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Gestión de Proyectos
Gestión del Alcance
Ernesto Calvo
PMP, PMI-RMP, PMI-SP, PMI-ACP, ITIL, MCTS, P6, CSM
2
Objetivos
• Entender en que consiste la Gestión del Alcance del Proyecto y conocer su
importancia para todo el proyecto.
• Entender en que consiste cada uno de los procesos de la Gestión del
Alcance.
• Identificar la diferencia entre alcance del producto y alcance del proyecto.
• Poder desarrollar los entregables de la gestión de alcance:
– Project Charter
– Declaración de Alcance (Scope Statement)
– Plan de Gestión del Alcance (Scope Management Plan)
– Estructura de Descomposición del Trabajo (Work Breakdown Structure –
WBS)
3
Gestión del alcance del proyecto
Definir
el Alcance
5.3
Validar el
Alcance
5.5
Control del
Alcance
5.6
Crear la EDT (WBS)
5.4
Recopilar
Requisitos
5.2
Grupo de Procesos
de Planificación
Grupo de Procesos
de Planificación
Grupo de Procesos
de
Seguimiento y Control
Grupo de Procesos
de
Seguimiento y Control
Planificar la Gestión
del Alcance
5.1
4
5
5. Gestión del alcance del proyecto
• 5.1 Planificar la Gestión del Alcance: Crea un plan para la gestión del
alcance que documenta cómo se va a definir, validar y controlar el alcance
• 5.2 Recopilar Requisitos: Consiste en definir y documentar las necesidades
de los Stakeholders a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.
• 5.3 Definición del alcance: Consiste en desarrollar una descripción
detallada del proyecto y del producto.
• 5.4 Crear EDT: Subdividir los principales productos entregables del
proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más
fáciles de manejar.
• 5.5 Verificación del Alcance: Formalizar la aceptación de los productos
entregables completados del proyecto.
• 5.6 Control del Alcance: Controlar los cambios en el alcance del proyecto.
6
5.1 Planificar la Gestión del Alcance
7
Salidas
1. Plan de gestión de alcance
2. Plan de gestión de requisitos
Herramientas y Técnicas
1. Juicio de Expertos
2. Reuniones
Entradas
1. Plan de Dirección del
Proyecto
2. Acta de Constitución del
Proyecto
3. Factores ambientales de la
empresa
4. Activos de los procesos de la
organización
5.1 Planificar la Gestión del Alcance
Es un proceso de crear un plan de Gestión del alcance que documenta
cómo el alcance del proyecto será definido, validado y controlado. El
beneficio principal de este proceso es que provee de guía y dirección de
cómo el alcance será gestionado a través del proyecto.
8
5.1 Planificar la Gestión del Alcance
Entradas
.1 Plan de Dirección del Proyecto.- Los planes secundarios aprobados del plan para
la dirección del proyecto son usados para crear el plan para la gestión del alcance e
influyen en el enfoque adoptado para planificar y gestionar el alcance del proyecto.
.2 Acta de Constitución del Proyecto.- Es usada para proporcionar el contexto del
proyecto, necesario para planificar los procesos de gestión del alcance.
.3 Factores ambientales de la empresa.- Incluyen
la cultura de la organización,
la infraestructura,
la administración del personal y
las condiciones del mercado.
.4 Activos de los procesos de la organización.- Incluyen:
políticas y procedimientos; e
información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas.
.
9
5.1 Planificar la Gestión del Alcance
Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de Expertos.- Cualquier grupo o persona con una educación, conocimiento,
habilidad, experiencia o capacitación especializada en el desarrollo de planes para la
gestión del alcance puede aportar dicha experiencia.
.2 Reuniones.- Los equipos del proyecto pueden asistir a las reuniones del proyecto para
desarrollar el plan para la gestión del alcance.
10
5.1 Planificar la Gestión del Alcance
Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de Expertos.- Cualquier grupo o persona con una educación,
conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada en el
desarrollo de planes para la gestión del alcance puede aportar dicha
experiencia.
.2 Reuniones.- Los equipos del proyecto pueden asistir a las reuniones del
proyecto para desarrollar el
plan para la gestión del alcance.
11
5.1 Planificar la Gestión del Alcance
Salidas
.1 Plan de gestión de alcance.- se definen los procedimientos que se llevarán a
cabo para:
• Preparar el enunciado o declaración del alcance
• Crear y aprobar la EDT
• Realizar la verificación del alcance
• Procesar y aprobar los cambios en el alcance
.2 Plan de gestión de requisitos.- ¿Cómo se documentarán e informarán los
requisitos?; ¿Cómo será el proceso de seguimiento y control de los requisitos?,
¿Quiénes y cómo realizarán cambios en los requisitos?, ¿Cómo se priorizarán
los requisitos?
12
5.2 Recopilar Requisitos
13
14
15
Salidas
1. Documentación de
Requisitos
2. Matriz de Rastreabilidad
de Requisitos
Herramientas y Técnicas
1. Entrevistas
2. Grupos Focales
3. Talleres Facilitados
4. Técnicas Grupales de
Creatividad
5. Técnicas Grupales de Toma
de Decisiones
6. Cuestionarios y Encuestas
7. Observaciones
8. Prototipos
9. Benchmarking
10. Diagramas de Contexto
11. Análisis de Documentos
Entradas
1. Plan de Gestión del
alcance
2. Plan de Gestión de
Requisitos
3. Plan de Gestión de
Interesados
4. Acta de Constitución del
Proyecto
5. Registro de Interesados
5.2 Recopilar Requisitos
Es un proceso de definición y documentación de las necesidades de los interesados
para cumplir los objetivos del proyecto. El éxito del proyecto es directamente
influenciado por la captura, la gestión del proyecto y los requisitos del producto. Los
requerimientos incluyen las necesidades documentadas y cuantificadas, así como las
expectativas del patrocinador, clientes y otros interesados.
