El documento presenta información sobre la gestión del alcance en proyectos. Explica los procesos de planeamiento, definición, creación del WBS, verificación y control del alcance. Incluye preguntas de discusión sobre estos temas y sobre el alcance del producto vs. alcance del proyecto.

1. Gestión del Alcance Gestión de Proyectos Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ® ) – Cuarta edición, Project Management Institute, Inc., 2008. Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

2. OBJETIVO DE LA SESIÓN Conocer la importancia de la gestión del alcance en la gestión de todo proyecto. Identificar la diferencia entre alcance del producto y alcance del proyecto. Identificar los procesos de gestión de alcance y conocer el detalle de cada uno.

3. 1. Pregunta para discusión grupal Proyecto Mariner VI .- El alcance del proyecto comprende lo siguiente: 1. Una nave espacial que pueda colocar un robot explorador en la superficie del planeta Marte. 2. Un robot explorador que pueda recoger y analizar muestras geológicas del suelo de Marte y que cuente con 2 semanas de autonomía. 3. Sistemas de transmisión y recepción entre Marte y Tierra para transferir data e imágenes de la exploración. =====> ¿Correcto o Incorrecto?

4. Alcance de producto vs. Alcance del proyecto Alcance del producto : características y funciones que caracterizan a un producto o servicio.

5. Alcance de producto vs. Alcance del proyecto Alcance del producto : características y funciones que caracterizan a un producto o servicio Alcance del proyecto : trabajo que se necesita realizar para elaborar y entregar un producto con las características y funciones especificadas

6. ¿Qué respuestas me da la Gestión del Alcance ? ¿Cómo determinar qué trabajo se tiene que hacer en mi proyecto? ¿Cómo asegurarme que se haga todo el trabajo previsto en mi proyecto? ¿Cómo asegurarme que no se haga trabajo no previsto en mi proyecto? ¿Cómo asegurarme de obtener la aceptación del trabajo realizado en mi proyecto?

7. 2. Pregunta de Certificación PMP® para discusión general Ud. como Project Manager ha creado el Project Charter, pero hasta ahora no puede lograr que lo aprueben. Su gerente y el jefe de su gerente, le han pedido que comience inmediatamente el proyecto. Cual de las siguientes es la mejor alternativa a tomar: A. Conformar un mejor y mas fuerte proceso de control integrado de cambios. B. Mostrarle a su jefe el impacto de proceder sin autorización. C. Enfocarse en completar aquellos proyectos que si tienen un project charter firmado. D. Empezar a trabajar pero solamente en aquellas tareas que están en la ruta critica.

8. Proceso 5.1: Planeamiento del Alcance

9. Planeamiento del Alcance Figura 5-3. Planificación del Alcance: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas ( Guía del PMBOK® , 3ra Edición, Página 107)

10. Entrada: Factores ambientales de la empresa Cultura. Infraestructura. Herramientas. Recursos humanos. Políticas relativas al personal. Condiciones del mercado.

11. Entrada: Activos de los procesos organizacionales Políticas de la organización sobre planificación y gestión del alcance. Procedimientos de la organización sobre planificación y gestión del alcance. Información histórica de proyectos anteriores especialmente lecciones aprendidas.

12. Entrada: Project Charter (Acta de Constitución) Requisitos que satisfacen necesidades, deseos, y expectativas. Necesidades del negocio, descripción del proyecto, o requisitos del producto. Finalidad o justificación del proyecto. Gestor de proyecto y nivel de autoridad. Resumen de cronograma de hitos. Influencias de stakeholders (interesados).

13. Entrada: Project Charter (Acta de Constitución) Organizaciones funcionales y su participación. Asunciones de la organización. Restricciones de la organización. Oportunidades del negocio que justifican proyecto. Presupuesto resumido.

14. Entrada: Scope statement preliminar (Enunciado de Alcance) Objetivos del proyecto y producto. Requisitos y características del producto. Criterios de aceptación del producto. Límites del proyecto. Requisitos y entregables del proyecto. Restricciones del proyecto. Asunciones del proyecto. Organización inicial del proyecto.

