Auditoria de una empresa por Andres Ortiz Folleco

1. PLAN DE AUDITORIA
GASES
POPAYAN S.A E.S.P

2. RESEÑAN HISTÒRICA
DE LA EMPRESA
La sociedad se constituyó mediante Escritura Publica
No 005430 del 26 de julio de 1993, en la notaria
segunda del Circulo Nacional de Popayán y se
denominó, inicialmente como Gases Popayán
LTDA. Los fundadores de la empresa fueron la
señora Nelly Folleco de Valencia, Martha Silva de
Erazo, Luis Eduardo Valencia, Maria Claudia
Valencia y Sandra Valencia, comenzó su actividades
de distribución y comercialización de gas propano en
cilindros en la vereda Julumito municipio de Tambo (
Cauca),

3. después que el ministerio de Minas y Energía
y la Superintendencia de Servicios Públicos
le otorgaran el permiso se desplazo hacia la
ciudad de Popayán y se ubico en el parque
industrial al final del año de 1994 la señora
Martha Silva de Erazo decide vender sus
acciones a la señora Nelly de Valencia
pasando hacer ella la mayor accionista y por
designación de la junta queda como Gerente
de la empresa. Bajo el amparo y exigencias
de la ley 142 de 1994. Posteriormente en el
año 1998 paso de Sociedad Limitada a
Sociedad Anónima, de carácter mercantil
con registro en la cámara y comercio No
35942-2 .

4.  La sociedad tiene como objeto social principal la
Comercialización y Distribución de los
derivados del petroleo y gas natural en cualquier
lugar del territorio nacional hasta el consumidor
final.
 Las actividades que la empresa realiza son :
Comprar, Almacenar, envasar y distribuir gas
Licuado del Petroleo ( GLP) en vehiculos
propios o alquilados, mediante el uso de
cilindros, carro tanques u otro medio, para uso
residencial, comercial e industrial.

5. MISION
 Es la Misión fundamental de la empresa proveer
a nivel del departamento del Cauca los derivados
del petróleo con utilización optima de los
recursos físicos y humanos
necesarios, brindando calidad, servicio técnico
especializado, atención oportuna, en procura de
la máxima satisfacción del cliente.

6. VISION
 Ser una empresa lider y competitiva en el
suministro de los derivados del
petróleo, altamente rentable, en procura del
bienestar de la comunidad, el desarrollo de
la región y la satisfacción de las expectativas
de los accionistas.

7. Productos y/o servicios
ofrecidos por la empresa.
 La sociedad comercializa y distribuye, gas
propano (GLP) en cilindros de 20
Lbs, 30Lbs, 40Lbs, 80Lbs, y 100 Lbs en toda la
ciudad de Popayán

8. PLANTA DE LLENADO

9. OBJETIVOS:
*Incrementar las competencias del personal.
*Manejar estándares de calidad en el proceso de envasado
*Minimizando y mitigando el número de fallas y productos
no conformes durante el proceso.
*Garantizar Cero accidentes dentro de la planta de envasado.
*Aumentar el grado de satisfacción de nuestros clientes.
*Dar respuesta inmediata a las quejas y reclamos dadas por los clientes.

10. PLANES
Consolidar una estructura organizacional ágil, flexible, oportuna en las decisiones,
altamente profesional, orientada hacia el servicio al cliente, la rentabilidad,
la productividad y con una alta capacidad de gestión y control de resultados.
Diseñar y poner en marcha un sistema de planeación estratégica que le permita a la
empresa obtener índices de gestión y seguimiento para su buen desempeño
organizacional.

11. PROGRAMAS
Programa de mercadeo.
Conocer la competencia, es una tarea fundamental para la
empresa, por tanto se establecen sistemas que le
permitan hacer un seguimiento sistemático al mercado y
la competencia.
Programa de Talento Humano.
Desarrollar y mejorar el nivel educativo de los miembros de
la organización será un objetivo permanente de la
organización
Programa Tecnológico.
Mejorar los sistemas de comunicación para lograr un eficiente
servicio y entrega oportuna de nuestros productos al cliente. La
calidad y excelencia del servicio será la ventaja competitiva y
diferenciadora de nuestra empresa

12. PROGRAMAS
Programa de Servicio al cliente.
Crear una cultura de servicio al cliente será una estrategia fundamental para la
organización. Para ello deberá conocer al cliente, establecer un servicio de Post-
venta y un seguimiento que permita asegurar su lealtad.
Programa de Investigación.
Desarrollar y poner en marcha un sistema de investigación y desarrollo orientado
a proveer sistemas de comercialización que generen la satisfacción de necesidades
y expectativas de los clientes, de tal forma que le den un valor agregado.

