Este documento ofrece consejos sobre la gerencia del tiempo, incluyendo la importancia de administrar positivamente el recurso tiempo para obtener una ventaja competitiva, así como estrategias para establecer prioridades, programar actividades y controlar las distracciones que roban el tiempo. También discute conceptos como paradigmas gerenciales, sistemas organizacionales y los desafíos de lograr más con menos en la era actual.

1. GERENCIA
DEL
TIEMPO
Facilitador : Guillermo Centeno Bazán MSc
Gerente General
SINERGIA PARADIGMATICA
Filosofía con Excelencia Gerencial

2. APRENDER A ADMINISTRAR
POSITIVAMENTE EL RECURSO
TIEMPO
ES ADQUIRIR UNA VENTAJA
COMPETITIVA.
GERENCIA DEL TIEMPO

3. Facilitador:
Guillermo Centeno Bazan MSc.
GERENCIA DEL TIEMPO
Estrategia Competitiva
SINERGIA PARADIGMÁTICA: Centro Profesional
J. Lara. Carr. 18 c/calle 26. Ofic. 14, 1er Piso.
Barquisimeto-Venezuela. Telefax.051-33.42.47
Cel 016-4567940 / 016-8502481 / 014 - 5558872.
E-mail: centenog@latinmail.com
centenog@bqto.unexpo.edu.ve

4. SI NO ERES
PARTE DE LA
SOLUCION
ERES PARTE DEL
PROBLEMA

5. PARADIGMAS
QUIENES TIENEN UNA
VENTAJA COMPETITIVA SON
AQUELLAS ORGANIZACIONES Y
PERSONAS QUE ANTICIPAN
BIEN EN LOS TIEMPOS
TURBULENTOS.
P. Drucker

6. LOS LADRONES DEL TIEMPO 1
 LA INEFICACIA: Trabajo mal hecho,
incompleto yo que requiera volver
hacerlo.
 INDECISION: Por temor al fracaso.
¨Quienes no están dispuestos al riesgo, no
deben aspirar a la gerencia¨ P. Drucker.
 LA TENSION: Fuerza potencial
constructiva dentro de la organización. Es
provocada por diferencias de opinión, que
pueden ser las bases del progreso.

7.  EL MEDIO AMBIENTE DEL GERENTE:
Ubicación de su oficina, escritorio,
equipos, computadora o archivos,
además de su sede principal.
Procedimientos para la comunicación o
exceso de comunicación e informes
muy largos.
Reuniones y conferencias innecesarias.
LOS LADRONES DEL TIEMPO 2

8.  El teléfono amigo de millones y enemigo de
millones más. Utilizar un sistema adecuado
de control. Ej ¨Llamame cuando estes listo¨
vs ¨Lo llamare dentro de dos días¨.
Mantenga Ud. la iniciativa y la
administración del tiempo.
 La correspondencia. Su correspondencia
debe ser clasificada de inmediato,
separandose sus comunicaciones urgentes
las regulares y las de tercera clase.
LOS LADRONES DEL TIEMPO 3

9. EL GERENTE QUE SOLAMENTE
REACCIONA, SE VERA RODEADO DE
PROBLEMAS, PUESTO QUE LOS
ACONTECIMIENTOS LO CONTROLAN.
ES NECESARIO DELEGAR Y TENER
CONFIANZA EN LOS DEMAS.

10. LOS CONSULTORES CALCULAN
QUE MAS DEL 50 % DE
TODAS LAS LLAMADAS QUE
RECIBEN LOS EJECUTIVOS,
PUEDEN SER RESUELTAS POR
OTROS.

11. EL SISTEMA
UNA SERIE DE FUNCIONES,
ACTIVIDADES, ETAPAS Y
COMPONENTES DENTRO DE
UNA ORGANIZACION, QUE
TRABAJAN JUNTOS, EN
FORMA OPTIMIZADA, PARA
LOGRAR LA META DE LA EMPRESA.
Myron Tribus.