15. Riesgos iniciales. Hitos del cronograma. WBS (EDT) inicial. Estimación de costos de orden de magnitud. Requisitos de gestión de configuración del proyecto. Requisitos de aprobación. Entrada: Scope statement preliminar (Enunciado de Alcance)

16. Plan de gestión de alcance. Plan de gestión de cronograma. Plan de gestión de costos. Plan de gestión de calidad. Plan de mejoras del proceso. Plan de gestión de personal. Plan de gestión de comunicaciones. Plan de gestión de riesgos. Plan de gestión de adquisiciones. Entrada: Plan de gestión de proyecto

17. Entrada: Plan de gestión de proyecto Lista de hitos. Calendario de recursos. Línea base del cronograma. Línea base del costo. Línea base de calidad. Registro de riesgos.

18. Herramienta o Técnica: Juicio experto Relacionado con la forma en que se ha gestionado el alcance de proyectos equivalentes.

19. Pregunta : ¿Qué es el Método Delphi ? Es un método para consultar a los expertos, en el cual se les envía una solicitud de información, las respuestas se compilan, y los resultados se les devuelven para su revisión posterior. Este método tiene tres reglas : 1. No juntar a los expertos en el mismo ambiente. 2. Mantenga anónimas las identidades de los expertos. 3. Trate de lograr el consenso.

20. Herramienta: Plantillas, formatos, estándares De WBS (EDT). De Plan de Gestión de Alcance. De formularios de Control de Cambios de Alcance, etc.

21. Salida: Plan de gestión de alcance Guía sobre: Definición. Documentación. Verificación. Gestión. Control del alcance del proyecto. Incluye los componentes : Un proceso para preparar el Scope Statement definitivo. Un proceso para crear el WBS. Un proceso para verificación y aceptación de entregables. Un proceso para controlar y procesar cambios al alcance.

23. 3. Pregunta de Certificación PMP® para discusión general Ud. como Project Manager ha sido asignado recientemente a un nuevo proyecto y ha recibido como input una Declaración de Alcance detallada. Lo primero que debe hacer como Project Manager es : A. Crear el Plan de Proyecto utilizando un WBS. B. Confirmar que todos los stakeholders han proporcionado input para la Declaración de Alcance. C. Formar un equipo para crear un Plan de Procura exhaustivo. D. Crear un Diagrama de Red de actividades de trabajo.

24. Proceso 5.2: Definición del Alcance

25. Definición del Alcance

26. Entradas : Activos de los procesos de la organización. Project Charter (Acta de Constitución). Scope Statement preliminar (Enunciado del Alcance). Plan de Gestión del Alcance (salida del proceso anterior). Solicitudes de cambios aprobadas.

27. Entrada: Solicitudes de cambio aprobadas Pueden hacer que se modifique el alcance, tiempo, costo, o calidad del proyecto.

28. Herramientas o Técnicas: Análisis del producto: Descomposición del producto. Análisis de sistemas, ingeniería de sistemas. Ingeniería del valor, análisis del valor. Análisis funcional. Identificación de alternativas: Tormenta de ideas. Pensamiento lateral.

29. Herramientas o Técnicas: Juicio de expertos. Análisis de stakeholders: Identifica influencias e intereses. Documenta necesidades, deseos, y expectativas. Selecciona, prioriza, y cuantifica. Define requisitos.

30. Salidas: Cambios solicitados: se procesan a través del Control Integrado de Cambios. Plan de gestión del alcance (actualizaciones): Identifica influencias e intereses. Documenta necesidades, deseos, y expectativas. Selecciona, prioriza, y cuantifica. Define requisitos.

31. Salida: Scope Statement (Enunciado del Alcance) Objetivos del proyecto. Descripción del alcance del producto. Requerimientos del proyecto. Limites del proyecto. Entregables del proyecto. Criterios de aceptación del producto. Restricciones del proyecto. Supuestos del proyecto. Organización inicial del proyecto.

32. Definición de riesgos iniciales. Hitos del Schedule. Limites de fondos. Estimados de costos. Requerimientos de gestión de configuración del proyecto. Especificaciones del proyecto. Requerimientos de aprobación. Salida: Scope Statement (Enunciado del Alcance)

34. Pregunta : ¿Qué es una restricción ? Son factores que limitan las opciones del equipo de proyecto en términos de recursos, presupuesto, Schedule, y alcance.