16
5.2 Recopilar Requisitos
Entradas
.1 Plan de Gestión del Alcance.-
Define con claridad el modo en que los equipos han de determinar el tipo de requisitos que es
necesario recopilar para el proyecto
.2 Plan de Gestión de Requisitos.-
Define los procesos que se utilizarán para definir y documentar las necesidades de los
interesados
.3 Plan de Administración de Interesados.-
Se utiliza para comprender los requisitos de comunicación y el nivel de compromiso de los
interesados
.4 Acta de Constitución del Proyecto. –
Se usa para proporcionar los requisitos de alto nivel del proyecto, así como una descripción de
alto nivel del producto del proyecto.
.5 Registro de Interesados.-
Se usa para identificar a los interesados que pueden proporcionar información acerca de los
requisitos detallados del proyecto y del producto.
.
17
5.2 Recopilar Requisitos
Herramientas y Técnicas
.1 Entrevistas
Es una manera formal o informal de obtener información acerca de los
interesados, a través de un diálogo directo con ellos.
.2 Grupos Focales
Reúnen a los interesados y expertos en la materia, preseleccionados para
conocer acerca de sus expectativas y actitudes con respecto a un producto,
servicio o resultado propuesto
.3 Talleres Facilitados
Los talleres orientados hacia los requisitos son sesiones en donde se reúne a
los interesados inter-funcionales clave para definir los requisitos del producto.
18
5.2 Recopilar Requisitos
Herramientas y Técnicas
.4 Técnicas Grupales de Creatividad
• Tormenta de ideas. técnica usada para generar y recopilar numerosas ideas
relacionadas con los requisitos del proyecto y del producto.
• Técnicas de grupo nominal. Mediante un proceso de votación que se usa
para jerarquizar las ideas más útiles, para realizar una tormenta de ideas
adicional, o para asignarles prioridades.
• La técnica Delphi. Un grupo seleccionado de expertos contesta de manera
anónima cuestionarios y proporciona retroalimentación.
• Mapa conceptual/mental. Las ideas que surgen durante las sesiones de
tormentas de ideas se consolidan en un esquema único para reflejar los puntos
en común y las diferencias.
• Diagrama de afinidad. Esta técnica permite clasificar en grupos un gran
número de ideas para su revisión y análisis.
19
5.2 Recopilar Requisitos
Herramientas y Técnicas
.5 Técnicas Grupales de Toma de Decisiones
La toma de decisiones en grupo es un proceso de evaluación de múltiples
alternativas con relación a un resultado esperado, en forma de acuerdo para
acciones futuras. Existen diversos métodos como: Unanimidad, Mayoría,
Pluralidad, Dictadura
.6 Cuestionarios y Encuestas
Los cuestionarios y las encuestas son conjuntos de preguntas escritas, diseñadas
para acumular información rápidamente, proveniente de un amplio número de
encuestados.
.7 Observaciones
Las observaciones proporcionan una manera directa de ver a las personas en su
ambiente, y el modo en que realizan sus trabajos o tareas y ejecutan los procesos.
20
5.2 Recopilar Requisitos
Herramientas y Técnicas
.8 Prototipos
La elaboración de prototipos es un método para obtener una retroalimentación
rápida respecto de los requisitos.
.9 Benchmarking (Estudios Comparativos).- Implican cotejar las prácticas, tales
como procesos y operaciones, con las de organizaciones comparables a fin de
identificar las mejores prácticas,.
.10 Diagramas de Contexto.- Representan visualmente el alcance del producto al
mostrar un sistema de negocio y sus interacciones con las personas y con otros
sistemas .
.11 Análisis de Documentos.- Se utiliza para obtener requisitos mediante el
examen de la documentación existente y la identificación de la información
relevante para los requisitos
21
5.2 Recopilar Requisitos
Salidas
.1 Documentación de Requisitos
La documentación de requisitos describe el modo en que los requisitos
individuales cumplen con las necesidades comerciales del proyecto.
.2 Matriz de Rastreabilidad de Requisitos
La matriz de rastreabilidad de requisitos es una tabla que vincula los requisitos
con su origen y los monitorea a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
22
Matriz de Trazabilidad de Requisitos
23
5.3 Definir el Alcance
24
25
Salidas
1. Declaración del Alcance
del Proyecto
2. Actualizaciones a los
Documentos del
Proyecto
Herramientas y Técnicas
1. Juicio de Expertos
2. Análisis del Producto
3. Identificación de
Alternativas
4. Talleres Facilitados
Entradas
1. Plan de Gestión del
alcance
2. Acta de Constitución del
Proyecto
3. Documentación de
Requisitos
4. Activos de los Procesos
de la Organización
5.3 Definir el Alcance
El alcance del proyecto se define y describe con mayor detalle
porque se conoce mayor información del proyecto. Las necesidades,
deseos y expectativas de los interesados se analizan y convierten en
requisitos.
26
5.3 Definir el Alcance
Entradas
.1 Plan de Gestión del alcance.-
Establece las actividades necesarias para desarrollar, monitorear y controlar el alcance
del proyecto
.2 Acta de Constitución del Proyecto
Proporciona una descripción de alto nivel del proyecto y de las características del
producto.
.3 Documentación de Requisitos
Se utilizará para seleccionar los requisitos que serán incluidos en el proyecto.
.4 Activos de los Procesos de la Organización.- Incluyen:
• las políticas, procedimientos y plantillas para una declaración del alcance del
proyecto
• los archivos de proyectos previos
• las lecciones aprendidas procedentes de fases o proyectos previos
OBJETIVO
27
5.3 Definir el Alcance
Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de Expertos.-
Incluyen: unidades dentro de la organización, consultores , interesados,
asociaciones profesionales y técnicas, grupos industriales, expertos en la materia
.2 Análisis del Producto
Incluye técnicas tales como el desglose del producto, el análisis de sistemas, el
análisis de requisitos, la ingeniería de sistemas, la ingeniería del valor y el análisis
del valor.