12. LA GERENCIA ACTUA SOBRE
EL SISTEMA PARA MEJORARLO
UN SISTEMA DEBE
SER GERENCIADO
LOS SISTEMAS SON
INTERDEPENDIENTES

13. LA PROGRAMACION Y
REALIZACION DE
ACTIVIDADES
Como dice otro proverbio de origen
supuestamente norteamericano,
¨Puedes llevar al caballo al estanque,
pero no puedes obligarlo a beber¨. Pues
lo mismo sucede con las metas para toda
una vida y las actividades que
conllevan. Para lograr las metas, debes
dedicarles tiempo presente. Lakein
también da consejos para hacer
efectivas estas prioridades:

14. LA PROGRAMACION Y
REALIZACION DE
ACTIVIDADES 2
 Fijele un plazo a cada una de las once
o doce actividades más importantes
dentro de los próximos siete días.
 Busque Tiempo para las actividades
que requieren más de un minuto.
 Cada noche, revise la lista de
actividades y defina las que hará
mañana.

15. LA PROGRAMACION Y
REALIZACION DE
ACTIVIDADES 3
Todos lo días coloque una de las
actividades en su lista de cosas ¨por
hacer¨ y hagala.
 Revise periódicamente sus listas de
nueve y tres metas para toda una
vida; cree actividades adicionales a
medida que las va realizando o que
va aprendiendo qué es lo más
necesario para lograr una meta.

16. PRIMERO
LO
PRIMERO

17. PARADIGMA COVEY 1
(25%)
20-25%
I
65-80%
(15%)
I I
15%
(50-60%)
I I I
(2-3%)
-1%
IV
Urgente NO URGENTE
IMPORTANTE
No
importante

18. I II
III IV
CRISIS
•PREPARACION
•PREVENSION
•CLARIFICAR VALORES
•PLANIFICACION
•CREAR BUENAS RELACIONES
•VERDADERA RECREACION
•CATALIZAR EL PODER INTERIOR
TRIVIALIDADES
MUCHAS
COSAS
NO
IMPORTANTE
IMPORTANTE
URGENTE
NO URGENTE
DEBEMOS UBICARNOS EN SEGUNDO CUADRANTE

19. EL CONTROL DE LA VIDA, POR
ALAN LAKEIN 1
METAS PARA TODA LA VIDA. Para
crear metas para toda la vida se
recomienda un ejercicio en seis
pasos con la utilización de tres listas.
Titule una hoja en blanco: ¨¿cuales
son mis metas para toda la vida?¨
escriba estas metas tan rápido como
sea posible, sin tener en cuenta
ninguna prioridad.

20. EL CONTROL DE LA VIDA, POR
ALAN LAKEIN 1
Escriba metas traídas de los cabellos
tales como ¨llegar a presidente de la
compañía:, o ¨ir a la facultad de
odontología¨, o incluso ¨ser santo¨. Lo
importante es descubrir las ambiciones
más secretas. Escriba durante tres
minutos, y tomese tres más para
clarificar ideas y anotaciones ilegibles.
Descarte esta primera lista.

21. EL CONTROL DE LA VIDA, POR
ALAN LAKEIN 2
Titule la segunda hoja: ¨¿Que me
gustaría hacer durante los próximos
cinco años?¨. De igual forma, escriba
rápidamente, sin ninguna censura o
prioridad. Anote hasta los
pensamientos poco edificantes como
¨perseguir jovencitas de la farándula
en Hollywood¨ o ¨jóvenes salva vidas
en las playas de Acapulco¨.

22. EL CONTROL DE LA VIDA, POR
ALAN LAKEIN 2
 Ambas actividades podrían ser
extenuantes si se procede de
conformidad, pero lo que se busca es
la honestidad consigo mismo.
Pasados tres minutos, tomese otros
tres para clarificar ideas. Descartese
así mismo esta lista.

23. EL CONTROL DE LA VIDA, POR
ALAN LAKEIN 3
 Titule la tercera hoja: ¨Si yo supiera
que me iba a caer un rayo dentro de
seis meses ¿Como emplearía mi
tiempo hasta entonces?¨escriba
durante tres minutos y clarifique
ideas durante los tres subsiguientes.
 Examine y corrija las tres listas,
eliminando repeticiones.

24. EL CONTROL DE LA VIDA, POR
ALAN LAKEIN 3
 Comience a establecer prioridades
definiendo las tres metas más
importantes en cada lista.
 De las nueve metas resultantes,
escoja las tres de mayor importancia.