35. Pregunta : ¿Qué es un supuesto ? Son factores que para propósitos de planeamiento se consideran verdaderos, reales, o ciertos.

36. 4. Pregunta para discusión general Cuales de las siguientes factores son Restricciones y cuales Supuestos: 1. De preferencia no gastar mas de $ 28,000. 2. La maquina excavadora estará disponible desde el 12 de mayo. 3. El producto deberá estar listo para diciembre de este año. 4. No deberíamos tener problemas de clima en la zona de trabajo. 5. El costo unitario por tonelada de acero será de $4,500. 6. Obtendremos la licencia de construcción a mas tardar el 30 de junio.

37. Proceso 5.3: Crear el WBS

38. Crear el WBS

39. Entradas: Activos de los procesos de la organización. Scope Statement preliminar (Enunciado del Alcance del Proyecto). Plan de Gestión del Alcance (salida del proceso anterior). Solicitudes de cambio aprobadas.

40. Herramienta o Técnica: Plantillas de WBS (EDT) Históricos de proyectos anteriores. Estándares fijados por la organización. Consultar estándar para la elaboración de WBS.

41. Herramienta o Técnica: Descomposición Subdivisión del trabajo en componentes mas pequeños. Componentes más fáciles de controlar y manejar. Se subdivide hasta que el costo y tiempo se pueden estimar en forma fiable. A veces se usa la planificación gradual. Criterios de descomposición: Productos entregables. Subproyectos. Fases.

42. Proceso de descomposición Puede estimarse costos y duración Identificar entregables principales Identificar componentes constitutivos Verificar corrección de la descomposición SI NO Para mayor detalle revisar el Estándar de Descomposición del Trabajo publicado en la Web del PMI y disponible como PDF, www.pmi.org INICIO FIN

43. Salidas: Scope Statement (actualización). WBS (EDT). Diccionario WBS. Línea base del alcance: Scope statement. WBS. Diccionario WBS. Plan de gestión del alcance (actualización). Cambios solicitados.

44. Salida: WBS o estructura de desglose del trabajo (EDT) Estructura jerárquica de entregables. Todo el trabajo del proyecto está en el WBS. Lo que no está en el WBS no es parte del proyecto. Se asignan códigos para facilitar la identificación jerárquica.

45. Pregunta : ¿Qué es un entregable? Entregable : Cualquier resultado mensurable, tangible, y comprobable, que debe ser realizado para completar un proyecto o parte del mismo.

46. Figura 5-6. Ejemplo de Estructura de Desglose del Trabajo donde algunas ramas se descomponen hasta el nivel de los paquetes de trabajo ( Guía del PMBOK® , 3ra Edición, Página 114)

48. Salida: Diccionario WBS Describe contenido detallado de los componentes del WBS. Puede contener: Código identificador. Descripción del trabajo. Organización responsable. Hitos. Contratos, requisitos de calidad, referencias técnicas. Actividades, recursos, y costos.

49. 5. Pregunta de Certificación Project Management Professional (PMP) ® para discusión general El proyecto que esta a su cargo ya acabo la fase de diseño e ingreso en la fase de construcción. Ud. acaba de ser informado que el grupo encargado de la construcción integrada del producto esta teniendo serias dificultades para avanzar. Los diseños que fueron entregados por los tres equipos que trabajaron en forma simultanea dicha fase, han entregado diseños diferentes en su interpretación, presentación y en su nivel de profundidad. ¿Cual es la causa mas probable del problema? A. Falta de capacidad técnica de diseño. B. Falta de un WBS detallado. C. Falta de comunicación. D. Falta de un diccionario WBS.

50. Proceso 5.4: Verificación del Alcance

51. Verificación del alcance

52. Entradas: Scope Statement preliminar (Enunciado del Alcance). Diccionario WBS (EDT). Plan de Gestión del Alcance del Proyecto. Productos entregables: Son aquellos que se han completado total o parcialmente. Salidas del proceso Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto.