.3 Identificación de Alternativas.-
Se emplea para generar diferentes enfoques para la ejecución y desarrollo del
trabajo del proyecto.
.4 Talleres Facilitados
La participación de actores clave con diversas expectativas y/o áreas de experiencia
en sesiones de trabajo
28
5.3 Definir el Alcance
Salidas
.1 Declaración del Alcance del Proyecto
Describe de manera detallada los entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear
esos entregables. Incluye:
• Una descripción del alcance del producto.
• Los criterios de aceptación del producto.
• Los entregables del proyecto.
• Las exclusiones del proyecto.
• Las restricciones del proyecto.
• Los supuestos del proyecto.
.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.- Incluyen:
• el registro de interesados
• la documentación de requisitos
• la matriz de rastreabilidad de requisitos
29
5.4 Crear EDT
30
Salidas
1. Línea Base del Alcance
2. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
Herramientas y Técnicas
1. Descomposición
Entradas
1. Plan de Gestión del alcance
2. Declaración del Alcance del
Proyecto
3. Documentación de
Requisitos
4. Factores ambientales de la
empresa
5. Activos de los Procesos de
la Organización
5.4 Crear EDT
La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) o WBS organiza y define
el alcance total del proyecto. La EDT subdivide el trabajo del proyecto
en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar, donde
cada nivel descendente representa una definición cada vez mas
detallada del trabajo del proyecto.
31
5.4 Crear la EDT
Entradas
.1 Plan de Gestión del alcance.-
.2 Declaración del Alcance del Proyecto.-
.3 Documentación de Requisitos.-
.4 Factores ambientales de la empresa.-
.5 Activos de los Procesos de la Organización.- Incluyen:
• las políticas, procedimientos y plantillas de la EDT
• los archivos de proyectos anteriores
• las lecciones aprendidas de proyectos anteriores
32
5.4 Crear la EDT
Herramientas y Técnicas
.1 Descomposición.- Es la subdivisión de los entregables del proyecto en
componentes más pequeños y más manejables, hasta que el trabajo y los
entregables queden definidos al nivel de paquetes de trabajo. El nivel de
paquetes de trabajo es el nivel más bajo en la EDT, y es aquél en el que el
costo y la duración de las actividades del trabajo pueden estimarse y
gestionarse de manera más confiable.
33
5.4 Crear la EDT
Salidas
.1 Línea Base del Alcance.- Incluyen:
• La declaración del alcance del proyecto.
• La EDT.
• El diccionario de la EDT.
.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.- Incluye: la
documentación de los requisitos.
34
Pregunta : Que es un entregable ?
Entregable: Cualquier resultado mensurable, tangible, y comprobable,
que debe ser realizado para completar un proyecto o parte del mismo.
35
¿Qué es WBS?
REPRESENTA UN TRABAJO
TIENE UN ESTRUCTURA JERARQUICA
TIENE UN RESULTADO TANGIBLE: ENTREGABLE
Grupo de elementos del proyectos orientado a entregables que organiza
y define el alcance total del proyecto.
Cada nivel descendiente representa mayor detalle de la definición del
trabajo del proyecto
36
Alcance de producto vs Alcance del proyecto
Alcance del producto : características y funciones que caracterizan a
un producto o servicio
Alcance del proyecto : trabajo que se necesita realizar para elaborar y
entregar un producto con las caracteristicas y funciones
especificadas
37
Estructura del WBS
Proyecto A
Entregable 1 Entregable 2 Entregable 3
Parte 2.1 Parte 2.2
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
2.1.1
2.1.2
Elementos de la WBS
Enfoque del proyecto
Nivel de resumen
Disciplina Técnica
Nivel de detalle
Enfoque Técnico
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Nivel 4
38
Ejemplos de WBS
39
40
¿Porqué usar un WBS?
Para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo que se requiera
Para asegurar que el proyecto no incluya trabajo innecesario
Para asegurar que el proyecto no incluya trabajo no comprometido
Permite desarrollar una clara visión del producto final y del proceso general
que lo va crear
Trabajo omitido: retraso, sobrecosto
Trabajo innecesario: dinero malgastado
Trabajo no comprometido: discrepancia, conflicto con el cliente
EL WBS ES LA ENTRADA DE NUEVE PROCESOS
41
¿Porqué usar un WBS?
Es la base para:
Coordinación y planificación integrada
Reporte de performance (informe de rendimiento)
Control de cambios general
Gestión del alcance del producto
Comunicaciones Reportes
Alcance del proyecto Fase del ciclo de vida
Dependencias Entregables
Riesgos Paquetes de trabajo
Progresos Comparaciones
Rendimiento Relación a costos, tiempos, riesgos,
etc.
42
43
Empresa
Manufactura Ingeniería Laboratorio
Diseño
WBS
Paquete de Trabajo
Cuenta Control
OBS
44
5.5 Verificar el Alcance
45
5.5 Verificar el Alcance
Salidas
1. Entregables Aceptados
2. Solicitudes de Cambio
3. Información del desempeño
del trabajo
4. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
Herramientas y Técnicas
1. Inspección
2. Técnicas de Grupo de
decisión
Entradas
1. Plan para la Dirección del
Proyecto
2. Documentación de
Requisitos
3. Matriz de Rastreabilidad de
Requisitos
4. Entregables Validados
5. Datos de desempeño del
trabajo
La verificación del alcance consiste en la aceptación de los productos
entregables, mientras que el control de calidad se relaciona
principalmente con cumplir los requisitos de calidad especificados para
los productos entregables.