25. CARACTERISTICAS
FUNDAMENTALES DE UN
LIDER-GERENCIAL
 Tiene Planificación Estratégica.
 Modelaje ( cuadros de Liderazgo).
 Capacita Adecuadamente a su Personal.
 Motoriza el Cambio.
 Es Innovador.
 Practica los Nuevos Paradigmas
Gerenciales.
 Gerencia bien el TIEMPO.
 Tiene Positiva Visión de Futuro.

26. RETOS GERENCIALES
 Como obtener más con menos.
 Como lograr que los
trabajadores se identifiquen
con la MISIÓN de su
organización.

27. LOS SIETE PRINCIPIOS PARA PLANEAR Y
CONTROLAR EL TIEMPO Y SUS
SUGERENCIAS 1
 VISUALIZACION Y ESTABLECIMENTO DE
METAS
 Comente sus resoluciones y el empleo de
su tiempo, para estar más comprometido.
 SABER EN QUE SE EMPLEA EL TIEMPO
 Trate de llevar un registro de tiempo
durante dos semanas.
 Utilice el registro de tiempo para un
proyecto especial.

28. LOS SIETE PRINCIPIOS PARA PLANEAR Y
CONTROLAR EL TIEMPO Y SUS
SUGERENCIAS 2
ESTABLECIMIENTO DE PRIORIDADES
 Trabaje en las tareas que tienen un gran
resultado ( Principio de Pareto) .
 Distinga entre Urgencia e Importancia.
 Utilice la regla de 80 y 20 como guía para
planear las actividades
 Reconozca las partes obsoletas de su puesto
o las obligaciones delegadas a otros y/o
eliminarlas.
 Siga los planes basados en las prioridades.
 Aprenda a decir ¨NO¨.

29. LOS SIETE PRINCIPIOS PARA PLANEAR Y
CONTROLAR EL TIEMPO Y SUS
SUGERENCIAS 3
DESTINAR EL TIEMPO.
 Trate de destinar tiempo en grandes
bloques al trabajo importante.
 Agrupe los trabajos similares.
 Agrupe las llamadas telefónicas.
 Concentrese en el trabajo que se tiene
en ese momento. Utilice una libreta
para escribir las ideas que desea
recordar y que lo distraen en ese
momento. Haga una cosa cada vez.

30. LOS SIETE PRINCIPIOS PARA PLANEAR Y
CONTROLAR EL TIEMPO Y SUS
SUGERENCIAS 4
DESTINAR EL TIEMPO.
 Para controlar las juntas llegue y empiece a
tiempo. Tenga y aplique la orden del día.
 Organice su escritorio y archivo a fin de
tener espacio para trabajar y poder
encontrar lo que busca.
 Delegue siempre que sea posible.
 Evite que los subordinados lo atrapen con
la delegación inversa.
 Trate de evitar el trabajo impuesto.

31. LOS SIETE PRINCIPIOS PARA PLANEAR Y
CONTROLAR EL TIEMPO Y SUS
SUGERENCIAS 5
DESTINAR EL TIEMPO.
 Claridad y obtener retroalimentación
de sus mensajes importantes.
 Emplee el tiempo durante un viaje
para pensar, aprender y reflexionar.
 Lea en forma selectiva y rápida.
 Evite barajar papeles. Trate de
manejar un papel cada vez.

32. LOS SIETE PRINCIPIOS PARA PLANEAR Y
CONTROLAR EL TIEMPO Y SUS
SUGERENCIAS 6
DESTINAR EL TIEMPO.
 Ponga por escrito sus pérdidas personales
de tiempo y resuelva hacer algo al
respecto.
 Reducir el tiempo de las conversaciones:
- Permanezca de pie mientras habla.
- Visite a la otra persona en su oficina.
- Diga a las personas cuanto tiempo se va
a necesitar.

33. LOS SIETE PRINCIPIOS PARA PLANEAR Y
CONTROLAR EL TIEMPO Y SUS
SUGERENCIAS 7
PROGRAMACION DEL TRABAJO
 Controle las conversaciones no
relacionadas con el trabajo.
 Controle las interrupciones.
 Cuando haya tiempo disponible, no lo
llene con tareas de rutina o trabajo que
haya dejado atrasar.
 Disponga de un archivo o lista de
cosas que desee comentar con otra
persona.