53. Herramienta o Técnica: Inspección Actividades como medir, verificar, examinar. Determina si el trabajo y los entregables cumplen los requisitos y criterios de aceptación. También se les denomina revisiones, revisiones de producto, auditorías y revisiones generales.

54. Salida: Productos entregables aceptados Documentación de productos entregables terminados que se han aceptado. Los no aceptados se documentan junto con los motivos de la no aceptación.

56. Salidas: Cambios solicitados Se pueden generar solicitudes de cambio a partir de este proceso. Se procesan a través del Proceso de Control Integrado de Cambios.

58. Salidas: Acciones correctivas recomendadas Recomendaciones documentadas necesarias para que el rendimiento futuro esperado del proyecto cumpla con lo estipulado en el Plan de Gestión del Proyecto.

59. ¿Qué hay detrás de una acción correctiva ?

60. 6. Pregunta de Certificación Project Management Professional (PMP) ® para discusión general La fase de construcción de un nuevo producto esta cerca de su termino. La siguiente fase son las pruebas y el despliegue del producto. El proyecto esta dos semanas adelantado respecto a su cronograma. ¿Sobre que tema debería estar mas preocupado el Project Manager en este momento, justo antes de ingresar a la siguiente fase? A. Verificación del alcance. B. Control de calidad. C. Reporte de performance de la fase. D. Control del costo incurrido.

61. Proceso 5.5: Control del Alcance

62. Control del Alcance

63. Entradas: Scope Statement (Enunciado del Alcance). WBS (EDT). Diccionario WBS (Diccionario EDT). Plan de Gestión del Alcance del Proyecto.

64. Entradas: Informes de rendimiento Información sobre el rendimiento del trabajo del proyecto.

66. Entradas: Solicitudes de cambio aprobadas Modificación aprobada a la línea base del alcance del proyecto según se define en el Scope Statement, WBS, y Diccionario WBS

67. Entradas: Información sobre el rendimiento del trabajo Avance del cronograma. Entregables completados y no completados. Actividades que se han iniciado y finalizado. Alcance del cumplimiento de estándares de calidad. Costos autorizados e incurridos. EAC (t) de las actividades iniciadas. % completado de actividades en desarrollo. Lecciones aprendidas documentadas. Detalle del uso de recursos.

68. Herramienta o Técnica: Sistema de control de cambios Procedimientos por los cuales puede modificarse el alcance del proyecto o el alcance del producto. Incluye documentación, sistemas de seguimiento, y niveles de aprobación. Integrado con cualquier otro sistema de la gestión de proyectos.

69. Herramienta o Técnica: Análisis de variación Mediciones del rendimiento se usan para evaluar la magnitud de la variación. Incluyen determinar causa de la variación. Decide si se necesita acción correctiva.

71. Herramienta o Técnica: Replanificación Solicitudes de cambio aprobadas pueden hacer que se necesite realizar cambios al alcance del proyecto, definido por el Plan de Gestión del Alcance, Scope Statement, WBS, y Diccionario WBS.

72. Herramienta o Técnica: Sistema de Gestión de la configuración Proporciona procedimientos para el estado de situación de los entregables. Asegura que se tengan en cuenta y se documenten los cambios solicitados al alcance del producto y el proyecto.

73. Gestión del Requerimiento. Gestión del Cambio. Gestión de la Versión. Gestión de la Data. Gestión de los Registros. Control de Documentos. Gestión de la Biblioteca. Control Producto. Control del Cambio. Control de la Configuración Gestión de la Configuración del Producto Producto Concepto Diseño Elaboración Pruebas Manteni miento Operación

74. Gestión de la Configuración del Proyecto Fases del Proyecto Cierre Iniciación Planificación Ejecución Control Gestión del Requerimiento. Gestión del Cambio. Gestión de la Versión. Gestión de la Data. Gestión de los Registros. Control de Documentos. Gestión de la Biblioteca. Control Producto. Control del Cambio. Control de la Configuración

75. Salidas: Scope Statement (actualización). WBS (actualización). Diccionario WBS (actualización). Línea base del alcance (actualización). Activos de los procesos de la organización (actualización). Plan de gestión del proyecto (actualización). Cambios solicitados. Acciones correctivas recomendadas.