46
47
5.5 Verificar el Alcance
Entradas
.1 Plan para la Dirección del Proyecto.- Contiene la línea base del alcance:
• La declaración del alcance del proyecto.
• La EDT.
• El diccionario de la EDT.
.2 Documentación de Requisitos.- enumera todos los requisitos del proyecto y del
producto, los requisitos técnicos y otros que deben contemplarse para el proyecto y el
producto
.3 Matriz de Trazabilidad de Requisitos.- Vincula los requisitos con su origen y los
monitorea a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
.4 Entregables Validados.- Los entregables han sido terminados y verificados para
corroborar su exactitud a través del proceso de Control de Calidad.
.5 Datos de desempeño del trabajo.- Pueden incluir el grado de cumplimiento con los
requisitos, el número de no conformidades, la gravedad de las no conformidades
48
5.5 Verificar el Alcance
Herramientas y Técnicas
.1 Inspección.- Incluye actividades tales como medir, examinar y
verificar para determinar si el trabajo y los entregables cumplen con los
requisitos y los criterios de aceptación del producto.
.2 Técnicas de Grupo de decisión.- Se utilizan para llegar a una
conclusión cuando la validación es realizada por el equipo del proyecto
y otros interesados
49
5.5 Verificar el Alcance
Salidas
.1 Entregables Aceptados.- Los entregables que cumplen con los criterios de
aceptación son formalmente aprobados por el cliente o el patrocinador.
.2 Solicitudes de Cambio.- Los entregables que no han sido aceptados
formalmente se documentan junto con las razones por las que no fueron
aceptados. Pueden necesitar una solicitud de cambio para la reparación de
defectos.
.3 Información del desempeño del trabajo.- Incluye información sobre el avance
del
proyecto, tal como los entregables iniciados, su avance, los entregables
terminados o que han sido aceptados.
.4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.- Incluyen todos
aquellos documentos que definen el producto o que informan
sobre su estado de terminación.
50
Form ato de Solicitud de C am bio
Cambio No: Unidad de Negocio:
Solicitante: Nombre de Proyecto:
Fecha de Solicitud de Cambio: Gerente de Proyecto:
Urgencia del Cambio: Administrador del Cambio:
Descripción del Cambio:
M otivos del Cambio :
Impacto en el Negocio: Impacto en el Proyecto:
Beneficios del Cambio: Costos del Cambio:
Documentación justificatoria:
Firma: Fecha:
_______________________ ___/___/____
51
5.6 Controlar el Alcance
52
53
5.6 Controlar el Alcance
Salidas
1. Información del desempeño
del trabajo
2. Actualizaciones a los Activos
de los Procesos de la
Organización
3. Solicitudes de Cambio
4. Actualizaciones al Plan para
la Dirección del Proyecto
5. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
Herramientas y Técnicas
1. Análisis de Variación
Entradas
1. Plan para la Dirección del
Proyecto
2. Documentación de
Requisitos
3. Matriz de Trazabilidad de
Requisitos
4. Datos de desempeño del
trabajo
5. Activos de los Procesos de
la Organización
El control del alcance asegura que todos los cambios solicitados y las
acciones correctivas recomendadas se procesen a través del proceso
Control Integrado de Cambios del proyecto. Los cambios son
inevitables por lo que hay que evaluarlos objetivamente antes de
aceptarlos o rechazarlos del proyecto.
54
5.6 Controlar el Alcance
Entradas
.1 Plan para la Dirección del Proyecto.- Incluye:
• La línea base del alcance.
• El plan para la gestión del alcance del proyecto.
• El plan de gestión de cambios.
• El plan de gestión de la configuración.
• El plan de gestión de requisitos.
.2 Documentación de Requisitos.- Los requisitos deberían ser claros (medibles y
comprobables), trazables, completos, coherentes y aceptables para los interesados clave.
.3 Matriz de trazabilidad de Requisitos.- Ayuda a detectar el impacto de cualquier cambio
o desviación de la línea base del alcance sobre los objetivos del proyecto.
.4 Datos de desempeño del trabajo.- Pueden incluir el número de solicitudes de cambio
recibidas, el número de solicitudes aceptadas o el número de entregables que se han
completado.
.5 Activos de los Procesos de la Organización.- Incluye:
• las políticas, procedimientos y lineamientos existentes
• los métodos de seguimiento e información que se utilizarán
55
5.6 Controlar el Alcance
Herramientas y Técnicas
.1 Análisis de Variación.- Las mediciones del desempeño del proyecto
se utilizan para evaluar la magnitud de la variación respecto de la línea
base original del alcance.
56
5.6 Controlar el Alcance
Salidas
.1 Información del desempeño del trabajo.-
Incluye correlaciones y contexto sobre el desempeño del alcance del proyecto
en comparación con la línea base del alcance
.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.- Incluye:
• las causas de las variaciones
• las acciones correctivas seleccionadas y la razón de su selección
• otros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control del alcance
.3 Solicitudes de Cambio.- El análisis del desempeño del alcance puede dar
lugar a una solicitud de cambio a la línea base del alcance o de otros
componentes del plan para la dirección del proyecto.
.4 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto.- Contiene;
• Actualizaciones a la línea base del alcance
• Actualizaciones a otras líneas base
.5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.- Incluye:
• la documentación de requisitos
• la matriz de rastreabilidad de requisitos
57
Linea base del alcance
Documentos críticos de la gestión del Alcance
Proyecto
RFP
Propuesta
Contrato
Acta
del Proyecto
Registro de
Stakeholders
Iniciación Planificación Seguimiento y control
Plan de gestión del
alcance
Enunciado del
Alcance
WBS
WBS
Diccionario
Acta de aceptación
de producto
Solicitud de
cambio formal
Estrategia de
Gestión
Stakeholders
Matriz
Trazabilidad
Documentación
De requerimientos
58
59
1.- En los procesos de gestión del alcance del proyecto, ¿Por qué factor principal
podrían variar sus herramientas y técnicas?:
a) Por su complejidad.
b) Por su utilización y rendimiento.
c) Por su gestión.
d) Por su área de aplicación.