34. LOS SIETE PRINCIPIOS PARA PLANEAR Y
CONTROLAR EL TIEMPO Y SUS
SUGERENCIAS 8
PROGRAMACION DEL TRABAJO
 Conozca cual es el su mejor momento para el
trabajo.
 Programe, empiece y termine a tiempo.
 Establezca sus propias fechas limites.
 No postergue.
 Asigne su tiempo con un programa del mismo.
 FLEXIBILIDAD ( evite las camisas de fuerzas).
 Aproveche el TIEMPO de espera. Tenga
siempre algo que leer o consultar.

35. LOS SIETE PRINCIPIOS PARA PLANEAR Y
CONTROLAR EL TIEMPO Y SUS
SUGERENCIAS 9
SER DUEÑO DE SU PROPIO TIEMPO
 Mientras trabaja, concentrese en las
realizaciones y no solo en ocupar el
tiempo.
 Sepa lo que está haciendo en este preciso
momento y por qué lo está haciendo.
 Piense en la administración del tiempo
como en un problema de mucha
importancia.
 No es tener una camisa de fuerza .

36. ORGANIZACIÓN TRADICIONAL
INTERESES INDIVIDUALES
RESPONSABILIDAD COLECTIVA
ORGANIZACIÓN DE AVANZADA
INTERES COLECTIVO
Y RESPONSABILIDAD INDIVIDUAL
MAS
RESPONSABILIDAD COLECTIVA

37. SEA GLOBAL Y ... LOCAL
 Trace como META productos
globales y económicos de escala
 No se centralice excesivamente

38. Los 7 Hábitos de la Gente
Efectiva 1
 Visión - Personal
Sea PROACTIVO
 Liderazgo-Personal.
Comience por el final en mente.
 Gerencia Personal
PONGA PRIMERO, LO PRIMERO
 Una Filosofía de Interacción Humana.

39. Los 7 Hábitos de la Gente
Efectiva 2
 Escuchar con Profundidad
Busque comprender primero y ser
comprendido después.
 Cooperación Creativa Sinergética.
 Hábito de Renovación y
Mantenimiento Personal
AMOLANDO EL SERRUCHO.

40. LOS NUEVOS DESAFIOS
La nueva era exige: Estructuras
organizacionales para la administración
de la computación, paralela al
conocimiento, las habilidades, la base de
recursos, los enfoques para la planeación
de sistemas, e incluso la Cultura
Organizacional.
El reto es uno de los cambios de la
administración.

41. ¨El Cambio demanda puntos
de vista diferentes de los
líderes establecidos, quienes,
frecuentemente, son los
últimos en cambiar; si
cambian¨.

42. TOFFLER: HOY SE DUPLICA EL
CONOCIMIENTO CADA 15 AÑOS,
DEBIDO A LA REVOLUCION DEL
CAMBIO EN CIENCIA Y TECNOLOGIA.
Década del 80
EL 60% DE CURSOS Y SEMINARIOS SON
IMPRODUCTIVOS Y CON TEMAS
OBSOLETOS

43. TU PUEDES Y DEBES FORMAR TU
FUTURO, SI NO LO HACES, ALGUIEN
LO HARA POR TI.
Joel Barker
VIVIMOS CON MUCHOS MITOS.
ENTRE EL YIN Y EL YAN ESTA EL
PUNTO DE EQUILIBRIO.

44. EL RELOJ BIOLOGICO
EL RELOJ DE LA VIDA.
ALTERNANCIA DEL DIA Y LA NOCHE EN LA
ESTRUCTURA CEREBRAL.
Toda la vida del ser humano
transcurre al ritmo de una multitud de
relojes internos.

45. La Administración de
corticoides es más efectiva
durante la mañana, los
antinflamatorios, se toleran
mejor por la noche y la
efectividad a la insulina es
mayor cerca del mediodía.

46. J.A.T
JUSTO A TIEMPO
HACIA LA CALIDAD TOTAL

47. CONCEPTO
EL JUSTO A TIEMPO (JAT), ES
UNA FILOSOFIA INDUSTRIAL,
DE ELIMINACION DE TODO LO
QUE SIGNIFIQUE DESPERDICIO
DEL PROCESO DE PRODUCCION;
DESDE LAS COMPRAS A LA
DISTRIBUCION.