77. 7. Pregunta de Certificación Project Management Professional (PMP) ® para discusión general Ud. ha estado manejando un proyecto de 6 meses y ha tenido reuniones quincenales con los stakeholders del proyecto. Después de 5 meses y medio de trabajo, el proyecto esta en fecha respecto al Schedule y dentro del presupuesto, pero los stakeholders no están satisfechos con los entregables. Esta situación diferirá la terminación del proyecto en un mes. El proceso más importante que hubiera podido prever esta situación es : A. Monitoreo y control del riesgo. B. Control del Schedule. C. Planeamiento del alcance. D. Control de cambios de alcance.

78. Gestión del Alcance Gestión de Proyectos Cuerpo de Conocimiento de la Gestión de Proyectos – Guía del PMBOK ® (Respuesta a las preguntas)

79. 1. Pregunta para discusión general Respuesta : Incorrecto ! Explicación : Están confundiendo el alcance del producto con el alcance del proyecto.

80. 2. Pregunta de Certificación PMP ® para discusión general Respuesta : B Explicación: La mejor alternativa es evaluar y comunicar el impacto de proceder sin autorización. Esta es la única alternativa que puede prevenir futuros problemas. Las otras alternativas solo pretenden ignorar el problema.

81. 3. Pregunta de Certificación PMP ® para discusión general Respuesta : B Explicación : La Declaración de Alcance es la base para futuras decisiones del proyecto y para confirmar el entendimiento del alcance entre los stakeholders. Debido a que esta Declaración de Alcance es tan importante, lo que el Project Manager debe hacer primero, es asegurarse que todos los stakeholders han sido tomados en cuenta antes de continuar con el proceso de gestión del proyecto.

82. Respuesta : De preferencia no gastar mas de $ 28,000 – RESTRICCION 2. La maquina excavadora estará disponible desde el 12 de mayo – RESTRICCION 3. El producto deberá estar listo para diciembre de este año – RESTRICCION 4. No deberíamos tener problemas de clima en la zona de trabajo – SUPUESTO 5. El costo unitario por tonelada de acero será de $4,500 – SUPUESTO 6. Obtendremos la licencia de construcción a mas tardar el 30 de junio - SUPUESTO 4. Pregunta de Certificación PMP ® para discusión general

83. 5. Pregunta de Certificación PMP ® para discusión general Respuesta : D Explicación : La causa mas probable es la falta de un diccionario WBS, el cual hubiera aclarado a cada uno de los grupos de diseño, que es lo que se entendía por diseño, en que forma deberían haberlo trabajado, con que nivel de detalle, y con que presentación se debería haber alcanzado el resultado final.

84. 6. Pregunta de Certificación PMP ® para discusión general Respuesta : A Explicación : La Verificación del Alcance debe ser hecha al final de cada fase para verificar que el trabajo ha sido terminado correcta y satisfactoriamente, de acuerdo a los requerimientos, y sobretodo que ha sido aceptado por el usuario o cliente.

85. 7. Pregunta de Certificación PMP ® para discusión general Respuesta : C Explicación : Las alternativas A, B, y D son actividades de control. Esta pregunta situacional trata de obtener una respuesta que prevenga el problema. Esto se hubiera podido hacer en la fase de planeamiento, cuando los entregables del proyecto se definen durante el Planeamiento del Alcance.

86. GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK ® ). Estándares para la Gestión de Proyectos. Taller Práctico de Gestión de Proyectos. Taller de Preparación para la Certificación PMP ® Gestión de Programas (PPgM). Gestión de Portafolios (PPfM). CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN EN… GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS Gestión Organizacional de Proyectos (EPM). Oficina de Proyectos (PMO). Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM3) ® . SOFT SKILLS Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos. Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos. Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de Proyectos. Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos. Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos. Gestión del Cambio Organizacional e Individual. HERRAMIENTAS Curso Taller de MS Project 2003. Curso Taller de MS Project 2007. MS Project Server 2007. Herramientas avanzadas para la Gestión de Proyectos.