Preguntas:
2.- Qué alternativa es correcta con respecto a los conceptos de alcance de
proyecto y alcance de producto:
a) Son conceptos complementarios.
b) Son dos miradas de ver el alcance.
c) Ambos son esenciales para elaborar la EDT.
d) Todas las anteriores.

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Gestión de Alcance basado en lineamiento

  • 1. 1 Gestión de Proyectos Gestión del Alcance Ernesto Calvo PMP, PMI-RMP, PMI-SP, PMI-ACP, ITIL, MCTS, P6, CSM
  • 2. 2 Objetivos • Entender en que consiste la Gestión del Alcance del Proyecto y conocer su importancia para todo el proyecto. • Entender en que consiste cada uno de los procesos de la Gestión del Alcance. • Identificar la diferencia entre alcance del producto y alcance del proyecto. • Poder desarrollar los entregables de la gestión de alcance: – Project Charter – Declaración de Alcance (Scope Statement) – Plan de Gestión del Alcance (Scope Management Plan) – Estructura de Descomposición del Trabajo (Work Breakdown Structure – WBS)
  • 3. 3 Gestión del alcance del proyecto Definir el Alcance 5.3 Validar el Alcance 5.5 Control del Alcance 5.6 Crear la EDT (WBS) 5.4 Recopilar Requisitos 5.2 Grupo de Procesos de Planificación Grupo de Procesos de Planificación Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Planificar la Gestión del Alcance 5.1
  • 4. 4
  • 5. 5 5. Gestión del alcance del proyecto • 5.1 Planificar la Gestión del Alcance: Crea un plan para la gestión del alcance que documenta cómo se va a definir, validar y controlar el alcance • 5.2 Recopilar Requisitos: Consiste en definir y documentar las necesidades de los Stakeholders a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. • 5.3 Definición del alcance: Consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. • 5.4 Crear EDT: Subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. • 5.5 Verificación del Alcance: Formalizar la aceptación de los productos entregables completados del proyecto. • 5.6 Control del Alcance: Controlar los cambios en el alcance del proyecto.
  • 6. 6 5.1 Planificar la Gestión del Alcance
  • 7. 7 Salidas 1. Plan de gestión de alcance 2. Plan de gestión de requisitos Herramientas y Técnicas 1. Juicio de Expertos 2. Reuniones Entradas 1. Plan de Dirección del Proyecto 2. Acta de Constitución del Proyecto 3. Factores ambientales de la empresa 4. Activos de los procesos de la organización 5.1 Planificar la Gestión del Alcance Es un proceso de crear un plan de Gestión del alcance que documenta cómo el alcance del proyecto será definido, validado y controlado. El beneficio principal de este proceso es que provee de guía y dirección de cómo el alcance será gestionado a través del proyecto.
  • 8. 8 5.1 Planificar la Gestión del Alcance Entradas .1 Plan de Dirección del Proyecto.- Los planes secundarios aprobados del plan para la dirección del proyecto son usados para crear el plan para la gestión del alcance e influyen en el enfoque adoptado para planificar y gestionar el alcance del proyecto. .2 Acta de Constitución del Proyecto.- Es usada para proporcionar el contexto del proyecto, necesario para planificar los procesos de gestión del alcance. .3 Factores ambientales de la empresa.- Incluyen la cultura de la organización, la infraestructura, la administración del personal y las condiciones del mercado. .4 Activos de los procesos de la organización.- Incluyen: políticas y procedimientos; e información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas. .
  • 9. 9 5.1 Planificar la Gestión del Alcance Herramientas y Técnicas .1 Juicio de Expertos.- Cualquier grupo o persona con una educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada en el desarrollo de planes para la gestión del alcance puede aportar dicha experiencia. .2 Reuniones.- Los equipos del proyecto pueden asistir a las reuniones del proyecto para desarrollar el plan para la gestión del alcance.
  • 10. 10 5.1 Planificar la Gestión del Alcance Herramientas y Técnicas .1 Juicio de Expertos.- Cualquier grupo o persona con una educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada en el desarrollo de planes para la gestión del alcance puede aportar dicha experiencia. .2 Reuniones.- Los equipos del proyecto pueden asistir a las reuniones del proyecto para desarrollar el plan para la gestión del alcance.
  • 11. 11 5.1 Planificar la Gestión del Alcance Salidas .1 Plan de gestión de alcance.- se definen los procedimientos que se llevarán a cabo para: • Preparar el enunciado o declaración del alcance • Crear y aprobar la EDT • Realizar la verificación del alcance • Procesar y aprobar los cambios en el alcance .2 Plan de gestión de requisitos.- ¿Cómo se documentarán e informarán los requisitos?; ¿Cómo será el proceso de seguimiento y control de los requisitos?, ¿Quiénes y cómo realizarán cambios en los requisitos?, ¿Cómo se priorizarán los requisitos?
  • 13. 13
  • 14. 14
  • 15. 15 Salidas 1. Documentación de Requisitos 2. Matriz de Rastreabilidad de Requisitos Herramientas y Técnicas 1. Entrevistas 2. Grupos Focales 3. Talleres Facilitados 4. Técnicas Grupales de Creatividad 5. Técnicas Grupales de Toma de Decisiones 6. Cuestionarios y Encuestas 7. Observaciones 8. Prototipos 9. Benchmarking 10. Diagramas de Contexto 11. Análisis de Documentos Entradas 1. Plan de Gestión del alcance 2. Plan de Gestión de Requisitos 3. Plan de Gestión de Interesados 4. Acta de Constitución del Proyecto 5. Registro de Interesados 5.2 Recopilar Requisitos Es un proceso de definición y documentación de las necesidades de los interesados para cumplir los objetivos del proyecto. El éxito del proyecto es directamente influenciado por la captura, la gestión del proyecto y los requisitos del producto. Los requerimientos incluyen las necesidades documentadas y cuantificadas, así como las expectativas del patrocinador, clientes y otros interesados.