13. PROYECTOS
Ampliación de la plataforma actual de llenado de acuerdo a los nuevos parámetros y
normas establecidos por el ministerio de minas y energía.
Construcción de una plataforma adicional de llenado siguiendo los mismos
parámetros y lineamientos de seguridad.
Compra de dos basculas digitales y electrónicas para el llenado optimo de cilindros
Compra de quinientos cilindros de 30 libras con el nombre de la empresa
en alto relieve en cada cilindro y con su respectivo color.
Puesta en funcionamiento de un sistema interno con cámaras de seguridad que
permita la vigilancia remota de la planta de envasado y sus procesos.

14. MATRIZ DOFA
DEBILIDADES
1 No existe una evaluación del clima organizacional por procesos.
2 No hay un indicador de gestión que evalúan el cumplimiento en
tiempos de entrega de los proveedores.
3 Falta un control de consumo de material de empaque estandarizado.
4. Se necesita desarrollar la programación de contratación de servicios de
tercero necesarios en la fabricación de productos.
5 Falta una evaluación técnica del diseño y desarrollo .
6. Se necesita una evaluación y comparación de precios de los productos con la
competencia

15. MATRIZ DOFA
AMENAZAS
1. El monopolio de la distribución del gas propano está comprando todas las distribuidoras
pequeñas de ciudades intermedias.
2. La red de gas natural está llegando a la ciudad de Popayán y ya se están comenzando a hacer
instalaciones en varias residencias y conjuntos de vivienda del norte de la ciudad.
3.Varias empresas de distribución de gas propano del Valle y norte de Nariño están distribuyendo
GLP en la ciudad.
4. Los inconvenientes presentados por el cambio y reposición de cilindros viejos por nuevos
debido a las políticas emitidas por el ministerio de minas y energía que monopolizan la actividad.

16. MAPA DE RIESGO
RIESGO CAUSAS ACCION CALIFICACION RESPONSABLE
INCENDIO Se pueden producir Usar únicamente Luis Edo Valencia.
escapes de GLP por extintor de choque. Medio
cilindros defectuosos Llamar
o deteriorados, mala inmediatamente a las
manipulación de los brigadas de
mismos en el llenado emergencia.
de cisternas,
mangueras o tuberías
o por Fumar dentro
de las instalaciones
de la planta.
EXPLOSION Acumulación de gas Abrir Enrique Martínez
en un ambiente inmediatamente Medio
cerrado. puertas y ventanas
y/o desalojar la
habitación. Instalar
extractores
especiales para gases
inflamables
ESCAPES Fugas por cilindros en Cerrar Artemio Ortiz
mal estado o inmediatamente las Medio
descuido humano en válvulas principales.

17. DEFINICION DE LAS AREAS
A EVALUAR
 MERCADEO
El área de mercadeo tiene como debilidades la falta de rotación de los productos en los
establecimientos, esto genera unos riesgos los cuales llevan a que los clientes se retiren, bajen las
ventas y por tanto disminuyan los ingresos.
 TALENTO HUMANO
El área de talento humano presenta como debilidad la falta de capacitación y entrenamiento a los
empleados de la empresa Gases Popayán generando como riesgo la pérdida de clientes ya que la
mala atención genera quejas y reclamos de parte de los consumidores.
 PLANTA DE OPERACIÓN
Una debilidad que presenta la planta de operación es la falta de evaluación técnica del diseño y
desarrollo, que tiene como riesgo las amenazas probables de incendio, explosiones, escape de
gas, hurto.

18. OBJETIVOS DE LA
AUDITORIA
MERCADEO
*Evaluar el proceso de distribución.
TALENTO HUMANO
*Evaluar el proceso de selección del personal
PLANTA OPERATIVA
*Evaluar estándares de calidad en el proceso de llenado