • Archivos estatales: archivos históricos del MECD. • Órganos centrales (Ministerios). • Delegaciones, Subdelegaciones de Gobierno, Direcciones Insulares, órganos e instituciones dependientes directamente de los ministerios. • Servicio Exterior del Estado (consulados y embajadas). • Organismos públicos adscritos a los Ministerios: ejemplo, el Servicio Estatal de Empleo. • Instituciones reguladas por normas especiales: ejemplo el Banco de España, Agencia Estatal de Administración Tributaria.
  • 92. Archivos estatales del MECD:  Archivo de la Corona de Aragón  Archivo General de Simancas  Archivo de la Real Chancillería de Valladolid  Archivo General de Indias  Archivo Histórico Nacional  Archivo General de la Administración  Centro Documental de la Memoria Histórica  Sección Nobleza Archivo Histórico Nacional
  • 93. RD 1708/2011. Competencias del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte • Coordinar el Sistema Español de Archivos y el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado. • Asegurar la conservación, difusión y defensa del patrimonio.
  • 94. Lo anterior incluye: • Elaborar el Censo-Guía. • Difundir bibliografía sobre Archivos y disciplinas afines. • Promover la formación permanente del personal y el intercambio entre ellos. • Impulsar la investigación científica, la innovación tecnológica y proyectos de investigación en materia de archivos.
  • 95. Y además: • Promover plataformas y proyectos digitales. • Impulsar la cooperación archivística. • Promover el desarrollo del Sistema de Archivos sobre la base de la colaboración y el intercambio sobre la base de la voluntariedad.
  • 96. Retomando el ciclo de vida de los documentos ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO INTERMEDIO ARCHIVO HISTÓRICO Fase activa de los documentos Fase semiactiva de los documentos Fase inactiva de los documentos
  • 97. Archivo intermedio • Es la institución de Archivo que conserva los documentos en la llamada edad intermedia, o lo que es lo mismo, en la fase semiactiva de los documentos. • La gestión es del Archivo pero la titularidad de los documentos sigue siendo del productor. • Los documentos pueden llegar a permanecer hasta 30 años, si es que no permanentemente por diversas causas.
  • 98. Archivo intermedio • Según el Real Decreto 1708/2011 (España), es la institución responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus organismos públicos, una vez finalizada su fase activa conforme a lo establecido en los calendarios de conservación. El Archivo General de la Administración (AGA), es el archivo intermedio de la Administración General del Estado en España, según la normativa vigente.
  • 99. Funciones y/o servicios del Archivo intermedio Recepción de documentos Instalación de documentos Descripción de fondos y series Información a usuarios Expurgo y eliminación Clasificación del fondo Valoración y Selección Identificación del fondo
  • 100. Acciones en Archivos intermedios ARCHIVO INTERMEDIO Unidades documentales Unidades documentales ARCHIVO HISTÓRICO Unidades documentales Valoración y Selección Unidades documentales Expurgo Eliminación X
  • 101. Archivo General de la Administración (AGA), en España: ejemplo de Archivo intermedio
  • 102. Archivos Históricos: • Instituciones responsables de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español que sean reflejo de la trayectoria de la administración estatal a lo largo de la historia o que en todo caso, resulten altamente significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección internacional (Art. 12 R.D. 1708/2011 de España).
  • 103. Archivos Históricos: • Los documentos permanecerán en ellos a perpetuidad. • Los principales valores de los documentos serán el informativo, el histórico y el cultural. • Los principales usuarios de estos Archivos son los investigadores, los estudiantes, los ciudadanos en general y las Administraciones.
  • 105. Archivos Históricos: Archivo de la Corona de Aragón. Barcelona
  • 107. Archivos Históricos: Archivo General de Simancas. Valladolid
  • 109. Archivos Históricos: Centro Documental de la Memoria Histórica. Salamanca
  • 110. Archivos Históricos: Sección Nobleza del Archivo Histórico Nacional. Toledo
  • 111. Archivos Históricos: Archivo de la Real Chancillería de Valladolid
  • 112. Función cultural de los Archivos históricos (Cruz Mundet, 2012): Evolución del Archivo como Institución Evolución de los usuarios Depósito de fuentes de información Los decisores y gobernantes Instituciones culturales Investigadores y eruditos Empresa de servicios educativos y culturales Investigadores, Administraciones, estudiantes y ciudadanos
  • 113. Acceso a los documentos de la administración pública y difusión del patrimonio documental: PARES (España)
  • 114. Difusión del patrimonio: Portal de Movimientos Migratorios en PARES