  • 16. 16 5.2 Recopilar Requisitos Entradas .1 Plan de Gestión del Alcance.- Define con claridad el modo en que los equipos han de determinar el tipo de requisitos que es necesario recopilar para el proyecto .2 Plan de Gestión de Requisitos.- Define los procesos que se utilizarán para definir y documentar las necesidades de los interesados .3 Plan de Administración de Interesados.- Se utiliza para comprender los requisitos de comunicación y el nivel de compromiso de los interesados .4 Acta de Constitución del Proyecto. – Se usa para proporcionar los requisitos de alto nivel del proyecto, así como una descripción de alto nivel del producto del proyecto. .5 Registro de Interesados.- Se usa para identificar a los interesados que pueden proporcionar información acerca de los requisitos detallados del proyecto y del producto. .
  • 17. 17 5.2 Recopilar Requisitos Herramientas y Técnicas .1 Entrevistas Es una manera formal o informal de obtener información acerca de los interesados, a través de un diálogo directo con ellos. .2 Grupos Focales Reúnen a los interesados y expertos en la materia, preseleccionados para conocer acerca de sus expectativas y actitudes con respecto a un producto, servicio o resultado propuesto .3 Talleres Facilitados Los talleres orientados hacia los requisitos son sesiones en donde se reúne a los interesados inter-funcionales clave para definir los requisitos del producto.
  • 18. 18 5.2 Recopilar Requisitos Herramientas y Técnicas .4 Técnicas Grupales de Creatividad • Tormenta de ideas. técnica usada para generar y recopilar numerosas ideas relacionadas con los requisitos del proyecto y del producto. • Técnicas de grupo nominal. Mediante un proceso de votación que se usa para jerarquizar las ideas más útiles, para realizar una tormenta de ideas adicional, o para asignarles prioridades. • La técnica Delphi. Un grupo seleccionado de expertos contesta de manera anónima cuestionarios y proporciona retroalimentación. • Mapa conceptual/mental. Las ideas que surgen durante las sesiones de tormentas de ideas se consolidan en un esquema único para reflejar los puntos en común y las diferencias. • Diagrama de afinidad. Esta técnica permite clasificar en grupos un gran número de ideas para su revisión y análisis.
  • 19. 19 5.2 Recopilar Requisitos Herramientas y Técnicas .5 Técnicas Grupales de Toma de Decisiones La toma de decisiones en grupo es un proceso de evaluación de múltiples alternativas con relación a un resultado esperado, en forma de acuerdo para acciones futuras. Existen diversos métodos como: Unanimidad, Mayoría, Pluralidad, Dictadura .6 Cuestionarios y Encuestas Los cuestionarios y las encuestas son conjuntos de preguntas escritas, diseñadas para acumular información rápidamente, proveniente de un amplio número de encuestados. .7 Observaciones Las observaciones proporcionan una manera directa de ver a las personas en su ambiente, y el modo en que realizan sus trabajos o tareas y ejecutan los procesos.
  • 20. 20 5.2 Recopilar Requisitos Herramientas y Técnicas .8 Prototipos La elaboración de prototipos es un método para obtener una retroalimentación rápida respecto de los requisitos. .9 Benchmarking (Estudios Comparativos).- Implican cotejar las prácticas, tales como procesos y operaciones, con las de organizaciones comparables a fin de identificar las mejores prácticas,. .10 Diagramas de Contexto.- Representan visualmente el alcance del producto al mostrar un sistema de negocio y sus interacciones con las personas y con otros sistemas . .11 Análisis de Documentos.- Se utiliza para obtener requisitos mediante el examen de la documentación existente y la identificación de la información relevante para los requisitos
  • 21. 21 5.2 Recopilar Requisitos Salidas .1 Documentación de Requisitos La documentación de requisitos describe el modo en que los requisitos individuales cumplen con las necesidades comerciales del proyecto. .2 Matriz de Rastreabilidad de Requisitos La matriz de rastreabilidad de requisitos es una tabla que vincula los requisitos con su origen y los monitorea a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
  • 22. 22 Matriz de Trazabilidad de Requisitos
  • 23. 23 5.3 Definir el Alcance
  • 24. 24
  • 25. 25 Salidas 1. Declaración del Alcance del Proyecto 2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Herramientas y Técnicas 1. Juicio de Expertos 2. Análisis del Producto 3. Identificación de Alternativas 4. Talleres Facilitados Entradas 1. Plan de Gestión del alcance 2. Acta de Constitución del Proyecto 3. Documentación de Requisitos 4. Activos de los Procesos de la Organización 5.3 Definir el Alcance El alcance del proyecto se define y describe con mayor detalle porque se conoce mayor información del proyecto. Las necesidades, deseos y expectativas de los interesados se analizan y convierten en requisitos.