48. CARGA FABRIL UNIFORME
TIEMPO DE ALISTAMIENTO REDUCIDO
OPERACIONES COINCIDENTE
SISTEMA DE HALAR
COMPRAS JAT
ELIMINACION DEL
DESPERDICIO
FLUJO PARTIPACION
EMPLEADOS
CALIDAD
FILOSOFIA JAT

49. Componentes Básicos del
JAT
La filosofía justo a tiempo se ajusta a tres
principios básicos:
 Eliminación del desperdicio, imponiendo
equilibrio, sincronización y el flujo en el
proceso fabril.
 Actitud de la empresa hacia la calidad; con la
idea de hacerlo bien desde la primera vez.
 Participación de los empleados; no se
concibe la implantación de esta filosofía sin
una participación mayoritaria y a todos los
niveles.

50. Recordemos que todo buen
ejecutivo tiene necesidad de
administrar positivamente el
tiempo laboral como estrategia
competitiva para incrementar
la productividad de su
organización.
GERENCIA DEL TIEMPO
Estrategia Competitiva

51. BIBLIOGRAFIA
 ADMINISTRACION DEL TIEMPO COMO
RECURSO. Jack D. Ferner. Edit. LIMUSA. 1992.
 LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO. Ross. A.
Webber. Edit. NORMA.1992.
 COMO DOMINAR EL TIEMPO.Jean Loviss
Servan - Schreiber. Edit. MEECÉ. 1986.
 SABER DELEGAR. Robert Heller. Edit.
GRISALBO. 1998.

52.  LEY DE MURPHY.Arthur Bloch. Edit. DIANA .
1998.
 TRANSICIONES ORGANIZACIONALES.
Richard Beckhard y Reuben Harris. Edit.
ADDISON- WESLEY IBEROAMERICANA.
1998.
 COMO ADMINISTRAR RACIONALMENTE EL
TIEMPO. Barrie Pearson. Ediciones MACCHI.
1993.
 COMO APROVECHAR EL TIEMPO.
Edwin Feldman. Edit. DIANA. 1993.

53.  HAGASE RICO APROVECHANDO LAS
HORAS LIBRES. Duane G. Newcomb.
Edit. Diana. 1977
 JUNTAS Y REUNIONES. Erasmo barbosa
Cano. McGrawHill. 1993.
 CLAVES DEL ÉXITO EN
TEREMARKETING.
Bernard Caiazzo. Edic. Diaz de Santos. SA.
1990.
 COMO APROVECHAR EL TIEMPO. Ted W.
Eingstrom - Alec Mackenzie. Edit.
Trillas. 1988.
 MANEJE SU TIEMPO. Eugene Gressman.

54.  SU TIEMPO. Víctor Hernández. Edit.
ADAMEX. 1989.
 EL EJECUTIVO A MINUTO. Kenneth
Blanchard. Edit GRIGALBO. 1985.
 ORGANICE SU TIEMPO. Sally garratt. Edit.
GESTIÓN 2000. 1998.
 COMO ADMINISTRAR RACIONALMENTE EL
TIEMPO PARA EL LOGRO DEL ÉXITO
PERSONAL. Barrie Pearson. Ediciones
MACCHI. 1993.
 COMO ADMINISTRAR SU TIEMPO. John
Adair. Edit. LEGIS. 1992.

55.  COMO ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO.
Francois Gamonnet. Edit. GRANICA. 1990.
 SU MAJESTAD EL TIEMPO. Roland Matthies.
 PRIMERO LO PRIMERO. Stephen Covey.
McGraw Hill. 1998.
 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO. James
McCay. PHH. 1996.
 APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO. Robert
Rutherford. Edit. LIMUSA. 1983.
 HISTORIA DEL TIEMPO. Stephen Hawking.
Edit. GRIJALBO. 1988.

56.  LA HORA DE LA ETICA EMPRESARIAL.
Jose Mª Ortiz Ibarz. McGraw Hill. 1995.
 LA IMPORTANCIA DE LOS PRIMEROS
CINCO MINUTOS.
 LOS 20 MINUTOS DE PAUSA. Dr. Ernest
Lawrence Rossi. Edit. ADAF. 1993.
 EL TELETRABAJO. Francisco ortiz
Chaparro. McGraw Hill. 1995.
 TIEMPO, HOGAR Y TRABAJO. Pam
Conrad. Edit. TRILLAS. 1991

57. Gerencia del Tiempo
Facilitador :
Guillermo Centeno Bazán MSc