  • 26. 26 5.3 Definir el Alcance Entradas .1 Plan de Gestión del alcance.- Establece las actividades necesarias para desarrollar, monitorear y controlar el alcance del proyecto .2 Acta de Constitución del Proyecto Proporciona una descripción de alto nivel del proyecto y de las características del producto. .3 Documentación de Requisitos Se utilizará para seleccionar los requisitos que serán incluidos en el proyecto. .4 Activos de los Procesos de la Organización.- Incluyen: • las políticas, procedimientos y plantillas para una declaración del alcance del proyecto • los archivos de proyectos previos • las lecciones aprendidas procedentes de fases o proyectos previos OBJETIVO
  • 27. 27 5.3 Definir el Alcance Herramientas y Técnicas .1 Juicio de Expertos.- Incluyen: unidades dentro de la organización, consultores , interesados, asociaciones profesionales y técnicas, grupos industriales, expertos en la materia .2 Análisis del Producto Incluye técnicas tales como el desglose del producto, el análisis de sistemas, el análisis de requisitos, la ingeniería de sistemas, la ingeniería del valor y el análisis del valor. .3 Identificación de Alternativas.- Se emplea para generar diferentes enfoques para la ejecución y desarrollo del trabajo del proyecto. .4 Talleres Facilitados La participación de actores clave con diversas expectativas y/o áreas de experiencia en sesiones de trabajo
  • 28. 28 5.3 Definir el Alcance Salidas .1 Declaración del Alcance del Proyecto Describe de manera detallada los entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear esos entregables. Incluye: • Una descripción del alcance del producto. • Los criterios de aceptación del producto. • Los entregables del proyecto. • Las exclusiones del proyecto. • Las restricciones del proyecto. • Los supuestos del proyecto. .2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.- Incluyen: • el registro de interesados • la documentación de requisitos • la matriz de rastreabilidad de requisitos
  • 30. 30 Salidas 1. Línea Base del Alcance 2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Herramientas y Técnicas 1. Descomposición Entradas 1. Plan de Gestión del alcance 2. Declaración del Alcance del Proyecto 3. Documentación de Requisitos 4. Factores ambientales de la empresa 5. Activos de los Procesos de la Organización 5.4 Crear EDT La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) o WBS organiza y define el alcance total del proyecto. La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar, donde cada nivel descendente representa una definición cada vez mas detallada del trabajo del proyecto.
  • 31. 31 5.4 Crear la EDT Entradas .1 Plan de Gestión del alcance.- .2 Declaración del Alcance del Proyecto.- .3 Documentación de Requisitos.- .4 Factores ambientales de la empresa.- .5 Activos de los Procesos de la Organización.- Incluyen: • las políticas, procedimientos y plantillas de la EDT • los archivos de proyectos anteriores • las lecciones aprendidas de proyectos anteriores
  • 32. 32 5.4 Crear la EDT Herramientas y Técnicas .1 Descomposición.- Es la subdivisión de los entregables del proyecto en componentes más pequeños y más manejables, hasta que el trabajo y los entregables queden definidos al nivel de paquetes de trabajo. El nivel de paquetes de trabajo es el nivel más bajo en la EDT, y es aquél en el que el costo y la duración de las actividades del trabajo pueden estimarse y gestionarse de manera más confiable.
  • 33. 33 5.4 Crear la EDT Salidas .1 Línea Base del Alcance.- Incluyen: • La declaración del alcance del proyecto. • La EDT. • El diccionario de la EDT. .2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.- Incluye: la documentación de los requisitos.
  • 34. 34 Pregunta : Que es un entregable ? Entregable: Cualquier resultado mensurable, tangible, y comprobable, que debe ser realizado para completar un proyecto o parte del mismo.
  • 35. 35 ¿Qué es WBS? REPRESENTA UN TRABAJO TIENE UN ESTRUCTURA JERARQUICA TIENE UN RESULTADO TANGIBLE: ENTREGABLE Grupo de elementos del proyectos orientado a entregables que organiza y define el alcance total del proyecto. Cada nivel descendiente representa mayor detalle de la definición del trabajo del proyecto
  • 36. 36 Alcance de producto vs Alcance del proyecto Alcance del producto : características y funciones que caracterizan a un producto o servicio Alcance del proyecto : trabajo que se necesita realizar para elaborar y entregar un producto con las caracteristicas y funciones especificadas
  • 37. 37 Estructura del WBS Proyecto A Entregable 1 Entregable 2 Entregable 3 Parte 2.1 Parte 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.1.1 2.1.2 Elementos de la WBS Enfoque del proyecto Nivel de resumen Disciplina Técnica Nivel de detalle Enfoque Técnico Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4
  • 39. 39
  • 40. 40 ¿Porqué usar un WBS? Para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo que se requiera Para asegurar que el proyecto no incluya trabajo innecesario Para asegurar que el proyecto no incluya trabajo no comprometido Permite desarrollar una clara visión del producto final y del proceso general que lo va crear Trabajo omitido: retraso, sobrecosto Trabajo innecesario: dinero malgastado Trabajo no comprometido: discrepancia, conflicto con el cliente EL WBS ES LA ENTRADA DE NUEVE PROCESOS
  • 41. 41 ¿Porqué usar un WBS? Es la base para: Coordinación y planificación integrada Reporte de performance (informe de rendimiento) Control de cambios general Gestión del alcance del producto Comunicaciones Reportes Alcance del proyecto Fase del ciclo de vida Dependencias Entregables Riesgos Paquetes de trabajo Progresos Comparaciones Rendimiento Relación a costos, tiempos, riesgos, etc.
  • 42. 42
  • 45. 45 5.5 Verificar el Alcance Salidas 1. Entregables Aceptados 2. Solicitudes de Cambio 3. Información del desempeño del trabajo 4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Herramientas y Técnicas 1. Inspección 2. Técnicas de Grupo de decisión Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Documentación de Requisitos 3. Matriz de Rastreabilidad de Requisitos 4. Entregables Validados 5. Datos de desempeño del trabajo La verificación del alcance consiste en la aceptación de los productos entregables, mientras que el control de calidad se relaciona principalmente con cumplir los requisitos de calidad especificados para los productos entregables.
  • 46. 46
  • 47. 47 5.5 Verificar el Alcance Entradas .1 Plan para la Dirección del Proyecto.- Contiene la línea base del alcance: • La declaración del alcance del proyecto. • La EDT. • El diccionario de la EDT. .2 Documentación de Requisitos.- enumera todos los requisitos del proyecto y del producto, los requisitos técnicos y otros que deben contemplarse para el proyecto y el producto .3 Matriz de Trazabilidad de Requisitos.- Vincula los requisitos con su origen y los monitorea a lo largo del ciclo de vida del proyecto. .4 Entregables Validados.- Los entregables han sido terminados y verificados para corroborar su exactitud a través del proceso de Control de Calidad. .5 Datos de desempeño del trabajo.- Pueden incluir el grado de cumplimiento con los requisitos, el número de no conformidades, la gravedad de las no conformidades
  • 48. 48 5.5 Verificar el Alcance Herramientas y Técnicas .1 Inspección.- Incluye actividades tales como medir, examinar y verificar para determinar si el trabajo y los entregables cumplen con los requisitos y los criterios de aceptación del producto. .2 Técnicas de Grupo de decisión.- Se utilizan para llegar a una conclusión cuando la validación es realizada por el equipo del proyecto y otros interesados
  • 49. 49 5.5 Verificar el Alcance Salidas .1 Entregables Aceptados.- Los entregables que cumplen con los criterios de aceptación son formalmente aprobados por el cliente o el patrocinador. .2 Solicitudes de Cambio.- Los entregables que no han sido aceptados formalmente se documentan junto con las razones por las que no fueron aceptados. Pueden necesitar una solicitud de cambio para la reparación de defectos. .3 Información del desempeño del trabajo.- Incluye información sobre el avance del proyecto, tal como los entregables iniciados, su avance, los entregables terminados o que han sido aceptados. .4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.- Incluyen todos aquellos documentos que definen el producto o que informan sobre su estado de terminación.
  • 50. 50 Form ato de Solicitud de C am bio Cambio No: Unidad de Negocio: Solicitante: Nombre de Proyecto: Fecha de Solicitud de Cambio: Gerente de Proyecto: Urgencia del Cambio: Administrador del Cambio: Descripción del Cambio: M otivos del Cambio : Impacto en el Negocio: Impacto en el Proyecto: Beneficios del Cambio: Costos del Cambio: Documentación justificatoria: Firma: Fecha: _______________________ ___/___/____
  • 52. 52
  • 53. 53 5.6 Controlar el Alcance Salidas 1. Información del desempeño del trabajo 2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización 3. Solicitudes de Cambio 4. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 5. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Herramientas y Técnicas 1. Análisis de Variación Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Documentación de Requisitos 3. Matriz de Trazabilidad de Requisitos 4. Datos de desempeño del trabajo 5. Activos de los Procesos de la Organización El control del alcance asegura que todos los cambios solicitados y las acciones correctivas recomendadas se procesen a través del proceso Control Integrado de Cambios del proyecto. Los cambios son inevitables por lo que hay que evaluarlos objetivamente antes de aceptarlos o rechazarlos del proyecto.
  • 54. 54 5.6 Controlar el Alcance Entradas .1 Plan para la Dirección del Proyecto.- Incluye: • La línea base del alcance. • El plan para la gestión del alcance del proyecto. • El plan de gestión de cambios. • El plan de gestión de la configuración. • El plan de gestión de requisitos. .2 Documentación de Requisitos.- Los requisitos deberían ser claros (medibles y comprobables), trazables, completos, coherentes y aceptables para los interesados clave. .3 Matriz de trazabilidad de Requisitos.- Ayuda a detectar el impacto de cualquier cambio o desviación de la línea base del alcance sobre los objetivos del proyecto. .4 Datos de desempeño del trabajo.- Pueden incluir el número de solicitudes de cambio recibidas, el número de solicitudes aceptadas o el número de entregables que se han completado. .5 Activos de los Procesos de la Organización.- Incluye: • las políticas, procedimientos y lineamientos existentes • los métodos de seguimiento e información que se utilizarán
  • 55. 55 5.6 Controlar el Alcance Herramientas y Técnicas .1 Análisis de Variación.- Las mediciones del desempeño del proyecto se utilizan para evaluar la magnitud de la variación respecto de la línea base original del alcance.
  • 56. 56 5.6 Controlar el Alcance Salidas .1 Información del desempeño del trabajo.- Incluye correlaciones y contexto sobre el desempeño del alcance del proyecto en comparación con la línea base del alcance .2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.- Incluye: • las causas de las variaciones • las acciones correctivas seleccionadas y la razón de su selección • otros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control del alcance .3 Solicitudes de Cambio.- El análisis del desempeño del alcance puede dar lugar a una solicitud de cambio a la línea base del alcance o de otros componentes del plan para la dirección del proyecto. .4 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto.- Contiene; • Actualizaciones a la línea base del alcance • Actualizaciones a otras líneas base .5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.- Incluye: • la documentación de requisitos • la matriz de rastreabilidad de requisitos
  • 57. 57 Linea base del alcance Documentos críticos de la gestión del Alcance Proyecto RFP Propuesta Contrato Acta del Proyecto Registro de Stakeholders Iniciación Planificación Seguimiento y control Plan de gestión del alcance Enunciado del Alcance WBS WBS Diccionario Acta de aceptación de producto Solicitud de cambio formal Estrategia de Gestión Stakeholders Matriz Trazabilidad Documentación De requerimientos
  • 58. 58
  • 59. 59 1.- En los procesos de gestión del alcance del proyecto, ¿Por qué factor principal podrían variar sus herramientas y técnicas?: a) Por su complejidad. b) Por su utilización y rendimiento. c) Por su gestión. d) Por su área de aplicación. Preguntas: 2.- Qué alternativa es correcta con respecto a los conceptos de alcance de proyecto y alcance de producto: a) Son conceptos complementarios. b) Son dos miradas de ver el alcance. c) Ambos son esenciales para elaborar la EDT. d) Todas las anteriores.